Ordine del giorno della riunione del consiglio OIAA 10 gennaio 2023

Riunione dei presidenti del consiglio / dei comitati permanenti.

A. Sviluppare una bozza di un piano generale con cui il consiglio possa guidare il lavoro dei comitati nel diventare un’organizzazione.

Non appena lo Statuto dell’OIAA è stato adottato a settembre 2022, il consiglio ha iniziato a riunirsi mensilmente e a ottobre 2022 si sono uniti tutti i comitati, partecipando al programma bimestrale concordato. L’idea originale che i comitati si riunissero con il consiglio era di correggere la mancanza di comunicazione che ha contribuito alla prolungata perdita dello status di organizzazione senza scopo di lucro dell’OIAA.

Il nuovo Statuto è conforme alle leggi dello Stato del New Jersey e dell’IRS, nominando funzionari responsabili dello status di organizzazione senza scopo di lucro. L’intera organizzazione OIAA beneficia della trasparenza creata nella rendicontazione collettiva del lavoro dei funzionari e dei suoi comitati. L’idea del programma alternato era di fornire un rapporto completo e trasparente del lavoro del 12° Passo dell’OIAA. La comunicazione del lavoro del consiglio e di tutti i comitati OIAA invita la partecipazione di tutti i membri di A.A. sotto forma di più volontari e idee.

Dovremmo cambiare il formato della riunione congiunta del consiglio di amministrazione e dei comitati?

B. Date per le assemblee del 2023:

Cosa raccomanda il consiglio per il contenuto del programma dell’assemblea del 18 marzo 2023?

Possiamo scorporare il lavoro sulla sceneggiatura e sul programma svolto con il Comitato Ad Hoc per le Linee Guida per l’Assemblea Elettorale & di Bilancio a un sottocomitato che si concentrerà sulla creazione di un programma per tale assemblea?

18 marzo 2023 – assemblea trimestrale
17 giugno 2023 – assemblea trimestrale
9 settembre 2023 – assemblea trimestrale
16 dicembre 2023 – Assemblea Elettorale (Anche Bilancio?)

Quali sono le date per le riunioni sulla Sicurezza del 2023?

La responsabilità per A.A. è detenuta da ciascun gruppo

Il passaggio da A.A. in presenza ad A.A. online è che la nostra intera Fratellanza non è pienamente connessa al suo senso di “chi è responsabile.”

Collegare il lavoro del Comitato Politiche & Ammissioni a tutta l’OIAA

Orientamento Nuovo Gruppo – Dobbiamo comprendere appieno e migliorare questo processo.

Dobbiamo tenere presente che il nuovo sito web ha già segnato il processo per i cambiamenti. Ciò che il comitato ad hoc può esaminare sono i documenti e i processi di comunicazione ai gruppi.

Discussione Continua sulla Sicurezza – Informare i gruppi e coinvolgerli nell’uso delle numerose risorse di sicurezza dell’OIAA è vitale per l’unità dei gruppi online. Dobbiamo esaminare come stiamo informando i gruppi delle esperienze in continua evoluzione e delle funzionalità di sicurezza mediate disponibili per il loro utilizzo.

Il mondo di A.A. delle riunioni in presenza non è ben coordinato nel monitorare o comunicare le sue minacce alla sicurezza perché queste si verificano più spesso al di fuori della piena visibilità del gruppo. La mancanza di visibilità diffonde il senso di responsabilità del gruppo per la sicurezza. Le minacce che si verificano nelle nostre riunioni in presenza sono possibili anche online; tuttavia, il gruppo online deve assumersi una responsabilità più attiva nel monitorare le funzioni della piattaforma.

Dovremmo convocare un Comitato Ad Hoc che documenti il processo così come esiste ora?

C. Chiedo l’approvazione del consiglio per organizzare una riunione di raccolta informazioni tra rappresentanti selezionati dell’OIAA, l’ufficio internazionale del GSO di NY/Canada e rappresentanti di AAWS, Inc. e del Consiglio di Servizio Generale.

Dovremmo programmare una riunione con l’ufficio internazionale del GSO di Stati Uniti/Canada e tutte le altre parti chiave collegate al Fondo Internazionale per la Letteratura?

L’OIAA dispone di fondi da destinare agli sforzi di letteratura internazionale dei GSO di tutto il mondo.

Chi dell’OIAA dovrebbe essere incluso nella riunione?

• Presidente
• Vicepresidente
• Segretario
• Tesoriere
• Presidente del comitato finanziario
• Presidente del comitato per l’unità
• Traduzione (Se abbiamo volontari per rappresentare la funzione.)

Iniziare lo sviluppo di domande per la riunione tra l’OIAA e l’ufficio GSO di Stati Uniti/Canada:

Quali sono le informazioni chiave che vogliamo ottenere dalla riunione?

Quali organizzazioni internazionali possiamo consultare:
Patreon (Viktor Larkhill – un salvataggio internazionale di animali)
TIAA?
NTAAW?
AAWS, Inc.?
Consiglio di Servizio Generale?

