Assemblea OIAA – 15 giugno 2024 – verbale

Mark M., presidente del Comitato Tecnologia dell’OIAA, ha fatto diversi annunci di apertura e ha presentato il team Tecnologia di Zoom. Ha chiesto a tutti i membri votanti di compilare il modulo per il quorum.

L’Assemblea è stata aperta dalla presidente dell’OIAA, Susan R., alle 14:02 EST (11:02 PST, 12:02 MST, 13:02 CST, 19:02 UK/Portogallo). Ha dato il benvenuto ai partecipanti e ha guidato l’assemblea nella versione “Noi” della Preghiera della Serenità. Susan ha esaminato l’ordine del giorno dell’Assemblea.

Susan ha presentato il nostro nuovo fiduciario generale, Barry M., che in precedenza ha ricoperto il ruolo di segretario per l’OIAA. Barry ha impiegato qualche minuto per presentarsi.

Revisione del verbale dell’assemblea del 16/3 – Jeff B., Segretario

• Jeff ha descritto il processo per stabilire il quorum. Ha spiegato che nel sondaggio annuale dell’anno scorso ci sono state 182 risposte e che il quorum è il 25% di quel numero, arrotondato a 46. Una volta registrati 46 membri, saremo in grado di condurre gli affari.
• Mark M., presidente del Comitato Tecnologia, ha annunciato che ora c’era il quorum, in modo da poter condurre gli affari.
• Jeff ha annunciato chi poteva votare all’Assemblea.
• Jeff ha esaminato il verbale dell’Assemblea del 15 ^{marzo e ha richiesto eventuali correzioni.}
• Amelia L., IGR per il gruppo Journey of the Heart, ha offerto diverse correzioni che sono state apportate.
• Jeff ha chiesto una mozione per approvare il verbale del 16 ^{marzo. Una mozione per approvare il verbale così come modificato è stata presentata da Robert B., IGR per il gruppo 1728 di Columbus, Ohio, e appoggiata da Mary M., presidente del PIC. La mozione è stata approvata all’unanimità.}

Posizioni aperte – Susan R., presidente

• Susan ha dichiarato che la prima posizione aperta che abbiamo è quella di vicepresidente. Ha menzionato che questa posizione ricopre il ruolo di membro del Consiglio direttivo. Ha dichiarato che è necessario avere 18 anni, non è obbligatorio essere cittadini statunitensi e aver prestato servizio in OIAA in precedenza. Se sei interessato a questa posizione, invia un curriculum al Consiglio (oiaa.board@aa-intergroup.org) entro il 1° luglio.
• Susan ha poi dichiarato che abbiamo una posizione aperta per un presidente del comitato della convention internazionale di Vancouver. Questa convention internazionale si tiene ogni 5 anni negli Stati Uniti o in Canada. Ha dichiarato che avremo una cyber suite e una sala ospitalità a questa Convention. Se hai interesse a servire, contatta Susan all’indirizzo chair@aa-intergroup.org
• Susan ha menzionato che abbiamo bisogno di un registrar supplente. Se desideri maggiori informazioni su questa posizione, contatta Mary M. all’indirizzo registrar@aintergroup.org.

Aggiornamento sulla Convention Internazionale OIAA – Beth A., fiduciario internazionale

• Beth ha dichiarato di essere stata sopraffatta dalla risposta che abbiamo avuto nelle registrazioni. Ha riferito che, ad oggi, abbiamo 380 persone registrate.
• Beth ha fornito un elenco di alcuni dei molti paesi in cui risiedono i partecipanti.
• Ha dichiarato che sta appena iniziando a creare il programma e ha discusso alcuni dei dettagli proposti per le sessioni.
• Ha richiesto un feedback dall’Assemblea per contribuire a rendere questa un’esperienza incredibile per tutti.

