出席者：

ジェフ・B、書記
エイミー・B、ユニティ委員長
ジャン・BB、PAC委員長
ポーラ・D、CPC委員長
メリンダ・F、代替技術委員長
ジェーン・G、委員長
ジョン・H、PIC委員長
マーク・M、技術委員長
スーザン・R、副委員長
ブライアン・R、会計

委員長のジェーン・Gが、午後5時03分（東部標準時）に会議を開始しました（太平洋標準時午後2時03分）。会議はセレニティの祈りで始まりました。ジェーンは新しい代替技術委員長としてメリンダ・Fを紹介しました。ジェーンは、委員会や役職の代替を探している人がいれば知らせてほしいと述べました。

委員会報告

ユニティ委員会 – エイミー・B、委員長

• エイミーは、IGRフォーラムに参加した人々から最近新しい活動があったことを報告し、委員会は週次の形式を維持する予定です。
• エイミーは、世界中の66のGSOのリストと、彼女の委員会が連絡を取る予定のインターグループのリストを持っていると報告しました。
• 委員長に書面による報告を提供しました
• エイミーは他国のサービスマニュアルを探しているので、持っている場合は彼女に送ってください。
• 委員会はGoogle Workspaceを活用し、現在のGoogleドライブ上の文書をこのワークスペースに移行します。

専門職との協力委員会 – ポーラ・D、委員長

• ポーラは、12^ステップの作業に良いリソースとなる北米PI/CPCワーキンググループに参加したことを報告しました。
• ポーラは、サンフランシスコ地域のティム・Cと協力しており、彼は私たちが含めるべきだと強調しています。
• 彼女はパンフレットや本のリクエストを受けており、これらのリクエストに必要なリソースを見つけるためにGSOに連絡を取ることを含めて対応しています。
• ポーラは、アリゾナ州サンシティにあるリハビリ施設を所有する女性と協力を始めました。彼女はAAミーティングを導入したいと考えていますが、彼女の法務チームはHIPPA要件に違反すると主張してオンラインミーティングを許可していません。
• ティム・Cと協力して、新しいソフトウェアパッケージがビデオコンテンツを提供し、ポーラはティムにソフトウェアをデモンストレーションしてもらいたいと考えています。
• IGRフォーラムでの彼女のプレゼンテーションから、5人が委員会で働くことを志願し、そのうち2人は英国にいます。
• ポーラは、オープンミーティングとクローズドミーティングの違いを説明するビデオを作成し、私たちに見せたいと考えています。ビデオの表示に技術的な問題がありました。
• ジェフは、ポーラとジョンが米国/カナダのオンライン地区に連絡を取ったかどうかを尋ねました。彼は、ワシントン州西部のA72とニューヨーク州北東部のA48がオンライン地区を持ち、PI/CPC委員会で委員会活動を行っていると述べました。

公共情報委員会 – ジョン・H、委員長

• ジョンは、最近のIGRフォーラムでのPIプレゼンテーションを行ったメアリーに感謝しました。フォーラムの参加者から3人の新しいボランティアが委員会に参加し、委員会メンバーの総数は12人になりました。
• 残念ながら、メキシコからの唯一のバイリンガルメンバーが委員会を離れました。
• 受け取ったリクエストの95%は英語で、非英語の大部分はスペイン語であり、フランス語のものも少しあります。初めて、アラビア語の問い合わせもいくつか受けました。
• 1日に約6件の問い合わせがありますが、1月は平均して1日7件でした。
• ジョンは、マークと技術委員会がGoogleグループへの移行を支援していると報告しました。

財務委員会 – スペンサー・H、委員長

報告なし。

技術委員会 – マーク・M、委員長/ メリンダ・F、代替

• 技術委員会は「飛躍的に」成長しています。昨年は3〜4人のメンバーでしたが、現在は23人のメンバーが委員会にいます。
• その結果、技術委員会は複数のカテゴリに分かれます。
  1. メンバーサービス – ミーティングディレクトリをサポート
  2. 安全サービス – ミーティングの安全を確保するためのサポートを提供
  3. イベントサポートチーム – IGRフォーラム、アセンブリー、ワークショップのサポートを提供
  4. デザインコミュニケーションチーム – デザインサービスとフライヤーサポートを提供
  5. アーカイブサポート
• Google Workspace移行のためのクラウドサービスのサポートとGoogle Workspace、メール、Google連絡先のサポートも提供されます。
• OIAAウェブサイトのサポートもあり、これは世界への主要なポータルです。新しいウェブサイトが3月にローンチされます。
• ディレクトリから削除を求めるグループの傾向が逆転し、追加のミーティングが引き続きリストされています。
• マークは、Google Workspaceの使用におけるより技術的な側面を支援するために専門家を招くことを検討していると述べました。
• ジェフは、6,500のミーティングのうち、これらのグループがまだ活動していることをどれだけ確信しているかを尋ねました。マークは、ほとんどのグループがまだ活動していると感じており、Google連絡先を使用することで、各グループの主要および副次的な連絡先を特定できるようになると述べました。応答しないグループを処理するためのプロセスも必要です。
• ジェフはまた、委員会が委員会ページのレイアウトと情報を定義できるかどうかを尋ねました。マークは、彼の委員会が他の委員会と協力してページを定義し、共通のテンプレートが利用可能になる可能性があると述べました。
• ジェーンは、国際的なグループからの参加状況を把握しようとする中で、グループに連絡を取ることが重要であると述べました。
• ジョンは、地理的に不安を感じ続けていると述べました。彼のグループは複数の国に掲載され、世界中から参加者がいるため、真に国際的であり、グループが北アメリカに結びつけられることを望んでいません。彼は、私たちの視点が主に北アメリカに基づいており、十分にグローバルではないことを懸念しています。

