Aggiornamento per la finanza – Agosto 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 10 agosto 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Jennifer B – Tesoriere OIAA
Felix – tesoriere supplente
Barry – amministratore fiduciario / presidente delle convention internazionali
Sharon – membro del comitato CPC
Gwen – presidente del comitato CPC
Nicky w. – segretaria del comitato finanziario
Amanda – tesoriere per il gruppo globale
Dopo la Preghiera della Serenità, Jennifer spera che coloro che hanno presentato i budget partecipino alla riunione. Passa rapidamente in rassegna l’elenco dei punti all’ordine del giorno: elenco dei partecipanti, approvazione dell’ordine del giorno, approvazione dei verbali, revisione delle relazioni finanziarie e quindi revisione dei budget 2025. Sottolinea a Gwen che è stata aggiunta all’elenco se il tempo lo consente.
Jennifer si presenta come tesoriere di OIAA. KD dice di essere interessato a diventare membro ed è disponibile ad aiutare in qualsiasi modo. Felix si presenta come tesoriere supplente. Barry è un compagno, membro di lunga data del comitato finanziario, ex segretario e ora amministratore fiduciario e presidente del comitato delle convention internazionali. Sharon si presenta come membro del comitato CPC ed è qui solo per ascoltare. Gwen si presenta come presidente del comitato CPC e ricorda di aver lavorato con Bear quando era segretario e lei era presidente. Nicky si presenta come segretaria del comitato finanziario. Amanda si presenta come tesoriere di uno dei gruppi globali ed è qui per imparare.
Revisione dei bilanci
Jennifer tira fuori i bilanci e li mostra sullo schermo condiviso. Inizia dicendo che luglio è stato il mese finanziario più alto fino ad oggi e che i contributi sono stati pari a 11.700,00 $. Passa in rassegna le spese: – Spese organizzative di 2500 $, poiché avevano assunto uno studio legale per finalizzare i documenti necessari per OIAA. Come, ad esempio, i documenti di tutela degli informatori e i documenti sul conflitto di interessi, ecc. Spiega che questo tipo di documenti devono essere in essere per OIAA.
Le commissioni di Paypal e Stripe sono direttamente associate ai ricavi. Aggiunge che addebitano solo una percentuale delle donazioni. Alla voce Sviluppo professionale e formazione, due membri del consiglio hanno partecipato a un workshop tecnologico. C’era una quota di partecipazione. Le spese professionali sono per i sistemi contabili. Le spese per la conferenza sono per un membro del comitato tecnico che parteciperà al corso nazionale di tecnologia di persona a settembre. Spiega che lo Special Worker tecnico si occupa della manutenzione del sito web e del lavoro in background. Hanno anche assunto un altro Special Worker grafico che sta realizzando volantini e altre cose. Passa al Forum IGR dove spiega che hanno avuto 3 lingue al Forum IGR. Mostra i numeri del budget e come stanno risparmiando denaro poiché gli importi sono sostanzialmente inferiori avendo utilizzato Upworks. Le riunioni di Unity hanno avuto diverse riunioni diverse utilizzando portoghese e spagnolo, quindi ci sono delle spese. La videoconferenza è Zoom e l’hosting e la gestione del sito web sono Google Cloud e altre piattaforme utilizzate per supportare il sito web. Jennifer chiede se qualcuno ha domande sulla variazione del budget e afferma che hanno avuto un buon mese. Dice che c’è stato un utile netto di poco più di 5.600,00 $ che sarà sicuramente utilizzato a ottobre durante la Convention online.
Jennifer passa al bilancio e dice che è abbastanza semplice. Il totale di cassa è di 137.000 $. 5.500,00 $ sono destinati alla Convention Internazionale del 2025 a Vancouver. Dice che OIAA avrà una suite per presentare più persone e aggiungere più membri globali. Afferma che il saldo di cassa non vincolato è di 131.600,00 $. Chiede se ci sono domande o commenti sul bilancio. Susan vuole ricontrollare che siano 5.500,00 $ per Vancouver. Jennifer risponde che i 5.500,00 $ non sono maturati affatto nel 2024. Erano tutti maturati in precedenza.
