Partecipanti:

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Anita m., Segretario supplente

Susan r., presidente

John, Visitatore dal gruppo Day Openers, Suppl. IGR

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione alle 14:00 e ha iniziato con la versione “Noi” della Preghiera della Serenità. Susan ha dato il benvenuto al visitatore e ha dichiarato che le domande dei visitatori sarebbero state risposte alla fine. Questa riunione è riservata al Consiglio e gli altri possono solo ascoltare.

Panoramica dell’Ordine del Giorno: Verbale, Relazioni del Segretario e del Tesoriere, Revisione del bilancio, Vecchi affari: Formazione degli interpreti della Convention, Contributi da altre entità AA, Nuovi affari: Comitato PAC. Rendicontazione dell’Assemblea, Elezioni di dicembre.

Approvazione del verbale della riunione:

• Verbale del Consiglio di Amministrazione del 14 luglio 2024: Jeff ha esaminato questo verbale, che era stato corretto due volte in base al feedback di Jennifer. Questo verbale è stato preparato da Anita.
  • Mozione: Jennifer ha proposto una mozione per accettare il verbale e Beth ha appoggiato. Nessuno si è opposto. Verbale approvato.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha esaminato le 3 relazioni del tesoriere di luglio, iniziando con la relazione sulla variazione di bilancio. Le entrate per luglio sono state di 11.500 $, il totale più alto per i contributi mensili nella storia dell’OIAA. Jennifer ha menzionato una spesa di 2.500 $ come anticipo per i nostri avvocati, affinché potessero completare la revisione dei nostri documenti del Consiglio.
• Stato Patrimoniale: Relazione semplice, 137.000 $ in banca. Contanti poco più di 131.600 $ con 5.500 $ destinati alla Convention Internazionale dell’OIAA.
• Contributi: Jennifer ha riferito che luglio ha registrato contributi molto consistenti. Hanno contribuito 77 gruppi, con il contributo più alto proveniente da un nuovo donatore, il gruppo Stepping Stones.

Commenti sulle relazioni finanziarie:

• Susan ha chiesto informazioni sul suo gruppo, il Dawn Patrol online, e se ci fossero due gruppi con lo stesso nome. Jennifer ha dichiarato di aver corrisposto con il gruppo di Susan e che in effetti c’erano due gruppi diversi con lo stesso nome che erano stati confusi. D’ora in poi, ci saranno due account separati.

Revisione del bilancio – Jennifer B., Tesoriere

• Jennifer ha prima esaminato il bilancio 2025 del comitato Finanze. Ha spiegato le voci del bilancio delle Finanze.
• Jeff ha proposto una mozione per approvare questo bilancio, che è stata appoggiata da Beth. Il bilancio è stato approvato all’unanimità.
• Jennifer ha poi esaminato il bilancio 2025 del comitato Tecnologia. Ha spiegato le voci del bilancio della Tecnologia e ha dichiarato che Mark aveva fatto un ottimo lavoro nella preparazione del bilancio del suo comitato. Il bilancio totale era di 54.538 $, leggermente inferiore al bilancio dell’anno scorso.
• Domande sul bilancio della Tecnologia:
  • Beth ha menzionato che il suo bilancio Unity contiene diverse voci tecnologiche, che sono separate dal bilancio della Tecnologia e non vengono duplicate. Ha dichiarato di aver chiesto a Mark di esaminare le voci tecnologiche nel loro bilancio.
  • Anita ha chiesto se i singoli bilanci sarebbero stati pubblicati sul sito web. Jennifer ha risposto che prenderà tutti i bilanci approvati e li combinerà in un unico bilancio complessivo, che è quello che sarà pubblicato sul sito web. Questo sarà pubblicato entro il 15 novembre.
  • Jeff ha chiesto se ci fossero fondi nel bilancio della Tecnologia per l’utilizzo dell’IA per la traduzione. Jennifer ha risposto che non c’erano fondi specifici per questo, ma che ci sono fondi inclusi per progetti da determinare.
• Beth ha proposto una mozione per approvare questo bilancio, che è stata appoggiata da Jeff. Il bilancio è stato approvato all’unanimità.
• Jennifer ha poi discusso il bilancio delle entrate su cui lei e Felix avevano lavorato. Jennifer ha dichiarato di aver chiesto a Felix di elaborare un bilancio delle entrate e lui ha eseguito un’analisi di regressione per gli ultimi due anni, che lo ha portato a proporre un bilancio delle entrate di 160.000 $. Jennifer non era d’accordo con questo importo e lo riteneva troppo alto. Ha ritenuto che la Convention Internazionale avrebbe avuto un effetto sconosciuto sulle entrate, poiché non facciamo pagare per la Convention, ma chiediamo invece contributi. L’importo proposto, come consenso, era di 123.000 $, che rappresenta un tasso di crescita del 24% rispetto al 52% dell’anno precedente, poiché siamo in modalità di crescita e i tassi di crescita delle entrate diminuiscono quando un’organizzazione sta crescendo.
• Beth ha proposto una mozione per approvare il bilancio delle entrate 2025, che è stata appoggiata da Jeff. Il bilancio è stato approvato all’unanimità.

