議事録 – 2023年9月 – Online Intergroup of Alcoholics Anonymous

議事録 for 12 Sep 2023

出席者：
ジェフ・B、書記官
ジェニファー・B、会計官
ノナ・C、副議長
フェリックス・E、代替会計官
アメリア・L、代替書記官
マーク・M、技術委員長
スーザン・R、議長

議長のSusan R.が午後5時02分（東部標準時）に静穏の祈りで会議を開会しました。

予算審査 – ジェニファー・B、会計

ジェニファーは、2024年のすべての予算要求を合計したところ、金額が162,000ドルになり、サポートできないことを報告しました。
ジェニファーと財務委員会は、技術予算についていくつかの質問をしました。
- 会議出席費用についての質問があり、マークが3,000ドルであるべきだと明確にしました。
- ジェニファーは、特別な作業員を使用してウェブサイトを維持するための30,000ドルの費用について質問しました。マークは、ウェブサイトの利用が拡大し、より複雑になるため、この費用が必要であると説明しました。
- 10個のZoomアカウントの必要性について別の質問がありました。最初の考えでは、どの委員会でもいつでも会議をスケジュールできるようにGoogle Meetを利用できると思っていましたが、誰もGoogle Meetを使いたがりませんでした。マークは、14の委員会で単一のZoomアカウントに戻ることはできないと述べました。10ライセンスの最低要件を持つプロフェッショナルZoomライセンスを購入します。
- マークは、技術委員会がどのプロジェクトが必要になるか不確定であるため、ウェブサイト開発の予算が多額であると述べました。マークはこの金額を半分に削減することに同意しました。
ジェニファーは、技術予算の調整といくつかの他の変更により、予算が108,000ドルから109,000ドルの間になると報告しました。彼女は委員会に予算の変更を知らせます。
彼女は、年末には約100,000ドルが残り、今年は他のAA団体に分配するための十分なお金がないことを示していると述べました。
理事会は分配のアイデアを議論し、分配を行わないことは問題ではないと同意しました。我々の焦点はOIAAの業務を遂行する能力にあります。

理事会会議の承認と書記官報告– ジェフ・B、書記官

スーザンは、承認する理事会会議が3セットあると報告しました。
ジェフは、2023年5月9^日の理事会会議の議事録をスーザン・R、我々の議長が準備したものをレビューしました。ジェフがその日に入院しており、ノナがまだ理事会メンバーになっておらず、ジェニファーが一時的に不在だったため、スーザンがこれらの議事録を承認しました。
次にジェフは、7月18^日の理事会会議の議事録をレビューしました。コメントや修正はありませんでした。ノナ・Cが7月18^日の議事録を提示された通りに受け入れる動議を行い、スーザン・Rがそれを支持しました。議事録は全会一致で承認されました。
ジェフは、8月8^日の理事会会議の最終セットの議事録をレビューしました。スーザンはジェフに「暫定議長」の指定を削除し、単に議長と呼ぶように求めました。スーザン・Rが修正された8月8^日の議事録を受け入れる動議を行い、ノナ・Cがそれを支持しました。議事録は全会一致で承認されました。
ジェフは、未解決の理事会会議の議事録をすべて追跡するためのスプレッドシートを準備したと述べ、アメリアと共に未解決の理事会議事録の完了を追跡するために使用します。アメリアは一部の議事録を準備し、ジェフは残りの議事録を準備します。
ジェフは、7月11^日と7月23^日の理事会会議の録音に問題があったため、これら2つの会議の録音は利用できないと報告しました。スーザンは、これらの理事会会議のメモを持っているので、時間があるときに送ると述べました。
ジェフは、来年の書記官予算に組織の責任保険の取得を追加したと報告しました。これは約500ドルの費用がかかり、D＆O保険の更新に加えて行われます。
ジェフは、アメリア・Lを理事会に紹介し、アメリアに代替書記官として務めるよう依頼したと報告しました。アメリアは以前にOIAAとフェローシップでの奉仕について理事会に説明しました。

