Partecipanti:

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Lesliee a., responsabile delle comunicazioni

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Nona c., vicepresidente

Mark m., responsabile della tecnologia

Papa Don, IGR, Center City a Edmonton

Naterena P-C, IGR, AA Serenity, candidata Segretario supplente

Susan r., presidente

Renee R., IGR supplente, AAHomeGroup.org

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione e l’ha iniziata con la Preghiera della Serenità alle 14:02 EST. Susan ha dato il benvenuto agli ospiti e ha ricordato loro di ascoltare solamente.

Revisione del verbale del consiglio direttivo – Jeff B., segretario

• Jeff ha esaminato i verbali della riunione del Consiglio direttivo del 14/1. Ha riferito di aver ricevuto e apportato le correzioni da Susan e Jennifer. Jennifer ha segnalato un errore di battitura. Mark M. ha proposto di accettare i verbali come modificati, proposta appoggiata da Nona C. I verbali del 14/1 sono stati approvati all’unanimità.

Candidato Segretario supplente – Jeff b., Segretario

• Jeff ha menzionato che la sua precedente Segretaria supplente, Amelia L., ha dovuto dimettersi per motivi personali. Ha quindi inviato una richiesta per un nuovo Segretario supplente e Naterena P-C. si è fatta avanti dichiarando il suo interesse.
• Jeff l’ha presentata al Consiglio e Naterena ha informato il Consiglio sulle sue qualifiche. Naterena ha dichiarato di aver servito nel suo gruppo di appartenenza dal 2013 come presidente e addetta all’accoglienza. È passata a un gruppo online dove attualmente serve come IGR. Ha menzionato il suo lavoro professionale nell’istruzione e il suo background formativo. Ci ha anche detto di essere moglie e madre di 4 figlie adulte e di avere 3 nipoti. Attualmente sta ripercorrendo i Passi con il suo sponsor.

Problema con la ricezione di assegni da un’azienda – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha riferito che abbiamo ricevuto assegni da un conto aziendale per conto di un gruppo. Era preoccupata che l’assegno provenisse da un’entità esterna e non dal gruppo. Ha anche menzionato che questo individuo aveva impostato un contributo ricorrente dallo stesso conto aziendale e che per ora ha sospeso i contributi da questo conto aziendale finché il Consiglio non deciderà cosa fare.
• Nona ha sollevato questo problema alla riunione speciale dei lavoratori dell’ICOAA. C’è stata una risposta mista dai partecipanti a questa riunione, con la maggioranza che ha dichiarato che avrebbe accettato questi assegni.
• Jennifer ha dichiarato che potremmo mantenere l’account sospeso e rimborsare il denaro, oppure potremmo mantenere il contributo ma non accettare ulteriori contributi, oppure mantenere il contributo e continuare ad accettare contributi futuri.
• Mark ha dichiarato di far parte di questo gruppo, di conoscere l’individuo e di credere che dovremmo continuare ad accettare questi contributi.
• Mark M. ha proposto di accettare i contributi da questo conto aziendale per conto di un gruppo e di continuare ad accettare contributi futuri. Jeff B. ha appoggiato la mozione. C’è stata una discussione e il Consiglio ha votato 3 a 2 per approvare la mozione. È stata espressa un’opinione di minoranza ma, poiché non c’è stata alcuna mozione per riconsiderare il voto, la mozione è stata approvata.

Domande sulla tecnologia per la convention internazionale – Beth a., fiduciaria internazionale