Iniziare lo sviluppo di domande per un sondaggio degli uffici GSO di tutto il mondo:

1. Il vostro ufficio (elenca, registra, iscrive, riconosce) i gruppi online?
2. Come la vostra Conferenza include i gruppi online?
3. I gruppi online sono rappresentati nella nostra Conferenza da un singolo Delegato.
4. I gruppi online sono rappresentati nella nostra Conferenza partecipando alla struttura esistente.
5. I gruppi online non sono rappresentati nella nostra Conferenza in questo momento.

1. Se il vostro ufficio comunica con i gruppi online, descrivete il processo.
2. Il vostro ufficio GSO include un Comitato per la Letteratura?
3. Se il vostro ufficio GSO include un Comitato per la Letteratura, quali collegamenti ha con gruppi, distretti, regioni o altre parti della struttura della vostra Conferenza?
4. Elencate i nomi di tutte le Comunità Remote con cui il vostro GSO comunica.

D. Programma di sviluppo della leadership
Gwen, ex Presidente dell’OIAA, si è offerta volontaria per coordinare lo sviluppo di questo programma.

Richieste di Volontari: L’OIAA ha molto lavoro da fare. È necessario delineare progetti specifici e l’ordine in cui devono essere completati. Abbiamo bisogno di più persone con un’ampia varietà di conoscenze, competenze e abilità. Dobbiamo concentrarci sull’identificazione dei progetti e delle competenze necessarie per completare il nostro progetto. La prima cosa di cui abbiamo bisogno è una persona chiave per la Gestione del Progetto.

Qual è il processo migliore per identificare un Project Manager e comunicare le richieste di volontari?

E. Pubblicazione di Eventi sul Sito Web dell’OIAA e Utilizzo del Logo OIAA

Si prega di consultare i volantini allegati per un’Assemblea Pubblica del 4 febbraio 2023, che è un workshop di risorse per i gruppi online. Questo evento è in fase di sviluppo da parte del Comitato “Get Into Action”. L’origine del comitato è che è stato avviato dal Gruppo di Studio “Three Legacies” ed è stato rinominato perché membri di altri gruppi elencati e rappresentati dell’OIAA si sono uniti nel loro sforzo di informare i gruppi online sulla loro partecipazione alla struttura di servizio generale di Stati Uniti/Canada. Ora che la partecipazione limitata dei gruppi online nella struttura di Stati Uniti/Canada è diventata evidente, è chiaro che i gruppi online dovranno lavorare insieme per sviluppare risorse per i gruppi online. Questo evento invita i gruppi online a presentare e condividere le risorse, le migliori pratiche e i materiali di servizio che hanno creato.

Quando è stato richiesto all’OIAA di pubblicare l’evento sul proprio sito web, il Presidente della Tecnologia ha notato l’uso del logo OIAA e ha chiesto se si trattasse di un evento OIAA. Non è stato ritenuto un evento OIAA. Il logo è stato inserito dal comitato per comunicare che si tratta di un evento per gruppi online — il cui più grande archivio è elencato presso l’OIAA. Il consiglio ritiene di poter sponsorizzare l’evento? Ciò significherebbe l’uso dei fondi OIAA per pagare gli interpreti come operatori di servizio e mostrare il logo OIAA sui volantini. Altrimenti, il gruppo pagherebbe gli operatori di servizio e rimuoverebbe il logo OIAA dal volantino.

F. Avviare il comitato per la convention

Abbiamo iniziato a pianificare una Conferenza di un fine settimana per i paesi di lingua spagnola. Ci stiamo anche avvicinando alla Convention Internazionale di AA. Con questi due eventi in mente, possiamo iniziare a reclutare un Presidente e membri del comitato per questo comitato.

G. Comitato ad hoc per la comunicazione

Ora che il consiglio e i comitati permanenti dell’OIAA hanno iniziato una comunicazione regolare, abbiamo molte più informazioni sull’OIAA di quante possiamo comunicare in modo efficace ed efficiente agli IGR. Questo stesso problema esiste a livello di servizio generale di AA.

Il Segretario dell’OIAA crea un buon verbale di ogni riunione dei funzionari; ma tali informazioni non sono sempre in una forma facilmente assimilabile dall’IGR medio. Se gli IGR non riescono a comprendere facilmente le informazioni, non possono comunicarle ai loro gruppi. Ciò significa che non possiamo attrarre membri al servizio. Alla fine, una scarsa comunicazione è un cattivo servizio al Diritto di Partecipazione di tutti i membri di AA. Quindi, abbiamo bisogno di un comitato che possa trasformare tutte le informazioni dalle riunioni del consiglio e dei comitati dell’OIAA in ciò che gli IGR possono comunicare rapidamente ai loro gruppi. Questa conversione delle informazioni contribuirà notevolmente ad attrarre più membri a servire. Il servizio salva le vite di coloro che servono per portare il messaggio, così come di coloro che hanno bisogno di ascoltarlo.

