Aggiornamento per la finanza – Febbraio 2024

Comitato finanziario OIAA

Verbale della riunione

Sabato 10 febbraio 2024

9:00 – am HDT

11:00 – pm PDT

14:00 – pm EDT

Partecipanti:

Jennifer – Tesoriere OIAA

Felix – Vice-Tesoriere OIAA

Barry – Membro di lunga data del Comitato Finanze / Ex Segretario

Erica k. – membro del sottocomitato finanziario

Nicky – Segretario del comitato finanziario

Jennifer guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.

Revisione dell’ordine del giorno

Jennifer inizia la condivisione dello schermo e mostra l’ordine del giorno. Fa notare che la cosa più importante per lei nell’ordine del giorno è l’aggiornamento della revisione finanziaria. Chiede se ci sono altre aggiunte da fare all’ordine del giorno. Accetta una mozione di approvazione dell’ordine del giorno da Barry, “così come presentato”. Felix controfirma. Jennifer chiede se ci sono opposizioni. Nessuna opposizione.

APPROVAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO

Revisione dei verbali dei mesi precedenti

Jennifer dice che c’erano alcuni errori grammaticali e numerici da correggere, di cui ha discusso con Nicky prima della riunione. Poi chiede se tutti hanno potuto rivedere i verbali. Poiché non riceve risposta, Jennifer chiede a tutti di prendersi qualche minuto per leggere i verbali. Jennifer scorre lo schermo. L’errore di cui si era discusso in precedenza era di 450 $ (ciascuno) per l’equipaggio che era andato al National Tech Workshop, ma la correzione era per (tutti) i 10 individui. Jennifer chiede se ci sono altre modifiche che il gruppo vede. Nessuno risponde, quindi chiede una mozione di approvazione. Felix presenta la mozione ed Erica controfirma. Jennifer chiede se Nicky potrebbe apportare le modifiche e rimandargliele in modo che possa aggiornare il sito web.

APPROVAZIONE DEI VERBALI DEI MESI PRECEDENTI

Revisione dei rendiconti finanziari

Jennifer inizia con la Varianza di Bilancio per gennaio. Afferma che sono anche pubblicati sul sito web. Le entrate sono di poco inferiori a 8500 $, il che è di poco superiore a mille dollari rispetto al budget. Crede che il budget sarà un po’ conservativo, il che è positivo, perché il budget ha un deficit. Afferma che Paypal e Stripe sono associati alle entrate e che questo si è dimostrato un successo. Ci sono spese professionali di 70,00 $. Il nostro Special Worker tecnico è costato poco meno di 1500 $. La categoria Special Workers era stata maturata nel 2023 per inserirla nel periodo corretto per la fine dell’anno. Jennifer afferma che durante l’anno possiamo andare su base di cassa, ma che alla fine dell’anno dovremmo maturare tutto. Inoltre, tutte le fatture dell’IGR Forum non sono ancora state presentate, quindi vedremo più spese a febbraio. Per il nostro account Zoom, sotto Video Conferenze, ci saranno ora due account Zoom. In precedenza, era stato discusso di avere un account Professional, che sarebbe costato 2.500,00 $. Sembrava meglio optare per 2 account Zoom invece, poiché è significativamente inferiore nel prezzo. La gestione dell’hosting del sito web ha a che fare con le spese di Google e includeva anche un pagamento a Deep L, il programma di traduzione discusso in precedenza. Molte persone hanno discusso di questo programma e l’OIAA sta persino esplorando la possibilità di ottenere diversi account per l’OIAA. Il Consiglio discuterà questa spesa e, se il prezzo supera i 500 $ all’anno, la porterà all’Assemblea. Jennifer chiede se ci sono domande sulla Varianza di Bilancio. Felix chiede di sapere perché le Tasse Organizzative sono inferiori al previsto. Jennifer risponde che ci sono 500 $ destinati a spese legali e scopi, Barry aggiunge che devono pagare le Tasse Organizzative nel New Jersey, Felix afferma che dipende dal fatto che si verifichi o meno. Jennifer risponde che non c’è nulla all’orizzonte e che il Presidente aveva chiesto di metterlo a bilancio. Barry dice che dopo un anno o due dovremmo rimuoverlo e che non dovrebbe semplicemente rimanere lì per sempre. Felix chiede se dovrebbero maturare per questo e/o mettere da parte dei soldi per questa possibilità. Jennifer non è d’accordo perché non vede alcuna probabilità di una minaccia all’orizzonte. Barry è d’accordo e chiede da dove sia venuto il nichel sull’estratto conto. Jennifer risponde che sono Interessi! Scherzano su come stiamo facendo soldi! Felix vorrebbe chiedere di maturare per la Traduzione per l’Assemblea/Consiglio. Crede che dovremmo mettere da parte dei soldi per questo. Jennifer risponde che non è necessario maturare perché è già nel Bilancio in quanto è una spesa definita. Felix vorrebbe chiarire la prossima voce e afferma che forse non la sta leggendo chiaramente. Jennifer afferma che il Consiglio dell’Assemblea aveva stanziato 1040,00 $ e originariamente ci sarebbero stati Workshop disponibili per le Linee Guida. Dice che ce ne sono due programmati per febbraio e uno a marzo. Crede anche che il Bilancio per la Traduzione sia alto, ma che probabilmente ne metteranno a bilancio di più. Barry concorda sul fatto che è sempre meglio mettere a bilancio in modo molto conservativo le Entrate e in modo molto aggressivo le Spese.

