verbale della riunione del consiglio di amministrazione di OIAA dell’11 ottobre 2022

Presenti:
Jan BB., Presidente PAC
Jeff B., Segretario supplente
Paula D., Presidente CPC
DC Dave, Presidente Unity
Gary, Presidente supplente Steppers
Jane G., Vicepresidente
Jon H., Presidente PI
Mary M., Presidente Steppers
Barry M., Segretario
Mark M., Presidente Technology
Brian R., Tesoriere
Spencer W., Presidente Finance

Jane G., Vicepresidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 17:02 EDT (14:02 PT). La riunione è iniziata con la preghiera della serenità.

È stato esaminato il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 13/09/22. Mark M. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 13/09/22 come presentato, che è stata appoggiata da Jeff B. Il verbale è stato approvato all’unanimità.

Relazione del presidente: Jane
Jane G., in sostituzione di Gwen Mc., assente, ha fornito una relazione del presidente. Jane ha brevemente aggiornato il consiglio di amministrazione sullo stato di avanzamento del comitato ad hoc per lo statuto.

Vecchi affari:

• Reclutamento – Niente di nuovo da segnalare

Relazione del segretario – Barry m. / Jeff b.

• Barry ha dichiarato che il verbale della riunione odierna del consiglio di amministrazione sarà redatto da Jeff B. Barry ha fornito un aggiornamento sulla fase successiva per lo statuto approvato. Barry ha dichiarato che la fase successiva sarebbe la presentazione di un documento 1023 all’IRS per il ripristino del nostro status 501c3 e che ha ricevuto un documento da Pro Bono Associates su come procedere. Questo documento fornisce due opzioni:
  • Compilare retroattivamente il documento 1023 per gli ultimi 11-12 anni, il che ci esonerebbe da qualsiasi responsabilità fiscale
  • Compilare il documento 1023 a partire dalla data di presentazione, il che potrebbe lasciarci con una responsabilità fiscale per gli anni passati
• Barry ha dichiarato che il consiglio di amministrazione deve decidere, ma che la prima opzione sarebbe molto difficile a causa della mancanza di documenti. Barry ha detto che, sebbene il 1023 possa essere presentato in qualsiasi momento, la fine di ottobre sarebbe la cosa migliore
• Brian R. ha affermato che, dal punto di vista del tesoriere, abbiamo i fondi accantonati per eventuali sanzioni retroattive e che l’organizzazione ha avuto fondi significativi negli ultimi 2 anni. Ha anche detto che tutte le nostre dichiarazioni dei redditi passate sono state presentate.
• Mark M. ha presentato una mozione per compilare il modulo 1023 a partire dalla data di presentazione. Barry M. ha appoggiato la mozione. Non c’è stata alcuna discussione e il consiglio di amministrazione ha votato all’unanimità per l’approvazione.

