Partecipanti:

Lesliee A., responsabile delle comunicazioni

Beth A., presidente supplente dell’Unità

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Jan BB, Presidente del PAC

Nona c., vicepresidente

Carlos D., presidente dell’Unità

Felix e., supplente Tesoriere

Eldin, presidente supplente del PAC

Melinda F., presidente supplente della Tecnologia

Amelia l., supplente Segretario

Mark m., responsabile della tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione alle 17:02 EST con la Preghiera della Serenità.

Relazione del Segretario – Jeff B., Segretario

• Jeff ha riepilogato la riunione congiunta del Consiglio della precedente riunione congiunta del Consiglio del 18 agosto ^2023.
• Non essendoci state correzioni, Mark M. ha proposto di accettare i verbali così come presentati. La mozione è stata appoggiata da Nona C. e i verbali sono stati approvati all’unanimità.
• Jeff ha riferito che due avvocati sono stati assegnati all’OIAA per aiutarci a esaminare e approvare i 3 documenti organizzativi: la politica sul Whistleblowing, il documento sul Conflitto di Interessi e il documento sulla politica di conservazione dei documenti. Questi avvocati ci aiuteranno anche a esaminare e finalizzare il processo Open Door.
• Jeff ha anche dichiarato di aver preparato un foglio di calcolo con l’arretrato dei verbali del Consiglio che devono ancora essere redatti da quando non era disponibile a causa di malattia. Jeff ha menzionato che ora abbiamo verbali che risalgono a luglio, con diversi verbali arretrati che lui e Amelia devono ancora redigere.

Rapporto della Tesoriera – Jennifer B., Tesoriera

• Jennifer ha dichiarato che non esaminerà i rapporti finanziari, poiché ciò è stato fatto la scorsa settimana all’Assemblea dell’OIAA.
• Jennifer ha avuto diversi commenti sul processo di bilancio
  • Jennifer ha dichiarato che lei e Felix si sono incontrati per esaminare il bilancio. Ha chiesto a Felix di verificare le proiezioni di entrate.
  • Al momento, sembra esserci un deficit di circa 40.000 $ sulla base delle attuali richieste di bilancio.
  • Jennifer ha dichiarato che le riunioni del comitato Finanze sono state spostate al secondo ^{sabato del mese alle 14:00 EST per meglio accogliere i partecipanti internazionali.}
  • Jennifer ha menzionato che non sono stati inclusi fondi nel bilancio 2024 per un audit esterno. Tuttavia, ha inviato un’e-mail a chiunque fosse interessato a condurre un audit interno. Jennifer ha riferito che ci sono state 3 risposte e che Eldin aveva redatto procedure che avrebbero potuto essere utilizzate per un audit interno.

Relazione del presidente – Susan R., presidente

• Susan ha fornito il suo rapporto di presidente al Consiglio.
• Susan ha dichiarato di aver esaminato lo Statuto riguardo al suo ruolo e di aver descritto le sue attività durante l’ultimo trimestre.
• Susan ha sottolineato la necessità che i Comitati lavorino insieme su questioni comuni.
• Susan ha menzionato che le riunioni del Consiglio Direttivo saranno anch’esse spostate alla seconda ^{domenica alle 14:00 EST e le riunioni congiunte del Consiglio si terranno il terzo sabato alle 14:00 EST. Sebbene il problema di raggiungere l’altra metà del mondo persista, questi orari saranno più favorevoli per i nostri partecipanti europei.}

Vicepresidente – Nona C., vicepresidente

• Nona ha riferito che il suo primo trimestre come Vicepresidente è stato in gran parte dedicato a seguire l’esempio della Presidente
• Nona ha riferito sulle sue attività per l’ultimo trimestre, incluse le riunioni del Comitato a cui ha partecipato.

