Aggiornamento finanziario – Luglio 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 14 luglio 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Felix e. – Tesoriere supplente
Barry m. – membro di lunga data del comitato finanziario
Susan r. – Presidente OIAA
Gwen – membro del comitato finanziario – Presidente CDC
Felix prende l’iniziativa oggi e raccoglie tutti i materiali con l’aiuto di Susan e Barry.
Felix si presenta come Tesoriere supplente, in sostituzione di Jennifer. Susan si presenta come Presidente OIAA. Barry si presenta come Amministratore fiduciario generale. Gwen si presenta come membro del Comitato Finanziario e come Presidente CPC.
Dato che è la prima volta che Felix presiede la riunione, chiede a Susan se recitano il preambolo o le preghiere. Susan e Barry rispondono di sì alla Preghiera della Serenità.
Felix guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.
Revisione del bilancio
Felix inizia dicendo che ci sono tre voci da esaminare: Bilancio, Budget e Contributi. Mostra il Bilancio sullo schermo. Afferma che il confronto trimestrale più significativo da marzo a giugno 2024 riguarda il conto corrente, che è il conto spese. Il conto spese ha 20.000 $, quindi le attività totali sono aumentate di 20.000 $. Aggiunge che questo ci mette in una posizione favorevole per poter investire in eventuali miglioramenti tecnologici al sito web o in progetti relativi all’OIAA. Ma solo se tutti siamo d’accordo.
Felix chiede se ci sono domande riguardo al Bilancio. Barry vorrebbe chiedere dell’accantonamento di 5.500,00 $ per la Convention del 2025 e non è riuscito a trovarlo nel Budget. Vorrebbero assicurarsi che sia per la Convention Internazionale del 2025. Tutti cercano nei documenti. Felix non è sicuro se sia stato spostato, ma si assicurerà di trovare la risposta.
Barry afferma che una delle cose più evidenti che salta all’occhio di tutti è l’aumento di denaro di anno in anno. Sottolinea che in un solo mese, OIAA ha ricevuto 16.000 $ in più rispetto al mese scorso. Felix concorda che, sebbene le loro entrate siano cresciute in modo significativo, le loro spese sono rimaste costantemente le stesse. Continua dicendo che, guardando i confronti anno su anno, OIAA è a 75.000,00 $ e l’anno scorso OIAA era a 28.000,00 $. In pratica, afferma, siamo triplicati in un anno. Felix suggerisce di spostare parte del conto corrente nel conto di risparmio, tuttavia, è così che calcolano la riserva prudenziale. Tengono i soldi nel conto corrente, ma in termini di spese maturate ci saranno più spese l’anno prossimo a causa di molte nuove attrezzature e cose per la suite di ospitalità a Vancouver per la convention. Susan non vuole che ci dimentichiamo delle spille. Cercano di nuovo di individuare dove si trova il saldo accantonato della Convention Internazionale nel Bilancio. Lo trovano nel Bilancio per 5.500,00 $.
Parlano di come spostare l’importo accantonato nella sua categoria di spesa e perché non è stato dettagliato. Non è ancora stato inserito in una categoria propria perché non è ancora stato messo in atto, dato che non hanno ancora speso nulla. Gwen dice di ricordare che Jennifer ne ha parlato in un’altra riunione e afferma che non sarebbe ancora registrato come spesa, ma solo come accantonamento. Barry afferma di essere abbastanza sicuro che non sia un problema se lo chiedono a Jennifer la prossima volta.
Felix sottolinea una spesa allocata di 800 $ per la Convention e Susan risponde che quella è per le spille per la Convention del 2025.
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Revisione della variazione di budget
Passano alla Variazione di Budget. Felix mostra che c’è anche un aumento. Le entrate sono aumentate e superano il budget per il mese di oltre 2.000,00 $ e di oltre 8.000,00 $ da inizio anno. L’importo per gli Individui è diminuito, ma non è un grosso problema. Barry sottolinea che molto è cambiato da quando li raggruppavano. Ora specificano l’Individuo rispetto al loro Gruppo. Quindi, alcuni di quei contributi individuali sono diventati contributi di gruppo. Questo è il risultato della revisione di quelle donazioni. Felix concorda che questo è lo spazio perfetto per identificare questi contributi, poiché alcuni dei tesorieri potrebbero aver effettuato le donazioni quando in realtà erano per i loro Gruppi.
