出席者：

ベス A.、国際理事

レスリー・A、コミュニケーション委員長

ジェフ・B、幹事

ジェニファー B.、会計

Nona c.、副委員長

マーク M.、技術委員長

パパ・ドン、IGR、エドモントン、センターシティ

ナテレナ・P-C、IGR、AAセレニティ、補欠書記候補

スーザン R., 議長

レネー・R.、補欠IGR、AAHomeGroup.org

議長のスーザン・R.は、東部標準時午後2時2分に会議の開始を宣言し、平安の祈りで会議を開会しました。スーザンはゲストを歓迎し、傾聴するよう促しました。

役員会議事録の確認 – ジェフ・B、書記

• ジェフは1月14日の役員理事会議事録を確認しました。彼はスーザンとジェニファーから修正を受け、それが反映されたと報告しました。ジェニファーは1箇所の誤字を指摘しました。マーク・M.は修正された議事録の承認を動議し、ノナ・C.がそれに賛成しました。1月14日の議事録は満場一致で承認されました。

補欠書記候補 – ジェフ・B.、書記

• ジェフは、以前の補欠書記であるアメリア・L.が個人的な理由で辞任しなければならなかったと述べました。その後、彼は新しい補欠書記の募集を出し、ナテレナ・P-C.が関心があると連絡してきました。
• ジェフは彼女を理事会に紹介し、ナテレナは自身の資格について理事会に説明しました。ナテレナは、2013年からホームグループで議長および受付係として奉仕していると述べました。彼女はオンライングループに移行し、現在はIGRとして奉仕しています。彼女は教育分野での専門的な仕事と学歴について言及しました。彼女はまた、4人の成人した娘の妻であり母親であり、3人の孫がいると述べました。彼女は現在、スポンサーと共に再びステップに取り組んでいます。

企業からの小切手受領に関する問題 – ジェニファー・B.、会計

• ジェニファーは、あるグループに代わって企業口座から小切手を受け取ったと報告しました。彼女は、その小切手がグループではなく外部の組織から来ていることを懸念していました。彼女はまた、この個人が同じ企業口座から定期的な寄付を設定しており、理事会がどうするか決定するまで、この企業口座からの寄付を一時停止していると述べました。
• ノナはICOAA特別作業部会でこの問題を提起しました。この会議の出席者からは様々な意見が出ましたが、大多数の出席者はこれらの小切手を受け入れると述べました。
• ジェニファーは、口座を停止したまま資金を返金するか、または寄付を保持しつつ追加の寄付は受け付けないか、あるいは寄付を保持し、将来の寄付も継続して受け付けることができると述べました。
• マークは、自身がこのグループの一員であり、その個人を知っており、これらの寄付を継続して受け入れるべきだと考えていると述べました。
• マーク・M.は、この企業口座からの寄付をグループに代わって受け入れ、将来の寄付も継続して受け入れることを動議しました。ジェフ・B.がこの動議に賛成しました。議論の後、理事会は3対2で動議を承認しました。少数意見も出されましたが、採決の再検討の動議がなかったため、動議は可決されました。

国際大会に関する技術的な質問 – ベス・A.、国際評議員

• ベスは、10月の国際大会での登録に関して、技術的な観点から何が可能かという問題を提起しました。彼女は、登録プロセスによって参加者を把握し、メールアドレスなどの有用な情報を取得できると述べました。事前登録を義務付けることで、セキュリティに関して表明されている懸念の一部を軽減できると述べました。
• マークは、イベントの技術的側面を担当しているTech 12が、サービスの一部として登録機能を提供しているかどうかを尋ねました。ベスは、彼らは提供しておらず、私たちに頼ることになると報告しました。マークは、彼とベスがこの件についてオフラインで話し合い、その後Tech 12と話すことができると述べました。
• ベスはまた、イベント用のアプリがあれば良いと述べました。マークは、アプリを構築するための技術リソースがないと答えました。彼は、TIAA組織が会議でアプリを使用しており、彼らのアプリを利用できるかどうか確認すると述べました。
• ジェニファーは、登録はTech 12が提供するサービスの一部として含まれていると考えていたと述べました。
• ベスは、国際会議に登録した2つの女性グループから、これらの会議が男性の参加を認めない女性限定の会議として維持できるかという質問を提起しました。そのうちの1つは、男性の参加を望まないインドの会議です。
  • ジェニファーは、国際大会の一部として制限のある会議を開催することには賛成しないと述べました。
  • ジェフは、国際大会を開催するには、対処し、学ぶべき複雑な問題があると述べました。彼はまた、OIAAで男性と女性の会議を許可している以上、私たちの大会でもこれを許可すべきだと感じていると述べました。
  • ノナは、これらの専門的な会議には追加のセキュリティ問題が生じるだろうという懸念を表明しました。
  • ベスは、大会レベルと各個別グループに対して2段階のセキュリティが設けられると回答しました。

