Aggiornamento per la finanza – Settembre 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 14 settembre 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Jennifer B – Tesoriere OIAA
Felix – tesoriere supplente
Barry – amministratore fiduciario / presidente delle convention internazionali
Mark M = Segretario OIAA
Jan BB – pack
Beth a =
Erica –
KD Kevin –
Revisione dell’ordine del giorno
Dopo la Preghiera della Serenità, Jennifer spiega che la riunione consiste principalmente in ulteriori richieste di budget. Vorrebbe esaminare la Convention e discutere i fondi in eccesso da distribuire alla fine dell’anno. Esamina l’ordine del giorno: approvazione dei verbali, revisione delle relazioni finanziarie e poi passeranno direttamente ai budget dei comitati. Possono finire con eventuali altre questioni e chiudere con la Dichiarazione di Responsabilità. Chiede se qualche partecipante desidera aggiungere qualcosa all’ordine del giorno. Barry ritiene che debbano essere messe in atto alcune misure per il voto. Dovrebbe esserci un numero minimo di partecipanti al voto presenti quando si vota su denaro e questioni fiduciarie. Jennifer lo aggiunge all’ordine del giorno e passa al punto successivo.
REVISIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO APPROVATA
Revisione dei verbali di luglio
Jennifer passa all’approvazione dei verbali di luglio. Jennifer dice che agosto non è disponibile per l’approvazione oggi, ma il segretario è un po’ indietro. Dopo aver esaminato, il tesoriere chiede una mozione per accettare i verbali di luglio. Felix fa una mozione per accettare, Barry appoggia. Qualcuno è contrario? Nessuno.
VERBALI DI LUGLIO APPROVATI
Revisione dei bilanci
Questi sono per i rendiconti finanziari di agosto. Ci sono state contribuzioni di poco più di 9.900 $. Jennifer afferma che, da inizio anno, OIAA sta realizzando un surplus del 24,62% rispetto al budget. Le commissioni di Paypal e Stripe sono direttamente associate ai ricavi. Menziona che ora hanno lo status di non profit, quindi stanno pagando di meno, il che si riflette. Stanno persino portando più entrate. Afferma che ci sono quasi 14.000 $ in più in contribuzioni. Spiega che le spese professionali per il software di contabilità aumenteranno nel 2025. Spese per conferenze, che è il saldo rimanente per l’ICOAA ed è stato completamente pagato. Infine, ci sono alcune spese per il prossimo workshop a cui parteciperà il team tecnico. Ci sono 7 partecipanti, ma 6 biglietti sono pagati da OIAA. Jennifer continua con l’elenco: 259,00 $ per la Convention sono per i costi di interpretazione per la formazione, 745,00 $ che è l’acconto per le spille da bavero per la Convention Internazionale a Vancouver. Lo specialista tecnico aiuta con il nostro sito web e la manutenzione. La tecnologia ha avuto alcuni costi di interpretazione per il loro workshop sulla sicurezza. Le riunioni di Unity hanno ogni riunione in spagnolo e portoghese per l’interpretazione. Altra tecnologia è la nostra tecnologia di database dei membri a cui si sta lavorando. La videoconferenza costa 50 $ per il nostro account Zoom. L’hosting e la gestione del sito web sono il nostro Google e abbiamo anche pagato la nostra tariffa annuale per il plug-in Events, che è più del normale questo mese. Infine, abbiamo un utile netto di poco meno di 3.000,00 $. Jennifer chiede se ci sono domande sulla variazione del budget.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione del bilancio
Il bilancio mostra che ci sono 140.000 $ in banca, di cui 5.500 $ sono destinati alla Convention Internazionale del 2025. Dice a Barry che vedrà quei numeri diminuire e che il mese prossimo ridurremo le spese maturate affinché le spille vadano nel 2024. Ma poi, nel 2025, lo sposteremo alla spesa corretta. Barry capisce che dobbiamo mantenerlo negli anni contabili corretti. Jennifer spiega che in precedenza pensava che questa spesa per le spille sarebbe stata nel 2025, ma invece è successo l’altro giorno. Afferma che abbiamo 134.000 $ e spiccioli in contanti non vincolati nel bilancio. Chiede se ci sono domande. Nessuna.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione dei contributi
Jennifer passa all’ultimo rendiconto, che è il rendiconto delle contribuzioni. È elencato per gruppo per il mese e stanno ottenendo nuovi gruppi continuamente ora. Dice anche che questi nuovi gruppi stanno contribuendo in modo significativo all’OIAA mensilmente o trimestralmente. L’importo totale delle contribuzioni per agosto è di 9.900 $ e spiccioli. Barry ha una domanda e chiede di alcuni assegni che arrivano all’OIAA da ‘Online Home Groups’. Jennifer risponde che alcuni gruppi utilizzano Online Home Groups come piattaforma per gestire i loro soldi. . Jennifer spiega che esiste un servizio online di AA in cui l’OIAA riceve un assegno da loro specificando il nome del gruppo da cui proviene sulla riga Memo. Felix risponde che probabilmente ricevono 2 o 3 assegni al mese da Online Home Group. Barry risponde che ‘Online Home Group’ ha ricevuto un grande riconoscimento oggi sul NAATW e di tenere d’occhio e vedere se la curva cambia. Jennifer chiede se ci sono altre domande sui rendiconti finanziari in modo che possa iniziare con i budget. Nessuno
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Richiesta di budget per la convention di Vancouver
Jennifer condivide lo schermo e Barry dice: ‘950’. Spiega che questo numero è la nuova richiesta di budget rettificata per il 2025 per il saldo delle spille che è stato pagato nel 2024. Deve essere contabilizzato rispetto al loro budget per la Convention nel 2025. Spiega che devono registrare la transazione in questo modo con la guida di Jennifer. Dice che hanno speso 950 $ in più nel 2024 e che devono spostare il budget per quello nel 2025 in modo che il loro budget rispetto al loro budget totale per la Convention rimanga in equilibrio. Jennifer chiede a tutti se hanno domande su questo budget. Afferma che per far avanzare le cose rapidamente oggi, chiederà semplicemente se qualcuno si oppone al budget della Convention di Vancouver di Barry. Nessuno si oppone.