• Beth ha sollevato la questione di cosa fosse possibile dal punto di vista tecnologico per la registrazione alla Convention Internazionale di ottobre. Ha menzionato che un processo di registrazione ci permetterebbe di sapere chi partecipava e di ottenere informazioni utili come il loro indirizzo email. Ha dichiarato che richiedere una registrazione preventiva allevierebbe alcune delle preoccupazioni espresse riguardo alla sicurezza.
• Mark ha chiesto se Tech 12, che si occupa della componente tecnica dell’evento, avesse la registrazione come parte del loro servizio. Beth ha riferito che non lo facevano e che si sarebbero affidati a noi. Mark ha dichiarato che lui e Beth possono parlarne offline e poi parlare con Tech 12.
• Beth ha anche menzionato che sarebbe bello avere un’app per l’evento. Mark ha risposto che non abbiamo le risorse tecniche per costruire un’app. Ha dichiarato che l’organizzazione TIAA utilizza un’app per le loro conferenze e verificherà con loro se potremmo utilizzare la loro app.
• Jennifer ha dichiarato di aver pensato che la registrazione fosse inclusa come parte dei servizi offerti da Tech 12.
• Beth ha sollevato domande da due gruppi femminili che si sono iscritti alla Conferenza Internazionale sulla possibilità che queste riunioni rimanessero riunioni per sole donne, dove gli uomini non avrebbero potuto partecipare. Una delle riunioni è una riunione indiana dove non vogliono che gli uomini partecipino.
  • Jennifer ha menzionato che non è favorevole a tenere riunioni con restrizioni come parte delle Convention Internazionali.
  • Jeff ha dichiarato che organizzare una Convention Internazionale avrà delle complessità che dovremo affrontare e da cui imparare. Ha anche dichiarato di ritenere che, poiché permettiamo riunioni per uomini e donne in OIAA, dovremmo permetterlo anche per la nostra Convention.
  • Nona ha espresso preoccupazioni sul fatto che queste riunioni specializzate avranno ulteriori problemi di sicurezza.
  • Beth ha risposto che ci saranno due livelli di sicurezza a livello di Convention e per ogni singolo gruppo.

Intervento a una riunione del Distretto Online – Jeff B., Segretario

• Jeff ha menzionato che gli è stato chiesto di parlare di OIAA alla riunione del Distretto 33, che è il Distretto online nell’Area 58 Oregon. Jeff ha chiesto al Consiglio se ci fossero problemi con la sua presentazione.
• Il Consiglio non ha sollevato obiezioni alla presentazione di Jeff.

Revisione dello statuto del PIC – Nona C., Vicepresidente

• Nona ha esaminato lo statuto del PIC con il Consiglio, inclusi la missione e lo scopo e i ruoli dei membri del comitato, insieme a diverse modifiche che sono state apportate.
• Mark M. ha proposto di accettare lo statuto del PIC come presentato, proposta appoggiata da Jennifer B. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Revisione dello statuto delle Comunicazioni – Lesliee A., Presidente delle Comunicazioni

• Lesliee ha esaminato lo statuto delle Comunicazioni con il Consiglio, inclusi la missione e lo scopo e i ruoli dei membri del comitato, inclusi i presidenti supplenti, insieme a diverse modifiche che sono state apportate su richiesta del Consiglio.
• Nona C. ha proposto di accettare lo statuto delle Comunicazioni con un emendamento per un supplente, proposta appoggiata da Jennifer B. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Rapporto sulla tecnologia – Mark m., responsabile della tecnologia

• Mark ha riferito che abbiamo un professionista dei servizi web con cui sta definendo i termini e che dovrebbe iniziare entro una settimana e mezza. Una nuova membro, Trish, si è anche offerta volontaria per far parte del team dei servizi web.
• Mark ha dichiarato che Melinda sta ancora svolgendo servizi per noi fino al nuovo web.
• Mark ha riferito che il prossimo progetto tecnologico sarà quello di esaminare la funzione di Registrar e determinare come sviluppare una directory di gruppo.

Rapporto del Presidente – Susan r., presidente

• Susan ha riferito di aver partecipato alla riunione dell’ICOAA e di aver appreso che esiste un sottocomitato per le Comunicazioni che si riunisce con il GSO su base trimestrale. Alla riunione di questo trimestre, c’è stata una discussione sulla distribuzione di un’email con domande sullo scritto dei Fondatori che era stata distribuita dai membri e da alcuni Intergruppi ma era destinata solo ai delegati d’Area.
• Susan ha inoltrato una richiesta da Lesliee di pubblicare gli eventi sul calendario con le informazioni Zoom e di richiedere interpreti il prima possibile.