Nel foglio dei contributi, Jennifer dice che hanno avuto un mese molto robusto! Ci sono stati 76 diversi gruppi che hanno contribuito. Aggiunge che questo è il numero più alto di gruppi finora. Barry vuole condividere che qualcosa ha attirato la sua attenzione poiché sono stati donati più di 1000 $. Chiede se qualcuno conosce Stepping Stones Sobriety Inc. e se sono registrati presso OIAA. Si chiede se si tratti di un gruppo o di una fondazione vera e propria. Barry dice che sa che è una società in Florida (come ha fatto delle ricerche) e forse è una Sober House. Jennifer risponde che non sa come trattare con le Sober House, ma indagherà. Jennifer chiede a Susan di inserirlo nell’ordine del giorno della riunione del consiglio di amministrazione di domani. Jennifer indagherà e almeno potranno portare qualcosa all’attenzione del consiglio.
Barry conclude con: “Ci vuole un villaggio!” Tutti sono d’accordo.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione delle richieste di budget
Passando ai budget, Susan è la prima a parlare. Spiega a Jennifer che ha modificato il suo budget a causa della loro conversazione. Inizia dicendo che ICOAA è un workshop a cui partecipano almeno due membri. ICOAA è l’Intergroup Central Office ed è un gruppo di lavoro per l’organizzazione di reti. Hanno un workshop di persona una volta all’anno e OIAA fa rete al loro interno. Dice che finora ci sono state spese legali per 2.500,00 $ poiché hanno assunto un avvocato nell’ultimo mese. Avevano lavorato con Pro Bono, ma dopo 12 mesi senza ricevere risposta, il consiglio ha deciso di assumere un avvocato per i documenti legali necessari. Ci sono stati 500 $ per lo sviluppo del consiglio, dove 3 membri sono andati ai workshop di Pro Bono. Due dei membri parteciperanno al workshop NAATW ma stavano utilizzando l’importo preventivato per lo sviluppo del consiglio. Susan inizia dicendo che ha un’aggiunta per aumentare il budget per l’IGR Forum e l’Assembly Forum. Jennifer dice che dovranno parlarne di più alla riunione del consiglio. Susan continua dicendo che proporrà un budget più alto per gli interpreti ASL. Raccomandato dai membri, verrà richiesta un’aggiunta di ulteriori 1.000,00 $. Jennifer chiede informazioni sui servizi di interpretariato. Susan propone 1 per ciascuno – Riunione del consiglio e 1 per ciascuno – Riunione del comitato direttivo. Dice che sono stati stanziati dei soldi che non hanno utilizzato. Vorrebbe avere l’opportunità di utilizzarli se necessario. Continua dicendo che un’assemblea sarebbe in 4 lingue diverse. Nel caso in cui siano più lunghe, possono fornire due interpreti per lingua. Non c’è un vicepresidente in questo momento, quindi Susan ha inserito nel suo – Budget per il – IGR Forum per 4 lingue.
Barry ha una domanda sulle leggi del New Jersey riguardanti le persone con disabilità uditive e il loro accesso durante l’evento. L’interpretazione dovrebbe essere disponibile per le persone con disabilità uditive. Non sa come ciò coincida con le lingue e le correlazioni ASL. Tuttavia, nelle loro leggi si afferma che durante un evento pubblico dovranno fornire accesso alle persone con problemi di udito. Le sue domande sarebbero per il team legale. Jennifer risponde che all’interno dell’attuale – Budget, l’ASL è considerata una delle lingue coperte.
Per il momento, Susan vorrebbe solo avere l’importo proposto, tuttavia, se assumessero gli – interpreti ASL certificati, ciò aumenterebbe il – Budget di 14.168,00 $. Spiega che per i servizi di interpretariato totali, una lingua a 65 $/ora ammonta a 7.168,00 $ per un budget totale del presidente di 14.268,00 $. Jennifer dice di aver fatto molte ricerche su questo argomento e la conversazione non è ancora avvenuta, quindi potrebbero semplicemente riportare una voce di spesa attraverso il processo di budget. Jennifer chiede una mozione per accettare la richiesta di budget del presidente. Gwen si muove per accettare e Barry la seconda. 6 a favore e 0 contrari.
