Aggiornamento finanziario – Ott 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 12 ottobre 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Felix – tesoriere supplente
Barry – Esperto, membro di lunga data del Comitato Finanze e Amministratore fiduciario generale
Leslie a – presidente del comitato comunicazioni
Randy c. – supplente del Comitato Comunicazioni – videografo
Jeff – Segretario di OIAA
Kd – Kevin
Paul – supplente del comitato comunicazioni – archivista
Nicky w. – Segretaria
Susan – presidente OIAA
Felix si presenta come Tesoriere supplente per OIAA. Dato che dovrebbero iniziare con le presentazioni, chiede a KD di guidarli nella Preghiera della Serenità.
Felix ringrazia tutti e fa il giro della stanza per le presentazioni, iniziando con KD. KD si presenta come Kevin. Jeff si presenta come Segretario di OIAA. Randy si presenta come Presidente supplente del Comitato Comunicazioni, aiutando specificamente con i video. Leslie si presenta come Presidente del Comitato Comunicazioni. Barry si presenta come Esperto, membro di lunga data del Comitato Finanze e Amministratore fiduciario generale. Paul si presenta come Presidente supplente della comunità e Archivista. Nicky si presenta e menziona che sta solo ascoltando.
Revisione dei verbali di agosto e settembre
Felix guarda l’ordine del giorno e osserva che il punto successivo è l’approvazione dei verbali. Menziona che invierà i verbali dopo la riunione, quindi non è sicuro di come procedere con la loro approvazione in questo momento.
Verbali messi da parte per la prossima riunione
Il punto successivo è una revisione delle relazioni finanziarie, che includono la Varianza di bilancio, il Bilancio e i Contributi. Aggiunge che esamineranno anche i bilanci proposti per il Comitato 2025. Chiarisce che conosceva solo il Bilancio delle comunicazioni, ma anche Jeff ha presentato il suo. Jeff conferma di averlo presentato tempo fa.
Felix chiede se qualcuno ha qualcosa da discutere prima di concludere con la Dichiarazione di responsabilità. Felix finisce di esaminare l’ordine del giorno
Revisione della varianza di bilancio
Passa quindi a una rapida presentazione della Varianza di bilancio. Dice che non c’è molto da discutere, poiché è stato un altro buon mese in termini di contributi, ma non molta varianza. Sottolinea che stanno ancora andando molto bene, il che si traduce in una significativa diminuzione dei costi organizzativi rispetto al budget, soprattutto nelle spese amministrative totali. C’è stata anche una significativa riduzione di quanto previsto per lo Special Worker tecnico. Felix non ha ulteriori note e chiede se qualcuno ha domande o qualcosa da aggiungere alla Varianza di bilancio. Barry chiede a Felix di tornare in cima e scorrere lentamente verso il basso per la revisione. Felix acconsente e chiede a Barry se ha domande. Barry osserva che sembra che stiano spendendo meno rispetto al budget. Felix concorda, notando che sono significativamente al di sopra del loro punto di riferimento, con spese costantemente inferiori alle proiezioni. Ciò conclude la discussione sulla Varianza di bilancio.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione del bilancio
Per il Bilancio, Felix non ha molto da aggiungere. Osserva che hanno 84.000 $ in Conto corrente, 55.000 $ in Mercato, che costituiscono la loro riserva prudente, portando la liquidità totale a 140.000 $. Susan chiede a Felix di scorrere di nuovo verso l’alto, sottolineando che la loro riserva prudente è stata stabilita come la metà del loro budget. Felix conferma, aggiungendo che hanno un fondo dei sogni di 84.000 $. Il loro budget quest’anno è di circa 100.000 $. Susan sottolinea che sono essenzialmente 30.000 $ in eccesso e 30.000 $ al di sopra della loro riserva. Felix concorda, attribuendo alcuni risparmi al passaggio a un nuovo servizio per la traduzione e l’interpretazione.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione del foglio dei contributi
Passa al foglio dei Contributi, notando che non ci sono state deviazioni significative dalla norma nei contributi di gruppo per l’ultimo mese.