Rapporto del Presidente della Tecnologia – Mark M., Presidente della Tecnologia

• Mark ha riferito che questo trimestre è stato il culmine degli ultimi 6-9 mesi. Ha ringraziato i suoi predecessori per aver messo da parte i fondi per l’aggiornamento della nostra tecnologia.
• Ha menzionato che gli ultimi 3 mesi sono stati dedicati all’apportare modifiche al sito web appena lanciato.
• Il comitato Tecnologia è stato coinvolto nel processo di bilancio e il budget attuale del comitato Tecnologia è di 55.000 $, che è circa la metà del bilancio del prossimo anno.
• Se hai bisogno di aiuto con la tecnologia dell’OIAA, invia un’e-mail a asktech@aa-intergroup.org.
• Mark ha riferito che due membri del comitato Tecnico hanno partecipato alla conferenza NAATW di persona a nome del comitato Tecnologia.
• Melinda ha riferito di aver preparato un rapporto che è stato pubblicato sul sito web con note dal NAATW. Melinda ha anche accesso ai rapporti e ai video della conferenza NAATW che può condividere con chiunque lo richieda. Ha ringraziato il Consiglio per averle permesso di partecipare al NAATW e di servire come presidente supplente della Tecnologia. Ha descritto una serie di utili presentazioni del NAATW che erano incluse nel suo rapporto.
• Melinda ha anche riferito di essere passata dal ruolo di presidente supplente della Tecnologia a quello di lavoratrice speciale retribuita. La sua nuova e-mail è services@aa-intergroup.org. Sta documentando il suo ruolo di Web Servant retribuita per facilitare la transizione per la prossima persona che assumerà questo ruolo.

Rapporti dei comitati

• Carlos D., il presidente del comitato Unità, ha riferito che il Comitato ha deciso di ritirarsi dalla seconda ^{Convenzione Internazionale Annuale a causa di disaccordi su come procedere. Ha anche riferito che il Comitato ha preparato il proprio bilancio per il prossimo anno, che include fondi per una convenzione internazionale da ospitare dall’OIAA, e che il Comitato ha presentato il proprio statuto aggiornato al Consiglio per l’approvazione.}
• Jennifer ha suggerito che la convenzione che il comitato Unità sta pianificando per il prossimo ottobre sia spostata a novembre, quando ci sono meno impegni.
• Jan BB. ha fornito il suo rapporto PAC al Consiglio. Ha dichiarato che ci sono state 105 richieste di nuove inserzioni a settembre e che 49 sono state elaborate fino al completamento. Ha fornito anche statistiche aggiuntive dal suo rapporto.
• Jan ha parlato brevemente delle 4 riunioni a cui è stata negata l’inserzione e delle ragioni per cui è stato fatto. Le riunioni sono state in gran parte rifiutate in quanto non erano riunioni esclusivamente associate all’A.A.
• Amelia L., la presidente supplente del comitato Linee Guida, ha riferito che il comitato ad hoc Linee Guida completerà il proprio lavoro entro la fine di settembre. Si aspetta che il lavoro sia completato entro questa scadenza e che il documento sarà presentato al Consiglio per la revisione. Ha menzionato che ci saranno diverse questioni aperte che il Consiglio dovrà discutere e risolvere.
• Lesliee, la presidente del comitato Comunicazione, ha riferito che il comitato Comunicazione si riunisce la terza ^{domenica del mese. Ha riferito di aver lavorato con la nostra Presidente, Susan, e Jennifer per sviluppare un processo per l’ingaggio di interpreti e traduttori. Sta pensando di sviluppare un modulo di feedback per la valutazione di traduttori e interpreti. Lesliee ha dichiarato che il suo comitato ha sviluppato un processo per la creazione di video e che il Comitato sta lavorando al suo primo video, Che cos’è l’OIAA e il ruolo dell’IGR? Il Comitato sta anche sviluppando un modulo per la presentazione dei rapporti del Comitato.}
• Susan ha chiesto ai presidenti dei Comitati con quale frequenza desiderassero riunirsi come Consiglio congiunto. Il consenso è stato che i Comitati e il Consiglio dovrebbero riunirsi trimestralmente.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità alle 18:48 EST

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark M. ha proposto di accettare i verbali così come presentati. La mozione è stata appoggiata da Nona C. e i verbali sono stati approvati all’unanimità.

Umilmente presentato,

Jeff Bernknopf

Segretario OIAA