参加者：
Jeff B.、幹事
Jennifer B.、会計
Edith、記録係ボランティア
Nona C.、副議長
Felix E.、代理会計
Mark M.、技術委員長
Susan R.、議長

議長のスーザンR.が会議の開始を宣言しました。会議は「平安の祈り」で始まりました。スーザンは新しく任命された副議長のノナC.を紹介し、理事会は彼女を歓迎しました。

議長報告 – スーザンR.、議長

• スーザンは、ユニティ、ガイドライン、財務、コミュニケーション、テクノロジー、グレープバインなど、様々な委員会の会議に出席していることを報告しました。
• メンバーシップから寄せられた質問について議論がありました。理事会はこれらのメールに回答し、他の理事会メンバーにもコピーを送る責任があります。
• スーザンはジェーンのカレンダーにあった特別作業者会議について尋ねました。ジェフは、これが毎週金曜日の東部標準時午後1時に開催されるICOAA インターグループ会議であり、彼とレスリーが出席していると説明しました。

アーキビストのロイの後任としてボランティアを申し出たイーディスが会議に参加し、理事会から歓迎されました。イーディスは当会のアーキビストになることに興味があると述べました。彼女はジャーナリズムの学位を持ち、金曜日にAAの歴史の会合に出席し、博物館で働いた経験があることを理事会に伝えました。イーディスはパンデミック中に断酒したため、特にオンラインAAに関わることに興味を持っています。彼女は6ヶ月前にGSRに選出されました。スーザンはイーディスに前任のアーキビストのロイと連絡を取ることを提案し、理事会と委員会議長との合同理事会への出席を含む彼女の職務について説明しました。

オープンドアプロセスのレビュー – 副議長ノナC.

• ノナはプロセスの開発において検討した研究の一部について説明しました。
• 彼女はニュージャージー州の非営利理事会の義務と責任に関する法律をレビューし、理事は3つの法的責任を果たさなければならないと述べました。最も一般的な3つは、注意義務、忠実義務、服従義務です。このプロセスはガイドライン委員会に提示され、委員会が提案した変更を取り入れています。
• ノナは、すでに役員が署名している内部告発者方針文書と利益相反文書について説明しました。
• ジェニファーは、無給のボランティアである理事会メンバーに適用される1997年のボランティア保護法について調査したと述べました。
• その後、ノナは理事会とともにプロセスを章ごとにレビューしました。倫理委員会のアイデアは誰も好まなかったと述べました。
• ノナは以下のような懸念事項を挙げました：
  • 当初のプロセスでは、苦情に価値があるかどうかを7人のパネルが決定することになっていましたが、これらの決定を下すための訓練を受けるかどうかなど、多くの質問がありました。
  • このパネルが苦情を追求する価値がないと判断した場合の責任について懸念がありました。
• ガイドライン委員会は以下の点について質問または推奨しました：
  • D&O保険はプロセスに関わる全員をカバーしているか？
  • 委員会議長は機密保持契約に拘束されているか？
  • 実施前に弁護士によるプロセスの確認を提案
  • IGRは関与すべきではなく、このプロセスは理事会レベルで保持すべき
• 以下のようなコメントがありました：
  • マークは、ガイドライン委員会が7人のメンバーを好まないのであれば、関与すべき人数についての推奨があるかと尋ねました。
  • ジェニファーは、IGRを含めて関与者を広げた理由は、議長のジェーンの解任にIGRが関与していなかったことに対する総会での反発があったためだと説明しました。また、責任は金銭的な問題に関連するという懸念があると述べました。
  • スーザンは、7人のパネルはメンバーシップと委員会議長からの反発により提案された裁判所のようなものであり、これは適切な方向性ではないという点でジェニファーに同意しました。プロセスはより一般的に保つべきで、これは理事会の責任であるとの見解を示しました。
  • 非公式な問題解決手段が機能しない場合にのみ、プロセスを更新して保管しておき、投票にかけたり公開したりはしないという提案がありました。
• マークは、ノナが議論に基づいて変更を加えることを条件に、オープンドア方針プロセスを承認する動議を提出しました。ジェニファーが動議を支持し、全会一致で可決されました。
• スーザンは、最終的な方針の確認を依頼するためにプロボノ・アソシエイツのアレクサンドラ・キルダフに連絡したことを述べました。

翻訳サービスの更新 – テクノロジー委員長マークM.

• マークは、Kudoという会社のAIツールのライブデモを得るために連絡を取ろうとしていましたが、営業担当者と話す資格があるにもかかわらず、これまでのところ成功していないと報告しました。
• それにもかかわらず、彼らのツールの価格は非常に高額になる兆候がありました。ジェニファーも、このタイプのソフトウェアについて同様に高額な価格を見ていると述べました。
• スーザンは第²回スペイン語国際イベントの翻訳費用として$5,070の予算外請求を7月29^日の承認のために会計に送付する予定です。ジェニファーが翻訳のための$5,070の予算外請求を承認する動議を提出し、マークが支持しました。動議は全会一致で可決されました。

第²回スペイン語国際会議のテクニカルサポート – テクノロジー委員長マークM.

• スーザンは第²回スペイン語国際会議をテクノロジー委員会がサポートする能力について質問しました。
• マークは、彼の委員会は3日間のイベントをサポートするための技術的リソースがなく、イベントの計画委員会がこれらのリソースを提供する必要があると述べました。
• ジェニファーは、ユニティ委員会が実際にこのイベントを所有しており、コンベンションと協力して計画作業に責任を持つ必要があると述べました。
• スーザンは、OIAAに要請されているのはZoomアカウントの使用と通訳者のための資金だと述べました。

憲章のレビュー – 議長スーザンR.

• 会議がほぼ終了に近づいていたため、スーザンは受け取った委員会憲章のレビューについて理事会の意向を尋ねました。
• 現在までに7つの憲章があります。
• ジェニファーは、コミュニケーション憲章は作り直す必要があると感じており、これは金曜日にスーザンとノナが委員会と会う際に言及される予定だと述べました。
• ノナは財務、ステッパーズ、PAC、テクノロジーの憲章を承認する動議を提出しました。ジェニファーが動議を支持し、全会一致で可決されました。

会議は責任の宣言で閉会しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

1. マークは、ノナが議論に基づいて変更を加えることを条件に、オープンドアプロセスを承認する動議を提出しました。ジェニファーが動議を支持し、全会一致で可決されました。
2. ジェニファーが翻訳のための$5,070の予算外請求を承認する動議を提出し、マークが支持しました。動議は全会一致で可決されました。
3. ノナは財務、ステッパーズ、PAC、テクノロジーの憲章を承認する動議を提出しました。ジェニファーが動議を支持し、全会一致で可決されました。

謹んで提出いたします。
ジェフ・ベルンクノプフ
OIAA書記