Aggiornamento finanziario – Agosto 2023

COMITATO FINANZIARIO OIAA

Verbale della riunione

14 agosto 2023
Fuso orario: Pacifico/Honolulu (GMT-10)

Jennifer ha aperto la riunione con la Preghiera della Serenità
12:01 PM
Elenco dei partecipanti:

Gwen M, membro del comitato finanziario dell’OIAA
Jennifer B, presidente del comitato finanziario dell’OIAA
Susan R, presidente del consiglio di amministrazione dell’OIAA
Felix E, tesoriere supplente del comitato finanziario dell’OIAA

Ellen F, nuova in AA / partecipa a vari comitati per trovare un buon servizio adatto.

Amelia, segretaria supplente del consiglio di amministrazione dell’OIAA

Approvazione dell’ordine del giorno

Nessuna approvazione chiara sulla trascrizione

Approvazione del verbale del mese precedente

Approvato alle 12:09 PM

Revisione dei rapporti finanziari
1. Variazione di bilancio
2. Stato patrimoniale
3. Contributi

Approvato alle 12:10 PM

Nuovi affari

Budget del comitato per il 2024

Jennifer ha presentato 4 richieste per il budget del 2024, come segue

Richiesta di budget del Comitato di pianificazione del Forum IGR: 4.160 $ per i servizi di traduzione per 4 Forum IGR.

I forum durano 2 ore e sono calcolati per 4 lingue: spagnolo, francese, portoghese e ASL. Questi fondi potrebbero non essere interamente utilizzati a seconda della crescita della nostra organizzazione in ambito internazionale.

C’è stata una discussione per chiarire i moduli IGR e quale individuo o comitato li gestisce. Il vicepresidente del consiglio li gestisce. Susan, Jeff e Fran? componevano principalmente il comitato, e a volte Jane R. Il nuovo vicepresidente sta pianificando di ridurre forse il numero di attività in ottobre e di fornire possibilmente alcune presentazioni. Esther, degli IGR, voleva maggiori informazioni a riguardo. Doveva anche essere tenuto quattro volte all’anno perché abbiamo un costante ricambio di rappresentanti IG e arrivano qui senza sapere cosa fare. C’è un piccolo tutorial di mezz’ora all’inizio di queste cose. È previsto un incontro con i nuovi IGR e dire loro quali sono le loro responsabilità, parlare di come presentare relazioni e cose del genere. È un evento gestito dal consiglio. Tutte le richieste non previste a bilancio in discussione sono per il 2024. Non ci sono richieste non previste a bilancio per l’assemblea di settembre.

Gwen ha fornito alcune informazioni di base sul Forum IGR in merito a questa richiesta a bilancio. Il primo forum intergruppo è stato poco più di 1,5 anni fa. Era principalmente un test ed è stato avviato da Gwen e Jeff che hanno lanciato un appello ai volontari. È così che hanno reclutato. Non è stato solo il nostro primo forum di rappresentanti intergruppo, ma è stata la prima volta che ci siamo incontrati in tempo reale come membri intergruppo. Abbiamo imparato così tanto da questo processo in un breve lasso di tempo e, poiché era qualcosa che stavamo provando per la prima volta, chiunque avesse il tempo di occuparsi di un pezzo di esso ci ha lavorato. Non è mai stato davvero un progetto di comitato, ma solo il progetto che le persone ritenevano davvero necessario per raggiungere i nostri membri.

Idaho ha suggerito che, poiché ci sono così tante attività in corso in questa organizzazione, è necessario costruire processi di valutazione. Soprattutto in termini di quanto stiamo chiedendo ai membri. Perché abbiamo avuto due assemblee in due mesi.

Richiesta di budget del Comitato per il 89° anniversario della Convention: 800 $ per gli interpreti.

Jennifer suggerisce che, poiché la convention sta chiedendo 800 $ per gli interpreti, è necessario inserire tale voce nella riga degli interpreti e costruire il budget e le finanze. Ha suggerito di includere tale voce in tutti i settori, in modo che ogni evento abbia una voce per la traduzione: convention, forum IGR, Unity, ecc.

