VERBALE DELL’ASSEMBLEA DELL’OIAA DI SETTEMBRE 2024

Mark M., presidente del settore tecnologico dell’OIAA, ha fatto diversi annunci di apertura e ha presentato il team tecnologico di Zoom. Ha chiesto a tutti i membri votanti di compilare il modulo del quorum.

L’assemblea è stata aperta dalla presidente dell’OIAA, Susan R., alle 14:00 EST (11:00 PST, 12:00 MST, 13:00 CST, 19:00 UK/Portogallo). Ha dato il benvenuto ai partecipanti e ha guidato l’assemblea nella versione “We” della preghiera della serenità. Susan ha esaminato l’ordine del giorno dell’assemblea.

Susan ha presentato il nostro nuovo amministratore fiduciario, Barry M., che in precedenza ha ricoperto la carica di segretario dell’OIAA. Barry si è preso qualche minuto per presentarsi.

Revisione del verbale dell’assemblea del 15/6 – Jeff b., segretario

• Mark M, presidente del settore tecnologico, ha annunciato che ora c’era un quorum, quindi si potevano svolgere le attività.
• Jeff ha esaminato il verbale della riunione dell’assemblea del 15 giugnoth e ha richiesto eventuali correzioni.
• Jeff ha chiesto una mozione per approvare il verbale del 15 giugnoth. Una mozione per approvare il verbale come presentato è stata presentata da Trisha, IGR per AA Solutions, ed è stata appoggiata da Daryl Ann, IGR per il gruppo This is Just for Today. La mozione è stata approvata all’unanimità con 51 risposte.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha menzionato che non esamineremo le relazioni finanziarie come facciamo normalmente, ma risponderemo a qualsiasi domanda che qualcuno abbia sulle relazioni finanziarie.
• Jennifer ha riferito che alla commissione finanze si è discusso di come distribuire i fondi in eccesso dell’OIAA e ha menzionato cosa sta suggerendo la commissione per la gestione di questi fondi in eccesso.
• La commissione finanze suggerisce di inviare lo stesso importo alle GSO di tutto il mondo.
• Ha menzionato di aver esaminato l’elenco delle GSO di tutto il mondo e che alcune di esse rendono difficile identificare dove effettuare le contribuzioni. Ha chiesto se qualcuno ha familiarità con la propria GSO e come vengono effettuate le contribuzioni per farglielo sapere.
• Come avvertenza, ha menzionato che possiamo donare solo alle GSO che hanno un conto PayPal o Stripe o che possono fornire un numero SWIFT.

Commenti/domande sulla proposta di distribuire equamente i fondi in eccesso alle GSO di tutto il mondo

• Jennifer ha richiesto un feedback sulla proposta da parte della commissione finanze.
• Mark M., presidente del settore tecnologico, ha affermato di ritenere che questa fosse un’ottima proposta.
• Gwen M., presidente del CPC ed ex presidente dell’OIAA, ha chiesto se ci fossero problemi con la distribuzione di denaro a livello internazionale, poiché in precedenza c’erano preoccupazioni al riguardo. Jennifer ha risposto che ha 2.400 dollari nel suo budget e prevede di assumere un commercialista che conosce specializzato in individui, trust e patrimoni di alto valore per determinare come realizzare questo e vedere se ci sono problemi.
• Eldin, membro del gruppo 5th Dimensions Young people’s group, ha chiesto se le GSO internazionali sono l’unico posto in cui verranno inviati i fondi in eccesso. Jennifer ha chiesto se qualcuno ha suggerimenti alternativi per contattarla o per esprimerli ora.
• Barry M., amministratore fiduciario, ha menzionato che questo è stato tentato in precedenza, a volte con successo e a volte no, e ha menzionato che esiste un’agenzia governativa, OFAC (Office of Foreign Assets Control), che monitora i contributi a entità al di fuori degli Stati Uniti. Jennifer ha affermato di esserne consapevole e sa che non possiamo contribuire ai paesi OFAC.
• Barbara, IGR supplente per il gruppo Just for Today, ha menzionato che forse inviare Big Books a una GSO che non ha un conto PayPal, Stripe o un numero Swift potrebbe essere appropriato. Ha affermato che solo perché una GSO potrebbe non essere così avanzata non significa che non abbia bisogno di supporto. Ha menzionato che inviare 20 Big Books in Mongolia, ad esempio, nella loro lingua potrebbe essere la strada da seguire. Barbara si è offerta volontaria per aiutare con la ricerca. Jennifer ha suggerito che partecipi alla riunione della commissione finanze per discuterne ulteriormente.
• Dave W., membro della commissione tecnologica, ha menzionato l’International Literature Fund, che è responsabile dell’aiuto con la traduzione della letteratura approvata dalla Conferenza USA/Canada in altre lingue e che abbiamo contribuito a questa entità in precedenza. Jennifer ha affermato di essere a conoscenza di questa entità e che abbiamo contribuito ai loro sforzi in passato, ma che la commissione finanze ha avuto un’idea diversa.

