Partecipanti:

Susan r., presidente

Vacante., vicepresidente

Jennifer b., tesoriere

Jeff b. Segretario

Mark m., responsabile della tecnologia

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Barry M., Candidato per il ruolo di membro generale

Anita M., candidata per il ruolo di Segretario supplente

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione, ha chiesto le presentazioni per il verbale e poi ha dato inizio alla riunione con un momento di silenzio e la Preghiera della Serenità alle 14:05 EST.

Panoramica dell’ordine del giorno: verbale, relazioni del Segretario e del Tesoriere, nessun punto precedente, nuovi punti.

Approvazione dei verbali della riunione:

• Verbale del 14 aprile 2024: Jeff ha notato di non essere stato presente alla riunione e li ha esaminati.
  • Commenti: Jennifer ha chiesto se i verbali fossero stati caricati sul sito web. Jeff si assicurerà che vengano aggiornati man mano che i verbali arretrati vengono caricati sul sito web.
  • Mozione: Susan ha chiesto una mozione per approvare il verbale. Beth ha proposto una mozione per approvare il verbale; Mark ha appoggiato. Nessuna ulteriore discussione.
• Verbale del 10 marzo 2024: Jeff ha notato che questi erano stati precedentemente esaminati e c’erano preoccupazioni riguardo all’organizzazione del verbale. Jeff ha apportato aggiornamenti organizzativi al verbale e ha delineato tali modifiche.
  • Commenti: Susan ha chiesto che il verbale riflettesse che la relazione di Jan sulla Doppia Diagnosi è stata letta nel verbale e che la relazione si trova su Google Drive.
  • Mozione: Susan ha chiesto una mozione di accettazione. Mark ha proposto una mozione per accettare il verbale e Beth ha appoggiato la mozione. Nessuna opposizione all’accettazione.

Relazione del segretario – Jeff b. Segretario:

• Il segretario non invia una relazione ogni mese.
• È stata trovata una candidata segretario supplente ed è presente. Anita ha partecipato all’orientamento e sta partecipando a questa riunione oggi.
• Progressi sull’arretrato dei verbali delle riunioni. Il foglio di calcolo che tiene traccia dell’arretrato è stato caricato nella cartella. Alcuni sono stati pre-approvati e altri verranno gestiti in seguito. Si spera di aver sistemato tutto prima della prossima riunione congiunta del Board of Directors (BOD) a luglio. La riunione esecutiva di marzo non è stata completata prima di questa riunione. Li avrà pronti per la riunione esecutiva di giugno. Susan ha chiesto a Jeff di rendere disponibili tutti i suoi verbali durante il suo mandato nel Google Drive del BOD (drive BOD) nella cartella del Segretario, oltre che pubblicati sul sito web dopo l’approvazione.
  • Commenti: Jennifer ha chiesto lo stato dei verbali di luglio e agosto 2023, Jeff ha specificato che quelli di luglio sono in preparazione dai verbali di Susan e quelli di agosto sono stati approvati e si trovano nel drive del BOD. Susan afferma che lei e il BOD necessitano di accesso ai verbali approvati. Il segretario è responsabile di inserire annualmente i verbali approvati nella cartella del Consiglio denominata: Verbali Approvati. Sia i verbali approvati dal BOD che quelli dell’Assemblea saranno collocati nelle cartelle appropriate. Entrambi i set di verbali sono i documenti più richiesti.

• Stato del sondaggio sui membri: Iniziato alla fine di dicembre e proseguito a gennaio. Il sondaggio sui membri del 2023 ha avuto 172 risposte, generando un quorum attuale di 43 per l’Assemblea di giugno. A gennaio, il BOD ha approvato un sondaggio annuale nel mese di giugno d’ora in poi. La pianificazione è in corso.
  • Commenti: Mark ha chiesto a Jeff di fissare un incontro per la distribuzione del sondaggio.

