Aggiornamento del comitato per le linee guida – Agosto 2023
Membri presenti: Susan R (Presidente OIAA), Nona (Vicepresidente OIAA), Jeff B (Segretario OIAA), Gwen M (Presidente del Comitato per le Linee Guida), Amelia L (IGR Journey Heart), Jan BB (Presidente PAC OIAA), Carlos D (Presidente del Comitato per l’Unità), Mary M (Presidente/Registratore Steppers) Jeanine F (IGR VSS e Comitato di Comunicazione), Beth D, (Comitato per l’Unità) Beth A (Presidente supplente del Comitato per l’Unità)
Assenti: Dave W (IGR D&R), Melinda F (Pres. supplente del Comitato Tecnico), Barry M (Ex Segretario), Jennifer B (Tesoriere OIAA), Mark M (Presidente del Comitato Tecnico)
Apertura della seduta: Gwen ha dichiarato aperta la seduta alle 15:03.
Punti chiave per il comitato a seguito della riunione del consiglio di amministrazione di OIAA del giorno precedente:
• Priorità in linea con le esigenze per le prossime elezioni.
Messaggio del Presidente di OIAA: Susan R
• Tutto ciò che è necessario per le elezioni è necessario entro ieri.
• Presentare al Consiglio di Amministrazione per l’approvazione quanto segue:
o Il lavoro svolto su Consiglio, Amministratori, Sezione 1,
o Descrizioni delle mansioni degli amministratori
o Processo elettorale.
• Deve essere incluso nell’ordine del giorno dell’Assemblea 30 giorni prima del 16 settembre.
Ripresa della Sezione 1 con particolare attenzione alle sezioni evidenziate in giallo nel documento:
• Rotazione del consiglio: la continuità del 50% del consiglio potrebbe essere difficile/impossibile da raggiungere. Le possibilità per aiutare a garantire la coerenza potrebbero includere: Invitare il presidente o un funzionario uscente a rimanere nel consiglio in qualità di membro non votante per un periodo di un anno. Il linguaggio potrebbe dover essere indicato come “Si deve tendere a” o come “Nel modo più efficace possibile”
• È stato fatto presente che le nomine del consiglio effettuate a partire da dicembre dovranno essere sottoposte a elezione quest’anno.
• Un’opzione per il consiglio attuale è quella di decidere quali posizioni in questo primo anno avranno un mandato di un anno, il mandato standard di due anni o un mandato di tre anni, in modo da iniziare a definire un programma in modo che determinati ruoli vengano eletti negli anni pari e gli altri negli anni dispari.
• Suggerimento per implementare qualcosa del tipo: Negli anni dispari, 3 amministratori sono in scadenza e negli anni pari 2 amministratori sono in scadenza.
• Se c’è una nomina nel frattempo, potrebbe essere fissata per un mandato di un anno. Ciò non elimina comunque la continuità della posizione o le 3 posizioni o le 2 posizioni che sono in scadenza ogni anno pari o dispari.
• In conclusione: Evitare una percentuale fissa. Dichiarazione generale che il consiglio può fornire alcune raccomandazioni all’inizio delle elezioni o una dichiarazione. Qualsiasi elezione, se il consiglio desidera che i membri tengano conto di ciò e lasciare la microgestione e i dettagli di questa sezione al consiglio, non nelle linee guida.
Qualifiche degli amministratori:
• Discussione utile/non obbligatoria
• Spostare i dettagli relativi all’Amministratore Int’l fuori da questa sezione e in quel ruolo
• Un background aziendale o un’esperienza professionale è utile. Il consiglio e i membri sono anche interessati ad altre competenze e qualità che gli amministratori possono offrire.
• Alexandra, consulente legale ProBono di OIAA, ha sottolineato la necessità che il comitato per le linee guida di OA metta in atto una struttura che crei un livello di supporto da parte dei comitati al consiglio che vada oltre una sola persona.