APPROVAZIONE DEL BUDGET DEL PRESIDENTE DI OIAA
Budget del comitato finanziario
Jennifer inizia mostrando l’importo preventivato di 200,00 $ al mese e dice che potrebbero aver bisogno di servizi aggiuntivi per scopi contabili e di registrazione, che attualmente non vengono esternalizzati. Dice che si tratta più di un costo di emergenza nel caso in cui fosse necessario, quindi è già nel – Budget. – Le quote e gli abbonamenti sono per la posta itinerante che attualmente viene inviata a una località in North Carolina. Il 99% delle donazioni effettuate tramite assegni inviati vengono scansionate e quindi depositate da remoto. Ha inserito una – Spesa professionale annuale di 700 $. – Il software di contabilità costa 50,00 $ e ci sono 100,00 $ stanziati per il software fiscale che viene utilizzato per il modulo 990. L’anno scorso era gratuito, ma quest’anno ci sono più di 100.000 $, quindi costerà quest’anno. Le commissioni di Paypal e – Stripe si basano sul 2,3 dei nostri contributi previsti. OIAA è stata anche classificata come organizzazione senza scopo di lucro, quindi tali spese, in percentuale, sono inferiori rispetto agli anni precedenti.
Jennifer ha fatto tutta la programmazione per gli interpreti per le riunioni. Crede che ci sia una metodologia per impiegare l’interpretazione. È un sacco di lavoro programmare e coordinare gli – interpreti e Jennifer dice che dovrà soddisfare tali esigenze assumendo uno Special Worker. Ne aveva parlato con il nostro – Amministratore fiduciario internazionale e la persona – Unity, quando l’amministratore fiduciario ha detto che è disposta a trovare un volontario per questa posizione. Jennifer è felice di avere questo come impegno piuttosto che impiegarlo all’esterno. Dice che continuerà a farlo fino alla fine del 2024. Condivide che quando stava per assumere uno Special Worker, richiederà 4.000,00 $. Jennifer chiede se ci sono domande sul – Budget finanziario.
Susan ha delle preoccupazioni poiché il loro ultimo contabile ha dovuto essere licenziato da Jennifer. Jennifer ha risposto che era inopportuna e imprecisa. Aggiunge che Felix non ha molta familiarità con l’area fiscale. Pensa che questa sarebbe la loro più grande preoccupazione e necessità di uno – Special Worker, se, ad esempio, venisse investita da un autobus. Jennifer chiede una mozione per accettare il – Budget finanziario. Felix / si muove per accettare il – Budget finanziario. Gwen seconda la mozione. 6 a favore e 0 contrari.
APPROVAZIONE DEL BUDGET FINANZIARIO.
Budget del comitato tecnico
Mark inizia mostrando loro le informazioni sulla videoconferenza come esempio e quindi mostra il numero totale nella pagina del budget. Spiega che hanno 4 account Zoom che sono pagati per il resto dell’anno. È stato pagato a 50 $/mese. Vorrebbe anche preventivare una possibile riunione molto grande di oltre 500 persone, per ogni evenienza. Hanno anche bisogno di timer. Gwen ricorda gli hash brown che usavano per fare con le patate al forno avanzate. Mark aggiunge che quest’anno non hanno preventivato gli hash brown. 1.832,00 $ per il – Conferencing totale. Per – Sito web e – Hosting e gestione, ci sono due componenti principali e quindi una serie di componenti aggiuntivi. I componenti sono Google Cloud, dove tutto è stato ospitato fino a luglio 2024, e Siteground, dove hanno un supporto e una facilità di gestione molto migliori. Descrive anche che tali numeri riflettono i costi futuri a partire da questo mese. Ci è voluto un po’ di tempo per ottenere tutto. Afferma che la directory delle riunioni è essenzialmente ospitata sulla piattaforma Google. Il sito web è con Siteground. Aggiunge che tutti quei plug-in sono cose che hanno aggiunto al sito web e che sono software con licenza che si aggiungono alle diverse funzionalità. La voce totale – Gestione dell’hosting web è di 200 $. Aggiunge che sono rimasti dei soldi nel budget per registrare 6 o 7 persone per la conferenza NAATW per la partecipazione virtuale. Sperava di “dividere e pianificare semplicemente per questo!” Poiché non è sicuro di quanto costerà la registrazione il prossimo anno, pensa che 3.000,00 $ saranno buoni da preventivare per questo. Passa alla – Manutenzione del database che è una tariffa una tantum che è stata utilizzata anche l’anno scorso per costruire il sito web. Li indirizza al loro rapporto tecnologico sul loro sito web che pubblicano ogni mese. Mostra l’analisi di Google e, utilizzandola, hanno pagato qualcuno per creare un business plan. Aggiunge anche che ogni anno dovrebbe essere rivisto.
