Aggiornamento per la finanza – Ottobre 2023
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 14 ottobre 2023
8:00 – 9:24 HDT
11:00 – 12:24 PDT
14:00 – 17:24 EDT
Partecipanti:
Jennifer – tesoriere in servizio
Terry n. presidente della convention OIAA
Jeff – Segretario per OIAA
Felix – tesoriere supplente
Beth – presidente supplente di Unity
Mark – responsabile tecnico
Barry – membro del consiglio finanziario
Eldin – presidente supplente PAC
Jennifer guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.
Revisione della bozza dell’ordine del giorno:
Jennifer condivide l’ordine del giorno e chiede integrazioni. Jennifer chiede se ci sono domande o dubbi sull’ordine del giorno.
Felix alza la mano e dichiara una mozione per accettare l’ordine del giorno.
Terry appoggia.
Richiesta di eventuali opposizioni
Nessuno
APPROVAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO
Revisione dei verbali dei mesi precedenti:
Jennifer chiede se tutti desiderano accettare o rivedere i verbali
Mark si lamenta che sono troppo lunghi. Jennifer spiega che è stata una riunione di 3 ore con molte informazioni relative al budget.
Terry propone di accettare
Felix appoggia l’accettazione
Jennifer chiede se ci sono opposizioni
Nessuno
APPROVAZIONE DEL VERBALE DELLE RIUNIONI PRECEDENTI
Revisione dei rendiconti finanziari.
Jennifer inizia dicendo che le entrate di settembre sono state di poco inferiori a 4.600,00 $ con le commissioni Paypal associate al totale.
La commissione di contabilità è di 37,00 $ per il software di contabilità.
Spese per la conferenzaper duepartecipanti all’ICOAA. Jennifer spiega che l’importo è un rateo per la Convention Internazionale del 2025. Jennifer spiega a Terry che i suoi costi non sono stati preventivati per il prossimo anno e che le mostrerà il bilancio per vedere cosa è disponibile.
Servizi di traduzione. A causa dell’impossibilità di utilizzare le solite persone ASL, c’è una spesa di 495 $ per gli interpreti ASL.
Altra tecnologia riguarda tutti i servizi Google come: Google Suites, Google Cloud, ecc.
L’hosting e la gestione del sito web sono per i tecnici specializzati. Jennifer spiega che il comitato tecnico ha ricevuto il pagamento finale di 5.000,00 $ e che ha anche ricevuto il primo pagamento per un servizio di due settimane a settembre.
Jennifer conclude dicendo che hanno una perdita netta di poco inferiore a 5.600,00 $.
Felix vorrebbe identificare i costi in modo un po’ più chiaro. Ad esempio: i costi di traduzione, che sono tra i più alti, vorrebbe dettagliare queste transazioni in modo un po’ più chiaro e classificare per quale gruppo sono. Jennifer afferma anche di registrarli come “Assemblea”. Jennifer è d’accordo e afferma che il budget del prossimo anno fornirà tali informazioni.
Richiesta di feedback/domande sulla variazione di budget:
Nessuna domanda o feedback
Revisione del foglio dei contributi
Jennifer inizia dicendo che Sober in China ha dato un altro contributo. Jennifer dice di aver inviato a Jan BB le loro informazioni e sta cercando di inserire Sober in China nella directory.
Mark chiede se il totale è di 4568 $ e se questo è stato il mese del “calo”. Jennifer risponde che questo importo era di settembre e questo è stato il mese lento. Mark fa presente che il suo gruppo di appartenenza non ha pagato e Jennifer concorda sul fatto che ha ricevuto pagamenti da individui PER il suo gruppo di appartenenza, non DAL suo gruppo di appartenenza.
Beth chiede se i gruppi internazionali danno un grande contributo o vuole sapere come arrivano i soldi internazionali. Jennifer risponde che i gruppi internazionali sono come tutti gli altri gruppi e dipende. Jennifer risponde che a volte lo fanno mensilmente, a volte trimestralmente, a volte annualmente.
Beth chiede se c’è un importo che farebbe scattare degli allarmi dall’invio di denaro a livello internazionale. Chiede se c’è un limite in entrata tramite Paypal.
Jennifer risponde che no, non c’è.
Jennifer dice che Steve, il vecchio tesoriere, ha inviato 1066,00 $.