Jennifer tira fuori l’Estratto Contributi. Felix vuole dire che quando esamina i bilanci, a volte vede i Gruppi 1, 2 e 3 e non hanno nomi. Jennifer consiglia di contattarli e chiedere loro il nome del loro gruppo. Fornisce loro un esempio di un assegno che è stato ricevuto dove li ha contattati ed era in realtà un errore. Ha finito per rimborsare. Dice che se c’è un’opportunità di contattare i gruppi, di farlo. Jennifer vorrebbe notare che ha cambiato questo rapporto per riflettere i cambiamenti di cui avevano discusso nella riunione precedente. Ha cambiato i nomi individuali in una sola voce che mostra i contributi personali. Felix chiede se possiamo ordinarli per valore numerico. Jennifer dice che potrebbe, ma li ha in ordine alfabetico. Felix dice che è curioso di sapere da dove provengono alcuni dei gruppi e che a volte non c’è alcuna indicazione di ciò sui contributi effettivi. Jennifer dice che Paypal ha un rapporto per questo. Vorrebbe anche aggiungere che non le piace vedere gli estratti elencati dal più alto al più basso. Barry concorda sul fatto che non si tratta affatto dell’importo del contributo. Dice che era scoraggiante quando vedeva alcuni comitati (al di fuori dell’OIAA) elencare prima i grandi blocchi e diminuire quelli che erano inferiori. Jennifer concorda sul fatto che non elencherebbe in questo modo. Felix capisce che questo è un buon modo per i gruppi di trovare facilmente i loro nomi quando guardano questo rapporto. Jennifer è d’accordo.

Jennifer tira fuori la Riserva Prudente e mostra che riflette i 6 mesi. Afferma che ha spostato i precedenti 60.0000 $, spostato l’importo concordato sul Conto Corrente. Spiega come Tech 12 non abbia incassato il suo assegno per settimane. Quando finalmente lo hanno fatto, Jennifer ha dovuto toglierlo dai Conti da Pagare a febbraio. Continua dicendo che i 5500 $ sono per l’accantonamento della Convention Internazionale del 2025. Felix vorrebbe chiedere se sarebbe facile aggiungere l’analisi delle tendenze a questi rapporti. Ad esempio, potrebbe mostrare come si sono comportati negli ultimi 6 mesi, ecc. Jennifer crede che questo si rifletta nella Varianza di Bilancio poiché mostra l’anno fino ad oggi. Jennifer dice che non aggiungerà un altro compito al suo piatto, ma dice a Felix di sentirsi libero di tracciare la progressione se lo desidera. Felix risponde che esaminerà la possibilità di farlo. Barry chiede a Felix se sa come trovare questo in Excel e che può vedere i grafici disponibili. Jennifer spiega che l’area Rapporti di Excel potrebbe aiutare. Felix dice che imparerà.