• Libro del Consiglio: Il precedente volontario non sarà in grado di assistere. È necessario aggiornare i documenti e poi mantenerli in futuro. I progressi su questo progetto saranno intrapresi da Jeff e dal segretario supplente. Potrebbe essere mantenuto in futuro dal segretario supplente.
• Rinnovi assicurativi: Assicurazioni per Amministratori e Dirigenti rinnovate da US LI dal 1° aprile al 1° aprile 2025, pagate leggermente di più rispetto all’anno scorso a 576 $ (540 $ l’anno scorso) ed entrambe le polizze saranno aggiunte al Libro del Consiglio. Con effetto dall’8 maggio 2024, la nuova assicurazione di Responsabilità Civile Generale tramite Hiscox, non assicurazione professionale, premio di 346 $. Creazione di una cartella assicurativa separata specificamente per tali documenti.
  • Commenti: Jennifer sarebbe interessata a rivedere la polizza su entrambi. Una volta che Jeff caricherà tali assicurazioni nella cartella del Consiglio, invierà un’e-mail al consiglio.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Conto Economico di aprile: Aprile è il mese con il più alto fatturato dall’inizio. Il reddito è di poco più di 9.700 $ PY. Spese: 570 $ e descritte. Utile netto di poco più di 7.000 $.
• Variazione di bilancio: Rispetto al budget siamo in attivo di 19.000 $ da inizio anno. Menzionati progetti speciali su cui non si è ancora speso.
  • Commenti: Mark ha in programma riunioni per iniziare a lavorare su progetti speciali. Per quanto riguarda le entrate, ritiene che sia ottimo. A sua conoscenza non abbiamo mai praticato la 7^a tradizione durante workshop o eventi. Susan ha chiesto quali fossero i progetti speciali. Il progetto speciale è relativo all’elenco dei membri.
• Stato Patrimoniale: Liquidità di poco più di 122.000 $ con 5.500 $ destinati alla Convenzione Internazionale OIAA.
• Contributi: Si continuano a ricevere maggiori contributi di gruppo man mano che i gruppi crescono. 62 gruppi hanno contribuito per il mese di aprile.
  • Commenti: Susan ha chiesto se il mese trimestrale fosse il motivo per cui aprile è così significativo? Jennifer ha notato che 3, 6, 9 e 12 sono i peggiori e il resto dei mesi tende ad essere più alto. È così che lei fa il budget per l’anno.

Discussione sul viaggio e partecipazione a ICOAA: Jeff B., Segretario/Susan, Presidente:

Contesto: Susan ha chiesto che questo punto fosse inserito nell’ordine del giorno insieme alla relazione del Tesoriere sui dati finanziari. Jeff si stava preparando a organizzare il suo viaggio approvato e preventivato di 1.500 $ per la conferenza ICOAA a Las Vegas, NV. Ha cercato indicazioni su come funzionasse il viaggio preventivato. Crede che costerà di più solo a causa della località. Ha dichiarato che Susan aveva 1.700 $ allocati nel budget per la sua partecipazione. Sta richiedendo che il suo viaggio alla conferenza sia aumentato di ulteriori 200 $ (non preventivati).

Discussione: Jennifer ha notato che il budget di Susan per il 2024 non è di 1.700 $ nel 2024, ma di 1.500 $. Jennifer ha chiesto dettagli sul viaggio di Jeff, e poi ha notato la sua esperienza in merito ai viaggi. Le domande di Jennifer hanno portato a una maggiore discussione sul fatto che il viaggio selezionato fosse più una preferenza che una scelta prudente, dato che i fondi erano stati approvati a 1.500 $. Jennifer ha notato che le Linee Guida stabiliscono che il Consiglio può votare su questioni inferiori a 500 $. In questo caso, Jennifer ha chiesto che la questione fosse portata all’Assemblea. Jeff ha dichiarato che le Linee Guida gli danno indicazioni per chiedere un voto qui.

• Jeff ha proposto una mozione affinché il Consiglio approvasse un aumento di 200 $ alla sua linea di viaggio per la conferenza ICOAA. Mark ha proposto la mozione. Nessun appoggio alla mozione. Invece, ne è seguita un’accesa discussione. Il linguaggio dell’argomento è cambiato da Discussione sul viaggio e partecipazione alla conferenza ICOAA a Richiesta di aumento di 200 $ per il viaggio non preventivato.

