Susan R.が午後2時（東部標準時）に開会を宣言し、個人的な祈りとセレニティの祈りで会議を開始しました。

出席者:

スーザン R., 議長

ジェニファー B.、会計

Jeff b. 書記

マーク M.、技術委員長

ベス A.、国際理事

Barry M.、一般理事

Anita m.、副書記

Susanが議題の概要を説明：議題から著作権を削除。

• 定例事項：議事録の承認、書記および会計報告、
  • 旧議事：会計報告に伴う旅費ガイドライン、特別棚卸報告。
  • 新議事：CPC議長からの要請：CPC合同理事会委員会会議は、委員会議長が報告を行う際、規約に従って四半期ごとに開催されます。会計報告の際に議論されます。総会でのビデオについての議論、財務レビューについての議論。今後：執行部会、イベントの確認事項、役員からの委員会報告、執行部議事録の承認（時間が許せば）

2024年5月12日理事会議事録：

• 5月理事会議事録は、2024年6月8日まで送付された通り、Jeffによって提示されました。最初の一式はAnitaによるものです。理事会（BOT）が議事録を確認しました。ICOAAへの出張に関する議論の一部で、議論に関連していない部分について調整が行われました。
  • 2024年5月12日のBOT議事録の承認動議がJeffから提出され、Barry M.が支持。反対なし。 動議可決。
  • コメント：Mark M.が議事録をウェブサイトにアップロードできるか尋ね、Jeffは今週末までにできると回答。

書記報告– Jeff b. 書記：

議事録の未処理分の進捗状況。 未処理分の進捗状況を追跡するスプレッドシートがフォルダにアップロードされ、各項目の状況が記載されています。約1ヶ月以内に、すべての未処理の議事録を更新しBOT会議フォルダに保存することを目標としています。Jeffが書記に就任した2022年末以降の承認済み議事録はすべてBOTドライブにアップロードされています。BOT会議は年度ごとに整理され、それぞれにウェブサイトにアップロードするための承認済み議事録フォルダがあります。

• メンバーシップ調査の状況：6月のメンバーシップ調査が開始されました。調査は6月2日にメンバー、役員、委員会メンバーに送付され、2024年7月1日まで実施されます。締切前にリマインダーが送付されます。90件の回答がありました。2023年：210件中172件が有効回答で、6月の定足数である43を達成しました。
• BOTドライブのBOT文書の更新：3%完了し、Anitaがその内容と進行中の事項について説明を受けています。進行中の項目が完了すると、約95-96%完了となります。
  • 完了項目：内部財務レビュー、BOT連絡先リスト、ミッションステートメント
  • 未完了項目：プログラムの説明、利益相反、全委員会とチャーターのリスト、内部告発者、文書保持方針、戦略計画、書記ハンドブック。
  • コメント：Susanが書記のタスクにプロボノ（弁護士）の進捗状況の文書化を追加。Jeffは報告で追跡し、プロボノのPeterに更新されたスケジュールを確認すると述べました。
  • BOTプロボノ討議：
    • Barryはプロボノに関する自身の経験も同様であると説明しました。財務状況に基づいてサービスの適格性を維持しているか確認するため、プロボノに財務状況を更新したかどうか尋ねました。Jeffは確認すると述べました。
    • Bethは予算に計上されている金額（$5,000）を使用して、弁護士を雇用することを迅速に進めることを推奨しました。1年かかっているのは異常です。Markは方針の見直しが必要であることに同意し、特にこの形成期において、長期にわたり弁護士が必要であることが議論されていたと指摘しました。
  • 動議：MarkがOIAAの弁護士雇用の動議を提出し、Bethが支持。反対なく、動議可決。
    • 動議承認前の議論：Barryは、弁護士はニュージャージー州で免許を持ち、非営利団体としての国際的なコンプライアンスについて議論できる必要があると指摘。
    • 動議承認後：BOTは弁護士の探し方についてさらに議論。Barryは弁護士を探すという仕事に快く応じ、その任務を受け入れました。Barryは最初にプロボノに連絡することを明確にしました。ありがとう、Barry！

会計報告 – ジェニファー・B、会計

• 5月予算差異：寄付金は$9,200未満。支出の確認：年間の一般賠償責任保険の支払い。小切手の預け入れのために小切手を送付する必要があった事例が数件あり、スキャンが時々機能しません。NJ年次登録とPayPal手数料。会議：ICOAA会議の支出。技術特別作業者$1,725/月で$4,600の黒字を継続。IGRフォーラムとUnityの翻訳。大規模会議室のZoom月額料金$50.00。ウェブサイトのホスティングと管理。月間で約$5,000の黒字。年間では実際の支出で約$23,000の黒字。
• 5月貸借対照表：$127,000のうち$5,500は国際会議用に確保。$122,000は未指定。
  • コメント：Markは総会で$122,000の使途に関する提案を議論する準備が必要だと指摘。Jenniferはガイドラインでは年末の余剰資金は9月に議論すると規定されていると述べました。Jenniferは、Susanにメンバーシップの余剰資金の提案を議題に追加できるか尋ねました。来年の予算にはこれらの資金の一部を使用する必要があることを念頭に置いています。Jenniferは総会で議論する準備ができていることも明確にしました。BarryはSusanから受け取ったインターグループの予算を比較できたと述べました。典型的な大規模インターグループの貸借対照表がどのようなものかを理解する上で参考になりました。