Relazione del vicepresidente – Nona c., vicepresidente

• Nona ha dichiarato di aver esplorato l’uso di DeepL ma è molto costoso. Ha spiegato che DeepL è un software che traduce documenti in altre lingue. Non è stato messo a budget per quest’anno e non rientrerebbe in una richiesta integrale. Ha dichiarato che il costo sarebbe di 280 $ al mese.
• Jeff ha chiesto se avessimo esaminato ChatGBT, che è un software gratuito, e la risposta è stata no. Ha dichiarato che Felix E., il nostro Tesoriere supplente, ha utilizzato questo software per tradurre documenti in spagnolo.
• Nona ha menzionato di aver partecipato alle riunioni dell’ICOAA, il che è stato vantaggioso.
• Nona ha menzionato che il Consiglio deve lavorare su una dichiarazione di intenti e che invierà le informazioni relative al lavoro svolto finora.
• Nona ha dichiarato che sta lavorando per coordinare la dichiarazione sul Whistleblower con la politica della Porta Aperta e la dichiarazione sul decoro e intende completare questo lavoro prima della nostra Convention Internazionale.
• Nona ha riferito che tutti gli statuti tranne due (Correzioni e CPC) sono completi e che il CPC arriverà presto.
• C’è una modifica al nostro Statuto che sarà presentata presto per modificare la dichiarazione secondo cui le dimissioni sono desiderate per iscritto ma non richieste.

Relazione del Segretario – Jeff B., Segretario

• Jeff ha dichiarato che lavorare su una dichiarazione di intenti è importante ma che dobbiamo anche fare una pianificazione strategica che potrebbe iniziare ad aprile dopo l’approvazione dello Statuto.
• Jeff ha menzionato di aver anche tenuto traccia di diverse modifiche che dovremmo considerare di apportare allo Statuto, che dovremmo iniziare a esaminare ad aprile. Jeff ha dichiarato che sarebbe disposto a presiedere un comitato ad hoc per la revisione dello Statuto.
• Jeff ha menzionato di non aver ancora nominato Naterena come Segretaria supplente ma è incoraggiato dalla sua discussione con lei e dal fatto che è stata invitata e si è presentata.
• Jeff ha fornito un aggiornamento sui verbali mancanti delle riunioni del Consiglio che non erano stati completati a causa della sua malattia l’anno scorso. Ha menzionato di essere quasi in pari e che discuteremo un’altra serie di verbali arretrati, i verbali della riunione del Consiglio del 20/6 in sessione esecutiva. Ha menzionato che Amelia aveva lavorato alle riunioni dell’11/7 e del 23/7 che ora dovrà completare.
• Ha dichiarato che nessun lavoro aggiuntivo è stato fatto sul Board Book.
• Jeff ha riferito che siamo pronti ad acquistare la polizza di responsabilità civile aggiuntiva e a rinnovare la nostra polizza D&O, che vedrà un aumento da 549 $ a 576 $. Ha dichiarato che avrebbe bisogno di una carta di credito per effettuare questi acquisti e Jennifer ha detto che gli avrebbe inviato le informazioni sulla carta di credito da usare.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha riferito che i rapporti di gennaio sono stati pubblicati sul sito web.
• Jennifer ha riferito che siamo circa 1.000 $ in anticipo rispetto al budget per i contributi.
• Ha menzionato che Stripe è attivo e funzionante e abbiamo ricevuto il nostro primo pagamento.
• Ha riferito che il nostro acconto per Tech 12 è stato effettuato.
• Jennifer ha esaminato il rapporto sui Contributi e ha menzionato che i contributi individuali non sono riportati su una singola riga. Ha riferito che abbiamo avuto un contributo di 800 $ tramite Stripe da un gruppo che contribuiva per la prima volta dalla Nuova Zelanda.
• Jennifer ha esaminato il rapporto sul Saldo con il Consiglio. Ha menzionato che il rapporto è stato migliorato per rinominare il conto di risparmio Mercury in Riserva Prudente.
• Jennifer ha menzionato che Erica aveva inviato una revisione finanziaria che non aveva riscontrato anomalie finanziarie ma lei non ha ancora avuto il tempo di esaminare la revisione.