会計報告 – Jennifer B.、会計担当

ジェニファーは9月の予算差異をレビューし、収入が8,700ドルあったと述べました。彼女は発生したいくつかの費用について言及しました。
ジェニファーは寄付報告をレビューし、75人の個人とグループが8,700ドルに寄付したと述べました。ジェニファーが言及したグループの1つは、以前に寄付していなかった中国のソバーというグループで、786ドルを寄付しました。スーザンは、各グループの年間寄付の報告を準備できるかどうか尋ね、ジェニファーはできると答えました。
貸借対照表は、銀行に99,000ドルがあり、5,000ドルが国際大会のために指定されており、利用可能な資金が94,000ドルであることを示しています。
ジェニファーは、NAATWの旅行にいくつかの問題があったと報告しました。ジェニファーは、マットとメリンダがジェニファーに予約を依頼したホテルと彼らが予約したホテルの50ドルの差額を支払うべきかどうか理事会に尋ねました。理事会のコンセンサスは、彼らが差額を支払うべきだというものでした。理事会はまた、OIAAが会議への出席を補償するのは、フライトが個人を前日に来させる必要がある場合を除いて、会議の期間中のみであることに同意しました。
ジェニファーは、役員と委員会の議長が提示した予算を次のようにレビューし、承認を求めました：
- 議長予算。 スーザンの理事会会議と集会のための元の予算は翻訳に19,000ドルでした。財務委員会と協力して、スーザンは理事会会議の翻訳を1言語に、集会を3言語に削減し、約11,000ドルから8,320ドルに削減しました。理事会は議長予算を全会一致で承認しました。
- CPC予算。 委員会はビデオのために5,000ドルを要求し、予算に追加で5,000ドルを追加しました。財務委員会はビデオのための5,000ドルや、目的のない5,000ドルの追加に賛成しませんでした。理事会は提示されたCPC予算を承認しないことを全会一致で決定しました。
- 大会委員会。 テリーは予算を修正し、6,000個の代わりに2,000個のラペルピンを購入することにしました。ジェニファーは、財務委員会がラペルピンの購入に賛成していないことを報告し、他の理事会メンバーの意見を求めました。ジェフは、ラペルピンが「酔っ払いのガラクタ」ではなく、出席者にOIAAについて知らせる方法であると感じていると述べました。彼はまた、彼のエリアが大会でどのようにモーメントを提供したかについても議論しました。ノナとスーザンはラベルピンに賛成しているとコメントしました。理事会は大会予算を承認しました。
- 財務委員会。 予算には外部監査のために15,000ドルが含まれていました。財務委員会は、監査に多額の費用をかけるのは大きすぎると感じ、会計関連活動のために2,500ドルに削減しました。ジェニファーは、余剰資金を使用して国際的に寄付を行う可能性について話し合うために会社を雇いたいと述べました。ジェフは、これが以前に提起され、理事会が国際的な寄付を行わないことを決定したと述べました。彼はまた、国際的な寄付を行うことを検討するために予定されていたプロボノとの契約がキャンセルされたことを述べました。ジェニファーは、余剰資金を使用して国際的な寄付を行う可能性を再開したいと述べました。理事会は財務委員会の予算を全会一致で承認しました。
- 統一委員会。 委員会は、来年のために10,200ドルの大会と8,000ドルの翻訳の2つの主要な費用を持っています。彼らの予算には、統一委員会の会議での2言語の翻訳も含まれていました。理事会は統一委員会の予算を承認しました。
- 質問や懸念はありませんでした。理事会は書記官予算を全会一致で承認しました。
- IGRフォーラム。 IGRフォーラムの予算には、年間4回の会議のための4言語の翻訳が含まれていました。理事会はIGRフォーラムの予算を全会一致で承認しました。