RICHIESTA CONVENZIONE VANCOUVER APPROVATA
Richiesta di budget di Pack
Jennifer presenta la richiesta di budget di Pax con Jan B. Jan BB dice che vogliono produrre un video in lingua dei segni americana per spiegare come navigare nel sito web e per spiegare come compilare un modulo. Guiderà le persone attraverso il sito web e spiegherà loro come compilarlo. Dice che il Comitato per le comunicazioni e loro hanno detto che possono farlo. Il video verrà aggiunto all’elenco a discesa sul sito web e sarà disponibile per gli utenti ASL. Dice che assumerebbero interpreti che sarebbero un costo aggiuntivo, ma li userebbero in modo produttivo. Jan vorrebbe assumere interpreti ben noti all’interno della comunità. Spiega che l’ASL è diversa dal resto ed è una lingua visiva. Crede che rientri nelle ammissioni.
Jennifer dice che le richieste degli interpreti ASL dovrebbero essere prese attraverso il processo di assunzione di interpreti e non scelte personalmente da lei. Jan B risponde che nella comunità ASL, c’è un aspetto immediato di non fiducia e poiché un oratore per ASL sarebbe ben noto, elimina questo stigma. Beth dice che ci sono molti altri che hanno questo tipo di problema e sono lingue che hanno anche bisogno.
Mark dice che non è questo ciò di cui si sta discutendo qui. Dice che pensa che sia perfettamente accettabile e ragionevole assumere questi interpreti per questo scopo specifico. Sostiene pienamente questo. Dice che hanno parlato di avere un Comitato per l’accessibilità. Mark chiede al Comitato finanziario di discutere la possibilità di avere quel Comitato e, in tal caso, avrebbe bisogno di alcuni finanziamenti. Mark raccomanda di finanziare il Comitato per un budget a partire da 2.000 $ fino a 20.000 $ in modo che abbiano alcuni fondi quando il Comitato si avvia. Jan cerca di far capire il suo punto di vista sul perché questi determinati interpreti vengono richiesti. Jan risponde che ci sono interpreti ASL di fiducia che vengono utilizzati abbastanza frequentemente che sono più economici. Vorrebbe usare queste persone perché creano un po’ di rilassamento e fiducia che ciò che stanno vedendo sia tradotto con il loro miglior interesse nel cuore. Aggiunge che queste clip ‘vivranno’ sul sito web, quindi c’è familiarità. .
Beth dice a Jan che gli interpreti ASL sulla sua lista che ha fornito loro avevano alcune delle stesse persone che sono nella lista di Jennifer. La differenza è che sono molto più economici. Jan risponde che saprebbe chi è il più adatto per questo servizio. Jan dice che PAC non ha mai chiesto soldi, nemmeno un centesimo. Quindi, prima della fine del suo mandato, vorrebbe vedere succedere qualcosa. Beth dice che si sente a disagio a fare un’eccezione solo per un gruppo e non per altri. Questo apre la porta ad altri gruppi per andare al di fuori della procedura. In Unity, tutti sono uguali e capisce che esiste una politica in atto per l’assunzione. Dovrebbero almeno seguirla in tutti i settori. Altrimenti, quando iniziano a fare eccezioni, apre la porta a più richieste. .
Barry dice che la questione dell’accessibilità è qualcosa che gli è stato in mente per un po’ di tempo. Crede che Jan stia portando qualcosa che è legato all’esperienza dell’utente pubblico. Crede che se hanno la possibilità di assumere una personalità ben rispettata e ampiamente conosciuta per fare una pubblicità per noi o da usare come interprete, pensa che dovrebbero farlo. Dice che se qualcuno si ‘offende’, forse avrebbe dovuto semplicemente chiedere. È favorevole a migliorare le esperienze degli utenti a un costo ragionevole e questa determinata richiesta sembra rientrare in questo. Jennifer risponde che l’ottenimento di servizi di interpretazione ha un protocollo in atto. Questo aprirebbe la porta ad altre richieste di lingue necessarie. Jennifer offre a Jan un compromesso. Ha 2 interpreti ASL certificati che lavorano all’Assemblea. Jan interviene che questo non è paragonabile a un’Assemblea. Poiché questo andrà sul sito web, Jan afferma che non scenderà a compromessi. Jennifer dice che se Jan potesse avere solo 2 persone che valutano quegli interpreti che sono certificati ASL per un feedback sugli interpreti invece di consentire solo un’opzione.