Vecchi affari

Formazione degli interpreti per la convention – Jennifer b., Tesoriere

• Susan ha chiesto a Beth se lei e Jennifer avessero raggiunto un accordo su questo punto.
• Jennifer ha risposto alla domanda di Susan. Ha proposto che tutti gli interpreti che parlano la stessa lingua si riunissero in modo che potessero essere tutti allineati sull’interpretazione nella loro lingua. Ha inoltre dichiarato che questo sarebbe stato un evento globale, non limitato alla Convention Internazionale, il che lo renderebbe una spesa del Consiglio. Ha dichiarato che dipenderebbe dal fatto che vogliamo sostenere questa spesa e se gli interpreti sentono di averne bisogno.
• Susan ha chiesto quale sarebbe stato il costo della proposta di Jennifer. Ha risposto che il costo sarebbe stato di circa 555 $ (37 $ x 15 interpreti). Jennifer ha dichiarato che sarebbe stata lei a organizzare queste sessioni con gli interpreti.
• Jennifer ha proposto una mozione per offrire agli interpreti una sessione di formazione linguistica che costerà circa 555 $, con i fondi provenienti dal bilancio dell’Assemblea. Jeff ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Accettazione del contributo dal GSO UK – Beth A., Fiduciario internazionale

• Beth A. ha descritto il suo tentativo di ottenere esperienze condivise su questo problema. Ha dichiarato di non aver mai visto denaro essere inviato verso l’alto del triangolo, solo verso il basso. Ha menzionato di aver contattato l’Intergruppo di New York, che ha ritenuto la cosa insolita e le ha suggerito di contattare i Servizi ai Membri del GSO, cosa che ha fatto. Doug R. del team dei Servizi ai Membri ha risposto alla sua email e ha dichiarato che avremmo dovuto discutere la questione e arrivare alla nostra coscienza di gruppo, ma che il GSO non lo ha mai fatto. Beth ha condiviso la sua risposta con il Consiglio.
• Beth ha espresso preoccupazioni sull’accettazione di contributi da entità da cui tradizionalmente non li abbiamo accettati e se ciò fosse non etico e avrebbe creato un precedente inappropriato.
• Susan ha chiesto a Jeff se l’OIAA avesse fatto contributi ad altri GSO in passato. Jeff ha risposto che nel 2020 abbiamo fatto contributi a sei GSO Internazionali per 300 $. Jennifer ha corretto questo e ha dichiarato che abbiamo inviato denaro solo a 2 GSO Internazionali, Irlanda e Inghilterra.
• Jennifer ha informato il Consiglio dei 3 contributi ricevuti dal GSO Gran Bretagna: 94,91 $ il 10/02/2023, 143,17 $ il 27/09/2023 e 143,17 $ il 10/05/2024. Ha anche informato il Consiglio che ci sono stati diversi contributi da Distretti negli Stati Uniti, incluso un Distretto online.
• Jennifer ha dichiarato di essere d’accordo con Beth sul fatto che questo sia insolito, ma poiché questi contributi provengono da un’entità AA, non sono né non etici né una violazione delle nostre Tradizioni.
• Beth ha proposto una mozione per posticipare la discussione su questo argomento fino a quando Barry e Mark non fossero presenti e potessero esprimere la loro opinione. La mozione è stata appoggiata da Jennifer e approvata all’unanimità.

Nuovi affari

La Presidente, Susan, ha discusso diversi nuovi punti all’ordine del giorno:

• Relazioni all’Assemblea di giugno. Susan ha chiesto se Jeff e Beth sarebbero stati disposti a presentare una relazione ai Membri all’Assemblea di giugno sui loro rispettivi ruoli, Segretario e Fiduciario internazionale. Sia Jeff che Beth hanno accettato di presentare una relazione. Susan ha anche menzionato che gli elementi per l’ordine del giorno dell’Assemblea sono dovuti entro domani (12/08).
• Susan ha chiesto informazioni sull’Assemblea Elettorale di dicembre. Ha chiesto a Jeff se avesse intenzione di candidarsi come Segretario nella prossima rotazione. Lui ha risposto che non lo farà e che lascerà la posizione di Segretario alla fine di dicembre. Susan ha menzionato che Mark e Barry non erano presenti e che li avrebbe contattati per vedere se si sarebbero candidati per le loro attuali posizioni alle elezioni di dicembre.
• Susan ha menzionato che Dave W. ha chiesto chi avesse accesso al drive del Consiglio. Jeff ha dichiarato che solo i membri del Consiglio dovrebbero avere accesso al drive, poiché contiene alcune informazioni sensibili e riservate.

