Aggiornamento per la finanza – Dicembre 2023
Revisione finanziaria e rapporto per l’anno 2023
Modulo OIAA n. 7
Data di presentazione: 1 marzo 2024
Cari membri di OIAA,
Innanzitutto, vogliamo ringraziarvi per averci permesso di essere utili nella conduzione di questa revisione finanziaria. Questa è stata un’esperienza
professionista. La revisione che abbiamo condotto ha seguito la Guida di Renosi per la conduzione di una revisione finanziaria interna.
Le politiche di OIAA sono in linea con le raccomandazioni comunemente accettate per le organizzazioni non profit. Le politiche di controllo finanziario
processi siano in ordine.
Infine, vi invitiamo a partecipare alle riunioni del comitato finanziario di OIAA e a prendere in considerazione la possibilità di fare volontariato per il team di revisione finanziaria.
In servizio,
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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Revisione finanziaria e rapporto per l’anno 2023
Modulo OIAA n. 7
Questo rapporto segue da vicino le raccomandazioni della Guida Renosi per la conduzione di una revisione finanziaria interna.
**Si prega di notare che ci sono due aggiornamenti dettagliati nelle appendici alla fine di questo rapporto:
Documenti suggeriti per la revisione: Gli elementi in verde sono stati rivisti da Lesliee & Erica a
dicembre 2023 durante la creazione di questo modello. Una selezione degli elementi in rosa è stata scelta
per la revisione della parte finanziaria della revisione (vedi Appendice II)
● Le più recenti politiche finanziarie di OIAA e qualsiasi modifica durante l’anno
● Relazioni del tesoriere del comitato finanziario di OIAA, ad esempio, verbali delle riunioni, per l’anno precedente.
Questi si trovano sulla pagina web del comitato finanziario di OIAA.
● Relazioni finanziarie del comitato finanziario di OIAA per l’anno precedente.
Questi si trovano sulla pagina web del comitato finanziario di OIAA.
● Estratti conto bancari e altri estratti conto finanziari per l’anno precedente.
● Riconciliazioni bancarie e di altri conti
● Fatture, ricevute e altri documenti
● Documenti della lettera dell’IRS, incluso il modulo 990 più recente, la lettera dell’IRS che riconosce l’esenzione fiscale
stato
Rivedere i documenti e i processi finanziari.
● Controllare i nomi delle persone autorizzate a (a) approvare le transazioni e (b) firmare gli assegni, rispetto a:
persone autorizzate a svolgere queste attività nei verbali dell’organizzazione; e, registri bancari
che indicano chi è autorizzato come firmatario. ✅ Erica & Lesliee
● Controllare tutte le riconciliazioni bancarie per determinare che il saldo iniziale di un mese sia lo stesso
del saldo finale del mese precedente. Si noti inoltre se il saldo indicato nelle dichiarazioni finanziarie
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Modulo OIAA n. 7
Rivedere una selezione casuale di 5 esborsi.
● Verificare che i pagamenti effettuati siano stati debitamente autorizzati – da una voce di spesa nel bilancio approvato,
una modifica approvata al bilancio o una votazione appropriata che autorizzi la spesa.
Verificare gli ordini di acquisto per assicurarsi che siano stati debitamente approvati e corrispondano all’esborso
o alla fattura effettiva. Rivedere i registri per assicurarsi che ci sia una fattura, una ricevuta o altra
documentazione scritta appropriata per ogni esborso e che gli importi corrispondano. ✅ Lesliee
Rivedere i sistemi di controllo finanziario. ✅ Erica & Lesliee (dettagli Appendice I)
● Verificare per valutare se le mansioni finanziarie sono state separate in modo appropriato. Anche se può
essere difficile per le piccole organizzazioni separare le mansioni finanziarie, alcune separazioni sono essenziali
per controlli finanziari appropriati. Queste separazioni proteggono sia l’organizzazione che gli
NOTA: le persone con autorità di firma non devono MAI approvare le
transazioni/esborsi per i quali firmano. Tutte le spese devono essere approvate in
un bilancio annuale, come originariamente approvato o modificato, o con una votazione del consiglio di amministrazione o
dei membri, a seconda dei casi. Tutti gli esborsi devono essere documentati da una fattura,
ricevuta o altra documentazione scritta appropriata.
