出席者：
Jeff B.、書記
Jennifer B.、会計
Nona C.、副議長
Mark M.、技術委員長
Terry N.、大会委員長
Susan R.、議長

議長のSusan R.が会議の開始を宣言し、東部標準時午後2時02分に平安の祈りで会議を開始いたしました。

役員会議事録の確認 – ジェフ・B、書記

• Jeffは、11月16日の役員会議事録の確認準備が整っていないことを述べました。ほぼ準備が整っており、数日以内に送付すると述べました。

ガイドライン検討 – Jeff B.、書記

• Jeffは、理事会が回答した質問に基づく変更、Susanが特定した大文字使用の問題、および当団体の定款に記載されている実質的全会一致（3分の2の過半数）から単純過半数への総会手続きの変更を含む、改訂されたガイドラインを理事会に送付したと述べました。
• Jenniferは、当団体の定款には実質的全会一致を必要とする特定の状況があり、それらが更新された総会手続きと表に明記されていないことを指摘しました。Jenniferはその部分に関するコメントでそれらの状況のリストを提供していました。Jeffは、Jenniferが定款から特定したそれらの状況を脚注として追加すると述べました。
• Jeffは、本日第5章から第7章を検討すると述べました。Susanがこれらの章の書式設定、特に財務の章（第6章）の問題について電子メールを送ったと述べました。Jeffは、Susanが理事会に対してコメントを説明するため、検討をSusanに委ねました。
• Susanは、文書が文体的に一貫していないことへの懸念を述べました。異なる章が異なる小委員会によって作成され、その結果異なるスタイルと文体になったと述べました。対照的に、現在のガイドラインは単一の文体であることを述べました。例として、他の章とは異なる受動態で書かれた財務の章を挙げました。
• MarkはSusanのような一人の人物が文書全体を更新するか、校正者を雇う必要があると述べました。NonaはSusanが必要な変更を行う意思があるかどうか尋ねました。
• Markは、文書全体を一つの文体にすることは大幅な書き直しになることを懸念しました。理事会は、いずれにしても内容は変更すべきではないことに同意しました。Markは、文書が異なる小委員会によって作成され、異なる章で異なる文体になることを説明する段落を文書の冒頭に追加することを提案しました。
• Susanは、文書を通して大文字使用と句読点の誤りを修正できるが、受動態で書かれた財務の章を変更すべきかどうか尋ねました。Jenniferは、財務の章は他の章よりも法律用語が多く、法律用語はしばしば受動態で書かれると述べました。
• NonaはSusanがガイドライン文書の句読点と大文字使用を変更する動議を提出しました。動議はJeffによって支持され、全会一致で可決されました。
• Susanは委員会の章5.5.1の問題を提起しました。現在、各委員会の目的と憲章の記載を求めています。Nonaは、これを各委員会から削除し、文書がリスト内の各委員会についてウェブサイトを参照するよう提案しました。Susanは、ガイドライン文書の委員会の章は委員会名のみを記載し、憲章と目的についてはウェブサイトを参照する動議を提出しました。動議はJeffによって支持され、全会一致で可決されました。
• Susanは、財務委員会の会議で「内部監査」という用語を「内部財務審査」に変更する議論があったことを述べました。Jenniferも同意し、この変更が行われることになりました。
• Susanは第6.3章の「この金額」の意味についても質問しました。Jenniferは、何を意味するかを明確にするため、このテキストを「適正準備金と現金保有の合計額」に変更できると述べました。
• Markは第7章の技術の章でいくつかの変更があり、それらを電子メールでJeffに送ると述べました。

ウェブサイトに電話番号を設置する提案 – Susan R.、議長

• 技術委員会のメンバーであるSamが、ウェブサイトに電話番号を設置する費用を調査しました。40歳以上の人々は電子メールを送るよりも電話を使用することに慣れているため、ウェブサイトにこの追加を行うことを提案しました。
• Nonaは、OIAAがオンライン組織であることの再構築になること、人々が勧誘のために電話番号を使用する可能性があること、電話回線をサポートするボランティアとこれらのボランティアを調整する人が必要になること、英語以外の言語での通話があり得てサポートが困難になることなど、いくつかの理由でこの提案に反対であると述べました。Jeffも反対を表明し、Nonaが述べたすべてに同意しました。また、費用と時間に対して利益が見合わないとも述べました。Jeffは地元のインターグループに関わっており、ボランティアを確保することは大変な作業であると述べました。MarkとJenniferも反対を表明しました。
• Susanは、このアイデアを追求したい場合は、提案書を作成して将来の総会の議題に含めるため理事会に送付するようSamに電子メールを送ったと述べました。

