議事録 for 08 Nov 2022
OIAA理事会会議議事録 2022年11月8日
出席者:
ジェフ・B., 代替書記
ジェーン・G., 副議長
グウェン・M., 議長
マーク・M., 技術委員長
バリー・M., 書記
ブライアン・R., 会計
スペンサー・W., 財務委員長
グウェン・M.議長が午後5時04分（EDT）（午後2時04分PT）に会議を開始しました。会議はセレニティの祈りで始まりました。
2022年10月11日の理事会会議の議事録は、ジェフ・B.代替書記によってレビューされました。ブライアン・R.が2022年10月11日の理事会会議の議事録を承認する動議を提出し、マーク・M.がこれに賛成しました。議事録は全会一致で承認されました。
議長報告: グウェン
グウェンはOIAAでのコミュニケーション方法についてコメントし、ウェブサイトの「どこでも、誰でも、いつでも」というメッセージが非常に重要であると感じました。
旧議題
- ジェフがCPC委員会の委員長としてポーラ・D.を確認する動議を提出しました。ジェーンがこの動議に賛成しました。理事会は全会一致でポーラ・D.をCPC委員長として受け入れることを決定しました。
- 会員へのコミュニケーション。
- 会員に対するIRS再承認の次のステップを伝える必要があり、グウェンはこれを12月3日の総会の議題にしたいと考えています。グウェンはスペンサーが総会でこれを発表することを提案しました。
- スペンサーは、OIAAのプロボノ弁護士がOIAAがNJの非営利法に準拠していることを確認するためにNJ州に定款を提出し、IRSに501c3の税免除ステータスを再承認するために定款を提出することを伝えます。ただし、透明性の精神に基づき、記録がないため、遡及的に要求を提出しないことを伝えます。
- 理事会議事録へのアクセス。公開フォルダが作成され、メンバーが議事録にアクセスできるようにウェブサイトにリンクが配置されます。マークがフォルダを作成し、グウェンが6月以降の議事録をそのフォルダにアップロードします。
新議事：
- 2023年のイベロアメリカオンラインコンベンションのアイデア: ジェフは、ポルトガルのカルロス・D.が最近のスペインのイベントに非常に感銘を受け、2023年秋にイベロアメリカのイベントを開催し、多くの国を巻き込むことを提案したいと考えていることを述べました。ジェフ、ジェーン、カルロスは、このようなイベントについて話し合い、アドホック委員会の設立後に多くの計画が必要であると考えました。
- マークは、OIAA主催のイベントに関する多くの提案があり、「カンファレンス」委員会を設立してこれや他のカンファレンスの機会を評価することができるかもしれないと提案しました。
- 現在活動していないコンベンション委員会が既に存在し、これを目的に使用できることが言及されました。現在のガイドラインでは、コンベンション委員会は5年ごとに開催される国際コンベンションなどのOIAAイベントの計画を支援することになっています。
- グウェンは、イベロアメリカ地域だけでなく、他の世界の地域のためにもこのようなイベントを計画することが有用であると述べました。
- ジェフは、このアイデアをさらに具体化するためにカルロスに連絡することを述べました。
財務報告 – ブライアン・R./スペンサー・W.
- 提案された予算は完成し、会員に送信されました。予算を説明するための要約がブライアンによって準備されました。今年の予算は昨年の予算に比べて大幅に増加しています。予算は翻訳コストを把握しようとし、いくつかの仮定がなされました。ユニティ委員会は翻訳のための特定の予算要求を持つ唯一の委員会でした。
- 2023年の予算を理事会が承認し、会員に公開する動議がマーク・M.によって提出され、ジェーン・G.がこれに賛成しました。理事会はこの動議を全会一致で承認しました。
- 私たちのグループに連絡を取り、彼らのニーズをサポートするために財源をどのようにより良く活用するかについての意見を求める必要性について議論がありました。マークは、新しいウェブサイトは現在のウェブサイトよりも動的で協力的であることを意図しており、主にリポジトリであると述べました。来月の委員長理事会会議のための提案されたプロトコル
- ブライアンは、各委員長が5分の時間制限で短い報告を行うべきであると提案しました。その際、理事会に考慮してほしい問題を提起することもできます。
- グウェンは、リマインダーを送信する際に委員長に私たちの考えを伝えることを述べました。
ガイドライン委員会からの質問
- 委員会はいつ年次報告を行うべきですか？
- グウェンは、これは12月の選挙総会で行うべきではないと述べました。彼女は、今後4回の総会が計画されているため、いくつかの総会でこれを行うことができると提案しました。
- ジェーンは、これを年初に行い、委員会を支援するための招待を含めることを望んでいると提案しました。
- マークは、各委員会がウェブサイトに独自のページを持ち、各委員会からの継続的で動的な報告を行うことを述べました。
- 選挙総会での朗読はありますか？
- はい、あります。朗読にはセレニティの祈り、OIAAの目的声明、伝統が含まれます。
- 定足数の確立は迅速に行う必要があり、出席者がフォームに記入することで行われます。朗読は定足数のカウントが進行している間に行うことができます。
- 定足数が存在しない場合はどうなりますか？
- ジェーンは、定款には理事会が定足数がない場合に予算を採用し、役員を任命できると記載されていると述べました。
- 総会で定足数に達しない場合、理事会は翌週の12月の理事会会議で役員を任命し、来年の第1回総会で選挙が行われるまで役員を任命します。
- 役職に候補者が1人しかいない場合はどうなりますか？
- 役職に1人しか立候補しない場合、その人は選挙プロセスを経ることになります。
- 定足数がない場合、予算はどうなりますか？
- ブライアンは、理事会が組織が機能するための短期予算を承認することを提案しました。
- グウェンは、予算を比例配分しないことを提案し、新しい予算が可決されるまで運営を続けることができると述べました。
- 定款の簡単な資格要件に従うべきですか？定款には「OIAAのサービスポジションに就いたことのある者は、インターグループ役員としての資格がある」と記載されています。これが唯一の資格要件となります。
- NAATWワークショップで翻訳を発表した個人からのプレゼンテーションを希望しますか？
- これにより、OIAAが翻訳委員会を設立するのに役立つ可能性があります。
- グウェンは、このプレゼンテーションを理事会やアドホックガイドライン委員会だけでなく、全会員に公開することを提案しました。
- 委員会会議で議事録を取るために特別な労働者を雇うべきですか？この要求はユニティ委員会から来ています。
- 理事会は、これは実行可能なオプションではなく、委員会の機能であるべきだと感じました。
その他の新規議事はありませんでした。
理事会会議は午後6時51分（EDT）に終了し、ユニティの宣言で閉会しました。
動議の要約
この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：
- ブライアン・R.が2022年10月11日の理事会会議の議事録を承認する動議を提出し、マーク・M.がこれに賛成しました。議事録は全会一致で承認されました。
- ジェフ・B.がCPC委員長としてポーラ・D.を確認する動議を提出し、ジェーン・G.がこれに賛成しました。議論はなく、理事会は全会一致で承認しました。 3. 2023年の予算を理事会が承認し、会員に公開する動議がマーク・M.によって提出され、ジェーン・G.がこれに賛成しました。理事会はこの動議を全会一致で承認しました。
謹んで提出します,
ジェフ・バーンクノップ
OIAA代替書記