Successivamente, parla delle – Spese professionali poiché dice di aver abbassato un po’ i prezzi. Avere una nuova risorsa in Carrie ha dato una buona idea su un tasso corrente. Ha anche un contratto con un artista che realizza molte arti grafiche digitali, quindi poiché è in outsourcing, è una risorsa disponibile per tutti. Realizzerà volantini, loghi e poster e qualsiasi tipo di cosa tu voglia. Costa 30 $/ora e le stanno dando un limite di 20 ore al mese. Passa a – Altra tecnologia e – Varie è proprio questo, roba varia, proprio come una contingenza. Se hanno bisogno di cose, proprio come in Tech Project, sarà lì se hanno bisogno di qualcosa di simile. Non c’è nulla che sia stato identificato come un progetto, ma se le nuove modifiche sono piuttosto buone, ci saranno. Non sanno mai cosa succederà o se hanno bisogno di qualcos’altro per questo gruppo. Se non finiscono per usare i soldi, “tornano indietro”. L’ultimo elemento è il – Progetto speciale. Ci sono 10.000,00 $ preventivati in progetti speciali, a cui hanno lavorato. Hanno iniziato a lavorare seriamente nell’ultimo mese e nei prossimi mesi presenteranno molte cose nuove. Il numero rappresenta la fascia alta di ciò che si aspetterebbe che abbiano bisogno in base al numero di membri. È un database dei membri. In questo momento li hanno tutti separati in 3 categorie di directory, inclusi i contatti della Convention Internazionale. Andrebbero tutti in questo sistema e stima che 7.000 $ o 11.000 $ andrebbero in questo sistema. Pensa che 15.000,00 $ rappresentino questo. Ma questo è un esempio dei servizi a cui hanno lavorato. Infine, ha aggiunto i – Servizi di traduzione per i 4 workshop sulla sicurezza e dice che Jennifer calcola di avere un paio di interpreti lì ogni volta. Conclude dicendo che il budget per il 2024 è inferiore a questo anche se è vicino. Dice che è felice di rispondere a qualsiasi domanda sul – Budget tecnologico. Tutti ringraziano Mark per aver pensato così tanto alla presentazione del budget. Barry sottolinea che questa è un’impresa digitale e devono prendersi cura del loro asset principale: il database e la tecnologia. Aggiunge che devono proteggere e mantenere questo all’altezza degli standard della comunità e il budget lo riflette. Spera che possano realizzare almeno l’80% di ciò che viene presentato, soprattutto con il fantastico lavoro che hanno svolto e con persone così talentuose. Ringrazia Mark. Anche Gwen apprezza i dettagli inseriti nella richiesta di budget e sperava di poter esaminare i plug-in per vedere il lavoro che hanno fatto per arrivare a quei numeri. Lo ringrazia per il lavoro informativo. Jennifer chiede una mozione per accettare. Gwen si muove per la mozione per accettare il budget tecnologico e Barry la seconda. 5 a favore e 0 contrari.
APPROVAZIONE DEL BUDGET TECNOLOGICO
Richiesta di budget complessiva
Jennifer non ricorda come lei e Felix abbiano calcolato le entrate per l’anno scorso. Crede che con tutto nel budget, l’anno scorso abbia proposto 120.000,00 $ e le spese siano finite a 111.000,00 $. C’erano 86 entrate previste e, a partire da ora, da inizio anno, OIAA è in anticipo del 25% rispetto al budget. Dice al comitato che lei e Felix si sono riuniti l’altro giorno e hanno esaminato la metodologia per la proposta delle entrate ed è questo che hanno elaborato: presenta l’intero arco dell’anno per il 2025 . Spiega che nella proiezione per il 2024 ci sarebbe un aumento del 24% rispetto a dicembre 2023. Vuole sottolineare il nostro attuale anno fino ad oggi rispetto al budget. Dice che può garantire alcune cose che si presenteranno. Crede che la Convention online di ottobre farà esplodere le entrate. Ci saranno più adesioni dopo questo evento e stanno anche facendo contributi volontari invece di una quota. Questo aumenterà davvero i nostri contributi.