Mark dice che si sente un po’ a disagio con la gestione della richiesta. Pensa che se Tech avesse questa richiesta per un progetto video, non sarebbe un problema. Crede che questo sia un progetto autonomo che ha a che fare con le pubbliche relazioni e dovrebbero dare al gruppo l’autonomia per farlo. Sente che sono troppo governati qui e vuole lasciare che Jan vada e faccia questo progetto.
Jan risponde che trova la microgestione un po’ eccessiva. Vuole farlo a modo suo e capisce che questo non sta seguendo la procedura e non scenderà a compromessi. Crede che la sua richiesta non sia molto da chiedere. Aggiunge che PAC non ha mai chiesto nulla in passato. Non capisce perché deve seguire quella procedura solo perché è uscita dal modo normale di fare le cose. Jennifer concorda che è diverso e Jan risponde che è perché è diverso e Jennifer sembra aver dato più della sua opinione su questo. Si sente offesa dal fatto che ora dovrebbe andare a questi 2 eventi e valutare tutte le altre persone solo per ottenere l’approvazione della sua richiesta. Perché dovrebbe fare queste cose extra solo perché sta andando contro il protocollo? Jennifer risponde che non ha detto che doveva fare tutte quelle cose. Jan non è d’accordo. Poiché Jennifer non ha esperienza in quel settore poiché parteciperanno già all’Assemblea e alla Convention, sarebbero in grado di rivedere? Jennifer conclude dicendo che poiché Jan non ne sa più del lato ASL di quanto ne sappia lei, forse un altro partecipante ASL potrebbe dare maggiori informazioni. Jan risponde che potrebbe saperne un po’ più di Jennifer. Erica ha un commento sulla traduzione per i non udenti. Crede che sia completamente diverso e non tratterebbe la traduzione normale allo stesso modo della traduzione per i non udenti. Barry vorrebbe aggiungere che potrebbero far creare all’IA alcuni pezzi di lingua dei segni per loro, ma poiché non ce l’hanno al momento, potrebbero far mettere insieme a Jan del Comitato PAC un pacchetto caloroso e accogliente per i nostri utenti ASL che potrebbe durare diversi anni. Suggerisce forse anche di farlo gratuitamente.
Felix vorrebbe capire come sono state scelte queste persone. C’era una sorta di metodo nella selezione dei fornitori? Se sono i ‘più utilizzati nella comunità ASL’, come è stato determinato? Jan risponde che inizialmente passerà attraverso il tesoriere per essere pagato, non personalmente a lei. Ribadisce che finirà sul sito web come edizione permanente.
Beth pensa di vederlo come un pacchetto. Dice che c’è una procedura in atto per assumere l’interpretazione ed è stata impostata in tutti i settori. Purché non influisca sulla procedura per assumere interpreti.
Jennifer vorrebbe dire che AA ha familiarità con i traduttori ASL e hanno tutti interpretato per Alcolisti Anonimi in precedenza. Alene ha fornito loro un elenco geografico di interpreti ASL. Si tratta davvero di un individuo e di ciò con cui si sente a suo agio. Jennifer dice che si sente un po’ sprezzante prima dell’indagine perché ha esaminato l’elenco di 10 interpreti e ha scoperto che era insolito perché uno degli interpreti aveva anche citato Jennifer in precedenza e c’era una differenza di 10 $/ora. Afferma che l’interprete probabilmente non si è reso conto di averle già inviato un messaggio offrendo 55 $/ora e ora in questo elenco preferito, sta valutando a 65 $/ora.
Quindi, ecco perché Jennifer era un po’ sospetta fin dall’inizio.
Mark dice che sicuramente metterebbe in discussione qualcosa del genere. Jennifer concorda e chiede a chiunque si opponga al budget come scritto. Nessuno si oppone. Il budget passa.