Discussione su come valutare la necessità rispetto al servizio di traduzione. Felix

ha suggerito di trovare un modo per valutare la necessità prima di mettere in atto il servizio di traduzione per l’evento. Amelia sostiene una valutazione post-evento sull’argomento. I comitati devono comunicare bene in anticipo su questo argomento. Susan ha ribadito la necessità che i comitati richiedenti si assicurino che, se stanno organizzando un evento, chiedano denaro nel budget, in anticipo. I presidenti dei comitati possono esprimere queste cose e iniziare a costruire una cooperazione e un migliore coordinamento tra loro, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo.

Richiesta di budget del Comitato Finanze: 3.194 $ totali

2.400,00 $ Possibile lavoro di servizio speciale per la contabilità. 200 $/mese

250,00 $ Spesa di gennaio Traveling Mail Annual. La tariffa potrebbe essere ridotta

più tardi.

544,00 $ 37 $/mese software Xero, 100 $ per il software fiscale Aprill

Discussione su cosa coprirebbe il possibile lavoro di servizio speciale. CPA per coprire la presentazione 990/ez ogni anno. Possibilmente includere questo nel budget complessivo dell’OIAA per il 2024 e aumentare la voce di lavoro di servizio speciale di 1.000 $.

Richiesta di budget del Consiglio/Presidente del Comitato per il budget: 26.700 $ totali

1.700,00 $ inviare il presidente alla conferenza ICOAA

5.500,00 $ 5000 $ per la parcella legale; 500 $ per lo sviluppo del consiglio

19.500,00 $ Consiglio X 12 riunioni x 1 lang=3120(x3 lang-9360); Steering x 8

riunione x 1 lang=2080(x 3=6240); Assemblea x 5 riunioni x ⅓

lingua=1300/3900; Tutti gli eventi 1 lingua=6500; 3 lingue=19.500

Discussione su come e dove contabilizzare le spese di sviluppo professionale per i volontari, in questo caso il presidente, che potrebbe avere o meno una formazione formale in leadership aziendale. Riguardo a BoardSource. Jennifer ha suggerito di aumentare la voce a 6.000 $ per BoardSource, abbonamento alla fonte = Totale per possibili spese legali, spese legali e sviluppo del consiglio. Tutti d’accordo.

Discussione sui servizi di traduzione e/o interpretariato per le assemblee, le riunioni del consiglio e le riunioni del comitato direttivo nel 2024 e se il consiglio sia a conoscenza delle precise esigenze a questo punto. La definizione del budget non significa che il denaro debba essere speso, ma solo che è riservato a tale scopo.

Discussione sull’aiuto clericale per il consiglio e altri comitati (non appropriato per questa richiesta di budget). Susan farà delle ricerche.

Voci di bilancio approvate alle 13:00

Ruolo del presidente del comitato finanziario

Discussione delle preoccupazioni dei membri sulla trasparenza e il dovere fiduciario. La percezione è che lo statuto affermi che un membro del consiglio non può essere un presidente. Necessità di chiarire lo statuto, il glossario e le linee guida dell’OIAA. L’argomento sarà discusso ulteriormente in assemblea.

Modificare lo statuto?

I membri sono a disagio per questa sezione dello statuto del comitato finanziario appena approvato. Le preoccupazioni dei membri riguardavano i controlli e gli equilibri. I membri volevano rinviare e affrontare l’argomento se il presidente del comitato finanziario possa essere anche tesoriere. Felix ha suggerito di fare una presentazione ai membri per educare meglio le modifiche proposte allo statuto del comitato finanziario. Indipendentemente da ciò, è necessario che ci sia una descrizione del lavoro per un presidente delle finanze.

Elezione del presidente del comitato finanziario?

Rinviato in attesa di avere una scadenza alla fine di settembre per il Comitato per le linee guida e qual è lo stato del rapporto finanziario.

Varie ed eventuali?

Nessuno

Chiuso con la dichiarazione di responsabilità

1:37 PM

Verbale della riunione trascritto dalla trascrizione

Rispettosamente presentato, Erica K