Aggiornamento per la finanza – Dicembre 2023
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 9 dicembre 2023
9:00 – 10:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Partecipanti:
Jennifer – tesoriere facente funzione
Felix – tesoriere supplente
Barry – Membro di lunga data del Comitato Finanziario
Susan – presidente OIAA
Erica k. – membro del sottocomitato finanziario
Nona – vicepresidente in carica
Nicky – segretario finanziario facente funzione
Terry – presidente del congresso
Jennifer guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.
Revisione dell’ordine del giorno
Jennifer visualizza l’ordine del giorno sul suo schermo e chiede se qualcuno ha qualcosa da aggiungere. Susan inizia dicendo che Mary aveva pagato di tasca propria un abbonamento a Deep L. Sarebbe utile anche per noi in futuro, quindi dovremmo prenderlo in considerazione. Erica è d’accordo e afferma di usarlo tutti i giorni. Nona aggiunge che lo usa anche lei. Anche Barry lo usa e pensa che sia ormai uno strumento linguistico standard. Jennifer dice che lo ha aggiunto all’ordine del giorno.
APPROVAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO / AGGIUNTA DELLA DISCUSSIONE SU DEEP L
Revisione del verbale della riunione del mese precedente
Jennifer chiede se tutti hanno esaminato il verbale, dato che lo ha appena inviato. Susan dice di averlo esaminato.
Terry si unisce alla riunione e si presenta come presidente del congresso.
Jennifer chiede a Nicky di modificare il documento man mano che lo esaminano. Jennifer legge ad alta voce il verbale e chiede se c’è qualcosa da aggiungere.
Hanno letto il verbale della riunione precedente. Ecco le aree del verbale e della riunione precedente che sono state discusse ulteriormente:
Area della precedente riunione rivisitata aggiunte e reiterazioni
Donazioni e creazione di lettere superiori a $ 250,00
Jennifer aggiunge di aver deciso di ricontrollare le informazioni secondo cui diverse persone avevano donato più di $ 250,00. Afferma che tali transazioni non venivano correttamente designate ai loro gruppi. Poiché erano state classificate erroneamente, in realtà non c’è nessuna persona che dona più di $ 250,00. Pensava che qualcosa non andasse, quindi si è impegnata a controllare e ha scoperto che meno del 10 percento proviene da individui rispetto al loro precedente pensiero del 40 percento.
Annullamento dell’abbonamento a Slack
Susan chiede chiarimenti su chi ha deciso di annullare l’abbonamento, poiché la formulazione non era chiara. Jennifer risponde di aver chiesto informazioni al team tecnico e che è stato quindi deciso dal comitato tecnico di annullarlo. Susan aiuta a formulare la frase per applicare tali informazioni.
Assegni mancanti dei gruppi OIAA
In precedenza, c’era un gruppo AA che chiedeva informazioni sui pagamenti, quindi Jennifer aveva dichiarato che non avevano ricevuto gli assegni a partire dalla riunione dell’11 novembre 2023. Ma a partire dalla riunione di oggi, 9 dicembre 2023, li abbiamo ricevuti. Susan aggiunge di ricordare questo problema e che era Janine che aveva bisogno di chiarire questo problema prima di lasciare la sua posizione di rappresentante IGR. Jennifer risponde di aver inviato una lettera chiedendo agli altri gruppi di rivedere i loro contributi e assicurarsi che vengano ricevuti dall’OIAA. Jennifer dice che questo è il motivo per cui ha creato il foglio dei contributi, che è utile.
Assegni inviati a un vecchio indirizzo
Barry aveva dichiarato all’ultima riunione che c’erano assegni inviati a un vecchio indirizzo che dovevano essere inoltrati. Jennifer chiede a Barry se fossero stati effettivamente inviati. Barry risponde di sì.
Sottocomitato di audit interno
Jennifer dice che è stata informata da Leslie che avrà qualcosa da riferire a gennaio, quindi sarà all’ordine del giorno di gennaio 2024. Per quanto riguarda Eldin, Jennifer informa tutti i presenti alla riunione che da allora si è ritirato dal sottocomitato di audit e che Leslie ed Erica sono libere di scegliere di aggiungere qualcun altro per aiutare il comitato.
Fondo di donazione Paypal/stato di organizzazione senza scopo di lucro
Jennifer ha parlato con PayPal e entro 24-48 ore dovrebbero ricevere la tariffa ridotta come organizzazione senza scopo di lucro e non dovranno essere associati al Fondo di donazione. Anche se è stata una lotta difficile, ora è giunta a compimento.
Dopo una revisione completa del verbale della riunione precedente, Jennifer chiede se ci sono opposizioni all’accettazione del verbale. Nessuna opposizione dichiarata.