ステッパーズ委員会 – メアリー・M、委員長

報告なし。

政策・入会委員会 – ジャン・BB、委員長

• ジャンは、新しい委員会メンバーがいて、彼女をトレーニングし始めると報告しました。
• 1月には45のミーティングリストがありました。
• ジャンは、安全ワークショップが非常に好評であり、メンバーにミーティングを安全に保つための情報を提供したと報告しました。
• 新しいメンバーを探していますが、特別なスキルは必要ありません。

理事会議事録の承認 – Jeff b.、書記

1月には、2022年12月13日の12月の理事会議事録の承認が、理事会メンバーに適切にレビューする機会を与えるために本日の理事会会議に延期されました。コメントや修正はありませんでした。スーザン・Rが動議を提出し、ブライアン・Rが支持して12月の理事会議事録を承認することになりました。議事録は全会一致で承認されました。

1月（1月10日）の理事会会議の議事録は送信されましたが、ほとんどの理事会メンバーはレビューする機会がありませんでした。スーザン・Rが1月（1月10日）の理事会会議の議事録の承認を来月まで延期する動議を提出しました。動議はジェーン・Gが支持し、全会一致で可決されました。

会計報告 – ブライアン・R、会計

• ブライアンは、財務の管理面に影響を与えているいくつかの問題について議論しました。
  • 組織は、新しい書記が就任するたびに変更されない物理的な郵送先住所が必要です。
  • 現在シカゴに拠点を置く銀行口座は、取り扱いが難しいです。
  • 次の会計が深い会計の背景を持っていない可能性があるため、今年の予算はプロの簿記係を雇うことを見越して承認されました。
• 郵便サービスが郵便物を受け取り、スキャンして電子的に送信するトラベリングメールボックスが導入されました。実際の郵便物はリクエストに応じて送信できます。この住所は、私たちに小切手を送るためにも使用され、スキャンされた画像は銀行口座に直接資金を預けるために使用されています。
• ブライアンは、実際には銀行ではなく、米国の銀行が支援するフィンテック企業であるマーキュリーという新しい銀行を使用することを述べました。これにより、役員が変更されたときに署名者を変更するのが非常に簡単になります。支払い承認プロセスも導入され、マーキュリーへのログインにはアプリケーションを通じた2FA（二要素認証）が必要です。マーキュリーは、ZoomやGoogle Workspaceのような特定のベンダーに結び付けられた単一使用の仮想クレジットカードも提供しており、これは組織にとって画期的なものです。
• 簿記係としてロリが雇われました。ロリは小規模な個人事業主の会社「Run Your Wealth」を運営しており、非営利団体に精通しています。彼女は私たちの簿記を担当し、必要な財務報告書を作成し、税務を担当します。
• ジョンは、PICでOIAAへの寄付について尋ねられたとき、委員会はその人を私たちのウェブサイトに紹介しますが、今はお金が必要ないことを人々に知らせていると述べました。ブライアンは、次回の財務会議でこれが議論され、会員への何らかの形でのコミュニケーションが必要になると述べました。

委員長報告 – ジェーン・G

• ジェーンは、ガイドライン特別委員会が進行中であり、ガイドラインを一度通過したと報告しました。委員会は、ガイドラインが定款と一致していることを確認するために定款をレビューします。
• ガイドライン委員会は、各委員会が独自の憲章（委員会ガイドライン）を作成できるように、委員会のテンプレートを開発しています。
• ジェーンは、ウェブサイトに掲載されているボランティア募集のリストを作成しました。
• ジェーンは、3月のアセンブリーの議題とスクリプトの草案が提供されており、委員会と協力してスクリプトを最終化していると述べました。3月のアセンブリーは、ウェブサイトの変更やその他の技術的な変更を強調する情報アセンブリーになります。
• 理事会の方針として策定する必要のあるいくつかの方針があります。
  • 内部告発者方針
  • 利益相反方針
  • 記録保持/破棄方針

