OIAA理事会議事録 2022年10月11日

出席者：
Jan BB.、PAC委員長
Jeff B.、副書記
Paula D.、CPC委員長
DC Dave、ユニティ委員長
Gary、ステッパーズ副委員長
Jane G.、副議長
Jon H.、PI委員長
Mary M.、ステッパーズ委員長
Barry M.、書記
Mark M.、技術委員長
Brian R.、会計
Spencer W.、財務委員長

副議長のJane G.が東部時間午後5時02分（太平洋時間午後2時02分）に開会を宣言しました。会議は「平安の祈り」で始まりました。

2022年9月13日の理事会議事録が確認されました。Mark M.が2022年9月13日の理事会議事録を提示された通りに承認する動議を提出し、Jeff B.が支持しました。議事録は全会一致で承認されました。

議長報告：Jane
欠席のGwen Mc.に代わってJane G.が議長報告を行いました。Janeは理事会に細則特別委員会の進捗状況について簡潔に報告しました。

旧議事：

• 採用 – 新規報告事項なし

書記報告 – Barry M. / Jeff B.

• Barryは本日の理事会議事録はJeff B.が作成すると述べました。Barryは承認された細則の次のステップについて報告しました。Barryは次のステップとして501c3資格の回復のためにIRSに1023文書を提出する必要があり、Pro Bono Associatesから手続きに関する文書を受け取ったと述べました。この文書では2つの選択肢が提示されています：
  • 過去11-12年分の1023文書を遡及的に記入し、税務上の責任を免除される
  • 提出日時点での1023文書を記入するが、過去の年度に対する税務上の責任が残る可能性がある
• Barryは理事会が決定する必要があるが、記録不足のため最初の選択肢は非常に困難であると述べました。また、1023文書はいつでも提出できるが、10月末が最適であると言及しました。
• Brian R.は会計の立場から、遡及的な罰金に備えて資金を確保しており、過去2年間は組織に相当な資金があったと述べました。また、過去の税務申告はすべて提出済みであると言及しました。
• Mark M.が提出日時点での1023フォームの記入を提案する動議を提出し、Barry M.が支持しました。議論はなく、理事会は全会一致で承認しました。