Discussione sulla richiesta di aumento di 200 $ per il viaggio non preventivato: Jennifer ha chiesto il foglio di lavoro che Jeff aveva preparato e che lo aveva portato a chiedere l’aumento per una migliore comprensione. Beth ha chiesto inoltre come la partecipazione benefici OIAA e in particolare i gruppi internazionali. Mark ha richiamato un punto all’ordine riguardo alla partecipazione di OIAA alla conferenza, chiarendo che l’Assemblea ha approvato sia il budget che la partecipazione. Beth ha chiarito che il budget approvato per la partecipazione non cambia per OIAA, questi sono due elementi separati.

• Jeff ha proposto una mozione per approvare l’aumento di 200 $ non preventivato per il viaggio del segretario ed è stata appoggiata da
  • Il voto della maggioranza approva la mozione (3-2). I visitatori non possono votare.
    • Opinione di minoranza annotata: Beth cerca maggiori informazioni prima delle future discussioni del Consiglio.
  • Mozione di Jennifer per portare questo all’Assemblea poiché non è un voto all’unanimità. Beth appoggia la mozione.
    • Discussione: Susan ha dichiarato che non ci sarà tempo all’Assemblea. Mark ha notato che se fosse un membro dell’Assemblea e vedesse una richiesta di 200 $ arrivare all’Assemblea quando il BOD ha il potere di approvazione, si interrogherebbe sul BOD stesso. Jennifer ha dichiarato di avere una responsabilità fiduciaria e Mark ha dichiarato che tutti ce l’hanno.
    • Voto sulla mozione: Susan ha chiesto chi fosse a favore di portare la richiesta non preventivata di 200 $ all’Assemblea, 3 si sono opposti al voto su 5. Susan ha dichiarato che ciò ha richiesto più tempo del previsto e ha riflesso una disunione del Consiglio. Beth ha dichiarato che questo è il motivo dell’Inventario. Jennifer ha dichiarato che dovrebbe presentare questo punto all’Assemblea nella sua relazione.
    • Mozione respinta: dalla maggioranza del BOD.

Nuove questioni:

1. Posizioni/candidati di servizio:

• Segretario supplente Anita M. 15/01/1991 Upstate New York: attualmente segretario per il gruppo online Eye-Openers a New Orleans. Ha anche ricoperto i ruoli di accoglitrice, addetta al caffè, segretario distrettuale per un breve periodo, tesoriere di gruppo, interprete d’Area per alcuni workshop, GSR supplente, e ora segretario. Professionalmente ha ricoperto ruoli di CEO, attualmente è COO di una Compagnia Nazionale. Ha fatto parte di diversi BOD e in particolare di un’agenzia di recupero senza scopo di lucro dove era stata una nuova arrivata circa 10-15 anni prima. Ha sviluppato statuti per diverse organizzazioni senza scopo di lucro, ha ricoperto il ruolo di presidente del Consiglio di Amministrazione, Vicepresidente, Segretario e Tesoriere. Ha preso una decisione consapevole con il suo sponsor di impegnarsi nelle riunioni online come pilastro del suo recupero e a sua volta svolgerà il suo servizio in quell’ambiente.
• Candidato Fiduciario Generale del Consiglio: Barry ha presentato il suo curriculum di servizio al gruppo, ed è stato condiviso sullo schermo da Susan. I punti salienti del suo ampio curriculum includono presidente di servizio sobrio di riunione di gruppo, segretario, tesoriere e GSR del Distretto 28. Archivista, DCM finché non ne hanno trovato uno nuovo, ha partecipato a riunioni d’Area dove ha lavorato nel Comitato Finanziario, Comitato Operativo della Conferenza Statale, Manuale di Servizio Statale per l’Illinois Settentrionale. Nel 2016 ha iniziato a partecipare a riunioni via Zoom in OIAA. Era stato un membro online tramite gruppi Yahoo alla fine degli anni ’90. Ha registrato il suo gruppo Zoom con OIAA ed è diventato familiare con i problemi di OIAA allora. Ha chiesto di essere di servizio usando la sua esperienza con le organizzazioni senza scopo di lucro, per aiutare a risolvere i problemi. È stato segretario per OIAA e ha osservato i progressi nella risoluzione dei problemi che affliggevano la più grande OIAA.
  • Susan ha dichiarato che il Consiglio non avrebbe discusso i due candidati ora. Barry ha ringraziato il gruppo e ha lasciato la riunione.
  • Jeff ha chiesto se fosse opportuno offrire ad Anita il ruolo di segretario supplente. Jennifer ha chiarito che il supplente non ha bisogno di essere approvato. Jeff voleva solo essere trasparente e dare l’opportunità al consiglio. Mark ha dato il benvenuto ad Anita e Jennifer ha dichiarato che si vogliono tutti bene.
• L’annuncio del Vicepresidente sarà fatto per luglio e verrà fissato un appuntamento per la riunione d’affari di settembre.