Relazione del Segretario – Jeff b., Segretario

• Jeff ha menzionato di non aver avuto l’opportunità in passato di informare i membri sui compiti del segretario.
• Ha menzionato che il segretario è uno dei 5 funzionari dell’OIAA ed è un membro del consiglio. Ha menzionato che la sezione 4.01C delle nostre linee guida descrive i compiti del segretario.
• Jeff ha affermato che i suoi compiti includono la supervisione delle elezioni dell’OIAA e la nomina e la formazione di un supplente. Ha menzionato di aver recentemente nominato Anita M. come segretario supplente e che è in preparazione un manuale del segretario per guidare lei e i futuri segretari dell’OIAA.
• Ha descritto altri compiti del segretario, tra cui:
  • Presentazione della relazione annuale allo Stato del New Jersey, dove siamo costituiti
  • Svolgimento del sondaggio annuale tra i membri per determinare il nostro quorum
  • Mantenimento dei documenti chiave per l’organizzazione in quello che viene chiamato il “libro del consiglio”
• Jeff ha esaminato le attività che lui e il suo supplente hanno completato quest’anno.
• Jeff ha affermato che è stato un onore e un privilegio aver servito l’organizzazione in questo ruolo ed essere un membro del consiglio dell’OIAA negli ultimi 2 anni.

Commenti/domande per il segretario

• Natarena, IGR per AA Solutions, ha chiesto se Jeff potesse rendere disponibili le sue diapositive in modo da poterle condividere con il suo gruppo. Jeff ha affermato che metterà le diapositive nella chat.

Commissione per l’unità / Aggiornamento della convenzione internazionale – Carlos D., presidente della commissione per l’unità

• Carlos ha riferito che è possibile registrarsi alla convenzione fino all’inizio della convenzione e anche durante la convenzione.
• Carlos ha affermato che ora siamo a 3.180 registrazioni per la convenzione da 78 paesi diversi.
• Beth D., la coordinatrice tecnologica per il team tecnologico, sta lavorando per preparare gli host tecnologici per la convenzione.
• Ha menzionato che sono stati ricevuti diversi video e saranno esaminati.
• La commissione per l’unità sta richiedendo volontari per assistere alla convenzione. Beth D. ha affermato che la commissione tecnologica sta ancora cercando relatori spagnoli e portoghesi per fungere da co-host tecnologici.

Relazione del presidente – Susan r., presidente

• Susan ha affermato che ci saranno elezioni il 21 dicembrest dove eleggeremo un vicepresidente, un amministratore fiduciario, un presidente del settore tecnologico e un segretario. Ha menzionato che nella sua relazione di ottobre ci saranno link alle descrizioni di queste posizioni.
• Susan ha affermato che la convenzione internazionale si terrà dal 25 ottobreth al 27 ottobreth e ci sarà un workshop sulla sicurezza il 2 novembrend.
• Susan ha detto che Katie, un membro dei Tech Steppers, si incontra per una riunione settimanale di Coffee Talk per informare i membri su come diventare un Tech Stepper.
• Susan ha esaminato le sue attività come presidente del consiglio durante tutto l’anno.