Felix chiede se Susan, Barry o qualcun altro ha qualcos’altro da aggiungere. Susan solleva una domanda su cui si sta interrogando da tempo: se c’è un modo per identificare da quali paesi provengono i contributi. Felix risponde che PayPal può fornire alcune informazioni, ma al momento non ha i dettagli. Si offre di esaminare la questione e Susan lo apprezza. Barry chiede informazioni sui contributi individuali rispetto al mese precedente, cercando di valutare se si stanno consolidando sempre più nei contributi di gruppo. Felix osserva che il mese scorso avevano 488 $ per gli individui e aggiunge che questo mese hanno avuto contributi per un totale di 455 $.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Felix chiede quindi a Susan se ha qualcos’altro da aggiungere. Susan condivide di essere stata recentemente in un podcast per Grapevine e di averlo trovato entusiasmante. Felix scherza dicendo che sicuramente glielo terranno contro.
La riunione passa quindi ai bilanci proposti per il Comitato 2025. Felix chiede a Jeff di condividere il suo schermo poiché Felix non sembra avere i documenti. Tuttavia, Jeff ha dovuto andarsene per un’altra riunione, quindi Barry ricondivide lo schermo quando Jeff ritorna.
Bilancio del comitato comunicazioni
Randy menziona che Jeff è occupato con qualcos’altro, quindi Felix si rivolge a Leslie. Leslie afferma che tutti i suoi presidenti supplenti sono presenti per aiutare a spiegare qualsiasi parte al di là della sua conoscenza. Spiega che la revisione del budget include 70 $ aggiuntivi per due membri per partecipare alla versione online della Convention Internazionale 2025. Ciò consentirà loro di vedere come è impostata, il che potrebbe essere utile per la prossima Convention Internazionale di OIAA.
Passando alle quote e agli abbonamenti, Felix chiede a Paul di elaborare il servizio di scrubbing dei metadati. Paul spiega che questo servizio è fondamentale per gli archivi, aiutando a proteggere le identità delle persone che condividono materiali d’archivio. I metadati, come il nome del creatore allegato ai documenti di Word, possono rivelare inavvertitamente le identità. L’obiettivo è rimuovere tali dati per proteggere l’anonimato. Il budget provvisorio per questo servizio è di 300 $, anche se i costi possono variare. Esistono soluzioni gratuite, ma comportano preoccupazioni sulla sicurezza dei dati, motivo per cui stanno prendendo in considerazione un servizio a pagamento.
Felix ringrazia Paul e Randy e dice che è sicuro che abbiano ottenuto questo numero perché hanno già esaminato tre o più fornitori di servizi diversi e questa è fondamentalmente la cifra indicativa. Paul concorda, dicendo che si basa su un esempio di vita reale e sul costo del software di scrubbing dei metadati. Leslie ringrazia Paul e menziona che, successivamente, Google dovrebbe rilasciare durante l’estate un programma video che Randy è ansioso di iniziare a utilizzare. Tuttavia, non hanno ancora molte informazioni al riguardo.
Leslie chiede a Randy di fornire maggiori informazioni sul costo associato. Randy inizia dicendo: “Grazie”, e Leslie lo presenta come il loro guru dei video. Randy riconosce con umorismo il titolo e spiega che attualmente Google non ha un programma completo di creazione video. Google Slides è uno strumento molto semplice per fare film, non adatto alle loro esigenze. Google sta lanciando Gemini, una piattaforma di intelligenza artificiale, che include qualcosa chiamato Google Vid. Questo strumento può creare video automaticamente in base alle richieste degli utenti.
Randy aggiunge che non hanno dettagli specifici su come questo si integrerebbe nel loro spazio di lavoro OIAA. Non sanno se far parte del programma di Google costa qualcosa o se vi avranno accesso con la loro configurazione esistente. Hanno stanziato 500 $ come segnaposto nel budget poiché non comprendono ancora appieno i costi. Suggerisce che, se decidono di perseguire Google Vid, il loro team tecnico dovrebbe valutare la sua idoneità all’interno del loro spazio di lavoro. Randy e Leslie prevedono di alternarsi alla partecipazione alle riunioni tecniche per rimanere informati sugli sviluppi.
