OIAA理事会議事録 2023年3月14日

出席者：
ジェフ・B、書記
ジェーン・G、議長
マーク・M、技術委員長
スーザン・R、副議長
ジェニファー、会計

議長のジェーン・Gは、東部夏時間午後5時3分（太平洋時間午後2時3分）に会議の開始を宣言しました。会議は「平安の祈り」で始まりました。

理事会議事録の承認 – ジェフ・B、書記

• 最初に承認される理事会議事録は、2023年1月10日の理事会議事録でした。議事録に修正はありませんでした。
• マーク・Mは2023年1月10日の理事会議事録の承認を動議し、スーザン・Rがその動議に賛成しました。議事録は満場一致で承認されました。
• 2番目に承認される理事会議事録は、2023年2月14日の理事会議事録でした。以前にいくつかの修正が提出されており、議事録の改訂版が配布されました。
• マークは、前回の理事会で、グレープバイン委員会とゲット・イントゥ・アクション委員会の2つの新しい特別委員会を含めることを投票したかどうか尋ねました。ジェフは、2月の理事会で、グレープバイン委員会とコミュニケーション特別委員会の2つの特別委員会が追加されたと答えました。ゲット・イントゥ・アクション委員会は1月の理事会で議論されましたが、ゲット・イントゥ・アクションを特別委員会として含める動議は提出されませんでした。
• スーザン・Rは、以前に行われた1つの修正を指摘しました。他に修正はありませんでした。
• スーザン・Rは2023年2月14日の理事会議事録の承認を動議し、ジェーン・Gがその動議に賛成しました。議事録は満場一致で承認されました。

OIAAの特別委員会としてのゲット・イントゥ・アクション委員会の承認

• ジェーンは、ゲット・イントゥ・アクション委員会をOIAAの特別委員会として受け入れることに関する投票について議論を開始しました。
• スーザン・Rは、ゲット・イントゥ・アクション委員会のミッションステートメントについて懸念があると述べました。そのミッションステートメントには、グループが一般奉仕に参加することを促進するために設立されたと記載されています。
• ジェーンは、ゲット・イントゥ・アクション委員会がオンライングループに関する情報の収集を開始し、現在、委員会はオンライングループが直面している問題に取り組んでいると答えました。
• ジェフは、ミッションステートメントを改訂する必要があり、直近のタウンホールミーティングでは、オンライングループに関する問題や課題についてオンライングループからの発表があったと述べました。
• マークも、ミッションが変更されたことは理解しているが、それが現在のミッションステートメントには反映されていないとコメントしました。
• スーザン・Rは、ミッションステートメントが改訂されるまで、ゲット・イントゥ・アクション委員会がOIAAの一部となることに関する投票を延期する動議を提出しました。ジェニファーがその動議に賛成しました。理事会は、1名の棄権者を除き、満場一致でその動議を承認しました。

一般奉仕との関係についての議論

• ジェーンは、そもそも一般奉仕について議論すべきなのか、それとも一般奉仕に関連することの議論は避けるべきなのか、と問いかけました。
• ジェーンは、ユニティ委員会のメンバーからの、コロンビアで開催される会議（Congresso）に出席するための資金要請に関連してこの件を提起しました。
• ジェフは、ユニティ委員会の使命は世界中の一般
  奉仕事務所（General Service Offices）と連携することであると述べ、委員会が世界中の様々なGSOとどのように連絡を取っているかを説明しました。
• スーザンは、ユニティ委員会がこの資金を使うことについて、それがユニティ委員会の使命ではないように思われるため、また彼らの予算の一部であるべきだったと懸念を表明しました。
• ジェフは、この資金がコロンビアのGSOおよびインターグループとのつながりを確立するというユニティ委員会の使命をどのように推進するかをさらに説明しました。
• ジェーンは、このユニティ委員会の経費の承認は財務委員会によって行われ、理事会からの動議は必要ないと述べました。