追加議題項目 – Susan R.、議長

• Susanは、コミュニケーション委員長のLeslieeがタグラインコンテストを実施しており、統一委員長のCarlos D.がタグラインを他の言語に翻訳する能力について複数の懸念を持っていることを述べました。
• Susanは、他の理事会メンバーがコミュニケーション委員会の新しいビデオ「IGRの役割」を見たか、そしてこのビデオを承認する準備ができているかを尋ねました。JenniferはIGRとGSRの違いについて議論している冒頭のスライドについて懸念を表明しました。理事会は、このスライドはGSRの役割を強調すべきだが、IGRはGSRではないという一行を含めることができることに同意しました。
• Nonaは、ビデオがメンバーにIGRフォーラムに質問を送るよう求めているが、電子メールは委員会全体に送られることへの懸念を表明しました。IGRホットリストの電子メールをIGRフォーラムの電子メールを使用するよう変更することをMarkに求めました。
• 理事会はビデオを視聴する時間を取りました。理事会は、コメントがあればSusanに送り、彼女がコミュニケーション委員会に転送することに同意しました。
• Susanは次に、Carlos P.とAdrian Q.によって理事会に送られた第2^回国際オンライン大会への参加要請について述べました。統一委員会委員長のCarlos D.は、この要請を受けることを述べ、代わりに来年OIAAと統一委員会が開催する大会に焦点を当てるべきだと感じていました。理事会は、今後のイベントのためにこの大会を支援するリソースがないが、彼らのイベントをイベントページに掲載する機会を提供できると感じました。理事会はまた、これらの個人と会う必要はないと感じました。
• SusanはDave W.が来年全体を通して四半期の第2^月の第1土曜日に安全ワークショップを予定していることを述べました（書記注：これらのワークショップの日程は2月3日、5月4日、8月3日、11月9日になります）。
• SusanはBarry M.からの、Bill W.の著作の変更についてフェローシップがどう考えているかに関する一般奉仕理事会評議員文献委員会からの調査要請の配布要請について述べました。MarkはSusanと話したが、Jeffの観点を理解したため、どちらとも言えないと述べました。Nonaは世界中の他の一般奉仕事務所があるため、調査を「一般奉仕」調査と表示することへの懸念を表明しました。Susanは調査がOIAAに送られず、地域代議員に送られたことへの懸念を表明しました。これは私たちを「私たちの役割から外れさせる」ものだと感じました。Jenniferは、Susanに同意し、私たちのインターグループとGSOの間の境界線を曖昧にすべきではないとコメントしました。

書記報告 – ジェフ・B、書記

• Jeffは、彼、Susan、Nonaが話し合った、まだ承認されていないガイドラインをメンバーシップと検討する3回のガイドラインセッションの日程について述べました。日程は2月の第2土曜日と第4土曜日（2月10日と2月24日）、および3月の第2土曜日（3月9日）になります。2月と3月の第2^土曜日（2月10日と3月9日）の会議は米国・カナダ向けの時間と考えられ、東部標準時正午（太平洋時間午前9時、山岳部時間午前10時、中部時間午前11時）に開催されます。国際時間向けの会議は英国・ポルトガル時間午前10時に開始され、中央ヨーロッパでは午前11時、インドでは午後3時30分、中国・フィリピンでは午後6時、日本では午後7時、オーストラリア（AEST）では午後9時になります。Nonaはこれらのセッションには翻訳者が必要であることを述べました。国際セッションでメンバーシップがどの言語の翻訳者を必要とするかを尋ねる電子メールをJeffが送ることが提案されました。
• SusanはJeffが年末前にメンバーシップを調査する予定かどうか尋ねました。定款では、メンバーシップを年1回調査する必要があると定められています。Jeffは年末前にメンバーシップの調査を実施すると述べました。Markは2022年6月にBarryがどのように調査を実施したかを確認するため、Barryに連絡することを申し出ました。
• Jeffは理事会ブックの文書収集作業を開始したと述べました。最初のステップとして、Nonaから送られた文書リストを確認し、理事会に電子メールで送ったその文書リストのスプレッドシートを作成したと述べました。文書を一般、財務、主要企業文書の3つのカテゴリーに分類したと述べました。
• Jeffは理事会ドライブに理事会ブックフォルダーを作成し、財務文書用と主要企業文書用の2つのサブフォルダーを作成したと述べました。一般文書はメインフォルダーに保管されます。一般文書の一つは理事会連絡先リストで、Jeffは理事会メンバーが連絡先情報を記入するためのスプレッドシートを送ったと述べました。

技術報告 – マーク・M、技術委員長

• Jenniferは特別ウェブサイト作業者のRFPの状況について尋ねました。Markは5つの提案を求めているが、最低でも3つは必要だと述べました。今週2つの提案を受け取る予定だと述べました。
• Markは12月20日^にOIAAホリデーパーティーを開催することを発表しました。

会議は東部標準時午後3時29分に責任宣言で閉会しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

1. NonaはSusanがガイドライン文書の句読点と大文字使用を変更する動議を提出しました。動議はJeffによって支持され、全会一致で可決されました。
2. Susanは、ガイドライン文書の委員会の章は委員会名のみを記載し、憲章と目的についてはウェブサイトを参照する動議を提出しました。動議はJeffによって支持され、全会一致で可決されました。
3. NonaはSusanがガイドライン文書の句読点と大文字使用を変更する動議を提出しました。動議はJeffによって支持され、全会一致で可決されました。

謹んで提出いたします。
ジェフ・ベルンクノプフ
OIAA書記