財務更新 – 2024年6月

OIAA財務委員会

議事録

2024年6月8日（土）

午前8時 – 午前 HST

午前11時00分 – 午後PDT

午後2時00分 – 午後EDT

出席者：

Jennifer B – OIAA会計

ジョアン・B – タンパのセレニティ・グループのIGR

グウェン・M – CPC議長

スーザン・R – OIAA議長（就任6ヶ月目）

セレニティ・プレヤーの後、ジェニファーは参加者に自己紹介を求めました。ジェニファーはOIAAの会計担当として自己紹介しました。ジョアンはタンパのセレニティ・グループのIGRとして自己紹介しました。グウェンはCPC議長として自己紹介しました。スーザンはOIAA議長として自己紹介し、「6ヶ月目」であることを強調しました。ジェニファーは議題から始め、追加したいことがあるか尋ねました。彼女は、財務委員会が使用するのと同じ形式で年次総会に財務審査を提示したいと述べ、出張規定も作成したと付け加えました。

グウェンは、CPCに通訳者が必要かどうかを確認するため、後で数分間時間をとりたいと述べ、一般的な手順が不明なため、予算内で運営する方法についてアドバイスを求めました。彼女は、ポルトガル語しか話せない人と一緒に活動しており、その人がフェローシップに参加できるよう手助けしたいと述べました。ジェニファーは彼女を議題に追加しました。

スーザンは、来週財務審査を行う予定だが、エリカが来るかどうかは不明だと述べました。彼女は財務審査に関する問い合わせ先を尋ねました。ジェニファーは、レスリーまたは財務審査委員会に連絡すべきだと答えました。ジェニファーは財務審査とは別ですが、財務に関するあらゆる要請に対応可能だと述べました。スーザンは個人のメールアドレスを使用することに懸念を示し、会議のチャットに投稿したいと述べました。グウェンは、問い合わせが外部の個人のメールアドレスに行かないよう、一般の人々が連絡できる財務委員会のメールアドレスを作成する方法があるか尋ねました。スーザンは、現在はジェニファーのOIAAメールアドレスに送られていると述べました。ジェニファーは、レスリーが連絡担当者であるべきだと最終決定しました。

前回の議事録の確認

ジェニファーは、全員が4月の議事録を確認できたか尋ね、画面に表示しました。彼女はグループに、文法上の修正をいくつか行ったことを伝えました。彼女は議事録を声に出して読み上げ、前回訪問者がいたことを喜んでいると述べました。また、質問に答えることができたことにも満足していました。議事録を確認しながら、ジェニファーは年末に余剰資金をどこに充てるかをまだ検討する必要があることを改めて述べました。また、財務委員会は総会に提出する提言について議論する予定です。スーザンは議事録の承認を動議しました。

質問やフィードバックなし

財務報告書の確認

ジェニファーは、質問や関心のある方はどなたでも、毎月第2土曜日に開催される財務委員会の会議に参加していただきたいと述べました。

予算差異の確認

ジェニファーは予算差異について言及しました。収益は9,200ドル弱で、予算を約1,700ドル上回っています。年度累計では5,700ドルで、これも予算を上回っています。彼女は、収益を控えめに見積もるように予算を組んだため、予期せぬ事態を避けるために支出側は積極的に見積もったと説明しました。

彼女は続けて、OIAAが5月分の一般賠償責任保険を支払ったと述べました。郵便関連費用と、ニュージャージー州慈善団体登録のための組織費用がありました。また、収益に直接関連するPayPalとStripeの手数料もありました。彼女は、OIAAが3人の理事をプロボノで提供されたウェビナーに派遣したと述べました。専門家費用は会計システムのためのものです。会議費用は、OIAAの書記と議長が出席する8月のICOAAのためのものです。彼女は、これは予算に含まれているものの、この費用は8月に計上されると説明しました。彼女は続けて、特別技術者費用は年度累計で4,600.00ドル一貫して予算を下回っており、少額の通訳/翻訳費用もあったと述べました。Zoom月額費用、ウェブサイトホスティング、通訳/翻訳費用はGoogle関連費用に分類され、合計で5,000.00ドル弱でした。彼女は、年度累計で予算と比較して「23,000ドルの黒字」であると締めくくりました。ジェニファーは、損益計算書に関して他に質問があるか尋ねました。