OIAAは中規模のインターグループであり、財務状況は規模に見合っています。総会ではメンバーにこのことを教育する必要があります。Markは、メンバーシップを教育するだけでなく、総会で他の国際インターグループとベンチマークを行うことを提案しました。Jenniferは、他のインターグループが慎重な準備金を超えて成長を続けるのに対し、私たちは毎年余剰分配を実施していることを指摘しました。Susanは、これがOIAAにとってICOAAのメンバーであることが有益である理由だと指摘しました。他の組織に経験を尋ねることができます。

• 寄付報告：毎月新しいグループが加わり続けています。フランスとニュージーランドからの国際的な寄付が増加しています。5月には59のグループから重要な寄付がありました。個人からの寄付は約$400です。Jenniferは寄付のリストを画面共有し、議論が始まりました。
  • 議論：Susanは英国のゼネラルサービス理事会が寄付したと指摘。Bethは、私たちが自立しているのに、なぜ英国のゼネラルサービス理事会からの資金を受け入れるのかと質問。会議の出席者やBOTの誰もBethの質問に確信を持って満足のいく回答ができませんでした。BOTはさらに議論を重ね、この質問に満足のいく回答が必要であることに同意しました。BOTは会計に対し、伝統やその他の手段を用いてこの質問の答えを検討し、次回の会議でBOTに報告するよう任務を与えました。

旅費手続き：Jennifer B.,財務委員会と会合を持ち、BOT会議でOIAA旅費手続きの草案を提示しました。総会は予算を通じてすべての旅費を承認し、予算外の旅費は金額に関係なく承認します。旅行の計画を会計に伝え、会計が旅行の手配のオプションを調査し、OIAAのクレジットカードを使用して決定します。特別な旅行の手配は旅行者が支払います。旅行完了後に日当を支給します。非常にシンプルで合理化されたプロセスです。

• 議論：日当について、また将来の会計が現在の会計と同じスキルセットを持っていない場合に旅行者の旅行手配をする懸念について議論がありました。Jenniferは財務委員会がタスクを委任するオプションを追加したと指摘しました。代表として旅行することは特権です。予算の上限は支出の制限として設定されており、上限まで使用することを意図していません。日当は標準化されており、旅行者からの領収書の提出は不要です。BOTには慎重を期す受託者責任があります。
• 動議：BethがBOTの旅費手続きを受け入れる動議を提出し、Markが支持。動議可決。少数意見を求めましたが、なし。

CPC議長は、CPCの委員会に参加を希望するメンバーのために、年内の通訳サービスとして$200の資金を要請しました。

• JenniferがCPCの要請を受け入れる動議を提出し、Jeffが支持。反対なく、動議可決。Jenniferは予算を調整すると述べました。

棚卸特別小委員会、Beth–Bethは報告を始めるにあたり、6人中3人しかアンケートを提出していないと指摘しました。質問セットを2つに分け、2つの別々のセッションでファシリテーターが進行する計画です。計画をBOTが承認する必要があるかどうかについて議論が行われました。今後、メールで議論された計画はBOTの投票によって承認される必要があります。

Jeffは計画とタイムラインを承認する動議を提出しようとしました。Jenniferは動議を2つに分けることを提案しました：1つは質問について、もう1つはタイムラインについてです。

1. Jeffが棚卸質問を承認する動議を提出し、Jenniferが支持。Mark、Beth、Jeff、Jenniferが賛成。SusanとBarryは棄権。動議可決。

議論：最初の質問セットは、メンバーに他者のために発言することを求めています。質問は起こった不満に向けられており、真の棚卸と矛盾しています。メンバーは組織的な質問について議論し、回答者の立場から答えられました。別のメンバーは、BOTメンバーとしての責任から、メンバーのパフォーマンスを評価する責任があると感じました。その後、公平なファシリテーターが質問を提起すべきだという意見が出されました。一人のメンバーだけを指摘するのは不快です。オープンエンドの質問は、BOT全体が強みと改善の機会を特定するのに役立ちます。これはプロセスであり、前進への努力の表現として受け入れられます。