Leslie conferma di averne discusso con Mark, che ha anche fatto delle ricerche. Rimane un programma misterioso, ma se diventa disponibile, vogliono adottarlo rapidamente. Si sono stabiliti sul segnaposto di 500 $, presumendo che potrebbe non essere un costo ricorrente, ma piuttosto una spesa una tantum per il 2024. Felix si chiede se 500 $ potrebbero non essere sufficienti e chiede se è un costo annuale. Randy e Leslie chiariscono che non credono che sarà una spesa annuale, ma stanno usando 500 $ come segnaposto fino a quando non saranno disponibili maggiori informazioni.
Barry solleva una domanda per Leslie, chiedendosi se questa tecnologia dovrebbe essere classificata sotto videoconferenza invece che sotto altra tecnologia. Leslie chiarisce che non è un software di conferenza; è più simile a uno strumento di creazione video come Microsoft PowerPoint, motivo per cui non è stato inserito sotto conferenza. Barry la ringrazia per il chiarimento.
Felix pone a Leslie un’altra domanda, volendo capire se questo rientra nel loro budget per Google Ads, dato che inizialmente pensava che potesse esserlo. Leslie risponde che potrebbe essere correlato, ma non ne è ancora sicura, soprattutto perché il programma è ancora in fase di test alpha. Discutono della possibilità di rimuoverlo dal budget e ripresentarlo come una richiesta non preventivata una volta che sarà disponibile.
Susan interviene, suggerendo di lasciarlo come segnaposto per ora, considerando che hanno fondi disponibili. Se necessario, possono richiedere fondi aggiuntivi in seguito.
Leslie passa a discutere le tariffe professionali. Hanno creato tre video principali, ciascuno tra i tre e i sei minuti, che sono attualmente sul loro canale YouTube. Vogliono incorporare finestre ASL in questi video. I 500 $ stanziati pagheranno gli interpreti ASL che sono anche membri di Alcolisti Anonimi, quindi più costosi ma ne vale la pena. Randy aggiunge che gli interpreti ASL aiuteranno a rendere più accessibili i video rivolti all’esterno, come “Cos’è OIAA?”.
Leslie chiede a Randy se sono necessari interpreti ASL per i loro video “how-to”, ma Randy suggerisce che è più critico per i contenuti rivolti all’esterno. Randy spiega che il processo prevede che un interprete si unisca a una sessione Zoom, lo registri e quindi modifichi il video per includere l’interpretazione ASL. Leslie riconosce di aver leggermente sovrastimato il budget per ogni evenienza.
Randy torna su un punto precedente relativo a un budget di 70 $ per la partecipazione online alla Convention Internazionale 2025. Hanno in programma di acquistare un video dell’evento per 60 $, che potrebbe essere utile per eventi futuri. Randy sottolinea il valore di comprendere come le registrazioni a pagamento potrebbero supportare l’autosufficienza e apportare vantaggi aggiuntivi. Leslie si offre di aggiornare il budget per includere questa spesa di 60 $. Randy concorda, dicendo che è una piccola aggiunta che potrebbe migliorare i loro archivi.
Leslie chiede a Felix indicazioni su se modificare il budget ora o ripresentarlo in seguito. Felix dice che può ripresentarlo via e-mail, poiché non dovrebbe essere un problema per una somma così piccola. Tuttavia, esita sulle decisioni riguardanti gli interpreti ASL a causa di problemi in corso. Leslie riconosce queste preoccupazioni ed è pronta ad affrontarle se necessario.
Sono d’accordo nel ripresentare il loro budget e rivisitare le discussioni quando i tesorieri torneranno.
RICHIESTA DI BUDGET DEL COMITATO COMUNICAZIONI RINVIATA
Felix conclude la riunione ringraziando tutti. Osserva che Jeff sembra aver lasciato la chiamata. Rivolgendosi a Nicky, Felix si scusa per non aver ancora distribuito i verbali che gli ha inviato. Suggerisce di rinviare la revisione dei verbali fino a quando tutti non avranno avuto più tempo per esaminarli.
Felix chiede a Susan di chiudere la riunione con la Dichiarazione di responsabilità.