RICHIESTA DI BUDGET PAC ACCETTATA
Richiesta di budget di Unity
Per il budget di Unity, Jennifer dice che andrà nei dettagli perché ti dà molto di più. Condivide lo schermo e chiede a Beth di presentare il budget di Unity. Beth inizia con un confronto con il budget dell’anno scorso ed è più del doppio rispetto all’anno scorso. L’anno scorso, ha sbagliato a non includere le spese tecnologiche. Vorrebbe evitarlo per questo budget. Beth dice che poiché OIAA sta diventando più grande, deve aumentare le dimensioni delle sale per la Convention. Questo è aumentato fino a circa 4.000 $ rispetto al budget di quest’anno. L’interpretazione è un totale di 6 lingue interpretate. Sotto Altra tecnologia, poiché non esiste un programma di registrazione in atto, devono avere un processo di registrazione e anche avere una sorta di pagina del sito separata che possono creare. Dice che c’è questo evento chiamato Create. Beth ha avuto molti incontri con il venditore di quella società e hanno una piattaforma facile da usare, un po’ come wix. È facile da navigare. Propone il programma più semplice se l’altra opzione non funziona. Ha inserito il costo stimato nel budget. Un altro elemento sotto Altra tecnologia è la preoccupazione che supereranno le mille persone. Dice che quest’anno è stata rifiutata una licenza speciale, quindi Tech 12 può fare una sala di overflow. C’è anche una stima specifica per questo. Questo importo sarebbe per i 3 giorni. Potrebbero avere qualcuno di guardia per creare sale di overflow quando necessario. Anche questa è una stima esatta.
Il prossimo è il supporto tecnico o una persona di supporto amministrativo. Spiega che sono necessari lavoro amministrativo, fogli di calcolo e tutti i tipi di cose. Dice che ha trovato qualcuno su Upwork che è bilingue per il lavoro. Dice che possono aiutare con la scrittura di e-mail, l’organizzazione e molte cose che devono essere fatte. Dice che fino a quando la loro piattaforma di registrazione non sarà operativa, pensa che sarebbe fantastico avere un po’ di aiuto. Il dipendente di Upworks ha una tariffa di 30 $/ora. La sua ultima aggiunta al budget sono i servizi di traduzione certificati per la Convention. Dice che il sito web utilizza Google Translate che non è sempre corretto, quindi dovrebbero avere le informazioni tradotte correttamente. Potrebbero inviare questi programmi in diverse lingue.
Normalmente sotto i servizi di interpretazione, hanno almeno 2 lingue diverse interpretate in ogni singola riunione. Quindi questo è un calcolo per le 26 riunioni durante tutto l’anno. Jennifer risponde che in realtà è calcolato per 3 lingue per 26 riunioni. Beth A risponde che, al momento, hanno attualmente portoghese e spagnolo. Hanno anche membri francesi e iraniani che entrano occasionalmente e un nuovo membro italiano. Dice che di solito portano il proprio interprete, ma è qui che possono aiutare anche le persone. Crede nel fare servizio perché il punto è attirare le persone nelle posizioni di servizio.
Ha finito con la sua richiesta di budget.
Jennifer chiede se ci sono domande per Beth. Jennifer chiede a Beth se l’importo totale per il 2025 è di 45.006,43 $. Jennifer afferma che questa è la seconda richiesta di budget più alta dopo quella del settore tecnologico. Mark chiede quali sono i costi totali della Convention fino a questo punto. Jennifer risponde che rientrano nel budget, a 19.000 $. Mark risponde che stanno più che raddoppiando il budget. Beth aggiunge che questo non include i soldi personali che sono stati investiti. Mark chiede a quanto ammontano e Beth risponde che sono circa 1.000,00 $. Mark dice che i costi di quest’anno equivalgono a 20.000 $ e il prossimo anno sarebbero il doppio. Beth risponde che potrebbero essere ancora più alti il prossimo anno. Mark afferma che i costi totali del budget e delle misure sono di 42.000,00 $, quindi anche più del doppio. Jennifer risponde di sì. Mark crede nel seguire il suo istinto e gli sembra che dovrebbero essere in grado di organizzare uno spettacolo dannatamente buono per 3 giorni con meno di 40.000,00 $. Beth dice che lei personalmente chiederebbe di più. Si chiede dove potrebbero tagliare i soldi. Mark dice che non può contestare nessuno di questi dettagli in questo momento, poiché dovrebbe decostruirlo. Erica pensa che sia importante poter partecipare ovunque l’inglese non sia la prima lingua delle persone. Dice che è in AA da 36 anni e pensa che sia davvero sbalorditivo e favoloso ed è così grata che finalmente stiano diventando veramente globali. È grata per tutto il lavoro che hanno fatto e anche per tutti gli altri su Unity. Jennifer chiede se ci sono altre domande o dubbi prima di votare.
Beth dice che stava usando lo Special Worker di Mark. Mark risponde che ha stanziato un budget per questo e dice che supporta il sito web e tutto ciò che vive sul sito web. È per Unity e la Convention. È quello che fanno. Jennifer chiede se c’è qualcuno contrario al budget di Unity. Nessuno
Jan afferma che vorrebbe astenersi dal votare su questo.