APPROVAZIONE DEL VERBALE DELLE RIUNIONI PRECEDENTI
Revisione delle relazioni finanziarie
Jennifer presenta la Varianza di Bilancio. Jennifer inizia dicendo che le entrate di novembre sono state di poco inferiori a $ 8.500,00. Le commissioni PayPal sono associate alle entrate per $ 199,32. Afferma che spera che presto le loro commissioni saranno ⅔ di quelle che sono state. Le spese professionali sono il sistema di contabilità a $ 42,00. Il nostro accantonamento ricorrente per il Congresso Internazionale del 2025 è di $ 145,83. I servizi di traduzione/ASL di $ 187,40 sono un residuo di ottobre e uno per Upwork per Unity. Altre tecnologie sono tutte le spese di Google che sosteniamo per $ 484,71. La videoconferenza costa $ 50,00 al mese per una stanza più grande e l’hosting/gestione del sito web è la tariffa che paghiamo a Melinda per il supporto tecnico. Infine, abbiamo .05 centesimi di interesse. L’utile netto è di $ 3.946,86. Jennifer chiede se ci sono domande sulla Varianza di Bilancio.
Barry chiede di tornare indietro e vorrebbe sapere cosa abbiamo preventivato per il Congresso. Jennifer chiarisce che i $ 7500,00 non sono per il congresso internazionale ma per le spese del congresso. Barry chiede se qualcosa viene accumulato per le spese del congresso. Jennifer spiega che le spese del congresso sono per i congressi che sono stati completati. Avevano preventivato $ 7.500, ma le loro spese effettive sono state solo di $ 6.460. Barry capisce da dove provengono questi numeri. Felix vorrebbe sapere perché c’è una differenza di $ 750 per l’hosting web e pensa che sia un importo elevato. Jennifer spiega che riceve una fattura ogni due settimane di $ 1140. A novembre, c’erano tre fatture. I $ 10.000 in più rispetto al budget, o circa $ 10.800 che andranno nel 2023, erano destinati alla tecnologia. Spiega che era più una voce di bilancio che non era nel budget, ma più denaro che era stato messo da parte solo per l’uso della tecnologia. Felix chiarisce affermando che era più un problema di tempistica che influenzava il flusso di cassa. Jennifer è d’accordo. Jennifer chiede se ci sono altre domande a cui può rispondere.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione dello stato patrimoniale
Jennifer legge lo stato patrimoniale che ha poco più di $ 100.000 in banca. $ 5.300 sono destinati al Congresso Internazionale del 2025, quindi ci sono poco meno di $ 95.000,00 che non sono destinati.
Susan vorrebbe tornare alla Varianza di Bilancio e afferma che c’era una certa catena di email che potremmo vedere nel suo ordine del giorno per domani. Susan afferma di aver ricevuto un’email da una persona che stava cercando di vedere il Budget vs. Actuals e quindi Susan le ha inviato un link ai rapporti. Susan vuole spiegare che ha visto la donna dall’email di persona e lei le ha detto che le spese dell’anno scorso non sono in alcun modo le stesse di quest’anno e quest’anno spenderemo una quantità significativamente maggiore. Jennifer chiede se ci sono opposizioni allo stato patrimoniale. Erica dice che non ha un’opposizione ma piuttosto una richiesta di confrontare un paio di cose nel budget.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione del foglio dei contributi
Jennifer visualizza l’elenco dei contributi sullo schermo. Jennifer dice di aver incoraggiato i gruppi a esaminare questo elenco per assicurarsi che i numeri siano gli stessi di quelli registrati. Jennifer scorre l’elenco e voleva sottolineare un gruppo chiamato Virtual Sober Start. Dice che questo è il gruppo che aveva problemi a inviare 8 assegni all’OIAA che abbiamo ricevuto questo mese. Jennifer afferma che ci sono 84 gruppi e individui che contribuiscono.
Jennifer decide di presentare un rapporto PayPal per mostrarlo al Comitato Finanziario. Jennifer condivide il suo schermo. Spiega come PayPal genera questi rapporti per loro. Presenta Sales Insights per novembre e mostra come il rapporto mostra che c’è un aumento del 108% in dollari, che c’è stato un aumento del 49% nel numero di transazioni e che l’importo dei contributi è aumentato del 39% rispetto a un anno fa. Il grafico mostra il mese di novembre e la linea gialla è l’anno precedente e il blu è l’anno corrente. Jennifer dice che le informazioni fornite mostrano che l’OIAA continua a crescere. Il 95% dei contributi proviene dagli Stati Uniti e il 5% da altri paesi. Il rapporto mostra quali paesi hanno contribuito. Jennifer ritiene che questo mostri davvero le informazioni su chi sta contribuendo e le mette in un bel rapporto. Jennifer mostra che c’è stato un aumento del 55% di nuovi clienti rispetto all’anno scorso. Quindi, di queste 76 persone che non hanno mai contribuito, 24 su 76 non avevano mai contribuito. Dice che questo dimostra che continuano a crescere e continuano ad attrarre nuovi gruppi all’OIAA. Jennifer chiede se qualcuno ha domande o feedback su questo. Dice positivamente che questo rapporto mostra l’OIAA in uno stato positivo di crescita.