質問やフィードバックなし

貸借対照表の確認

ジェニファーは貸借対照表を画面に表示しました。彼女は、銀行に127,000.00ドルの現金があると述べました。5,500.00ドルはカナダで開催される2025年のコンベンションのために確保されています。したがって、これらを考慮すると、利用可能な現金は122,000.00ドルあります。彼女は貸借対照表について質問やコメントがあるか尋ねました。

質問やフィードバックなし

寄付の確認

ジェニファーは、多額の寄付をしている新しいグループがたくさんあると述べました。彼女は、アーリー・グループが900.00ドル近く寄付したと述べました。ジャスト・フォー・トゥデイ・バーチャル・グループも5月の主要な寄付者です。彼女はまた、個人寄付とグループ寄付の間には大きな違いがあると付け加えました。スーザンは、国際的な寄付を確認する方法があるか知りたいと述べました。ジェニファーは、PayPalでは可能だが、Stripeではできないと答えました。彼女はまた、ニュージーランドがフランスとともに主要な寄付者になったと述べました。ジョアンはジェニファーに、先月いくつのグループが寄付したかを繰り返すよう求めました。ジェニファーは、59のグループが9,200.00ドル弱を寄付したと答えました。

議題を進めながら、彼女は来週土曜日に総会で財務委員会のために発表する内容を共有したいと述べました。ジェニファーは、財務委員会が達成したタスクのリストを提示するためにスライドショーを提示しました。. OIAA財務委員会は、ガイドラインの財務セクションを支援し、ニュージャージー州慈善団体登録を行い、文書化されたベンダープロセスを作成しました。これは、予算外資金要求があった場合に役立つと彼女は述べています。彼女は、予算ベンダープロセス、月次差異、月次予算、および提出が必要な月次寄付をまとめた2ページ分の資料を持っています。彼女は続けて、財務委員会が新しい電子決済オプションであるStripeを追加し、Upwork通訳を管理し、昨年総会で独立財務審査を開始したと述べました。彼女はまた、税務申告が最新であり、財務委員会が国際的な参加者を含めるために通常の開催時間を変更したことを改めて述べました。ジェニファーは、毎月第2土曜日に皆さんに参加していただきたいと願っています。彼女はコメントや追加事項を求め、発表は総会で行われると述べました。

質問やフィードバックなし

グウェンはジェニファーのこれまでの全ての働きに感謝し、彼女が素晴らしい仕事をたくさんしており、感激していると述べました。ジェニファーは彼女に感謝し、全員がプレゼンテーションに満足しているか尋ねました。スーザンは「よくやった」と答えました。

出張規定の確認

ジェニファーは、自身が導入し文書化した新しい出張規定について説明したいと述べました。彼女は会計担当になって以来、このプロセスを観察してきました。OIAAの費用で出張する者は、この規定を使用しなければなりません。出張者は総会に出席し、その出張は総会によって「予算外費用」として承認される必要があります。その後、会計担当が航空券の選択肢を提示し、OIAAデビットカードを使用して航空券を予約します。特別な要件がある場合、出張者はその変更費用を支払う必要があります。彼女は意見を求めました。グウェンは、その人が30日以内に経費報告書を提出するようにできるか尋ねました。ジェニファーは、それは日当制であると答えました。グウェンはそれが問題にならないことに喜んでいました。彼女はまた、3番の項目に「または会計担当が任命する他の個人」を挿入することを提案しました。ジェニファーはそれを変更しましたが、会計担当が経費の数字を確認し、連絡窓口でなければならないことを強調しました。何か質問はありますか？

質問やフィードバックなし

その他の議題の確認

ジェニファーは、議題の最後の項目であるグウェンのCPC通訳について確認するよう求めました。

グウェンは、自分のグループに参加したい人がいるが、その人はポルトガル語しか話せないと彼らに伝えました。彼女はその人を委員会会議に招待したいが、その場合通訳者が必要になるとのことでした。彼女はどのように通訳サービスを依頼すればよいのか、また2週間前までに依頼を提出すべきか尋ねました。