Mark vorrebbe aggiungere che è d’accordo con le affermazioni di Jennifer e crede che tutto questo sia vero, tuttavia, il suo istinto e il suo cuore non si sentono a proprio agio con una proiezione così ampia di un livello di contributo aumentato. Jennifer comprende la sua posizione e risponde che potrebbe essere sconcertante aumentare del 25% dato che la proiezione dell’anno scorso era del 25% e potrebbe sembrare un po’ aggressiva, ma in base all’analisi su 24 mesi di crescita, la percentuale era in realtà significativamente più alta. Dice che in realtà sono tornati a rivedere ogni mese nel corso degli anni poiché mostra maggiormente la crescita. Vorrebbe aggiungere Felix alla discussione.
Felix inizia dicendo di aver passato molto tempo a discutere ciascuno di questi mesi e di aver esaminato i modelli di stagionalità in cui hanno visto significativi incrementi, di aver esaminato la Varianza del trimestre e di averla inclusa nella proiezione anno su anno. Jennifer aveva chiesto a Felix di elaborare una conclusione dell’analisi che è finita per essere una base di 160.000 $. Jennifer era un po’ a disagio con quel numero. Da un punto di vista familiare, Jennifer ha elaborato un budget di 113.000,00 $. Crede che questo incontro sia il luogo perfetto per discutere e valutare questo aspetto.
Barry inizia dicendo che, nella sua esperienza dal 2017, 2018 e 2019, non c’erano soldi. Ha detto che tutto quello che dovevano fare era chiedere più risorse finanziarie, ed è tornato indietro che ne avevano più di quante ne potessero usare poiché non c’erano infrastrutture. Non sapevano come concepire e implementare progetti importanti. E ora che questi sono a posto, sarebbe più propenso a seguire Felix, piuttosto che le proiezioni di Mark e Jennifer. Ha sempre creduto che si potesse capire il cuore di un’organizzazione senza scopo di lucro dal suo budget. Il che, per lui, include essere ambiziosi il più possibile, entro i propri limiti. Vorrebbe un feedback dalla comunità, ma crede che OIAA avrà bisogno di queste risorse per portare avanti il messaggio. Aggiunge che sarebbe facilmente convinto ad accettare un budget di 120.000,00 $. Infatti, è così propenso che lo aumenterebbe anche a 125.000,00 $. Gli piace l’idea di utilizzare un’analisi rigorosa e certamente l’analisi di regressione è dalla nostra parte. Vorrebbe concludere dicendo che questo budget gli sembra buono e mostra alla comunità che potrebbero essere contributori regolari e grandi contributori di tanto in tanto. Barry dice di essere sicuro e che sono in buona forma.
Gwen vorrebbe chiedere informazioni sulla Riserva Prudente. Sa che si basano sulle spese effettive, ma chiede se Jennifer possa spiegarlo. Jennifer tira fuori il Bilancio e spiega che, in conformità con le linee guida, sono stati accantonati 6 mesi di Riserva Prudente. Dice che, in pratica, prende semplicemente l’importo totale delle spese per il budget del prossimo anno. Sempre all’interno delle linee guida, possono trattenere fino a 6 mesi di liquidità. Dice che alla fine dell’anno, dopo aver votato il budget, entrambi saranno esattamente uguali. Quindi, per l’inizio dell’anno ci saranno 6 mesi di Prudente e 6 mesi di Ritenzione di Cassa. Tutto ciò che va oltre, spiega, sarà distribuito secondo il voto all’Assemblea. Gwen ringrazia Jennifer.
Jennifer afferma che vorrebbe ottenere un voto entro la chiusura di questa riunione.
Barry ha capito che prenderanno quello che hanno speso quest’anno, o sei mesi di valore. Jennifer risponde correggendo che prenderanno il budget del 2025 e che andrà nella Riserva Prudente. Spiega che la Riserva Prudente manterrà semplicemente quel numero per l’intero anno. Tutto il resto andrà nelle Spese Operative e poi l’anno prossimo a dicembre faranno tutto da capo.
Jennifer chiede una mozione per accettare il budget. Gwent si muove. Jennifer Seconda. 5 a favore, 0 contrari.
APPROVAZIONE DEL BUDGET
Jennifer chiude la riunione con la dichiarazione di responsabilità.