Felix esamina le spese specifiche della Convention Internazionale. Sottolinea che quelle per i lavoratori tecnici specializzati e gli interpreti per il Consiglio e l’Assemblea, l’Ig Forum e le riunioni di Unità sono significativamente al di sotto del Budget. Barry vorrebbe sapere perché sono al di sotto delle loro Spese Operative Totali. Felix esamina le proiezioni e chiede di vedere le Spese della Conferenza.
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Revisione dei contributi
Felix mostra i Contributi sullo schermo. Felix chiede a tutti di controllare attentamente e assicurarsi che i propri gruppi personali siano elencati correttamente prima di passare alle righe finali. Barry sottolinea che i numeri individuali più grandi vanno da 527 $ e 735 $
Nei Gruppi, Serenity Circle, essendo il più grande. Barry dice che gli intergruppi di tutto il paese sarebbero così orgogliosi di questi numeri. Crede che ciò dimostri il fantastico supporto delle persone che partecipano alle riunioni.
Susan pone la sua domanda sul Gruppo Online ASA. Online Home Group è un servizio bancario che anche il suo gruppo ha deciso di utilizzare. Vorrebbe sapere come accreditano il suo gruppo. Lo vede nei contributi. Susan dice che Barry glielo aveva inviato come volantino e lui risponde che può parlarne se lei vuole. Susan continua dicendo che il suo gruppo ha aderito a questo servizio bancario online dove si può scegliere uno tra 5 o 6 diversi cestini virtuali a cui contribuire. Le piace perché alla fine del mese il suo gruppo potrebbe usare questo servizio per contribuire equamente a queste entità. Vorrebbe sapere come il suo gruppo ottiene credito se entra nel sistema in questo modo. Felix spiega che OIAA riceve denaro in tre modi: tramite assegni in cui il gruppo generalmente scrive il nome sull’assegno, il secondo sarebbe da Stripe dove il gruppo è autorizzato a identificarsi. E il terzo, proviene da Paypal. Riceviamo un’email, e se non hanno inserito il nome del gruppo e l’importo è superiore a 50 $, li contatterà per ottenere le informazioni del loro gruppo.
Barry spiega che l’Online Home Group è un fornitore di servizi di terze parti che emette un assegno e quando lui era la casella di posta ufficiale per OIAA, riceveva assegni da loro ogni mese. Sugli assegni era indicato da quale gruppo proveniva. Dice che vanno alla casella di posta nelle Caroline.
Barry spiega che ogni donazione viene suddivisa in un proprio assegno individuale e inviata a OIAA identificando la riunione da cui proveniva. Susan chiede dove sull’assegno è identificato il gruppo. Barry sottolinea che è in alto a destra sull’assegno. Susan dice che parlerà con il suo gruppo per vedere se questo risponde a tutte le loro domande. Barry suggerisce a Felix di trovare gli assegni individuali per il suo gruppo, copiarne uno e inviarglielo.
Vorrebbe anche chiedere della posizione del suo gruppo di origine nel dividersi in due gruppi. Il contributo del suo gruppo online non è arrivato fino a luglio, ma vorrebbe che fosse contabilizzato a giugno. Chiede come potrebbero assicurarsi che sia applicato al mese giusto. Felix risponde che anche lui vorrebbe avere delle risposte e dice che questa è la prima volta che sente parlare di una società di servizi di terze parti che gestisce le donazioni.
Felix cerca di capire e ripete ad alta voce: “Quindi, c’è una terza parte che raccoglie fondi da più gruppi diversi, emette un assegno e ce lo invia.” Afferma che l’unica informazione che riceve da loro è una lettera che indica a chi allocare i fondi. Continua dicendo che l’assegno sembra piuttosto professionale, e crede che ci sia un numero di telefono che può contattare per maggiori informazioni. Dice che può assicurarsi di allocare i fondi alle entità giuste. Susan ringrazia Felix e chiede a Barry se trova interessante che provenga dal Delaware? Barry poi chiede quale gruppo di origine online ha sede a Prescott, Arizona? Crede che sia lì che hanno sede. Barry afferma che potrebbe capire perché sarebbe un vantaggio per altri gruppi utilizzare questo servizio, poiché elimina la necessità di utilizzare programmi per inviare denaro o di registrarsi per degli account. Dice che non è gratuito, ma elimina qualsiasi problema con l’invio di donazioni per alcuni. Susan aggiunge che si possono anche impostare pagamenti ricorrenti con loro. Barry e Susan ringraziano Felix per l’informazione.