Erica inizia il suo Aggiornamento sulla Revisione Finanziaria del Comitato Finanze. Chiede a Jennifer se ha il documento da condividere. Jennifer condivide sullo schermo. Erica inizia dicendo a tutti che la Revisione Finanziaria è praticamente completata tranne che per 2 elementi. Dice che Karen ha un documento che è stato difficile e che ci sta lavorando a casa. Una volta che questo documento sarà stato completato, Karen lo presenterà a lei e poi lei potrà completare il rapporto finale da consegnare al Presidente. Jennifer afferma che dovrebbe presentarlo direttamente al Consiglio poiché non vuole influenzarlo in alcun modo. Erica chiede se qualcuno ha domande finora. Nessuno risponde, quindi continua. Si riferisce al documento e dice che i segni gialli sono ciò che è in sospeso e sta aspettando che Karen lo riveda e dia la sua valutazione. Jennifer chiede se ha tutto ciò di cui ha bisogno. Erica risponde di sì e che ora possono essere rimossi dall’account Mercury. Erica dice che tutti possono rivedere il documento poiché è un allegato che è stato inviato. Barry dice che la revisione finale dovrebbe andare al Consiglio perché il Consiglio sta agendo come la panoramica del Comitato Finanze. Erica risponde che Susan ha la Revisione. Barry ringrazia Erica per aver fatto il lavoro. Erica dice che è stato davvero divertente da fare e un processo di apprendimento. Chiede se dovrebbe rendersi disponibile al Consiglio per domande sulla Revisione. Barry risponde che assolutamente dovrebbe e di fargli sapere che è pronta. Suggerisce anche di metterlo all’ordine del giorno. Jennifer aggiunge che dovrebbe inviarlo all’intero Consiglio. Barry concorda e dice che dovrebbe fare entrambe le cose: inviare all’intero Consiglio e metterlo all’ordine del giorno per la discussione. Jennifer afferma che domani è la loro riunione mensile del consiglio e chiede se sarebbe pronta a rispondere alle domande. Erica risponde che pensa che il mese prossimo sarebbe un buon momento. Potrebbe presentarlo al Consiglio, possono esaminarlo e porre qualsiasi domanda. Crede che non ci sia fretta poiché tutto è “totalmente in ordine e organizzato”. Jennifer è felice che Erica abbia lasciato cadere quella piccola informazione poiché era curiosa dei risultati. Erica risponde che hanno cercato per settimane e tutto il giorno con “5 occhielli su di esso” e non hanno trovato assolutamente nulla di storto. Jennifer dice che è felice che ci sia un’opinione indipendente sui libri. Apprezza e crede che i membri si sentiranno a loro agio con i risultati. Ringrazia Erica per essersi fatta avanti per il compito. Erica dice che sarà molto più facile l’anno prossimo poiché ora sanno come farlo e possono insegnare a qualcun altro come farlo. Jennifer dice che è contenta che abbiano creato un processo per la generalizzazione di una Revisione Finanziaria Interna. Barry vorrebbe avvertire Erica della possibilità di alcuni commenti scontrosi da parte di alcune persone. Erica dice che è pronta. Jennifer chiede ogni quanto tempo dovrebbe avvenire questo rapporto? Erica dice che è raccomandato una volta ogni 3 anni, ma lei e Leslie credono che una volta all’anno sia il minimo. Sente che due volte all’anno sarebbe il meglio. Jennifer risponde che stava pensando alla stessa quantità e si congratula con loro per l’ottimo lavoro. Dice che non si può fare molto meglio che ottenere una Revisione Finanziaria entro febbraio in modo che possano continuare con l’anno. Jennifer chiede se ci sono altre domande o commenti per il Team di Revisione Finanziaria. Non ce ne sono.

Nessuna domanda o commento

DICHIARAZIONI FINANZIARIE COMPLETATE

Jennifer tira di nuovo su l’ordine del giorno e vuole dare un aggiornamento su Stripe. Ribadisce che abbiamo la piattaforma ed è attiva. Dice che, per quanto riguarda il valore in dollari, hanno ricevuto contributi maggiori rispetto a PayPal. Ha notato che non stavamo ottenendo la tariffa per le organizzazioni no profit, quindi li ha contattati e hanno detto che l’avrebbero aggiornata in una settimana, quindi la modifica dovrebbe essere imminente. Felix vorrebbe chiedere da quale piattaforma ci vengono addebitati di più? Stripe o Paypal? Jennifer risponde che Paypal è di 0,49 centesimi per transazione più l’1,98%. Stripe è di 0,30 centesimi a transazione più il 2,2%. Jennifer chiede se ci sono altre preoccupazioni su Stripe. Jennifer chiede a Felix come è stata la riconciliazione per lui. Felix risponde che è stato facile e non c’è stata alcuna differenza. Felix afferma che c’è stato uno strano movimento all’inizio. Jennifer risponde che quella era la commissione associata ad esso e che doveva sincronizzarla. Ha anche dovuto inserire alcune voci manuali nel sistema per farlo funzionare nel modo corretto e nel periodo che voleva. Aggiunge anche che hanno ricevuto un pagamento ricorrente e che lo ha sospeso. Ha spiegato che proveniva da un membro che ha specificato che era per un certo gruppo, tuttavia, il suo nome proveniva da una società. Ha cercato di contattare la persona e non c’è stata risposta. Non sa se si tratta di una società di proprietà di un membro AA o di una società. Abbiamo ricevuto 4 pagamenti da 25,00 $ da Strategy Matters con note che provengono da un certo gruppo. Spiega che potremmo rimborsare i 100 $ e sospendere i pagamenti in futuro, oppure mantenere i 100 $ che abbiamo ricevuto e dire che le società di proprietà di membri AA possono dare contributi. Barry vuole aggiungere che c’è una politica su ciò che possiamo e non possiamo accettare. Poiché si tratta di una questione di governance, può essere portata all’attenzione del Consiglio e consentire al comitato di prendere una decisione. Jennifer vorrebbe sapere quali sono le opinioni dei membri del comitato Finanze. Erica dice che non può dare una risposta perché è troppo stanca. Felix risponde che crede che non dovremmo accettare fondi in questa situazione. Crede che dovremmo prima discuterne con il Consiglio. Jennifer risponde che crede nello stesso modo e ha sospeso i pagamenti poiché non riesce a contattare nessuno per rispondere ai pagamenti e/o al gruppo. Dice anche che Susan è andata nel luogo da cui doveva provenire e che non avevano familiarità con il nome della persona. Dice che è piuttosto strano. Jennifer dice che questo è all’ordine del giorno del Consiglio per domani. Chiede se c’è qualche altra questione che qualcuno vorrebbe discutere. Jennifer chiede una mozione di chiusura. Felix fa una mozione per chiudere la riunione.

Jennifer chiude con la dichiarazione di responsabilità