NOTA: la/le persona/e con autorità di firma possono riconciliare gli estratti conto bancari.
Tuttavia, almeno un altro funzionario o amministratore dovrebbe rivedere mensilmente gli estratti conto
bancari, oppure gli estratti conto bancari possono essere inclusi nella relazione del tesoriere al
consiglio di amministrazione/membri.
NOTA: le finanze devono essere riviste annualmente da un comitato di revisione composto da due
o più persone che non gestiscono abitualmente le finanze dell’organizzazione, ad esempio
essere un firmatario sui conti.
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Modulo OIAA n. 7
Rivedere i sistemi di rendicontazione per garantire che siano fornite informazioni adeguate all’organizzazione
e ai suoi funzionari/amministratori per prendere decisioni ragionevoli.
● Le relazioni del tesoriere sono tempestive e complete?✅ Erica
● Le politiche finanziarie, inclusa la separazione dei controlli finanziari, vengono seguite? ✅ Erica & Lesliee
● Tutti i registri vengono raccolti (fatture, ricevute, registri di cassa, assegni e registri di esborso, registri bancari
, relazioni del tesoriere) in modo che possano essere rivisti secondo necessità e scartati solo in conformità con
le linee guida per la conservazione dei registri dell’organizzazione? ✅ Erica & Lesliee
Struttura della relazione finale
● Fasi intraprese nella revisione finanziaria ✅ (Come elencato nell’appendice II)
● Saldo attuale del/i fondo/i e bilancio ✅
● Commenti, se presenti, su eventuali preoccupazioni o discrepanze riscontrate e sulle raccomandazioni del comitato di revisione
per correggere queste preoccupazioni o discrepanze. ✅Il team di revisione
non ha riscontrato irregolarità, discrepanze o preoccupazioni all’interno dei sistemi contabili di OIAA.
. Il processo ha generato la domanda sul perché gli estratti conto bancari non vengono più scaricati e conservati nella cartella di Google Drive delle finanze di OIAA.
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Modulo OIAA n. 7
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Appendice I: Aggiornamento al comitato finanziario 28 dicembre 2023
Relazione del team di audit/revisione del comitato finanziario sul lavoro svolto finora.
Eldin non è stato in grado di continuare a lavorare su questo progetto.
Nessuno di noi (Lesliee ed Erica) si sentiva a proprio agio con un processo di audit contabile perché non siamo contabili forensi.
. Invece, abbiamo scelto la Guida di Renosi per la conduzione di una revisione finanziaria interna da utilizzare
—-
Domande e risposte:
1. Sistema di rendicontazione:
Esiste un flusso di lavoro scritto per il sistema di rendicontazione finanziaria in uso?
Sì. I documenti del flusso di lavoro si trovano nella cartella di Google Drive del comitato finanziario.
2. Politiche:
Esistono politiche finanziarie scritte di OIAA diverse dallo statuto non approvato?
Lo statuto è stato approvato dal consiglio di amministrazione, deve solo essere sottoposto all’assemblea.
Quali dei seguenti documenti sono archiviati nel Google Drive di OIAA e chi ha accesso ad essi?
● Relazioni del tesoriere, sotto forma di verbali delle riunioni.
Sono disponibili sul sito web per tutti i membri di OIAA
● Estratti conto bancari
Tesoriere, Tesoriere supplente, Presidente e Segretario tramite Mercury, programma bancario e Xero, programma di contabilità.
● Bilanci
Sono disponibili sul sito web per tutti i membri di OIAA
● Conti di investimento (se presenti)
N/D
● Estratti conto PayPal
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Il consiglio di amministrazione
● Riconciliazioni dei conti
Il tesoriere supplente riconcilia, il tesoriere rivede
● Fatture
La persona che ha richiesto il servizio inoltra al tesoriere. Il tesoriere allega la fattura per l’approvazione dell’esborso da parte del presidente o del segretario
● Ricevute
PayPal ha un feed automatico a Xero, sistema di contabilità. Gli assegni cartacei vengono ricevuti e scansionati presso
depositati. È un sistema senza contatto.