Un esempio è il meraviglioso rapporto del Presidente che Gwen ha iniziato. Ho chiesto a Susan, Vicepresidente dell’OIAA appena eletta, di aiutare a convertire il rapporto in un formato più utile per gli IGR. Ad esempio, il consiglio si riunisce con tutti i presidenti dei comitati nei mesi pari. Il risultato è una quantità voluminosa di informazioni. Le informazioni devono essere suddivise in quelle relative al verbale della riunione e in quelle che l’IGR deve comunicare al gruppo. I gruppi devono comprendere prontamente come i loro contributi vengono utilizzati per portare il messaggio. Vogliamo soprattutto comunicare il lavoro del 12° Passo disponibile per la loro partecipazione.

Per focalizzare il nostro inizio, possiamo sviluppare un paio di funzioni sotto il Comitato Ad Hoc per la Comunicazione:

Chiarire che l’OIAA è un’organizzazione internazionale

La questione se l’OIAA sia un’organizzazione internazionale è stata espressa da diverse persone che lavorano con lo Statuto e il Comitato Ad Hoc per le Linee Guida dell’OIAA. Il fatto è che c’è molto da imparare su culture e lingue che deve essere

Negli ultimi mesi, l’attenzione si è concentrata sull’OIAA come organizzazione senza scopo di lucro registrata negli Stati Uniti tramite lo Stato del New Jersey. L’identificazione del rispetto delle leggi statali e federali è l’ostacolo principale nello stabilire e mantenere lo status di organizzazione senza scopo di lucro dell’OIAA.

L’OIAA rimane nella sua fase di sviluppo, poiché sta attualmente lavorando per tradurre il suo Statuto in dichiarazioni operative come sue linee guida. Una volta completato tale lavoro, il processo di comunicazione inizierà a informare gli IGR del contenuto delle linee guida per prepararli all’assemblea in cui approveranno le linee guida. Le linee guida saranno tradotte almeno in spagnolo e portoghese. Una volta approvate le linee guida, potremo iniziare l’arduo compito di collegarle alle altre lingue e culture che sappiamo essere presenti nel collettivo di gruppi internazionali dell’OIAA.

Quindi, possiamo discutere i processi di comunicazione per collegare tutti i membri e i gruppi dell’OIAA al lavoro di A.A. nel suo complesso e all’interno dell’OIAA.

Il processo di comunicazione completo delle linee guida raccomandate agli IGR deve essere delineato e programmato. Questo compito può essere completato dal Comitato Ad Hoc per le Linee Guida.

G.1. Comitato ad hoc per la traduzione

Il Comitato per l’Unità dell’OIAA svilupperà un sondaggio tra i gruppi per comprendere meglio le esigenze dei gruppi che serve. Sappiamo già di aver bisogno di servizi di traduzione sia orale che scritta. Vedo la necessità di un comitato per coordinare un elenco di interpreti orali (ASL, spagnolo e portoghese per iniziare) per le numerose riunioni e workshop in tempo reale. Inoltre, c’è bisogno di un elenco di individui che possano tradurre i nostri rapporti scritti e ricorrenti.

Ci sono due parti chiave della Traduzione: Orale e scritta

Scritto:
Rivedere le pratiche di Traduzione scritta dell’OIAA. L’OIAA può utilizzare molte informazioni e processi che sono stati scambiati tramite TIAA e NTAAW. Un collettivo di tali pratiche può essere esaminato e discusso per l’implementazione.

Orale:
È necessario creare un elenco di operatori di servizio disponibili per il lavoro di interpretazione simultanea agli eventi OIAA. Attualmente non disponiamo di tale risorsa. Comunicare che questa risorsa è disponibile sarà utile a tutti coloro che organizzano assemblee, workshop e altri eventi.

Qual è il modo migliore per iniziare questi processi?

G.2. Coordinamento volontari

Probabilmente le informazioni più importanti che possono essere comunicate sono i numerosi modi in cui qualsiasi membro del gruppo può partecipare al lavoro dell’OIAA. Questa è una funzione di comunicazione chiave che richiede attenzione nello stile di comunicazione per collegare i gruppi OIAA al lavoro del 12° Passo dei comitati permanenti.

Ci sono molti strumenti di comunicazione che dobbiamo esplorare. Ad esempio, in questo momento abbiamo bisogno di individui che possano creare documenti in stile manuale attraenti e facili da usare. Comunicare le nuove linee guida dell’OIAA con un documento ben formattato e facile da usare contribuirà notevolmente a informare i membri su come partecipare alle assemblee dell’OIAA. I membri di AA non possono partecipare a ciò che non comprendono.

La creazione di video didattici che trasmettano in modo conciso ciò che stiamo facendo e perché lo stiamo facendo in un modo specifico sarà utile per comunicare le Tradizioni e i Concetti di AA. Non mi riferisco a essere sicuri di continuare a fare le cose nel modo in cui le abbiamo sempre fatte. C’è un’abbondanza di strumenti online che possiamo utilizzare per costruire eccellenti documenti educativi e di comunicazione.

Sono necessarie diverse competenze per la creazione di video didattici. Eccone solo alcune:

• Progettisti didattici
• Videografi
• Sceneggiatori
• Grafici

Attendo con ansia di ricevere vostre notizie sugli argomenti all’ordine del giorno che desiderate discutere.