Nessun feedback o domanda
Jennifer vuole parlare di qualcosa che ha sollevato in precedenza quando ha esaminato i verbali precedenti. Presenta le commissioni di elaborazione di PayPal che vengono cambiate in commissioni senza scopo di lucro per entrare in vigore tra 24 e 48 ore. Sarà in grado di dire una volta che una transazione sarà andata a buon fine se le commissioni sono state detratte o meno. Contatterà PayPal in caso di problemi con tali detrazioni. Le commissioni in questo momento sono del 2,89% e diminuiranno all’1,99% dopo la modifica. I .49 centesimi per transazione sono standard in entrambe le strutture tariffarie. Jennifer chiede se ci sono domande su questo argomento. Nessuna risposta.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione di Deep L
Jennifer chiede a Susan di parlare di Deep L perché non ha idea di cosa sia. Susan inizia dicendo che è un programma di traduzione. Quello che sa è che l’unica altra alternativa da usare è Google Translate. Beth e Carlos di Unity usano entrambi questo programma e lo hanno portato alla sua attenzione. Sa anche che Mary sta pagando un abbonamento professionale da utilizzare nell’ufficio del cancelliere. Crede che costi circa $ 10 al mese. Susan fa presente che ha un documento di 22 pagine da tradurre, ma dovrebbero seriamente prendere in considerazione l’idea di ottenere un abbonamento a Deep L per OIAA. Nona dice che c’è una licenza particolare per Deep L, dove è una licenza commerciale professionale, altrimenti viene addebitata al singolo utente. Invia un link sia a Jennifer che a Susan. Nona usa personalmente Deep L. Dice che consente solo 500 caratteri nella versione gratuita. Nona continua dicendo che lo useremmo perché riceviamo molte risposte in varie lingue, in particolare nel forum IGR. Raccomanda di farlo con più utenti. Crede che dovrebbero usare questo programma e registrarsi come azienda in modo da poter avere più utenti. Dice che c’è un modulo da compilare che chiede informazioni sul numero di utenti. Crede che sia molto meglio e non perderà tanto nella traduzione quanto Google Translate. Conclude dicendo che pensa che dovremmo optare per la licenza commerciale perché avere il livello più alto di singoli utenti costa $ 56 al mese. Barry vorrebbe aggiungere che questo è per uso professionale. Dice che viene utilizzato per comunicare commercialmente, quindi è diverso da Dual Translator. Raccomanda vivamente di esaminarlo e di avere un abbonamento di 2 o 3 anni. Barry crede che se abbiamo i soldi, dovremmo usare i migliori strumenti che abbiamo per la comunicazione. Nona, Susan e Jennifer discutono i dettagli dell’account. Discutono anche di non dover inviare un documento a Comunicazioni senza sapere quale messaggio stava dicendo. Con più utenti, chiunque ricevesse la risposta/il documento necessario non saprebbe quali informazioni conteneva, anche se era indirizzato a loro. Nona pensa che dovremmo abbonarci all’account aziendale e ti permetterà di inserire quanti utenti avresti. Potrebbe ridurre le spese extra del lavoro dei traduttori poiché addebitano a pagina. Sono d’accordo sul fatto che ci sia un ulteriore livello di tempo che verrà eliminato con l’uso di questo programma. Potrebbe anche proteggere la riservatezza nel sistema di Alcolisti Anonimi.
Erica vorrebbe sollevare alcune sue preoccupazioni. Per quanto riguarda il nome dell’audit, Erica chiede che il linguaggio venga modificato da Audit Finanziario Interno a Revisione Finanziaria Interna. Crede che implichi che siano revisori professionisti, cosa che non sono. Tuttavia, nell’ambito di una Revisione Finanziaria, le regole sono le stesse di un audit e vorrebbe anche preparare una checklist di tutti gli elementi da rivedere e presentarla al Consiglio di Amministrazione per l’approvazione prima di iniziare. Jennifer è d’accordo e inizia dicendo che quando si parla di Audit Interno, ora sarà indicato come Revisione Finanziaria Interna. Erica dice che lei e Leslie hanno intenzione di incontrarsi prima della riunione di gennaio in modo da poter avere una sorta di piano d’azione. Jennifer risponde che metterà il Sottocomitato di Revisione Finanziaria all’ordine del giorno per la riunione di gennaio. Tuttavia, se ritengono di aver bisogno di più tempo, la prego di informarla circa una settimana prima e lei li lascerà fuori e fisserà un altro orario.
Jennifer chiede se ci sono altri argomenti da affrontare? Nessuna risposta.
Jennifer presenta una mozione per chiudere la riunione. Terry presenta una mozione. Susan la seconda. Jennifer chiede se ci sono opposizioni? Nessuna risposta.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Jennifer chiude con la dichiarazione di responsabilità.