議長報告 – スーザンR.、議長

Susanは理事会に議長報告を提出しました。
今後、合同理事会会議は委員会報告に焦点を当てます。委員会の議長は、定款で指定された四半期ごとの報告を提供するよう求められます。
スーザンは、彼らの憲章の開発がどこまで進んでいるかを確認するために、PIC議長のジョンに連絡を取っていると述べました。スーザンはジョンからの返答を受けていません。
スーザンは、現在リストされていないWhatsAppグループのリストについて統一委員会と話し合ったと述べました。
スーザンは、24時間グループでの捕食行動の問題に対処していると報告しました。ジェニファーは、スーザンがグループの問題に関与することが、組織を法的行動にさらす可能性があると懸念を表明しました。
コミュニケーションは、組織のための7語のタグラインを求めました。ノナはこれのいくつかの例を持っていると述べました。
スーザンは、9月5日にガイドラインがコミュニケーション委員会に引き渡され、文書を標準化するために彼らが行ったと報告しました。
スーザンは、彼女とジェフがプロボノに連絡を取り、法的文書とオープンドアプロセスをレビューしてもらったと報告しました。
現在のアドホック委員会の状況についての議論がありました。コミュニケーション委員会と定款およびガイドラインの更新をどのように処理するかについての質問がありました。スーザンは、コミュニケーション委員会が続行することを望んでいると述べ、ジェフはコミュニケーション委員会を常設委員会に移行するべきだと提案しました。ジェニファーは、定款およびガイドラインの変更は小さく、委員会なしで処理できると提案しました。ジェフは、定款に少なくとも10の保留中の変更があり、委員会が必要であり、それがアドホック委員会である可能性があると指摘しました。スーザンは、定款改訂委員会が理事会のサブ委員会になる可能性があると提案しました。
スーザンは、アドホック委員会やWhatsAppグループ、スピーカー交換などの他の問題についての議論が10月の理事会会議で行われると述べました。

副議長報告 – Nona c.、副議長

ノナは、10月28日のIGRフォーラムの議題が完成し、ウェブサイトに掲載されたと報告しました。フォーラムには10分間のIGRオリエンテーションが含まれ、2つの委員会がスポットライトを当てられます。ステッパーズとPACです。また、アスクイットバスケットもあります。
ノナは、国際トラスティとトラスティ・アット・ラージの職務記述書がガイドライン委員会によって承認され、理事会と共にレビューされたと述べました。
ノナは、IGRオリエンテーションを理事会にメールで送ると述べました。
ノナは、統合理事会（役員と委員会の議長）の25％のみがインベントリーの質問に対する回答を提供したと述べました。理事会はどのように進めるかを議論しました。ジェフは、組織外部の誰かにグループコンシェンス会議を監督してもらい、具体的な行動とアクションプランを開発することを提案しました。ノナは、選挙と予算を通過し、これらの質問にどのように進むかを決定するべきだと感じていると述べました。理事会はこれらの質問を2024年に再検討することを決定しました。
ノナは、委員会と協力して憲章を作成または改訂していると報告しました。ノナは統一委員会とその憲章について協力しており、CPC委員会に連絡を取っていますが、まだ返答を受けていません。

技術委員長報告 – マーク・M、技術委員長

マークは、マットとジョシュがNAATW会議で我々のディレクトリについて素晴らしいプレゼンテーションを行ったと報告しました。
マークは、テックステッパーズが議長を交代し、デイブ・Wが新たに選出された議長であると述べました。マークは、デイブ・Wが技術委員会や他の委員会での責任が多すぎることを懸念していると表明しました。
ジェニファーは、統一委員会が2024年の大会を計画するためにTech 12を10,200ドルで雇いたいと考えている問題を持ち出しました。ジェニファーは、これが合理的であるかどうかをマークに尋ね、マークは彼らが大規模なズームイベントを運営するのが得意であることを理解しているが、費用がかかると答えました。ジェフは、Tech 12との契約を変更することがコストを上昇させることに注意が必要であると述べました。ジェニファーは、Tech 12からの提案を理事会と共にレビューし、マークとジェフの両方が提案が合理的であると感じました。
ジェニファーは、統一委員会がイベントの料金を請求する予定であるという問題を持ち出しました。彼女は、これが資金調達であり、我々が行わないことであると信じています。他の理事会メンバーもイベントの料金請求に賛成していませんでした。しかし、7^番目の伝統的な寄付を求めることは行われます。ノナは、イベントの料金請求が国際的な参加を傷つけると感じました。

会議は午後8時2分ESTに責任宣言で終了しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

ノナ・Cが7月18^日の議事録を提示された通りに受け入れる動議を行い、スーザン・Rがそれを支持しました。議事録は全会一致で承認されました。
スーザン・Rが修正された8月8^日の議事録を受け入れる動議を行い、ノナ・Cがそれを支持しました。議事録は全会一致で承認されました。
理事会は議長、書記官、IGRフォーラムの予算、および統一、大会、財務委員会の予算を全会一致で承認しました。
理事会はCPC予算を承認しないことを全会一致で決定しました。

謹んで提出いたします。
ジェフ・ベルンクノプフ
OIAA書記