これらの文書のテンプレートは、カスタマイズが必要な場合がありますが、
まもなく利用可能になります。

• ユニティ委員会のメンバーが、彼女が住んでいるコロンビアのコングレスに旅行するための資金を要求しました。ジェーンはそのリクエストを財務委員会に転送しました。
• ジェフは、ICOAAへの出席のための予算を準備したと述べ、3,500ドル、または1人あたり1,750ドルのリクエストになります。

コミュニケーション委員会の設立 – ジェーン・G

• ジェーンは、アセンブリーのスクリプトを担当し、アセンブリーが開催されることを伝え、アセンブリーのための調査を作成し、翻訳サービスを利用するためのアドホック委員会としてコミュニケーション委員会の設立を提案しました。この委員会は、新しいグループオリエンテーションビデオも作成します。
• ブライアンは、この委員会の委員長を務めることに興味がある人がいるかどうかを尋ねました。ジェーンは、興味を持っている人と会ったと述べました。
• ジェフは、この委員会が常設委員会ではなくアドホック委員会として設立される理由を尋ねました。ジェーンは、委員会の機能と範囲を定義する前に調査が必要な情報がまだ多くあると述べました。
• ジェフ・Bがアドホックコミュニケーション委員会を設立する動議を提出し、スーザン・Rが支持しました。動議に関するさらなる議論はなく、出席した理事会メンバーは全会一致でこの動議を承認しました。
• ジェーンは、コミュニケーション委員会を担当し、ガイドライン特別委員会の委員長を副委員長のスーザン・Rに引き継ぐと述べました。スーザン・Rは委員会を引き継ぐことに同意しました。

グレープバイン、ラ・ビナ、マガジンワーキンググループをOIAAのアドホック委員会にする提案 – ジェフ・B、書記

• ジェフは、オンライングループが雑誌の代表者を取得し、その代表者に短いASL通訳付きビデオを含むリソースを提供するために開始されたグレープバイン、ラ・ビナ、マガジンワーキンググループの目的を説明しました。彼は、このワーキンググループの使命がPICおよびCPC委員会と類似しており、OIAAの使命とよく一致していると指摘しました。OIAAのリソースはワーキンググループに非常に有益です。
• スーザン・Rが動議を提出し、ブライアン・Rが支持して、アドホックグレープバイン、ラ・ビナ、マガジン委員会を設立することになりました。追加の議論はなく、理事会は全会一致で動議を承認しました。
• マークは、理事会会議の前に新しいアドホック委員会の設立を行い、新しい委員会を検討するための十分な時間を確保するよう要請しました。

コンベンション委員会委員長の承認

• 2025年の国際コンベンション委員会が近づいているため、理事会は2025年にバンクーバーで開催される国際コンベンションでOIAAのホスピタリティルームの活動を調整するためにコンベンション委員会を再活性化する時期だと感じました。
• ジェフは、トロント出身のカナダ人であるテリー・Nと話し、その委員会の委員長を務めることについて話しました。テリーは国際コンベンションの経験があり、これらのコンベンションでのホスピタリティルームの経験もあります。
• ジャンは、過去に国際コンベンションに参加したことがあり、イベントの計画には2年かかると述べました。ジャンは、過去の国際コンベンションに関与した経験を委員会に提供することを志願しました。
• マークは、コンベンション委員会の委員長としてテリー・Nを承認する動議を提出しました。動議はブライアン・Rが支持し、理事会は全会一致で動議を承認しました。

サービス履歴書 – スーザン・R、副委員長

• スーザンが副委員長に任命されて以来、彼女はサービス履歴書を提供する機会がありませんでしたが、今それを行います。
• スーザンの禁酒日は1987年12月7日であり、彼女のホームグループはデラウェア州ニューアークにあります。彼女は回復とサービスのスポンサーを持ち、他の人をスポンサーしています。スーザンは、エリア代表、パネル66、デラウェア州A12の矯正委員会での活動を含む、さまざまな一般サービスの役職を務めました。

理事会会議は午後6時45分（東部標準時）に終了し、団結の宣言で閉会しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

1. スーザン・Rが動議を提出し、ブライアン・Rが支持して12月の理事会議事録を承認することになりました。議事録は全会一致で承認されました。
2. スーザン・Rが1月（1月10日）の理事会会議の議事録の承認を来月まで延期する動議を提出しました。動議はジェーン・Gが支持し、全会一致で可決されました。
3. ジェフ・Bがアドホックコミュニケーション委員会を設立する動議を提出し、スーザン・Rが支持しました。動議に関するさらなる議論はなく、出席した理事会メンバーは全会一致でこの動議を承認しました。
4. スーザン・Rが動議を提出し、ブライアン・Rが支持して、アドホックグレープバイン、ラ・ビナ、マガジン委員会を設立することになりました。追加の議論はなく、理事会は全会一致で動議を承認しました。
5. マークは、コンベンション委員会の委員長としてテリー・Nを承認する動議を提出しました。動議はブライアン・Rが支持し、理事会は全会一致で動議を承認しました。

謹んで提出いたします。
ジェフ・ベルンクノプフ
OIAA書記