BUDGET DI UNITY ACCETTATO
Richiesta di budget del segretario
Jennifer passa al budget del segretario. Jennifer dice che, poiché Jeff non è presente, può parlare di questo singolo punto che conosce. Dice che le è stato inviato e gli aveva chiesto della tassa dell’agente registrato che non ricordava di aver visto arrivare. Dice che lo sta cercando negli ultimi anni. Era stato prepagato e dice che è valido fino al 2030. Spiega che questa non è una richiesta applicabile poiché è già prepagata e viene rimossa. La spesa per la conferenza di 1500 $ è la conferenza a cui Susan e Jeff hanno appena partecipato. Esamina l’assicurazione per amministratori e funzionari e dice che ce l’hanno per l’OIAA, così come l’assicurazione di responsabilità civile. La registrazione di beneficenza e la tassa di deposito annuale del New Jersey. Il budget del segretario è un totale di 2.549 $. Dice anche che ha inserito un piccolo aumento negli importi effettivi comparativi. Ma, poiché non è qui, può rispondere a qualsiasi domanda chiunque abbia, quindi possono votare su di esso. Chiede se qualcuno è contrario al budget del segretario o se c’è qualche astensione. Nessuno, tutti favorevoli? Ok, lo prenderò come tutti favorevoli.
BUDGET DEL SEGRETARIO ACCETTATO
Richiesta di budget per le comunicazioni
Passa al budget per le comunicazioni, che non è disponibile poiché il presentatore non è presente. Decide di condividerlo per la revisione poiché è il budget per le comunicazioni. Dice che non può parlare di nulla, ma è a disposizione di chiunque per rivederlo, come farà anche lei. 300 $ per il servizio di pulizia dei metadati o archivi. Il programma video di Google è nell’elenco e Jennifer risponde che se e quando verrà rilasciato, sarà nel 2025. Non ha idea di cosa sia. Continua a leggere la richiesta di budget. Finestra ASL incorporata per i video di OIAA su Youtube, contratto dettagliato, servono maggiori informazioni. Jennifer dice che la richiesta totale per le comunicazioni è di 1.600,00 $. Jennifer chiede se qualcuno ha pensieri o preoccupazioni. Erica ha un commento sul servizio di pulizia dei metadati. Pensa che sia qualcosa di molto importante per noi e per il mondo della condivisione di dati indesiderati. Beth commenta che Deep L è molto più costoso di 300,00 $, ma suggerirebbe personalmente di aumentarlo. Beth dice che questo è l’unico commento che ha, sembra un po’ basso. Erica chiede se ci sono già due abbonamenti. Mark risponde che c’è sicuramente un account e che costa 28,00 $ al mese per l’account avanzato che ti dà 20 traduzioni di file al mese. Mark pensa che questa sia l’opzione che sceglierà. Jennifer commenta che non si sente a suo agio a cambiare il suo budget. Mark e Jennifer concordano entrambi di non sostenere questo aumento. Mark pensa che abbiano già coperto questo e suggerisce di capire cosa è necessario per Deep L.
Jennifer chiede a qualsiasi partecipante di presentare una mozione. Felix risponde di aspettare per ora. Erica chiede a Felix se sta chiedendo di rinviare la mozione. Felix risponde che sì, vorrebbe chiedere di rinviare la mozione. Erica appoggia la richiesta di rinviare la richiesta. Jennifer chiede al gruppo chi è favorevole. Unanime.
DECISIONE SULLA RICHIESTA DI BUDGET PER LE COMUNICAZIONI RINVIATA
Jennifer dice a Felix che non sarà disponibile per la riunione di ottobre e che vorrebbe che copiasse la riunione del Comitato Finanze e la aggiungesse alla sua agenda e aggiungesse qualsiasi altro documento e lo inviasse agli invitati e si assicurasse che Leslie sia invitata. Aggiunge di inviarle possibilmente un’e-mail separata dicendo che abbiamo davvero bisogno della sua presenza lì.
Richiesta di budget del CPC
Porta su il budget del CPC e dice che sapeva che Gwen non sarebbe stata disponibile a questa riunione, ma sta richiedendo 500 $ per i servizi di interpretariato per la riunione del loro comitato. Jennifer afferma che il consiglio le ha dato 200 $ da utilizzare nel 2024 e non li ha utilizzati. È una richiesta di una riga per 500 $ dal CPC. Chiede se qualcuno ha domande. Erica vuole ribadire che ci sono 200 $ rimasti dall’anno scorso che non sono stati spesi e questa richiesta è per altri 5 che potrebbero essere spesi o meno. Jennifer risponde che ha chiesto i 200 $ ad agosto. Erica la ringrazia per la sua risposta. Jennifer chiede se ci sono altre domande o dubbi sul budget del CPC. Jennifer chiede se qualcuno è contrario al budget. Nessuno.