委員会報告

• ステッパーズ委員会の報告書が総会に提出されました
  • ステッパーズは引き続き活発に活動しており、各リクエストに対して平均4回の返信を行っています
  • ウェブサイトにボランティア募集ボタンを追加することを検討中、特にバイリンガルおよびトリリンガルの方を募集
• PAC – Jan BB
  • PI/CPC問い合わせに対応する10名のメンバーがおり、1日平均7件の問い合わせ（主に英語）に対応
  • Paula D.がCPCに関心を持って最近理事会に加入
  • JonはPI/CPC委員会をPIとCPCの2つの委員会に分割することを理事会に提案。JonがPI委員長を継続し、PaulaがCPC委員会の委員長を務める予定
  • Jonは問い合わせの約3分の1が出席証明を必要とするミーティングを探している会員からのものだと報告しました。出席証明を提供するミーティングを見つけやすくするためのフィルターをウェブサイトに追加するよう要請しました。Mark M.は最近「出席証明」フィルターが追加され、出席証明を提供するミーティングのみを表示できるようになったと述べました。
  • ステッパーズ委員会で働いていたPaulaは、専門家との協力を始めることに意欲的だと報告しました。
  • Jane G.は現行のガイドラインを確認し、PIとCPCは別々の委員会として記載されているため、分割のための追加措置は不要だと述べました。
• ユニティ – DC Dave
  • Daveは会議で報告書を読み上げました。
  • Daveは11月10日にユニティ委員会が第3の伝統の手順に従って理事会承認のための候補者を選出し、委員会のメンバーではない人が監督すると報告しました。
  • ユニティ委員会は2023年の予算を準備し、主にスペイン語への通訳とコメント翻訳のために約4,000ドルを計上。リエゾン・アウトリーチプロジェクトは新しいリエゾンと管轄区域を追加しながら継続中。追跡シートに記載された137の管轄区域（GSOとインターグループ）のうち、32がリエゾンを持っています。
  • Daveは9月24日のIGRフォーラムで報告を行ったと報告。インターグループとゼネラルサービスの違いを説明する文書をPI/CPCウェブサイトページに掲載したいと述べました。Jane G.は同様の取り組みに関わった経験があるため、その違いを説明する文書の作成を手伝うことを申し出ました。
• 技術報告 – Mark M.
  • Markは理事会に報告書を提出しました（添付参照）
  • Markは2ヶ月前に委員会がウェブおよびクラウドベースのソリューションによる技術アップグレードを提供する組織を探すためのRFP（提案依頼書）を送付したと報告しました。3つの提案を受け取り、評価後2つの提案が除外されました。1社のMindfront社が委員会と面会し、予想コストを提示しました（添付参照）。この提案は、すべての内部コミュニケーション、メーリングリスト、そしておそらくGoogle Meetsのためのプラットフォームを提供するGoogle Workspace for Non-profitsの登録を支援するものです。プロジェクトはまだMindfront社には発注されていません。
  • 次のステップはMindfront社のMark Gilespieと面会し、ウェブサイトを確認し、ミーティングおよびメンバーシップディレクトリの完全な再構築を行うことです。ミーティングディレクトリサービスチームは124件の新規エントリーを作成し、一部のエントリーは複数のミーティングを掲載しています。44件のエントリーが削除され、削除されたミーティングの80〜90%がズームボンバーを理由として挙げました。250のミーティングがリストを更新しました。
  • Markはガイドライン委員会が選挙総会に関する作業を完了次第、選挙総会ページを開発すると述べました。
  • Markはロゴのエントリーを9件受け取ったと言及し、これらのロゴエントリーの投票をどのように進めたいか理事会に尋ねました。
  • Brianは技術委員長の交代時にサポート可能なソリューションを特定し、新しい技術委員長が提供されたソリューションをやり直そうとしないようにすることへの懸念を表明しました。また、使用しているプロセスとフェーズドアプローチを取っているかどうかについても質問しました。Markは、ソリューションがGoogle WorkspaceとWordPressの標準技術上に構築されていると回答しました。Markは初期ソリューションを基に構築を継続でき、新たなRFPは必要ないと予想しています。
• 財務 – Spencer
  • Spencerは理事会に報告する前に退席しなければなりませんでした。

会計報告：Brian R.

• Brianは2023年度予算プロセスに注力しており、予算の初期ドラフトが準備できたと報告しました。
• ユニティ委員会やその他からの推奨事項を考慮し、慎重な準備金を超える余剰資金の配分について多くの議論がありました。
• 副会計はまだ必要です。
• Barry、Brian、Spencerは501c3資格の回復のための申請に注力します。