2. Ordine del giorno dell’Assemblea di giugno, Susan: Ha fornito una panoramica e ha chiesto contributi. C’è un punto da votare e il resto è una relazione. Jennifer ha chiesto di aggiungere la spesa non preventivata all’ordine del giorno. Mark ha notato che sarebbe stato parte della relazione di Jennifer. Susan ha dichiarato che può essere aggiornato nel verbale di Jennifer all’Assemblea e nella sua relazione.

Jennifer ha anche chiesto della Politica sui Viaggi, e se avrebbe bisogno dell’approvazione del Consiglio o dell’approvazione finanziaria. Susan vorrebbe che Jennifer elaborasse prima la Politica sui Viaggi all’interno del Comitato Finanziario e il gruppo vorrebbe discuterne alla prossima riunione del Consiglio.

3. Sottocomitato Ad Hoc per l’Inventario, Susan– Il Comitato determinerebbe la tempistica, le domande, se un facilitatore neutrale senza un’agenda, e una relazione sui risultati dell’inventario. Mark ha nominato Beth come presidente. Beth ha accettato. Jeff ha appoggiato la mozione. Si unirà a Beth. Voto unanime per Beth come presidente del comitato.
4. Relazione del Presidente OIAA, Susan: La relazione del Presidente si trova nel drive del Consiglio; ha dedicato molto tempo al PAC. Jan sta lavorando da sola e ha fatto un ottimo lavoro nel rispondere ai reclami. Susan ha osservato il Comitato del Giorno dell’Unità. Accusa e Convenzione.
5. Relazione del Presidente Tecnico, Mark: sta iniziando i progetti speciali della Directory dei Membri. Aggiunto pulsante di contributo in cima alla pagina OIAA per il Tesoriere. Raccomandando un OIAA Service Day per il reclutamento del Comitato OIAA. Susan ha raccomandato una Fiera del Servizio per luglio 2024. Workshop sulla Sicurezza per Tech Steppers programmato per agosto.
6. Relazione del Presidente della Conferenza, Beth: Registrazione del 1^° giugno. Saranno necessari interpreti, e il tipo sarà deciso. Si cercano musicisti, un presentatore per l’evento, comici. Abbiamo tre sale diverse. Queste potrebbero avere musica da tre paesi diversi. Marketing e comunicazioni sull’evento. I social media sono dove le informazioni viaggiano, come WhatsApp e le riunioni Facebook chiuse. Verranno sviluppati e inviati volantini. Possiamo solo sperare che le persone trattino le informazioni con riservatezza.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

• Verbale della riunione di aprile 2024 approvato e di marzo 2024 accettato.
• Mozione approvata per aumentare la linea di viaggio del segretario di 200 $ rispetto ai 1.500 $.
• La mozione di portare la mozione di aumento di budget non approvata all’Assemblea è stata respinta con voto di maggioranza di 3-2. Rientra nelle competenze del Consiglio approvarla secondo le Linee Guida approvate dall’Assemblea.
• Presidente del Sottocomitato Inventario, Beth, nominata.

Punti all’ordine del giorno di giugno 2024

• Politica sui viaggi
• 7^a tradizione ai workshop OIAA

Rispettosamente presentato,

Anita M

Segretario supplente di OIAA