● Restrizioni come i fondi consigliati dai donatori
N/D
● 990s
Sito web dell’IRS, unità finanziaria e quello attuale è sul sito web di OIAA
● Lettera di esenzione IRS
Sito web dell’IRS e unità finanziaria
● Modulo EIN
OIAA non ce l’ha
3. Esborsi:
Esiste un documento di esborso separato?
Il documento del processo del fornitore di OIAA si trova nell’unità finanziaria
4. Controllo finanziario:
Le persone con autorità di firma approvano mai le transazioni/esborsi?
No. Il tesoriere inserisce l’esborso e il presidente o il segretario lo approvano.
Tutte le spese sono state approvate nel bilancio annuale?
Sì.
Un altro funzionario o un altro presidente del comitato di OIAA rivede attualmente gli estratti conto bancari mensili?
Il tesoriere supplente riconcilia, il tesoriere rivede.
5. Altri documenti e processi finanziari:
Abbiamo un conto di cassa spicciola?
No
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Modulo OIAA n. 7
OIAA ha un’assicurazione di qualche tipo?
Sì, assicurazione per amministratori e funzionari
Quali persone sono autorizzate a
(a) approvare le transazioni e
Segretario e Presidente
(b) firmare assegni
Tutti i pagamenti vengono effettuati elettronicamente. Il tesoriere avvia il pagamento.
——-
Raccomandiamo che una revisione annuale venga presentata entro il 15 marzo di ogni anno.
Relazione rispettosamente presentata il 28 dicembre 2023
In servizio, Lesliee & Erica
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Appendice II: Aggiornamento al comitato finanziario 10 febbraio 2024
Durante le prime riunioni di progettazione del processo, il team ha deciso che la revisione annuale dovrebbe essere completata e
segnalata due settimane prima della riunione annuale del consiglio direttivo di OIAA di marzo.
A. Organizzatori della sessione
1. Reclutato e notificato i volontari, gestito l’accesso a Xero e Mercury. – Lesliee
dopo. – Erica
Di seguito è riportato un elenco dei compiti dei volontari e dei commenti dei singoli membri del team
B. Individuare e rivedere i documenti (Connie)
1. Politiche finanziarie più recenti
Statuto del comitato finanziario
Modello di revisione finanziaria del comitato finanziario
2. Documenti finanziari situati sul sito web
3. IRS 990 più recente
4. Lettera dell’IRS che riconosce lo stato di esenzione fiscale
5. Lettera statale di buona reputazione senza scopo di lucro
Note di Connie L: Documenti rivisti per #1, 2, 4, 5 e poi hanno un bell’aspetto. Individuati i bilanci sul sito web
per la visualizzazione. #3 IRS 990 2023 non rivisto perché non ancora completato.
C. Compiti di revisione individuali
I membri del team esamineranno i documenti scelti a caso da esaminare come segue:
1. Rivedere un rendiconto mensile casuale del flusso di cassa (entrate)
Compito completato da Erica K
2. Scegliere un mese ed eseguire una riconciliazione bancaria utilizzando i documenti originali.
Compito completato da Stephanie M. (immediatamente sotto)
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Revisione finanziaria e rapporto per l’anno 2023
Modulo OIAA n. 7
Audit dell’estratto conto bancario di OIAA
del 2023
Bilancio della varianza del budget bancario
Saldo iniziale 35807,42 39164,81 39164,81
Depositi 7671,50 1091,42
Spese -3129,16 -4529,26
Assegni non compensati -93,53 4529,26
Risparmi 60000,44 60000,44 60000,44
PayPal 1091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Confrontare 1 estratto conto PayPal con i relativi afflussi/deflussi
Compito completato da Lesliee in re estratto conto PayPal del 30 dicembre 2023
4. Rivedere 3 fatture casuali e i relativi pagamenti.
Compito completato da Lesliee in re Q4 del 2023
5. Ordini di acquisto: argomento eliminato perché OIAA non riceve ordini di acquisto.
6. Esaminare 5 depositi scelti a caso elencati nelle relazioni finanziarie fornite all’organizzazione
corrispondono ai depositi elencati negli estratti conto bancari. (Karen)
7. Verificare che 5 pagamenti scelti a caso siano stati debitamente autorizzati – da una voce
nel bilancio approvato del 2023, una modifica approvata al bilancio o una votazione appropriata
che autorizza la spesa. (Karen)
Nota di Erica: Abbiamo avuto problemi con il download del budget approvato con accesso di sola visualizzazione. Abbiamo richiesto una
copia PDF per Karen su cui lavorare. La relazione finale, inclusi questi elementi (C6 & C7), sarà pronta in tempo per la riunione del consiglio di amministrazione di marzo 2024.