新規議題

• グレープバイン、ラ・ビーニャ、雑誌ワーキンググループ：Jeff
  • Jeffは対面グループのグレープバイン代表（GvR）が対面グループでも非常に似た機能を果たすことに気付いたと報告しました。彼は自身のホームグループであるBack Porch InternationalでGvRのポジションを作る動議を提出し、グループは投票後にそのポジションを作りました。
  • 他の数人との会話で、オンライングループがGvR、RLV（ラ・ビーニャ代表）、またはイギリスのSHAREのような各国の他の雑誌の代表のポジションを作ることを奨励できるという合意がありました。
  • この取り組みを促進するため、10月22日土曜日の東部時間午後（太平洋時間午前10時、イギリス/ポルトガル時間午後）に組織会議を開催し、オンライン雑誌代表の役割とそれらが必要とするリソースを決定します。
  • フライヤーが準備され、JeffはOIAAメンバーシップにこのフライヤーを配布する許可を理事会に求めました。フライヤーはスペイン語とポルトガル語にも翻訳される予定です。
  • Mark M.はオンライングループが購読を購入し、複数のグループメンバーが同じ購読を使用することについて問題があるかどうか尋ねました。Jeffはこれは一般的であり、グループ購読をメンバーと共有する対面ミーティングでも同様に行われていると述べました。Markはこのポリシーをグレープバインで確認するよう要請し、Jeffは彼らに連絡することに同意しました。
  • Jane G.は理事会への要請が何であるか、また新しいグレープバインと雑誌の特別委員会を作る要請があるのかどうか尋ねました。Jeffは現時点ではワーキンググループのフライヤーをOIAAメンバーシップに送る許可を求めているだけで、関心のレベルによっては将来的に特別委員会を作る可能性があると回答しました。
  • 理事会はフライヤーの配布に異議を唱えませんでした。
• ガイドライン特別委員会：Jane G.
  • Janeはガイドライン特別委員会が役員の選挙を段階的に行い、継続性を確保し、すべての役職が同時に交代しないようにすることを議論したと報告しました。
  • Gwenのメモでは、特別委員会は役職の任期と、すべての役職が同時に交代しないように新しい細則の下での最初の選挙でどの役員職を選出するかについて、理事会からの指示を求めていると述べています。
  • Mark M.は新しい細則ではすべての役員を選出する必要があり、規定に違反したくないと指摘しました。さらに、今回の選挙では任期を1年とし、来年段階的な方法で再度選挙を行うことができると提案しました。
  • Brianは細則によると役員選挙を行う必要があり、その任期は2年であると述べました。その後、1年後に辞任することで新しい選挙を強制し、役員の段階的な交代を実施することができます。
  • 細則では毎年選挙を行うことは規定されているが、どの役職を選出する必要があるかは指定されていないという明確化がなされました。
  • Brianは議長と副議長、また会計と財務委員長の役職を段階的に交代させることを検討したいと述べました。
  • Brianは今年すべての役員職を選出する動議を提出し、Markが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。
  • 次に提起された質問は、引継ぎの時間を確保するために、今後の選挙を行うのに最適な月は何月かということでした。12月に選挙を行う今年は理想的ではありません。
  • Jeffは、9月は夏からの移行期で多くの活動があり、10月には通常物事が落ち着き、引継ぎのための十分な時間があるため、今後は10月に選挙を行うことを提案しました。
  • Jeffは今後10月に役員選挙を行う動議を提出し、Brianが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。
• 歴史家/アーキビスト役職 – Jane G.
  • Janeはガイドライン特別委員会から歴史家の役職名をアーキビストに変更するかどうかについての質問を提起しました。
  • 現在歴史家の役職には誰も就いておらず、Janは過去にその役職を務めたことがあると述べました。
  • Markはこの役職の担当者がZoom録画の管理も行うかどうか尋ねました。これはおそらく役割の一部となるが、役割と責任はガイドライン委員会によって定義されると述べられました。
  • Brianが歴史家の役職名をアーキビストに変更する動議を提出し、Barryが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。
• 言語/翻訳特別委員会：Jane G.
  • 次回会議まで延期

その他の新規議事はありませんでした。

理事会は東部時間午後6時39分に閉会し、統一の宣言で締めくくられました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

1. Mark M.が2022年9月13日の理事会議事録を提示された通りに承認する動議を提出し、Jeff B.が支持しました。議事録は全会一致で承認されました。 2. Mark M.が提出日時点での1023フォームの記入を提案する動議を提出し、Barry M.が支持しました。議論はなく、理事会は全会一致で承認しました。
2. Brianは今年すべての役員職を選出する動議を提出し、Markが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。4. Jeffは今後10月に役員選挙を行う動議を提出し、Brianが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。5. Brianが歴史家の役職名をアーキビストに変更する動議を提出し、Barryが支持しました。理事会メンバーはこの動議を全会一致で承認しました。