オンライン地区会議での講演 – ジェフ・B.、書記

• ジェフは、オレゴン州エリア58のオンライン地区である地区33会議でOIAAについて話すよう依頼されたと述べました。ジェフは、このプレゼンテーションを行うことに問題がないか理事会に尋ねました。
• 理事会はジェフがこのプレゼンテーションを行うことに異議を唱えませんでした。

PIC憲章のレビュー – ノナ・C.、副議長

• ノナは、PIC憲章を理事会と共にレビューし、その使命と目的、委員の役割、および行われたいくつかの変更点について説明しました。
• マーク・M.は提示されたPIC憲章の承認を動議し、ジェニファー・B.がそれに賛成しました。動議は満場一致で可決されました。

広報憲章のレビュー – レスリー・A.、広報委員長

• レスリーは、広報憲章を理事会と共にレビューし、その使命と目的、補欠議長を含む委員の役割、および理事会の要請により行われたいくつかの変更点について説明しました。
• ノナ・C.は、補欠に関する修正を加えて広報憲章を承認する動議を提出し、ジェニファー・B.がそれに賛成しました。動議は満場一致で可決されました。

技術報告 – マーク・M、技術委員長

• マークは、ウェブサービス専門家と条件を調整しており、その専門家は今後1週間半以内に業務を開始する予定であると報告しました。新しいメンバーであるトリッシュも、ウェブサービスチームの一員として志願しました。
• マークは、新しいウェブが稼働するまでメリンダが引き続きサービスを提供していると述べました。
• マークは、次の技術プロジェクトは登録機能の検討とグループディレクトリの開発方法の決定であると報告しました。

議長報告 – Susan r.、議長

• スーザンはICOAA会議に出席し、GSOと四半期ごとに会合する広報小委員会があることを知ったと報告しました。今期の会議では、創設者の著作に関する質問を含むメールの配布について議論されました。このメールは会員や一部のインターグループによって配布されましたが、本来はエリア代表者のみを対象としていました。
• スーザンは、レスリーからの依頼として、Zoom情報と共にイベントをカレンダーに掲載し、できるだけ早く通訳者を要請するよう伝えました。

副議長報告 – ノナ・C、副議長

• ノナは、DeepLの利用を検討しているが、非常に高価であると述べました。彼女は、DeepLは文書を他の言語に翻訳するソフトウェアであると説明しました。これは今年度の予算には計上されておらず、完全版の要求には合致しないだろうと述べました。費用は月額280ドルになると述べました。
• ジェフは、無料ソフトウェアであるChatGBTを検討したかどうか尋ね、答えはノーでした。彼は、補欠会計であるフェリックス・E.がこのソフトウェアを使用して文書をスペイン語に翻訳したことがあると述べました。
• ノナは、ICOAA会議に出席しており、それが有益であったと述べました。
• ノナは、理事会がミッションステートメントに取り組む必要があること、そしてこれまでの作業に関する情報を送付すると述べました。
• ノナは、内部告発者声明をオープン・ドア・ポリシーおよび礼儀声明と調整しており、国際大会までにこの作業を完了したいと考えていると述べました。
• ノナは、2つの憲章（修正とCPC）を除いてすべての憲章が完成しており、CPCも間もなく完成すると報告しました。
• 近日中に定款の変更が提案され、辞任は書面で提出することが望ましいが必須ではないという記述が変更される予定です。

書記報告 – ジェフ・B、書記

• ジェフは、ミッションステートメントに取り組むことは重要だが、定款可決後の4月に開始できる戦略的計画も行う必要があると述べました。
• ジェフは、4月から検討を開始すべき定款のいくつかの変更点についても記録していると述べました。ジェフは、定款改訂特別委員会の委員長を務める意向があると述べました。
• ジェフは、ナテレナをまだ補欠書記に任命していないが、彼女との話し合いに勇気づけられ、招待されて出席したことに感謝していると述べました。
• ジェフは、昨年の病気のため未完成であった理事会議事録の欠落分について最新情報を提供しました。彼は、ほぼ追いついており、別の未処理の議事録、つまり6月20日の理事会議事録を非公開会議で議論すると述べました。彼は、アメリアが7月11日と7月23日の会議に取り組んでいたが、今後は彼がそれを完了する必要があると述べました。
• 彼は、理事会資料については追加の作業は行われていないと述べました。
• ジェフは、追加の賠償責任保険の購入と、D&O保険の更新準備が整ったと報告しました。D&O保険は549ドルから576ドルに値上がりします。彼はこれらの購入のためにクレジットカードが必要であると述べ、ジェニファーは使用するクレジットカードの情報を彼に送ると言いました。