Barry dice che queste transazioni provenivano da vecchi conti Paypal che erano tenuti su conti personali quando è iniziato OIAA. C’è stata difficoltà a ottenere i pagamenti da Paypal e Steve ci ha lavorato con successo.
Richiesta di feedback/domande sui contributi.
Nessuna domanda o feedback
Revisione del bilancio
Jennifer afferma che la liquidità è a 93,5 mila $. Jennifer dice a Terry che ha 5.000 $ maturati per le spese di traduzione internazionale del 2025. Dice anche che entro il 2024 dovrebbero esserci 5.500 $ e dovrebbero essere più che sufficienti per iniziare. Se ci sono altre spese, possono affrontarle nel 2025.
Terry chiede se questo è tutto e Jennifer risponde che le spille non sono in questo rateo.
Jennifer conclude dicendo che il patrimonio netto totale è l’ammontare di liquidità disponibile.
Richiesta di domande/feedback sul bilancio.
Nessuna domanda o feedback
Revisione dell’ordine del giorno
Terry vorrebbe iniziare chiedendo se potrebbero ricategorizzarlo da “Passività” in modo da poterlo identificare più facilmente.
Jennifer spiega che il sistema lo chiama spesa maturata e che questa è l’unica cosa in questa categoria per ora, quindi dovrebbe essere facile da identificare.
Jennifer chiede se tutti hanno esaminato l’ordine del giorno come è stato inviato prima della riunione.
Inizia dicendo che hanno discusso ampiamente del budget all’ultima riunione, quindi stanno solo rivedendo la compilazione della discussione.
Jennifer afferma che sono state apportate molte modifiche. A partire dalla riduzione del budget dei comitati tecnici da 20.000 $ a 10.000 $. Il budget del presidente della convention per la traduzione è sospeso per alcuni workshop per le linee guida e le riunioni del presidente del comitato/consiglio. Il budget è sceso da 8000 $ a 4000 $. La variazione è di circa 1000 $ rispetto a quanto presentato l’ultima volta alla finanza.
In sostanza, siamo quasi a -29.000 $. I dati effettivi andranno in queste due categorie.
Jennifer indica a Felix dove i numeri mostrano le entità e dove andranno a finire. Felix è d’accordo e continuano. Jennifer chiede se ci sono domande o dubbi.
Barry chiede di rivedere di nuovo le entrate. Indica le previsioni.
Jen spiega che ogni trimestre storicamente ha entrate inferiori, quindi 3, 6, 9, 12 hanno storicamente entrate inferiori, come settembre.
Barry chiede se questi numeri si basano sulla migliore ipotesi e Jennifer risponde che si basano sulla storia.
Felix ribadisce anche che stanno semplicemente applicando un adeguamento stagionale basato su una crescita mensile. Barry chiede se il totale preventivato è di circa 83.000 $. Jennifer è d’accordo e sembra che tutti stiano capendo le proiezioni. Jennifer chiede se qualcuno ha domande sul budget.
Jennifer chiede ulteriori discussioni o domande sul budget.
Richiesta di obiezioni da inviare ai membri.
Nessuna opposizione
Approvazione per la compilazione del budget
Mark se ne va bruscamente ed era l’ospite delle trascrizioni. Eldin subentra alla registrazione proprio quando si accorge che Mark se ne stava andando. Eldin salva la situazione!
Revisione dello statuto finanziario
Il prossimo punto all’ordine del giorno è lo statuto finanziario. Jennifer afferma di aver cercato di emanare che il tesoriere possa essere il presidente delle finanze, ma a molte persone non è piaciuta l’idea. Continua dicendo che non c’è un presidente ad interim per il comitato finanziario con il consiglio. Quindi, vorrebbe stabilire quali sono i loro ruoli nel comitato finanziario. Attualmente, il tesoriere sta svolgendo tutti i compiti del presidente delle finanze.
Terry chiede se è troppo. Jennifer dice di no, ma raccomanda che l’audit sia ancora vantaggioso e vorrebbe stabilire i ruoli dei membri del comitato finanziario. Suggerisce di ricominciare da zero.
Jennifer chiede se vorrebbero cambiare il tesoriere, o aggiungere un presidente delle finanze, o se dovremmo lasciare le responsabilità al tesoriere.
La preoccupazione di Terry è che il presidente non farà tanto quanto Jennifer e vorrebbe che chiunque si incontrasse con Jennifer per lavorare. Jennifer afferma che sarebbe felice se qualcun altro venisse ad aiutare.