• Concordato da molti che è ok rimuoverlo. Ulteriori comunicazioni sono ora in atto con le riunioni del team di coordinamento.
• Il Consiglio deve decidere chi si occuperà di supervisionare/osservare/supportare i vari comitati.
Che i verbali riflettano quanto segue, che è stato inviato via e-mail prima della riunione odierna: (Alcuni, ma non tutti questi punti sono stati affrontati in sessione)
• In 1, perché si afferma: “ma non inclusi i funzionari”. Penso che questo dovrebbe essere rimosso e il paragrafo dovrebbe terminare con “… responsabilità fiduciarie.”
• La sezione 7 è una ripetizione del linguaggio nello Statuto e, pertanto, non necessaria nelle Linee Guida
• In 8, come decideremmo quale del 50% degli Amministratori ruoterebbe? Inoltre, i nostri Amministratori hanno dei Supplenti che presumibilmente (ma non necessariamente) si candiderebbero alla posizione per la quale si spera siano stati formati. Inoltre, cosa succede se c’è un numero dispari di Amministratori, come sembra che avremo 7 Amministratori.
• In 8, non mi piace il “può”. Come deciderebbe il Consiglio? Penso che o lo facciamo o non lo facciamo. Se lo facciamo, penso che il Presidente avrebbe voce in capitolo ma non voto.
• In 9, lascerei questo come i requisiti della sezione generale per tutti gli Amministratori e lascerei il requisito Bi- e Multilingue per la sezione successiva
• L’Amministratore Internazionale dovrebbe essere intitolato “Amministratore Internazionale-Large” in quanto è così che viene indicato nella descrizione.
Amministratore Internazionale:
• Sebbene sia stato suggerito di aggiungere “Fare ogni sforzo possibile per capire qual è la situazione in ogni paese o qual è la situazione in ogni paese per quanto riguarda i gruppi online”, questo non è stato universalmente approvato.
• È stato raggiunto un consenso sulla descrizione della mansione dell’Amministratore Internazionale come scritto.
Amministratore-at-Large:
• Riguardo alla terminologia “at-large” è difficile, soprattutto se le persone hanno problemi con il loro peso.
• Il ruolo come scritto è troppo vago, concorso di popolarità, evidenziando un grande leader rispetto a un servitore che lavora sodo per OIAA ogni giorno
• Portare umiltà nell’immagine – incorporare il servizio piuttosto che le responsabilità
• Flessibilità nei compiti necessaria in base alle esigenze del Consiglio
• Un piano, una base. Di un vero piano operativo da abbinare a questi.
• Queste descrizioni delle mansioni devono essere ben pensate per queste descrizioni degli amministratori, è davvero essenziale per tutta la nostra operazione, tutta la nostra società.
• Si prega di chiedere al Consiglio di smettere di creare nuovi comitati/programmi ecc. che sono solo più cose di cui occuparsi – e di districarsi e trovare un posto per – e quindi il lavoro per raccomandare o stabilire procedure continua a crescere –
• Il ruolo di collegamento potrebbe non aver bisogno di essere una posizione del consiglio – che ne dite se il consiglio nomina un collegamento?
• Piano abbozzato – non pronto per essere implementato. Deve tornare al Consiglio
• Zonale è un sogno per il futuro – non ora
Mozione presentata alle 14:05: Il Comitato per le Linee Guida raccomanda al Consiglio di Amministrazione di OIAA che il Consiglio sia ampliato con due Amministratori Internazionali in questo momento. La mozione è stata accettata come indicato e appoggiata. È stata effettuata una votazione e la mozione è stata approvata con un voto di 7-2. Al voto contrario è stata data la parola e ha presentato l’opinione della minoranza. Nessuno ha scelto di cambiare il proprio voto, quindi la mozione ha prevalso come presentata.
Riunione aggiornata.
La prossima riunione completa del comitato si terrà mercoledì 16 agosto 2023 su Zoom.
Rispettosamente presentato,
Gwen M
Presidente, Comitato ad hoc per le Linee Guida