会計報告 – 会計担当ジェニファー・B

• ジェニファーは、1月の報告書がウェブサイトに掲載されたと報告しました。
• ジェニファーは、寄付金が予算より約1,000ドル上回っていると報告しました。
• 彼女は、Stripeが稼働しており、最初の支払いを受け取ったと述べました。
• 彼女は、Tech 12への頭金が支払われたと報告しました。
• ジェニファーは寄付報告書を確認し、個別の寄付は一行で報告されていないと述べました。彼女は、ニュージーランドの初めて寄付するグループからStripeを通じて800ドルの寄付があったと報告しました。
• ジェニファーは理事会と共に残高報告書を確認しました。彼女は、報告書が改善され、マーキュリー貯蓄口座が「Prudent Reserve」に名称変更されたと述べました。
• ジェニファーは、エリカが財務レビューを送付し、それには財務上の異常は見られなかったが、まだレビューを見る時間がなかったと述べました。

国際トラスティ報告 – ベス・A、国際トラスティ

• ベス・A.は、国際大会の計画の第一段階であるグループ登録は3月1^日までに完了すべきであると報告しました。
• 彼女は、登録フォームが送付され、彼女とユニティ委員会のカルロス・D.委員長の両名が各グループに連絡を取っていると報告しました。
• ベスは、Tech 12と調整を進めており、次回の会議は3月2^日であると述べました。
• ベスは、他のOIAA会議と同時に会議をスケジュールできるように、追加のZoomライセンスを使用する必要があると述べました。ジェニファーは、2つ目のライセンスは購入済みだが、会議は技術チームと調整する必要があると報告しました。
• ベスは、議事録を作成する書記がいないため、ZoomのAIコンパニオンを会議のメモに利用することに関心があると述べました。
• ベスは、国際大会に登録しているグループは参加に意欲的であり、私たちが彼らの意見に耳を傾けていることに感謝していると述べました。

通訳者 – レスリー・A.、広報委員長

• レスリーは、ASL通訳者が2時間の最低料金を要求しており、理事会がこれを支持したがらないという問題について議論しました。彼女はUpworkの使い方を学んでいると述べました。Upworkの問題点の1つは、通訳者が会議前に連絡を取ることができないことです。
• レスリーは、GSOガイドラインのレビューが役立ったと報告しました。
• 彼女は、ガイドラインレビューセッションのASL通訳者たちが互いにコミュニケーションを取る上で問題を抱えていたと報告しました。彼女はまた、過去に私たちと協力したASL通訳者が、UpworkからのASL通訳者の仕事が良くなかったと考えていると報告しました。彼女はまた、通訳費用が上昇することについても懸念しています。
• ノナは、どの言語の通訳が必要になるかを綿密に検討し、会員に彼らのニーズを尋ねるべきだと述べました。
• ジェニファーはノナに同意し、ガイドラインレビューのためにASL通訳を提供するよう求められたかどうか尋ねました。彼女は、少なくとも2週間前には通訳を依頼すべきだと述べました。ジェニファーは、通訳の標準は2人の通訳者を雇うことであると述べました。
• ベスは、聴覚障害者グループがすでに登録しているため、国際大会ではASLが必要になると述べました。
• スーザンは、会員へのイベント通知において、通訳の必要性を彼女に伝えるよう会員に求めていると述べました。彼女は、イベントを計画している人は誰でも、イベントの少なくとも2週間前までに通訳を依頼すべきだと述べました。

理事会が非公開会議に入ったため、会議は東部標準時午後4時24分に終了しました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票された動議は次のとおりです:

1. マーク・M.は修正された議事録の承認を動議し、ノナ・C.がそれに賛成しました。1月14日の議事録は満場一致で承認されました。
2. マーク・M.は、この企業口座からの寄付をグループに代わって受け入れ、将来の寄付も継続して受け入れることを動議しました。ジェフ・B.がこの動議に賛成しました。議論の後、理事会は3対2で動議を承認しました。少数意見も出されましたが、採決の再検討の動議がなかったため、動議は可決されました。
3. マーク・M.は提示されたPIC憲章の承認を動議し、ジェニファー・B.がそれに賛成しました。動議は満場一致で可決されました。
4. ノナ・C.は、補欠に関する修正を加えて広報憲章を承認する動議を提出し、ジェニファー・B.がそれに賛成しました。動議は満場一致で可決されました。

謹んで提出いたします、

ジェフ・バーンクノプフ

OIAA書記