RICHIESTA DI BUDGET DEL CPC ACCETTATA
Richiesta di budget per l’assistente amministrativo del consiglio
L’ultimo è un budget per l’assistente amministrativo per il consiglio. Jennifer dice che crede che il consiglio potrebbe essere in grado di scaricare le cose su uno special worker. Stima circa 400 $ al mese per assumere lavoratori esterni per alleggerire un po’ il carico del consiglio. Erica dice che approva totalmente questa idea in generale. Si chiede anche se il consiglio potrebbe anche assicurarsi di fornire un po’ più di dettagli in quelle ore. Dice che renderebbe le cose più facili e dice che altre persone hanno messo in discussione questo tipo di spese. Mark ringrazia Erica e vorrebbe appoggiare questi sentimenti e pensieri. Crede che sia un’ottima idea e si chiede a chi sia venuta in mente. Jennifer dice che le è venuta in mente e ha preso l’iniziativa di presentarla poiché deve comunque arrivare prima al Comitato Finanze. Poiché non era nel budget, era una cosa ragionevole da aggiungere. Mark dice che vede il valore nell’idea e pensa che Erica abbia assolutamente ragione e sarebbe meglio che ci fossero alcuni dettagli come il compito e il tipo di persone che registrano. Erica “Bravo” Jennifer e dice che sostiene davvero questa idea. . Jennifer dice che sembra un problema comune tra i membri del consiglio è che sono sovraccarichi di lavoro. Potrebbe essere d’aiuto se alcune cose potessero essere fatte da un lavoratore indipendente. Crede che Beth potrebbe forse aver bisogno di aiuto. Beth risponde che spera soprattutto che ci sia un BUON aiuto, ma concorda che probabilmente potrebbe aver bisogno di aiuto. Jennifer continua dicendo che pensa che le posizioni di presidente e possibilmente di segretario potrebbero anche essere in grado di utilizzare special worker in modo amministrativo. Chiede se c’è qualche altra discussione su questo budget e se c’è qualcosa che qualcuno vuole affrontare. Erica vuole dire che rinviare è probabilmente la cosa giusta da fare, ma fino a quando il consiglio non avrà la possibilità di discutere e quindi ottenere maggiori dettagli, è favorevole al 100% a questa idea. Jennifer risponde che il modo in cui funziona questo processo di budget è che lo portano al Comitato Finanze, noi diamo il nostro contributo e poi portiamo quel contributo al consiglio. Dice che questo mese è uno dei mesi insoliti in cui normalmente il consiglio si riunirebbe domani, ma poiché è successo la scorsa settimana e poiché non sarà disponibile per il mese di ottobre, la prossima volta che il consiglio esaminerà qualsiasi budget, esaminerà ciò che è stato approvato qui, a novembre. Non voleva solo cambiare il budget in un’area critica che potrebbe sopraffare alcuni. Propone di anticipare i tempi e proporre questo al consiglio e possono effettivamente parlarne a ottobre. Chiede se il Comitato Finanze vorrebbe rinviare questo fino a novembre o se votare su questo ora. Erica vorrebbe sapere se potrebbero deferire questo al consiglio e poi possono discuterne. Jennifer concorda che lo rinvieranno fino a novembre. Dice che il consiglio può quindi parlarne a ottobre. Chiede a Beth, Felix e Mark di assicurarsi che il consiglio possa parlarne a ottobre. Erica presenta una mozione affinché lo facciano. Jennifer concorda. Mark appoggia. Tutti favorevoli. Unanime. Dice ai membri del consiglio presenti di assicurarsi che ciò accada per ottobre.
RICHIESTA DI BUDGET PER L’ASSISTENTE AMMINISTRATIVO DEL CONSIGLIO RINVIATA A NOVEMBRE
Discussione sulla distribuzione dei fondi in eccesso
Jennifer vuole condividere con tutti che c’è un budget totale di 130.000 $ e in questo momento hanno poco più di 134.000 $ nelle loro casse. Quindi è probabile che avranno fondi in eccesso alla fine dell’anno. I contributi continueranno durante la Convention perché sono volontari in quanto non stanno addebitando una tassa per la Convention. Spiega che ci sarà un link per i contributi in ogni riunione, quindi questo è il grande punto interrogativo. Vorrebbe chiedere a tutti dove vorrebbero distribuire quei fondi in eccesso alla fine dell’anno. Jennifer dice che il modo in cui le linee guida leggono è che fanno la distribuzione in eccesso alla fine dell’anno e che prendono le spese che sono approvate nell’Assemblea di dicembre e trattengono quei contanti. Quell’importo di contanti nel conto bancario, se qualcosa supera quelle spese per il prossimo anno, viene quindi distribuito. Spiega che vogliono fare una percentuale in modo che il tesoriere invii quegli eccessi in base alla percentuale alla fine dell’anno. Dice che lo farà fino al dollaro. Mark vorrebbe dire che tutto ciò che viene discusso qui è molto importante e valido, ma vorrebbe suggerire che il modo più costruttivo per determinare sarebbe quello di creare un elenco di sondaggi in tempo per l’Assemblea tra una settimana. Pensa che dovremmo chiedere ai membri dove vorrebbero inviare questi soldi e non sederci qui e decidere dove vogliamo inviarli. Si chiede come dovremmo formulare questa domanda. Jennifer risponde che se avessero intenzione di fare un sondaggio vero e proprio, il team di Mark se ne occuperebbe. Pensa che dovrebbero discuterne ora e sarebbe appropriato che fossero in grado di dare un contributo su ciò che dovrebbe esserci. Erica chiede a Jennifer cosa hanno fatto l’anno scorso. Jennifer risponde che non ne hanno avuti abbastanza l’anno scorso poiché non c’erano abbastanza soldi per soddisfare tutte le loro spese proposte per il 2024, quindi non c’è stata alcuna distribuzione. Nel 2023, hanno distribuito a GSO a New York, al Fondo Internazionale per la Letteratura e a Grapevine Carrying the Message e TIAA. Ha detto che avevano votato per inviare anche a NAATW, tuttavia, hanno lasciato scadere il loro 501(c)(3) quindi non sono stati in grado di contribuire a loro. Dice che hanno finito per trattenere quei fondi e inviarli ad altre 4 entità.