2. Markが理事会に送付されたタイムラインを承認する動議を提出。Bethは画面共有でBOTにタイムラインを提示。

タイムライン：

• セッション1：2024年5月17日までに質問を確定し、2024年6月7日までに回答する質問を送付、6月22日午後2時（東部標準時）のセッションのためにファシリテーター1に質問を送付。
• セッション2：7月7日までに質問への回答を第2ファシリテーターに提出し、まとめた上で7月21日の第2セッションで議論。
  • 2024年7月28日午後2時（東部標準時）2時間に日程を変更する議論。

Jenniferが修正された理事会棚卸タイムスケジュールを受け入れる動議を提出し、Bethが支持。賛成：Mark、Jeff、Jennifer、Beth、Susan。Barry棄権。動議可決。

• セッション1：2024年5月17日までに質問を確定し、2024年6月7日までに回答する質問を送付、6月22日午後2時（東部標準時）のセッションのためにファシリテーター1に質問を送付。
• セッション2：7月7日までに質問への回答を第2ファシリテーターに提出し、まとめた上で7月28日午後2時（東部標準時）2時間のセッションで議論。
  • 質問はJeffとBethに送付されます。適格なファシリテーターが特定され、交渉中です。BOTはファシリテーターの資格と能力について議論しました。

新議事：総会でのポルトガル語ビデオ、Susan、議長：ポルトガルが俳優を使用して作成した広報ビデオについて議論されました。背景音楽が米国アーティストのものであることが問題として提起されました。YouTubeはすべての問題をチェックし、著作権の問題がある場合は再生されないと報告されました。BOTはポルトガル語であっても総会でビデオを再生することに同意しました。メンバーシップに紹介する価値があります。

国際理事報告、Beth、国際理事：

会議議長：20カ国から275名の登録。ケベック、ブラジル、ポルトガル、スペインでボランティアが広報活動を行っています。Bethはイランで広報活動を行いました。出演者が確定：スペイングループがタンゴを披露し、ケベックの若手ミュージシャンがフォークミュージックを演奏します。Beth Dオンライン大会技術議長がグループの調整を行っています。MaryとIGRの確認作業を行っています。Susanは金曜日のOIAAについての2つの枠を担当します。Jenniferが通訳者の配置を引き継ぎました：各部屋に英語、スペイン語、ASL、フランス語またはポルトガル語の通訳者が配置されます。2024年6月9日午前現在、44の枠を10名の通訳者が担当しています。すべての部屋に通訳者が配置されます。ペルシャ語は特定の時間枠のみです。進捗は優れていると報告されています。

一般理事、Barry：Susanからの現在の任務は確認されます。グループが何か持っている場合は、SusanからBarryに移してください。

技術議長報告、Mark：メンバーシップアプリケーションは、購入か自社開発かが焦点となっています。予算は自社開発用でしたが、サブスクリプションの方が少額になる可能性があります。Markは次のステップとしてビジョニングセッションを提案し、参加希望者は参加してほしいと述べました。オプションについていくつかコメントしました。委員会メンバーシップ：技術委員会に6-8名の新しいボランティアがいます。委員会は棚卸質問を議題に入れています：必要な時や要請された時に適時に情報を提供していますか？素晴らしい仕事をしていますが、常に改善の余地があります。7月のIGRフォーラムの代わりにサービスフェアを開催することを明確にし、すぐに連絡します。JenniferはIGRフォーラムで通訳が必要な場合はサポートを提供すると申し出ました。7月のIGRフォーラムは、Markがホストを約束した唯一のIGRフォーラムです。

技術委員会はビデオを制作中です。大会専用の手の挙げ方などの技術的資産を掲載できるFAQページが作成されます。

財務レビュー議論、Susan：財務レビューをウェブサイトに公開することについて。予算に関する背景説明なしに公開すると、メンバーシップにとって混乱を招く可能性があります。Susanはこの情報について多くの調査と経験の共有を行いました。

Barryは、適切な場合を除き、財務をメンバーシップのみに限定する動議を提出し、Susanが支持。議論：Markは明確化を求め、その後動議の延期を要請。決定が下されるまで財務レビューをウェブサイトに公開しません。2024年6月の総会で8分間の財務レビュービデオを上映します。

議長報告、Susan：PACで時間を過ごし、提起される問題の一部は財務に関連しています。Unityで時間を過ごしました。プロボノのフォローアップ、特別会議への参加。6月の総会とICOAAの準備ができています。

責任の宣言で会議を終了しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票された動議は次のとおりです:

• 動議：2024年5月の議事録承認。
• 動議：OIAA弁護士の採用承認。
• 動議：OIAA旅費手続き承認。
• 動議：委員会メンバーの通訳サービスに$200を支出するCPC議長の要請。
• 動議：理事会棚卸質問の承認。
• 動議：理事会棚卸プロセスの承認。

敬具

アニタ M

OIAA副書記