Rapporto del Tesoriere – Jennifer B., Tesoriere

Varianza di bilancio: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-apr-2024-4/

Stato patrimoniale: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-feb-2024-2/

Rapporto sui contributi: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-dec-2023/

• Jennifer ha esaminato i dati finanziari di maggio, inclusi i dati da inizio anno. Ha dichiarato che per maggio abbiamo ricevuto contributi per poco meno di 9.200 $ e che da inizio anno abbiamo ricevuto 40.700 $ in contributi.
• Ha esaminato diverse delle spese sostenute.
• Ha riferito che nel nostro stato patrimoniale abbiamo un totale di liquidità in banca di 127.000 $ con spese accumulate per la Convention di Vancouver del 2025 di 5.500 $.
• Ha menzionato che a ottobre sosterremo spese molto ingenti per la nostra convention online che stiamo ospitando. Ha dichiarato che abbiamo anche un meccanismo alla fine dell’anno secondo cui, se avremo liquidità in eccesso rispetto alla nostra riserva prudenziale, distribuiremo questi fondi in eccesso ad altre entità AA, cosa che sarà votata dall’Assemblea a dicembre.
• Jennifer ha dichiarato che il rapporto finale che presenta è il rapporto sui contributi, che include tutti i diversi gruppi che hanno contribuito per maggio.

Rapporti dei comitati

Rapporto del comitato della Convention Internazionale di Vancouver – Susan R., presidente

• Ogni 5 anni, in occasione della Convention Internazionale GSO, l’OIAA ha ospitato una cyber suite e il Comitato è attualmente alla ricerca di un presidente. La comprensione e l’esperienza nel lavorare con la diversità culturale, così come l’esperienza precedente nell’ospitalità di conferenze, sono un vantaggio.
• L’OIAA è rappresentata ospitando una suite di ospitalità per i partecipanti.
• Questo comitato si riunisce via Zoom la terza domenica del mese alle 14:15 ora orientale.

Comitato per la rendicontazione finanziaria interna – Leslee A., presidente del Comitato Comunicazioni

• La presidente di questo comitato non ha potuto partecipare, quindi ha creato un video che è stato riprodotto per i partecipanti.
• Nel video, Erica ha presentato il rapporto del comitato relativo all’anno 2023.
• Il Comitato ha intrapreso una revisione dei rapporti e dei controlli finanziari dell’OIAA e ha presentato il proprio rapporto al Consiglio il 1° marzo.
• Ha menzionato che la revisione che abbiamo condotto seguendo una guida per la conduzione di revisioni finanziarie interne, è diversa da un audit finanziario che un contabile esegue.
• Ha poi esaminato il rapporto di 9 pagine presentato al Consiglio.

Rapporto del Comitato Finanza – Jennifer B., Tesoriere

• Jennifer ha ringraziato innanzitutto il team di revisione finanziaria. Ha dichiarato di ritenere che ciò dovrebbe dare ai membri un certo livello di fiducia nelle nostre procedure finanziarie.
• Ha poi presentato il rapporto annuale del Comitato Finanza.
• Ha fornito un elenco di alcuni dei risultati ottenuti dal comitato durante l’anno:
• Il Comitato ha assistito nella sezione finanziaria delle linee guida.
• Hanno avviato e depositato la registrazione annuale obbligatoria per le organizzazioni di beneficenza del New Jersey.
• Il Comitato ha creato e documentato il processo dei fornitori.
• Hanno creato, distribuito e compilato il processo di bilancio.

Rapporto del Comitato Tecnologia – Mark M., presidente del Comitato Tecnologia

• Mark ha riferito che una delle responsabilità principali del Comitato è il sito web e che il nostro sito web ha compiuto un anno. Mark ha dimostrato alcune funzionalità del sito web.
• Ha riferito che oltre 229.000 persone visitano il sito web in un mese.
• Ha dichiarato che il Comitato Tecnologia si riunisce due volte al mese il lunedì alle 20:00 EST.
• Ha riferito che nell’ultimo anno oltre 1.700 riunioni sono state aggiunte alla directory.
• Mark ha dichiarato che il Comitato Tecnologia è suddiviso in diversi sottocomitati e ogni sottocomitato ha fornito un rapporto.
• Mark ha riferito che abbiamo una professionista retribuita, Kerry K., e che sta facendo un lavoro straordinario. È succeduta a Melinda F. che ha fatto un lavoro incredibile con Matt per costruire il nostro sito web.