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Revisione finanziaria e rapporto per l’anno 2023
Modulo OIAA n. 7
Note di Karen aggiunte il 12 febbraio 2024:
Per le attività 6 e 7, sono stati estratti casualmente tre estratti conto bancari (aprile, agosto, novembre) e rivisti
rispetto ai report mensili per Contributi dei Gruppi, Variazione di Budget, Bilancio e, se necessario, i
Verbali delle Riunioni Finanziarie. Depositi e Pagamenti per la revisione sono stati selezionati casualmente.
Attività 6 – I report di novembre sui Contributi dei Gruppi e sulla Variazione di Budget mostrano un totale/ricavi di 8.476,07 $. Inoltre,
sotto la voce “altre entrate” compare un ulteriore 0,05 (conto di risparmio). L’estratto conto bancario indica che i depositi totali sono stati di
7.671,50 $. Impossibile verificare perché il deposito è inferiore ai contributi dichiarati.
Inoltre, ho provato a tracciare il contributo di William P per 10,00 $ (elencato nel Report dei Contributi dei Gruppi), ma non è elencato nell’estratto
conto bancario. Il contributo di AA Amore e Tolleranza di 142,92 $ è stato convalidato tra il Report dei Contributi dei Gruppi e l’
Estratto Conto Bancario.
Forse controllare i report di PayPal chiarirà il problema della discrepanza?
Altri tre depositi sono stati convalidati in agosto (1) e aprile (2). Dettagli disponibili se necessario.
Per le attività 6 e 7, sono stati estratti casualmente tre estratti conto bancari (aprile, agosto, novembre) e rivisti
rispetto ai report mensili per Contributi dei Gruppi, Variazione di Budget, Bilancio e, se necessario, i
Verbali delle Riunioni Finanziarie. Depositi e Pagamenti per la revisione sono stati selezionati casualmente.
Attività 7 – Estratto conto bancario di aprile – due pagamenti selezionati: il primo al Fondo Internazionale per la Letteratura di AA (non presente nel
budget approvato del 2023) convalidato dai verbali della riunione di maggio (non sono state prese note alla riunione di aprile) che indicano
che è stato autorizzato alla precedente Assemblea per il pagamento di 4700 $. Il pagamento effettivo è stato di 4713 $ il
nel budget del 2023 per il premio mensile dell’assicurazione D&O. Ho parlato con Lesliee per sapere se Jeff B si fosse messo
Estratto conto bancario di agosto – due pagamenti selezionati: il primo a Sandra Lascarro il 03/08/23 per 130 $. Secondo Lesliee,
Sandra è un’interprete spagnola. Servizi di traduzione autorizzati dal Budget 2023.
Secondo pagamento a La Rosa Translation il 22/08. Servizi di traduzione autorizzati dal 2023.
Estratto conto bancario di novembre – pagamento a Melinda Fries il 14/11/23 per 1140 $. Secondo Lesliee, Melinda stava
fornendo servizi di hosting del sito web in quel momento. Gestione del sito web/hosting autorizzata nel Budget 2023.
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Revisione e Rapporto Finanziario per l’Anno 2023
Modulo OIAA n. 7
D. Rivedere i processi finanziari di OIAA come team:
1. Questo compito è stato completato da Lesliee ed Erica nel dicembre del 2023 durante la creazione di un
modello di Revisione Finanziaria. L’aggiornamento che riporta queste azioni è qui in questo rapporto. Il prossimo anno questo dovrà
essere realizzato dal team di revisione finanziaria di OIAA del 2024 nel 2025.
Nota di Erica: Il consiglio dovrebbe considerare di rinominare la cartella di audit in revisione finanziaria, di eliminare o archiviare i
documenti esistenti e di caricare il rapporto di revisione finanziaria di ogni anno.
Rapporto di Revisione Finanziaria OIAA 2023 presentato in servizio,
Erica k
10 febbraio 2024