Jennifer dice che non faceva parte di quella conversazione per quanto riguarda quelle distribuzioni e l’Assemblea ha votato su di essa, quindi ha solo fatto quello che ha detto l’Assemblea. Tuttavia, ora come membro attivo e contributore dell’OIAA, è contraria all’invio di distribuzioni in eccesso al di fuori del regno di AA. Queste entità esterne non sono all’interno di Alcolisti Anonimi. Chiede a Kevin se sarebbe in grado di parlare di più di questa causa poiché ha molta più esperienza di lei. Chiede a Kevin se vorrebbe parlare di dare a entità AA internazionali. Kevin risponde che è solo un MBA, CPA, ma ciò non significa che sappia qualcosa di diritto tributario. Dice che la sua esperienza è completamente con società quotate in borsa e bilanci, quindi non si ritiene in grado di parlarne. Dice però che può verificarlo per loro. Jennifer dice che c’è un posto nella dichiarazione dei redditi in cui si dichiara se si è dato a entità internazionali. Poiché non è un’esperta, ha 2.400,00 $ per un servizio di contabilità. Potrebbero impiegare competenze in quel settore. Vorrebbe sentire qualche conversazione al riguardo. Vorrebbe sapere qual è il posto migliore secondo il Comitato Finanze per distribuire i fondi in eccesso. Erica dice che, se possibile, potrebbero inviare denaro alla Conferenza delle donne africane che si è appena svolta. Pensa che sarebbe divertente aiutare con questo sforzo il prossimo anno, ma è una conferenza femminile quindi potrebbe non contare per AA. Jennifer risponde che, come loro tesoriere, sarebbe restia a qualsiasi conferenza o entità esterna che addebiti una tassa. Sta guardando entità AA come GSO, il Fondo Internazionale per la Letteratura, ma queste sono ovvie. Erica fa presente che ci sono molti GSO nel mondo. Jennifer risponde che ne è consapevole. Kevin risponde che non sarebbe tanto una preoccupazione fiscale internazionale per noi quanto lo sarebbe per loro. Jennifer concorda che si tratta della nostra dichiarazione dei redditi. Chiede se sono in grado di farlo o se dovrebbero fornire un’assistenza aggiuntiva. Il Fondo Internazionale per la Letteratura è in realtà un mercato senza scopo di lucro statunitense. A Mark sembra che l’Assemblea sarebbe in grado di farlo. Dice che hanno sempre avuto questo strano scisma con GSO, ma dice che avrebbe senso se OIAA potesse semplicemente dire che i contributi in eccesso saranno distribuiti a livello internazionale a ogni GSO. Crede che sarebbe un modo meraviglioso per dover dire solo una cosa. Potrebbe solo dire, lo diamo a tutti i GSO in tutto il mondo e lo distribuiamo nel miglior modo possibile”. Quindi potremmo occuparci delle tasse o di qualsiasi altro problema e se questo fosse l’approccio, sarebbe totalmente favorevole a qualcosa del genere. Jennifer chiede se sappiamo quanti GSO ci sono nel mondo? Mark ha detto che non lo sa, ma ha sentito dire tipo 66 o 67. Erica dice che c’è una lista sul sito web aa.org. Dice che la troverà. Jennifer dice che un’altra difficoltà è che le 66 distribuzioni sono molte. Dice che è molto lavoro per la Tesoreria. Mark risponde che sembra una grande opportunità di servizio per qualcuno a livello internazionale per essere il broker valutario per i contributi internazionali. Beth aggiunge che ci sono alcuni paesi a cui non saresti in grado di inviare. Jennifer concorda. Beth spiega che ci sono molte sanzioni, alcune che sono appena entrate in vigore di recente. Sarebbero costretti a scegliere a chi possono inviare. È scettica, ma pensa che sia un’ottima idea. Mark dice che potrebbero andare in tutto il consiglio, quanti ne possiamo inviare, quindi lo dividi per quel numero. Jennifer chiede se Mark si sta offrendo volontario? Beth dice che sta sentendo una spesa per il consiglio. Jennifer risponde che, poiché è un compito amministrativo, potrebbe tirarlo fuori. Beth concorda e Jennifer dice che può usare un amministratore per ottenere tutte le informazioni di pagamento per tutti i GSO. Dice che sa esattamente chi può usare. Si chiede se questo è il consenso di questo Comitato Finanze per proporre all’Assemblea di distribuire i fondi in eccesso ai GSO in tutto il mondo. Mark dice che lo adora ed è orgoglioso di far parte di OIAA. Jennifer dice che passerà un po’ di tempo a consultarsi con un commercialista. Chiede se c’è qualcos’altro che deve essere fatto con la dichiarazione dei redditi?