Relazione del Fiduciario internazionale – Beth A., Fiduciario internazionale

• Beth ha riferito che parte della sua missione come amministratore fiduciario internazionale è quella di raggiungere i membri a livello internazionale e negli Stati Uniti.
• Beth ha fornito una relazione che descrive le sue attività con i punti salienti di come ha servito il consiglio e i membri.
• Beth ha riferito di aver assistito Carlos D. nell’organizzazione della convenzione internazionale, che considera il culmine del suo ruolo di amministratore fiduciario internazionale.
• Ha fornito alcune statistiche dalle registrazioni finora. Il maggior numero di registrazioni proviene da Stati Uniti, Regno Unito, Brasile, Canada, Sudafrica, Australia, Francia, Iran, Nuova Zelanda, Spagna, Colombia, Kenya, Trinidad, Tobago e India. Ha menzionato che le lingue più diffuse sono inglese, portoghese, francese, spagnolo, farsi, punjabi, irlandese, swahili, tedesco e 3 richieste per ASL.
• Beth ha ringraziato Jennifer e la commissione finanze per la loro assistenza nell’assicurare i traduttori, la commissione tecnologica per aver fornito il supporto tecnico necessario per la convenzione e la commissione per la comunicazione, in particolare Randy C., per aver aiutato con documenti e video.

Relazione dell’amministratore fiduciario – Barry m., amministratore fiduciario

• Barry ha descritto il suo servizio all’OIAA in passato, che ha incluso il servizio nella commissione finanze e il servizio come segretario dell’OIAA.
• Ha menzionato che gli è stato chiesto di ricoprire questo ruolo in seguito alle dimissioni del precedente amministratore fiduciario.
• Barry ha affermato che assumerà la presidenza della commissione della convenzione del 2025 per coordinare le nostre attività alla convenzione internazionale AA del 2025 a Vancouver.
• Barry ha affermato di essere stato coinvolto in questioni di governance e questioni legali per l’OIAA.

Richiesta di fondi non previsti in bilancio della commissione per l’unità – Carlos D., presidente della commissione per l’unità

• Carlos ha affermato che questa richiesta non prevista in bilancio è il risultato della schiacciante risposta alla registrazione. Ha detto che la commissione stima che potrebbero esserci più di 1.000 partecipanti in diverse sale.
• Ha menzionato che le sale Zoom in genere contengono 1.000 partecipanti e che Zoom si è rifiutato di espanderlo a 2.00 partecipanti. In alternativa, ha affermato che potremmo trasmettere la presentazione in streaming da una sala a un’altra, il che ospiterebbe oltre 1.000 partecipanti ed eviterebbe di respingere chiunque.
• Carlos ha presentato una mozione per 1.465,43 dollari per fondi non previsti in bilancio per consentire questa opzione di overflow e Mark M. ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Discussione sulla richiesta di fondi non previsti in bilancio

• Daud, IGR per il gruppo 164 and Beyond, ha chiesto se il tesoriere ritiene che questo sia finanziariamente sano da fare. Jennifer ha affermato di essere favorevole a questo e ha lavorato con la commissione per preparare questa richiesta. Ha affermato che abbiamo abbastanza fondi per questa richiesta.
• Jeff, presidente supplente della commissione Steppers, ha chiesto chiarimenti e ha chiesto se tutte le 3.100 persone registrate potessero essere nella stessa sala. Carlos ha ribadito che ci saranno 4 sale che hanno ciascuna una capacità di 1.000 partecipanti e questa richiesta consentirebbe di avere più di 1.000 partecipanti in caso di overflow.
• Jennifer ha chiesto se si verificasse un overflow, la sala di overflow consentirebbe anche 1.000 partecipanti e potrebbero esserci più overflow. Beth A. ha risposto di sì a entrambe le domande.
• Una domanda nella chat chiedeva se non avessimo utilizzato l’opzione di overflow, dovremmo comunque pagarla e la risposta è stata sì.

L’assemblea si è conclusa con la dichiarazione di responsabilità alle 15:24 EST.

Riepilogo delle mozioni

1. È stata presentata e appoggiata una mozione per accettare il verbale del 15 giugnoth. La mozione è stata approvata all’unanimità.
2. È stata presentata e appoggiata una mozione per accettare la richiesta di fondi non previsti in bilancio della commissione per l’unità per 1.465,43 dollari. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Umilmente presentato,
Jeff b., segretario dell’OIAA.