Rapporto del Comitato Comunicazioni OIAA – Lesliee A., presidente del Comitato Comunicazioni OIAA

• Lesliee ha dichiarato che il suo comitato è stato benedetto da volontari incredibilmente talentuosi e generosi con il loro tempo> Ha ringraziato tutti coloro che hanno lavorato con il team delle comunicazioni nell’ultimo anno.
• Mark M. ha riprodotto un video che ha fornito il rapporto del Comitato.
• Nel gennaio 2023 il comitato comunicazioni OIAA ha iniziato a lavorare come comitato ad hoc e nel febbraio 2024 il comitato è diventato un comitato permanente.
• Ha riferito che uno dei loro compiti era aumentare la partecipazione dei gruppi attraverso la creazione di sondaggi programmati.
• Ha dichiarato che il Comitato mira ad aumentare i membri votanti dell’OIAA attraverso la produzione di video educativi. Il Comitato cerca anche di mantenere la coerenza nelle comunicazioni scritte in tutta l’OIAA.
• Ha menzionato che è possibile trovare una versione stampata del video sulla pagina del Comitato Comunicazioni, sotto la sezione rapporti.

Rapporto del Comitato CPC – Gwen Mc., presidente del Comitato CPC

• Gwen ha dichiarato di essersi unita al comitato CPC all’inizio di quest’anno.
• Gwen ha riferito che ora è stata affiancata nel Comitato da Sharon G., la presidente supplente del CPC.
• Ha dichiarato che il Comitato si riunisce il quarto lunedì del mese con i dettagli disponibili sulla pagina del comitato CPC sul sito web.
• Ha dichiarato che il prossimo passo per il nostro comitato è determinare cosa farà il Comitato.
• Ha riferito che il Comitato esaminerà il quaderno di lavoro CPC disponibile presso il GSO su aa.org

Rapporto PAC (Politica e Ammissioni) – Susan R., Presidente

• Susan ha dichiarato che Jan BB., la presidente del PAC, le ha chiesto di condividere il rapporto PAC che sarà anche caricato sul sito web.
• Jan ha dichiarato che il PAC è responsabile per i gruppi che desiderano unirsi all’OIAA o elencare la loro riunione con noi.
• Ha riferito alcuni dei numeri:
  • Fino alla fine di maggio di quest’anno, sono state elaborate 1.159 nuove riunioni.
  • Sono state aggiunte 538 nuove riunioni o gruppi.
  • Sono stati aggiunti 124 nuovi IGR.

Comitato per l’informazione pubblica – Mary M., presidente del PIC

• Mary ha dichiarato di essere la presidente del comitato per l’informazione pubblica e anche la registrar.
• Mary ha fornito una presentazione per il suo rapporto.
• Ha dichiarato che lo scopo principale del comitato per l’informazione pubblica è portare il messaggio agli alcolisti e a coloro che soffrono a causa dell’alcol in tutto il mondo.
• Ha riferito che il suo comitato risponde a domande generali su un’ampia varietà di argomenti.
• Ha dichiarato che negli ultimi 12 mesi sono state ricevute 952 richieste e ha descritto diverse delle domande comuni ricevute.
• Mary ha anche descritto il processo utilizzato dal suo comitato per rispondere a queste richieste.

Rapporto del Comitato Stepper – DC Dave, presidente degli Stepper

• Dave ha dichiarato che il comitato Stepper esegue chiamate del 12° passo, cosa che il Comitato fa così bene.
• Ha riferito che il mese scorso ci sono state 1.069 risposte dagli Stepper.
• Dave ha riferito che la maggior parte delle richieste che arrivano al Comitato riceve risposta entro 20 minuti ma a volte può richiedere fino a un’ora.

Rapporto del Comitato Unità – Carlos D., presidente del Comitato Unità

• Carlos ha presentato il rapporto del comitato e ha mostrato un video.
• Ha riferito che il Comitato Unità si è riunito due volte al mese per organizzare una convention internazionale a ottobre.
• Carlos ha dichiarato che il Comitato ha la presenza e la partecipazione regolare di membri delle comunità online di AA in Brasile, Spagna, Portogallo, Francia, USA e talvolta Australia.

Ai membri è stata data l’opportunità di porre domande. Sono state poste diverse domande e i vari Funzionari e presidenti dei Comitati hanno fornito le risposte.

L’Assemblea si è conclusa alle 16:19 EST.

Riepilogo delle mozioni

1. Una mozione per accettare il verbale del 16 ^{marzo, così come modificato, è stata presentata e appoggiata. La mozione è stata approvata all’unanimità.}

Umilmente presentato,
Jeff B, Segretario OIAA.