I GSO IN TUTTO IL MONDO RICEVERANNO UNA PERCENTUALE DEI FONDI IN ECCESSO
Jennifer dice che questo è un momento entusiasmante. Certo, c’è molto lavoro da fare, ma non si tira indietro. Mark dice che possono trovare delle persone disposte a dare una mano. Jennifer dice che affiderà questo compito a un amministratore. Rientrerebbe nella Contabilità e ha a disposizione 2.400,00 $ da spendere nel 2024 per questo. Quindi va bene così. Dice che rientrerebbe sicuramente nella Contabilità. Erica vuole assicurarsi che sia chiaro che stanno suggerendo di sottoporlo all’approvazione dell’Assemblea? Jennifer risponde di sì e che la votazione non avverrà prima di dicembre. Jennifer presenterà sabato la proposta elaborata dal Comitato Finanze e chiede se debba passare al vaglio del Consiglio. Beth, Erica e Mark rispondono che non dovrebbe essere necessario, dato che passa attraverso l’Assemblea. Jennifer chiede se ci sono altre questioni da discutere. Chiede a Kevin se vuole parlare un po’ di più di quello che gli ha chiesto di fare. Aggiunge che è fenomenale.
Piano della struttura di audit interno
Kevin inizia dicendo che Jennifer gli aveva chiesto di elaborare un progetto che desse al Consiglio e all’Assemblea la certezza di avere tutti i sistemi contabili in regola. Hanno iniziato l’anno scorso. Spiega che, in sostanza, si tratta di gergo contabile e controllo interno. Spiega che una delle caratteristiche di un’organizzazione senza scopo di lucro è che non ha la possibilità di avere tutto il personale nei controlli ed equilibri che si verificano in una società quotata in borsa. Quindi, usando il rapporto di Erica, ha avuto una buona idea su come strutturare l’incarico quest’anno. Ha ancora molte domande che sottoporrà a Jennifer, ma la sua esperienza è quella di aver lavorato con le più grandi aziende del mondo. I revisori esaminano sempre i dati durante l’anno. Non aspettano fino al 31 dicembre. Quindi, ha selezionato due periodi, aprile e agosto, che ha scaricato. Poi prenderà dicembre quando si chiuderà e ci sarà un’analisi. Dice che in realtà è molto divertente, dato che è una persona che ama i numeri. Ha anche contattato un amico che lavora presso Deloitte e che ha anche esaminato l’AI CPA, quindi ha iniziato il processo. A che punto siamo ora è la parte delle domande. Quindi, lui e Jennifer potranno discuterne più avanti. Jennifer è d’accordo e dice che è disponibile a fissare un appuntamento con lui, tranne il 29 settembre, perché sarà completamente indisponibile. Dice che dovrà farlo prima o dopo. Kevin dice che prima andrebbe bene per lui. Lei gli chiede di inviarle un’e-mail e lei risponderà rapidamente.
Erica vorrebbe parlare a tutti i presenti. Vuole ribadire che la Revisione Finanziaria non è una funzione del Comitato Finanze. È una funzione del Team di Revisione per conto del Consiglio. Vuole che questo sia messo a verbale perché è stato difficile coinvolgerla, dato che non è un commercialista forense, né un commercialista tout court. La sua esperienza è stata che Jennifer aveva delle domande per noi, poi ha risposto ad alcune domande e poi la nostra interazione è stata completamente con il Consiglio e non con Jennifer. Erica dice a Kevin che è davvero bello avere qualcuno che sappia davvero cosa sta facendo e non dover fare tutti i compiti a casa. Kevin risponde che è d’accordo con lei e che non sta guardando le procedure di Deloitte. Dice che la sta guardando più da un punto di vista interno. Una società pubblica ha dei revisori interni che eseguono alcuni test. Ha anche una domanda sul fatto che i GSO siano sottoposti a revisione contabile. Jennifer risponde che sono sottoposti a revisione esterna ed è obbligatorio. Kevin dice che questa è una cosa che potrebbero usare. Dice che potrebbero usare questo processo e potrebbero approfittarne se lo desiderassero. Dice che i loro importi sono così immateriali che probabilmente non conteranno nell’ambito di una revisione contabile. Normalmente, se si sospetta una frode, si invia un gruppo speciale di revisori diversi dai normali contabili e fiscalisti. A meno che non si trovi qualcosa, allora saremo pagati. Jennifer dice che se trovate che Jennifer Butts viene pagata, potreste avere un problema. Ahah. O Connor Redmon, scherza, dato che è il nome di suo figlio. Jennifer chiede se ci sono domande o se c’è qualcos’altro da dire al Comitato Finanze. Dice a tutti che apprezza la loro resistenza su queste questioni. Chiede se c’è qualcun altro che vorrebbe sollevare qualcosa. Nessuno.
Jennifer conclude con la Dichiarazione di Responsabilità.