Felix afferma che se fosse nominato tesoriere, dovrebbe delegare la maggior parte dei compiti che
Jennifer fa da sola. Crede anche che un audit interno fornirebbe maggiori informazioni su come conducono le loro finanze. In questo modo possono definire i doveri e le responsabilità effettive delegate all’interno del comitato finanziario.
Barry ritiene che ci saranno altre complicazioni se il presidente delle finanze e il tesoriere sono due entità separate. Dice che Spencer, il precedente, ha preparato gli ordini del giorno, ma non aveva accesso al conto bancario. Quindi Brian, il tesoriere, ha dovuto assumere qualcuno per fare l’amministrazione generale per il comitato. Aggiunge che il modo migliore per procedere sarebbe che il tesoriere fosse anche il presidente.
Barry chiede chi ha accesso a Xero e ai soldi. Jennifer risponde che sono lei, Felix, Susan e Jeff. Inoltre, l’intero consiglio può vedere il conto Paypal. Barry dice che pensa che sia molto più accesso di prima.
Terry vuole affermare che se l’Assemblea OIAA ritiene che ci debba essere un presidente, dovrebbe seguire ciò che viene suggerito.
Jennifer e Barry rispondono che non c’è stata una votazione.
Jennifer vuole anche dire che nello statuto, viene lasciato aperto per l’opportunità di essere sollevato se ci sono dei candidati per la posizione.
Beth A. vorrebbe lodarli per aver sollevato l’opzione di un audit.
Eldin vorrebbe identificare cosa sta chiarendo questa mozione. Jennifer risponde che si tratta di stabilire se vogliono attenersi allo statuto iniziale o aggiungere la necessità di un presidente delle finanze nello statuto. Tuttavia, sembra che stiano bene con quello in atto.
Jennifer chiede se ci sono opposizioni allo statuto.
Nessuna.
Approvazione dell’accettazione dello statuto
L’ultimo punto in discussione è la bozza che Eldin ha elaborato per una procedura di audit interno. Il tesoriere inizia a esaminare la procedura. “L’obiettivo è garantire l’utilizzo responsabile delle donazioni da parte dei membri OIAA, sostenere il continuo recupero degli alcolisti e mantenere la trasparenza finanziaria.
Jennifer continua a leggere: “Ambito. L’audit comprenderà le transazioni finanziarie, i registri, la conformità alle normative finanziarie senza scopo di lucro e le misure di sicurezza informatica, le procedure di audit, la verifica delle transazioni.
Spiegazione: questa procedura prevede la verifica dell’accuratezza e della legittimità delle transazioni finanziarie. Esempio: selezionare un campione di 50 donazioni effettuate tramite PayPal nell’ultimo trimestre. Incrociare queste transazioni con la documentazione di supporto per garantire che siano in linea con gli scopi e gli importi dichiarati.
Audit di conformità. Spiegazione: oltre all’audit di conformità precedentemente menzionato, OIAA dovrebbe condurre revisioni periodiche per mantenere il suo status di esenzione fiscale e aderire alle normative senza scopo di lucro. Esempio specifico: OIAA dovrebbe rivedere e aggiornare regolarmente il suo status di non profit presso l’IRS, assicurandosi che continui a soddisfare i requisiti per lo status di esenzione fiscale 510c3. Inoltre, l’organizzazione dovrebbe conservare i registri di eventuali modifiche ai suoi statuti, alla struttura del consiglio o alla dichiarazione di missione e segnalare tali modifiche agli organismi di regolamentazione appropriati.
Analisi del rendiconto finanziario. Spiegazione: analizzare i rendiconti finanziari per accuratezza e completezza. Esempio: esaminare i conti economici e i bilanci. Confrontare le cifre effettive con gli importi preventivati. Indagare sulle variazioni significative e sulle loro cause, come aumenti di specifiche fonti di donazione o variazioni di attività e passività.
Valutazione della sicurezza informatica. Spiegazione: valutare le misure di sicurezza informatica per proteggere i dati finanziari.
Esempio: condurre scansioni di vulnerabilità e test di penetrazione per identificare le debolezze nei sistemi online di OIAA. Formulazione di raccomandazioni per migliorare la sicurezza informatica.
Revisione del processo operativo. Spiegazione: esaminare i processi finanziari per l’efficienza.
Barry solleva Paypal e come dovrebbero esaminare lo stato di Paypal poiché non hanno mai ottenuto l’accordo senza scopo di lucro con Paypal. Dovrebbero assicurarsi che sia in atto.