Felix torna da un problema audio e afferma che il modo più semplice per ricevere un contributo è prima tramite Stripe, poi Paypal, e infine gli assegni, che sono i più dispendiosi in termini di tempo. Discutono di come molte parti di esercizi commerciali e entità abbiano smesso di accettare assegni, poiché tutto si sta muovendo verso l’era digitale. Aggiunge che, anche se non hanno ancora dovuto affrontarlo, le persone potrebbero ancora emettere assegni a vuoto.
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Domande e feedback
Felix chiede se ci sono altre domande e chiede una mozione per chiudere. Barry dice che aveva un’altra domanda riguardo all’ottenimento di finanziamenti aggiuntivi per la Convention Internazionale. Vorrebbe discutere come ottenere un deposito per le spille e altre cose necessarie per la Convention Internazionale. Dice che ci sono alcune cose che devono essere pagate a valere sul budget della convention del prossimo anno. Inviera a breve un’altra richiesta di budget per questo.
Susan sottolinea come le spille siano state approvate e che Jennifer si è preparata a pagarle. Susan condivide lo schermo e mostra che 800 $ sono stati accantonati per le spille e il resto dei pagamenti era nel Budget 2025. Gwen aggiunge che i depositi per la suite e quel tipo di spese dovrebbero essere disponibili ora in modo da non dover ripetere lo stesso processo una seconda volta. Suggerisce che ogni anno dovrebbero allocare i fondi che sono già stati approvati dai membri.
Barry dice che utilizzando le informazioni di Atlanta del 2015 hanno una buona idea di ciò che è necessario per allestire con un grande schermo e una piccola flotta di laptop e, cosa più importante, avere una connessione wireless dedicata per non dipendere dall’internet dell’hotel.
Susan vorrebbe sapere se sarà sufficiente per le spese tecniche, dato che sono passati 10 anni dall’ultima stima dei costi. Aggiunge che potrebbero aver bisogno di un’aggiunta al Budget. Barry dice che non lo sa, ma pensa che noleggerà l’attrezzatura invece di acquistarla, quindi cercherà di ottenere quelle risorse e preventivi per l’attrezzatura. Spera che i tecnici ci aiuteranno con quei numeri. Aggiunge che 5 anni nella tecnologia sono come 2 generazioni.
Susan vuole presentare Randy al Comitato Finanziario come una buona risorsa. Vorrebbe far parte del Comitato Finanziario e ha idee per l’allestimento. Barry dichiara che Randy se ne occuperà! “Facile, Fatto.”
Gwen vorrebbe aggiungere un’altra cosa prima di aggiornare. Vorrebbe informare tutti della prossima fiera dei servizi che si terrà alla fine del mese. Ha notato che al Comitato Finanziario e al CP era stata assegnata la stessa sala riunioni, quindi vorrebbe invitare i membri del Comitato Finanziario alla prossima riunione del Comitato CPC il quarto lunedì del mese, che è alle 18:30 ora orientale o alle 15:30 ora della California. Farà una prova generale prima dell’Assemblea per finalizzare tutto. È entusiasta di lavorare con il Comitato Finanziario e vorrebbe renderlo divertente e “giocare splendidamente nella sabbiera”.
Felix ha preso appunti in modo da poter parlare con Jennifer. Felix chiede a Gwen della fiera dei servizi e se dovrebbero contattare Gwen o il suo supplente per discutere le idee. Gwen dice che non è così coinvolta nel prodotto finale dato che non sarà lì, ma faciliterebbe la conversazione. Dice che vorrebbe dare il benvenuto alle persone nella sala riunioni e vuole che ci sia un’attrazione sufficientemente grande da ispirarle a tornare e contribuire nei comitati.
Tutti ringraziano Felix per aver presieduto la riunione e dicono che ha fatto un ottimo lavoro.
Felix chiede se c’è una mozione per aggiornare. Gwen è d’accordo.
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Felix chiude con la dichiarazione di responsabilità