Relazioni degli ufficiali

Relazione del Fiduciario internazionale – Beth A., Fiduciario internazionale

• Beth ha riferito che attualmente abbiamo 1.787 persone registrate per la Convention Internazionale da 50 paesi diversi.
• Diversi membri AA forniranno intrattenimento:
  • Venerdì sera, Tom R. di History Lovers farà una presentazione. Farà pubblicità per la Convention Internazionale tra gli oltre 46.000 membri del suo gruppo.
  • Sabato, John M. terrà una sessione sul “Meglio di Wit’s End”.
• Beth ha menzionato che alcuni gruppi si sono ritirati e altri hanno preso il loro posto.
• Beth ha dichiarato che, a causa delle preoccupazioni che lei e Carlos hanno per l’elevato numero di partecipanti, vorrebbe presentare una richiesta di bilancio non finanziata per ottenere una licenza speciale da Zoom per avere oltre 2.000 partecipanti a una riunione. Ciò potrebbe essere necessario per una riunione come il conto alla rovescia della sobrietà e per alcune delle riunioni nazionali. Senza quella licenza, se i partecipanti superano i 2.000, allora la riunione può continuare solo in modalità Webinar dove non è possibile vedere gli altri partecipanti.
• Beth ha esaminato la sua richiesta non preventivata con il Consiglio. Jennifer ha dichiarato che una richiesta non preventivata non richiede l’approvazione del Consiglio se viene inviata direttamente a un’Assemblea. Jennifer ha dichiarato che Beth deve solo inviare la richiesta non preventivata a Susan e chiedere che venga inserita nell’ordine del giorno dell’Assemblea.

Relazione del Segretario – Jeff B., Segretario

• Jeff ha menzionato che lui e Anita sono in gran parte aggiornati con i verbali.
• Ha dichiarato che tutti i verbali approvati sono stati caricati sul sito web e che i verbali approvati della sessione esecutiva sono stati caricati sul drive del Consiglio.
• Jeff ha riassunto i risultati del sondaggio di adesione di giugno. Ha riferito che il nuovo quorum fino al prossimo giugno sarà di 36.
• Ha riferito che il Board Book è completo per oltre l’80%. Un elemento su cui stiamo ancora lavorando è il caricamento di tutti gli statuti dei Comitati approvati. Gli elementi ancora mancanti sono i documenti finalizzati del Consiglio (Whistleblower, Conflitto di Interessi e Conservazione dei Documenti), che sono in fase di revisione con i nostri avvocati e un piano strategico.
• Anita e Jeff hanno esaminato il loro bilancio, che è stato inviato a Jennifer, la quale ci ha chiesto di presentarci al comitato Finanze del 14/09 per la revisione e l’approvazione del bilancio del Segretario. Jennifer ha chiesto informazioni sul nostro Agente Registrato e ha dichiarato di non vedere alcun pagamento a loro risalente a diversi anni fa. Jeff ha dichiarato che avrebbe contattato per determinare lo stato del nostro agente registrato.

Relazione della Presidente – Susan R.,

• Susan ha riferito di continuare a lavorare con Jan BB nel comitato PAC, poiché Jan è un comitato composto da una sola persona. Aveva recentemente iniziato a lavorare con un nuovo membro che voleva unirsi al comitato. Tuttavia, questo individuo era coinvolto con un gruppo che era stato rimosso dall’elenco e quindi gli è stato chiesto di lasciare il comitato e i suoi diritti di accesso sono stati revocati.
• Susan ha riferito di aver svolto attività di sensibilizzazione per la Convention Internazionale dell’OIAA e di aver inviato oltre 160 email. Ha anche riferito che, dopo alcune discussioni, è riuscita a far inserire il nostro evento nell’edizione estiva di Box 4-5-9, che uscirà a settembre.
• Ha menzionato che Barry si è offerto volontario per diventare il presidente del nostro comitato della Convention. Ha anche avuto una conversazione con Patrick C. al GSO, il quale ha confermato che avremo una suite alla Convention Internazionale AA a luglio 2025.
• Susan ha riferito che Leslee e Randy del comitato Comunicazione stavano considerando di ruotare a dicembre, ma Susan li ha contattati e ha chiesto loro di considerare di rimanere nei loro ruoli. Ha dichiarato che hanno anche accettato di assumere la pianificazione del Forum IGR che era stata precedentemente svolta dalla nostra Vicepresidente, Nona. Questo sarà discusso nella sessione esecutiva.
• Susan ha riferito su varie altre attività che ha svolto.

La riunione è terminata alle 16:11 EST quando il Consiglio è passato alla Sessione Esecutiva.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

• Il verbale della riunione di luglio 2024 è stato approvato.
• La mozione per approvare il bilancio 2025 del comitato Finanze è stata approvata.
• La mozione per approvare il bilancio 2025 del comitato Tecnologia è stata approvata.
• La mozione per approvare il bilancio delle entrate 2025 è stata approvata.
• La mozione per posticipare la discussione sull’argomento dell’accettazione di contributi da GSO e Distretti è stata approvata.

Rispettosamente presentato,

Jeff b.

Segretario OIAA