Jennifer afferma che non l’ha esaminato e lo farà ora e lo ringrazia per le informazioni.
Terry vorrebbe aggiungere che la parola ‘contributi’ e donazioni sono al lavoro sulla documentazione e dovrebbero usare l’una o l’altra.
Felix vuole spiegare che significano la stessa cosa in due aree diverse.
Jennifer aggiunge che è esente da tasse e può essere detratta ogni anno. Continua a leggere il documento di processo, “Revisione del processo operativo. Spiegazione: esaminare i processi finanziari per l’efficienza, esempio di corrispondenza, mappare il processo di raccolta delle donazioni. Identificare i passaggi manuali e suggerire soluzioni di automazione per semplificare il processo.
Budget e analisi. Spiegazione, confrontare l’effettivo andamento finanziario con il budget. Esempio, analizzare i rendiconti finanziari del portale per identificare le variazioni di budget come la spesa eccessiva o il sottoutilizzo dei fondi, raccomandare adeguamenti al budget in base ai risultati.
Valutazione del rischio. Spiegazione: identificare e valutare i rischi finanziari. Esempio, valutare il rischio di frode nei pagamenti online a causa della dipendenza da PayPal. Valutare la probabilità e il potenziale impatto di questo rischio. Sviluppare strategie per mitigarla, come il miglioramento del rilevamento delle frodi.
Traccia digitale delle approvazioni. Spiegazione: durante tutto il processo di audit. È essenziale documentare e mantenere una traccia digitale. Di tutte le approvazioni, i rifiuti e i commenti relativi alle richieste di spesa. E altre transazioni finanziarie. Esempio, il sistema automatizzato di approvazione delle spese genera un registro digitale completo che registra chi ha approvato o rifiutato ogni richiesta di spesa. Insieme a eventuali commenti o note forniti durante il processo di approvazione. La traccia funge da registro di audit offrendo trasparenza e tracciabilità di ogni decisione finanziaria. Documentazione, tutte le procedure di audit saranno documentate con supporto. Prove e risultati. I risultati e le raccomandazioni dell’audit saranno compilati.
In un rapporto di audit dettagliato per la revisione da parte del consiglio del comitato finanziario e dell’assemblea. Il comitato finanziario di follow-up monitorerà l’attuazione delle raccomandazioni e seguirà i progressi.
Per garantire che vengano intraprese azioni correttive. I risultati dell’audit di miglioramento continuo serviranno da base. Stiamo migliorando continuamente il processo e la gestione del rischio all’interno di OIAA.
Felix vuole commentare che sta seguendo il suo corso di gestione del rischio finanziario e che questo sembra proprio quello che sta studiando in questo momento. Si congratula con Eldin per questo rapporto ben scritto.
Jeff vorrebbe sapere se il comitato andrà avanti con l’audit utilizzando il documento. Consiglia di istituire un sottocomitato e chiede a Jennifer quale fosse il suo piano per l’audit.
Jennifer risponde che ha già predisposto 3 persone per il sottocomitato. Nomina Eldin, Leslie delle comunicazioni che ha una formazione finanziaria ed Erica che era la precedente segretaria e ha anche una formazione finanziaria. Jennifer chiede a Eldin se potrebbe iniziare a comunicare con Leslie ed Erica per iniziare a gennaio per l’audit del 2023.
Jeff dice che essere in grado di auto-controllarci farà molto per garantire la fiducia da parte dei membri. Applaude il riferimento.
Jennifer vuole concludere dicendo che una volta avviato il processo, non può e non aiuterà in alcun modo se non rispondendo alle domande. Può solo dare accesso. Ribadisce che non può dirigere o guidare.
Felix vorrebbe sapere se il comitato di audit deve essere nominato dall’effettivo consiglio che manterrebbe quindi maggiore indipendenza.
Jeff consiglia di lasciare probabilmente al comitato finanziario la conduzione, a condizione che non vi sia alcun apparente conflitto di interessi.
Jennifer, ma questo comitato si siederà esternamente al comitato finanziario. In realtà riporterà solo al consiglio.
Terry propone di chiudere la riunione.
Jennifer chiede se ci sono opposizioni.
Jennifer chiude con la preghiera di responsabilità
–Fine della riunione del comitato finanziario–
21:24 HDT // 12:24 PDT // 15:24 EDT–