Rapporti dei comitati

• La relazione del comitato Steppers è stata presentata all’Assemblea
  • Steppers continua a essere attivo rispondendo in media 4 volte a ogni richiesta
  • Si sta valutando l’aggiunta di un pulsante al sito web per chiedere volontari, soprattutto bilingue e trilingue
• PAC – Jan BB
  • Ci sono 10 persone che rispondono alle richieste di PI/CPC con 7 richieste al giorno, per lo più in inglese
  • Paula D. si è recentemente unita al consiglio di amministrazione con un interesse per il CPC
  • Jon ha proposto al consiglio di amministrazione che il comitato PI/CPC sia diviso in 2 comitati, PI e CPC. Jon rimarrebbe come presidente PI e Paula presiederebbe il comitato CPC
  • Jon ha riferito che circa 1/3 delle loro richieste provengono da membri che hanno bisogno di trovare riunioni che verifichino la loro partecipazione. Ha chiesto che venga aggiunto un filtro al sito web per aiutare a localizzare le riunioni che offrono una prova di partecipazione. Mark M. ha affermato che un filtro è stato recentemente aggiunto al sito web, Proof of Attendance, che consente di mostrare solo le riunioni che offrono una prova di partecipazione.
  • Paula, che ha lavorato al comitato Steppers, ha riferito di essere ansiosa di iniziare a lavorare con i professionisti
  • Jane G. ha esaminato le linee guida attuali e PI e CPC sono elencati come comitati separati, quindi non è necessario fare nulla per separarli.
• Unity – DC Dave
  • Dave ha letto la sua relazione alla riunione.
  • Dave ha riferito che il 10 novembre il comitato Unity eleggerà un candidato per l’approvazione da parte del consiglio di amministrazione utilizzando la terza procedura legacy e supervisionato da qualcuno che non è un membro del comitato
  • Il comitato Unity ha preparato il proprio budget per il 2023, che è di circa 4.000 dollari per l’interpretazione delle riunioni e la traduzione dei commenti principalmente in spagnolo. Il progetto di sensibilizzazione dei contatti continua con l’aggiunta di nuovi contatti e giurisdizioni. Delle 137 giurisdizioni (GSO e Intergruppi) sul foglio di monitoraggio, 32 hanno dei contatti
  • Dave ha riferito che il comitato ha fornito una relazione al Forum IGR del 24/9 o Dave ha riferito che vorrebbe inserire documenti che descrivono la differenza tra Intergruppi e Servizio Generale nelle pagine web PI/CPC. Jane G. si è offerta volontaria per aiutare con i documenti che descrivono la differenza, poiché è stata coinvolta in uno sforzo simile.
• Relazione sulla tecnologia – Mark m.
  • Mark ha fornito una relazione al consiglio di amministrazione (vedi allegato)
  • Mark ha riferito che 2 mesi fa il comitato ha inviato una richiesta di proposta (RFP) alla ricerca di un’organizzazione che fornisse un aggiornamento alla nostra tecnologia con una soluzione web e basata su cloud. Sono state ricevute tre proposte e, dopo la valutazione, due delle proposte sono state eliminate. Una società, Mindfront, si è incontrata con il comitato e ci ha fornito i costi previsti. (vedi allegato). La proposta ci aiuterebbe a registrare Google Workspace per le organizzazioni non profit per fornire una piattaforma di posta per tutte le comunicazioni interne, le mailing list e forse Google Meets. Il progetto non è ancora stato assegnato a Mindfront
  • Il prossimo passo sarà quello di incontrare Mark Gilespie di Mindfront per esaminare il nostro sito web ed eseguire una ricostruzione completa delle nostre directory di riunioni e membri. Il team del Meeting Directory Service ha effettuato 124 nuove voci con alcune voci che elencano più riunioni; 44 voci sono state rimosse. Dall’80 al 90% delle riunioni che hanno rimosso le loro voci hanno citato i disturbatori di Zoom come causa. 250 riunioni hanno avuto i loro elenchi aggiornati.
  • Mark ha affermato che il team svilupperà la pagina dell’Assemblea elettorale mentre il comitato delle Linee guida finalizza il suo lavoro sull’Assemblea elettorale
  • Mark ha detto che abbiamo ricevuto 9 voci per i loghi. Mark ha chiesto al consiglio di amministrazione come vorrebbero procedere con la votazione di queste voci di logo.
  • Brian ha espresso la sua preoccupazione che identifichiamo una soluzione che sia supportabile quando si verifica la rotazione del presidente della tecnologia e che i nuovi presidenti della tecnologia non cerchino di rifare la soluzione che è stata dimostrata. Brian ha anche chiesto informazioni sul processo che stiamo utilizzando e se stiamo adottando un approccio graduale. Mark ha risposto che la nostra soluzione è in fase di costruzione sulle tecnologie standard di Google Workspace e WordPress. Mark prevede che saremo in grado di costruire sulla soluzione iniziale e non richiederà un’altra RFP.
• Finanza – Spencer
  • Spencer ha dovuto andarsene prima di poter fornire una relazione al consiglio di amministrazione

Relazione del tesoriere: Brian r.

• Brian ha riferito di essersi concentrato sul processo di bilancio 2023 e che una prima bozza iniziale del bilancio è pronta.
• C’è stata molta discussione sulla distribuzione dei fondi in eccesso rispetto alla nostra riserva prudente, tenendo conto delle raccomandazioni del comitato Unity e di molti altri.
• C’è ancora bisogno di un tesoriere supplente
• Barry, Brian e Spencer si concentreranno sulla presentazione per ripristinare il nostro status 501c3