Rapporto del trustee internazionale – Beth a., trustee internazionale

• Beth A. ha riferito che la prima fase di pianificazione per la Convention Internazionale, ovvero l’iscrizione dei gruppi, dovrebbe essere completata entro il 1^° marzo.
• Ha riferito che i moduli di iscrizione sono stati inviati e che sia lei che Carlos D., il presidente del comitato Unity, hanno contattato i gruppi.
• Beth ha menzionato di aver coordinato con Tech 12 e che la prossima riunione è il 2^° marzo.
• Beth ha menzionato che dovrà utilizzare una licenza Zoom aggiuntiva in modo da poter programmare riunioni contemporaneamente ad altre riunioni OIAA. Jennifer ha riferito che una seconda licenza è stata acquistata ma che le riunioni dovranno essere coordinate con il team tecnico.
• Beth ha dichiarato di essere interessata a utilizzare l’AI Companion in Zoom per gli appunti delle riunioni perché non hanno un segretario per redigere i verbali.
• Beth ha dichiarato che i gruppi che si stanno iscrivendo alla Convention Internazionale sono entusiasti di partecipare e apprezzano il fatto che li stiamo ascoltando.

Interpreti – Lesliee A., Presidente delle Comunicazioni

• Lesliee ha discusso il problema con gli interpreti ASL che hanno richiesto un minimo di 2 ore, che il Consiglio non era disposto a sostenere. Ha menzionato che sta imparando a usare Upwork. Un problema con Upwork è che gli interpreti non possono comunicare prima della riunione.
• Lesliee ha riferito che esaminare le linee guida del GSO è stato utile.
• Ha riferito che gli interpreti ASL alla sessione di revisione delle linee guida hanno avuto problemi a comunicare tra loro. Ha anche riferito che l’interprete ASL che ha lavorato con noi in passato non credeva che l’interprete ASL di Upwork avesse fatto un buon lavoro. È anche preoccupata che il costo dell’interpretariato aumenterà.
• Nona ha dichiarato che dovremo esaminare attentamente quali lingue avremo bisogno di interpretazione e che dovremmo chiedere ai nostri membri quali sono le loro esigenze.
• Jennifer ha concordato con Nona e ha chiesto se ci fosse stato chiesto di fornire interpretazione ASL per la revisione delle linee guida. Ha dichiarato che dovremmo richiedere l’interpretazione con almeno due settimane di anticipo. Jennifer ha menzionato che lo standard per l’interpretazione è assumere due interpreti.
• Beth ha menzionato che avremo bisogno dell’ASL per la Convention Internazionale poiché un gruppo di sordi si è già iscritto.
• Susan ha dichiarato che nel suo avviso ai membri riguardo a qualsiasi evento, chiede che i membri le comunichino le loro esigenze di interpretazione. Ha dichiarato che chiunque stia pianificando un evento dovrebbe richiedere l’interpretazione almeno due settimane prima dell’evento.

La riunione si è chiusa alle 16:24 EST quando il Consiglio è passato alla sessione esecutiva.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark M. ha proposto di accettare i verbali come modificati, proposta appoggiata da Nona C. I verbali del 14/1 sono stati approvati all’unanimità.
2. Mark M. ha proposto di accettare i contributi da questo conto aziendale per conto di un gruppo e di continuare ad accettare contributi futuri. Jeff B. ha appoggiato la mozione. C’è stata una discussione e il Consiglio ha votato 3 a 2 per approvare la mozione. È stata espressa un’opinione di minoranza ma, poiché non c’è stata alcuna mozione per riconsiderare il voto, la mozione è stata approvata.
3. Mark M. ha proposto di accettare lo statuto del PIC come presentato, proposta appoggiata da Jennifer B. La mozione è stata approvata all’unanimità.
4. Nona C. ha proposto di accettare lo statuto delle Comunicazioni con un emendamento per un supplente, proposta appoggiata da Jennifer B. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Umilmente presentato,

Jeff Bernknopf

Segretario OIAA