ジェニファーは、通訳依頼をすべて受けているので、そのタスクを行うのは自分であると答えました。彼女はまた、今後のコンベンションのためにすべての通訳を手配しているため、すぐに通訳者を見つけられると述べました。グウェンは、予算を大幅に乱さないよう、500ドル未満に抑えたいと依頼しました。ジェニファーは、Upworkの「混合レート」である時給37ドルを使用して予算を組んでおり、これは実際よりも高めであると答えました。彼女は通常、時給約20ドルであると説明しました。彼女は、Upworkを使用することで、会計、1099（税務フォーム）、事務処理に関する多くの問題が解消されると述べました。

彼女はコンベンションの通訳ニーズを担当してきたので、コンベンションの翻訳面で何をしてきたかを彼らと共有したいと述べました。彼女は、適切なイベントに通訳者を繋ぐために非常に多くの作業を行い、奔走してきたため、通訳プログラムの全体的な組織面に夢中になっていると述べました。彼女はこのプロジェクトのために、すべての通訳者を雇用し、繋ぎ、組織してきました。

彼女はグウェンに、ベンダープロセスを経るのが彼女のアドバイスだと伝えました。そのプロセスの中に「予算外要求フォーム」があります。ここで彼女は要求を提出できます。グウェンは、その人が会議に来られるなら、通訳依頼を進めるためにジェニファーと連絡を取ると述べました。ジェニファーは彼女に、もし500ドル未満に抑えたいと考えており、年末までの分を求めているのであれば、計画を立てるためにすぐに知らせる必要があると伝えました。グウェンは今日中にその要求に取り掛かると述べ、どこで見つけられるか尋ねました。ジェニファーは、ベンダープロセスフォームに添付されていると答えました。彼女とスーザンは、グウェンにそれを案内するために探し始めました。グウェンは、予算外要求フォームがウェブサイトで見つけられるか尋ねました。ジェニファーは、それはかなり機密性が高いため、その要求フォームをウェブサイトに載せたくないと述べました。

ジェニファーは、彼女とベスがコンベンションの通訳依頼を精力的に処理してきたことを共有したいと述べました。彼女はコンベンションのレイアウトを見せ、4つの異なる部屋があり、各言語につき2名の通訳者がいると述べました。25日は4つの部屋があり、時給37ドルの混合レートで、間に15分の移行時間を挟んで、通訳時間は56時間、1部屋につき2名で、通訳時間は28時間、作業時間は合計56時間です。26日も同様に4つの部屋と2名の通訳者で、通訳時間は32時間、作業時間は合計64時間です。3日目である27日には、通訳時間が33時間、作業時間は合計66時間になります。したがって、彼女は186人時の人員を埋める必要があり、現在その約3分の1しか完了していないと述べています。フランス語からスペイン語、フランス語からポルトガル語など、すべての言語要求に対応しなければなりません。彼女は、これがOIAAでこれまでに経験した最大の課題であると付け加えました。総予算は8,450.00ドルです。ジェニファーは、予算をわずか152.00ドル超過すると見積もっています。そうは言っても、彼女は予算内に収められるとかなり確信しています。グウェンは驚き、ジェニファーが会計担当になって以来行ってきた素晴らしい仕事すべてに感謝し、財務委員会のこれまでの働きを称賛しました。

ジェニファーは、翻訳依頼を引き継いだことを非常に喜んでいると述べました。もし引き継がなければ、依頼がどれほど混乱していたか想像できないからです。グウェンは、これらの財務委員会会議にもっと多くの出席者がいないことが信じられないと述べました！スーザンはスプレッドシートの夢を見そうだと言いました。ジェニファーは同意し、通訳業務はOIAAのためにこれまで行った中で最も大変なことだと述べました。グウェンは、小規模な組織で経験があるので理解できると述べました。ジェニファーは、OIAAは素晴らしい組織であり、OIAAの雰囲気が大好きだと述べました。ジェニファーは、後で一緒に過ごすこともできるが、会議を閉じるべきだと述べました。

ジェニファーは責任声明で締めくくりました。