Nuovi affari

• Gruppo di lavoro Grapevine, La viña e rivista: Jeff
  • Jeff ha riferito di essersi reso conto che un rappresentante di Grapevine (GvR) per un gruppo di persona svolge una funzione molto simile a un GvR in un gruppo di persona. Ha presentato una mozione nel suo gruppo di origine, il Back Porch International, per creare una posizione per un GvR e il gruppo ha creato la posizione dopo aver effettuato una votazione.
  • Parlando con molte altre persone, c’è stato un accordo sul fatto che i gruppi online potrebbero essere incoraggiati a creare una posizione per un GvR, RLV (rappresentante di La Vina) o per altre riviste nel loro paese come SHARE in Gran Bretagna.
  • Per facilitare questo sforzo, si terrà una riunione organizzativa sabato 22/10 alle p.m. EST (10 am PT, p.m. UK/Portogallo) per determinare quale dovrebbe essere il ruolo di un rappresentante di rivista online e identificare le risorse di cui avrà bisogno.
  • È stato preparato un volantino e Jeff ha chiesto il permesso al consiglio di amministrazione di distribuire questo volantino ai membri di OIAA. Il volantino sarà tradotto anche in spagnolo e portoghese.
  • Mark M. ha chiesto se c’era un problema con un gruppo online che acquistava un abbonamento e faceva in modo che più membri del gruppo utilizzassero lo stesso abbonamento. Jeff ha osservato che questo è abbastanza comune e accade anche con le riunioni di persona che condividono un abbonamento di gruppo con i suoi membri. Mark ha chiesto che questa politica sia convalidata con Grapevine e Jeff ha accettato di contattarli.
  • Jane G. ha chiesto quale fosse la richiesta del consiglio di amministrazione e se fosse stata fatta una richiesta per creare un nuovo comitato ad hoc di Grapevine e Magazine. Jeff ha risposto che al momento è stato richiesto il permesso di inviare il volantino del gruppo di lavoro ai membri di OIAA e che forse in futuro, a seconda del livello di interesse, potrebbe essere creato un comitato ad hoc.
  • Il consiglio di amministrazione non ha avuto obiezioni alla distribuzione del volantino.
• Linee guida Ad hoc: Jane G.
  • Jane ha riferito che il comitato ad hoc delle Linee guida ha discusso di scaglionare l’elezione dei funzionari in modo che ci sia continuità e che non tutte le posizioni ruotino contemporaneamente
  • Nella nota di Gwen, afferma che il comitato ad hoc sta chiedendo indicazioni al consiglio di amministrazione in merito alla durata dei mandati e a quali posizioni di funzionario eleggere in questa prima elezione ai sensi del nuovo statuto in modo che tutti non ruotino contemporaneamente.
  • Mark M. ha sottolineato che il nuovo statuto afferma che tutti i funzionari devono essere eletti e che non vuole che siamo fuori conformità. Ha inoltre suggerito che per questa elezione il mandato sarà di 1 anno e che possiamo tenere di nuovo le elezioni il prossimo anno in modo scaglionato.
  • Brian ha affermato che, secondo lo statuto, dobbiamo tenere un’elezione dei funzionari e che il loro mandato è di 2 anni. Le persone possono quindi dimettersi dopo 1 anno, il che forzerebbe una nuova elezione e implementerebbe lo scaglionamento dei funzionari.
  • È stato chiarito che lo statuto prevede un’elezione ogni anno, ma non specifica quali posizioni devono essere elette.
  • Brian ha affermato che le posizioni che potremmo voler scaglionare sono il presidente e il vicepresidente, nonché il tesoriere e il presidente delle finanze.
  • Brian ha presentato una mozione affinché eleggiamo tutte le posizioni di funzionario quest’anno e la mozione è stata appoggiata da Mark. I membri del consiglio di amministrazione hanno approvato questa mozione all’unanimità.
  • La domanda successiva posta è stata quale mese è il mese migliore per tenere le elezioni in futuro per consentire il tempo per una transizione. Quest’anno non è l’ideale con le elezioni che si terranno a dicembre.
  • Jeff ha suggerito di tenere le elezioni degli uffici in ottobre in futuro, poiché di solito c’è molto da fare a settembre quando le persone tornano dall’estate, le cose di solito si sistemano entro ottobre e ci sarebbe più che abbastanza tempo per la transizione.
  • Jeff ha presentato una mozione per tenere le elezioni degli uffici in ottobre in futuro e la mozione è stata appoggiata da Brian. I membri del consiglio di amministrazione hanno approvato questa mozione all’unanimità.
• Ruolo di storico/archivista – Jane G.
  • Jane ha portato una domanda dal comitato ad hoc delle Linee guida se cambiare il nome della posizione di storico in archivista.
  • Attualmente non c’è alcun servizio nel ruolo di storico e Jan ha affermato di aver ricoperto tale ruolo in passato.
  • Mark ha chiesto se parte del ruolo di questo individuo sarebbe quello di mantenere la registrazione Zoom. È stato affermato che questo sarebbe probabilmente parte del loro ruolo, ma i ruoli e le responsabilità saranno definiti dal comitato delle Linee guida.
  • Brian ha presentato una mozione per rinominare la posizione di storico in archivista. La mozione è stata appoggiata da Barry. I membri del consiglio di amministrazione hanno votato all’unanimità per approvare questa mozione.
• Lingue/Traduzioni Ad hoc: Jane G.
  • Rinviato alla prossima riunione

Non c’erano altri nuovi affari.

La riunione del consiglio di amministrazione è stata aggiornata alle 18:39 EDT ed è stata chiusa con la Dichiarazione di unità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark M. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 13/09/22 come presentato, che è stata appoggiata da Jeff B. Il verbale è stato approvato all’unanimità. 2. Mark M. ha presentato una mozione per compilare il modulo 1023 a partire dalla data di presentazione. Barry M. ha appoggiato la mozione. Non c’è stata alcuna discussione e il consiglio di amministrazione ha votato all’unanimità per l’approvazione.
2. Brian ha presentato una mozione affinché eleggiamo tutte le posizioni di funzionario quest’anno e la mozione è stata appoggiata da Mark. I membri del consiglio di amministrazione hanno approvato questa mozione all’unanimità 4. Jeff ha presentato una mozione per tenere le elezioni degli uffici in ottobre in futuro e la mozione è stata appoggiata da Brian. I membri del consiglio di amministrazione hanno approvato questa mozione all’unanimità. 5. Brian ha presentato una mozione per rinominare la posizione di storico in archivista. La mozione è stata appoggiata da Barry. I membri del consiglio di amministrazione hanno votato all’unanimità per approvare questa mozione.