OIAAは新しいロゴを商標登録する必要があるか？ – マーク・M、技術委員長

• マークは、ロゴを商標登録する必要があるかどうかという問題を提起しました。彼は、ロゴの商標登録は費用がかからないだろうと述べましたが、これを行うことのリスクについて議論する必要があると述べました。彼の懸念は、他の誰かが私たちのロゴを盗んで自分たちで商標登録するかもしれないということでした。
• ジェフは、商標を持っている場合、その商標の不正使用を防御する必要があると述べました。商標を防御しなければ、それを失います。彼は、AAが円と三角形のロゴを防御しようとして直面した問題と、それがAAに約50万ドルの費用がかかったことを挙げました。ジェフは、これを強制する労力はそれに見合うものではないだろうと述べました。
• ジェフは、GSOの知的財産担当者に連絡を取り、彼女との会話について報告すると述べました。

メンバーログインページはまだ必要か？ – マーク・M、技術委員長

• ウェブサイトの再設計において、OIAAメンバーログインページの情報の大半は、ウェブサイトの他の領域で利用可能になっています。
• 問題は次のとおりです。メンバー限定セクションに置かれるべき機密情報はありますか？
• ジェーンは、役員情報を含むニュージャージー州に提出されたフォームがそのページに含まれるかどうか尋ねました。ジェニファーは、これらは法人書類であり、メンバーセクションでは利用できないと述べました。
• ジェフは、これらの種類の文書は書記が所有する安全な場所に保管されると述べました。
• 理事会議事録をメンバー限定エリアに保管することの問題が提起されました。ジェフは、理事会議事録はメンバーエリアではなく、ウェブサイト上で直接利用可能にしていると述べました。
• マークは、新しいウェブサイトにメンバー限定エリアを設ける現在の計画はないと述べました。理事会はこのアプローチに同意しました。

副議長報告 – スーザン・R、副議長

• スーザン・Rは、ジェーン・Gの要請により、ガイドライン特別委員会の委員長に就任したと報告しました。
• 他の奉仕活動の都合により、委員会は2週間の休暇を与えられました。
• スーザン・Rは、ガイドラインの異なるセクションに取り組むためにいくつかの小委員会が設置されたと報告しました。スーザンは、ガイドラインのセクション3に組み込むために、世界中の議事進行規則を検討する小委員会で活動しています。
• スーザン・Rは、委員会に対し、自身が委員長を務めることを望むかどうか尋ね、委員会は彼女を委員長に選出することを投票で決定しました。ジェーンからの質問は、OIAAの議長が特別委員会の委員長を任命する権限があるかどうかでした。[書記注：承認された会則のセクション5.06には、「すべての委員会は委員長の候補者を指名し、その指名を理事会に提出し、本会則に従って理事会によって投票されるものとする。」と記載されています。OIAAの現行ガイドラインの特別委員会セクションより：「インターグループ議長または常任委員会は、特別委員会を設置することができます。各特別委員会は、独自の委員長を選出します。」
• これは、議長が特別委員会の委員長を任命する権限を持たないことを示唆しているようです。しかし、これは会則改訂委員会を招集する際に検討できる問題です。]

必要な法人文書 – ジェフ・B、書記

• ジェフは、非営利の501c3組織として整備する必要がある3つの文書があると述べました。この作業はバリーと開始され、私に引き継がれました。
• 3つの文書は次のとおりです。
  • 内部告発規定
  • 利益相反規定
  • 記録保持規定
• ジェフは、内部告発規定にはいくつかの未解決の問題があると述べました。問題を報告する場合、内部告発者は議長に報告することになります。問題は、議長が調査のために誰にその問題を委ねるかということです。議論の結果、副議長が調査を行うことが決定されました。調査が完了すると、理事会に報告書が提出されます。
• ジェフは、内部告発規定は各役員および委員会委員長によって記入される必要があると考えていると述べました。利益相反規定も同じグループの人々によって記入される必要があります。
• 組織には1つの記録保持規定のみが必要です。文書の種類と各文書の保持期間のリストがあります。ジェフは、来月の理事会までに理事会メンバーが記録保持規定をレビューし、この文書が投票され承認されるよう求めました。

財務委員長と財務委員長の動議に関する質問 – ジェーン・G、議長

• ジェーンは、スペンサーがまだ財務委員会の委員長を務めているかどうかについて質問がありました。ジェニファーは、スペンサーがまだ現在の財務委員長であると考えていると述べました。
• マークは、スペンサーが辞任したと思っていたと述べましたが、ジェーンは彼からの辞任届を受け取っていません。その結果、スペンサーはまだ財務委員長であり、承認された会則によれば、スペンサーは理事会のメンバーです。しかし、彼は理事会メンバーとして出席していません。
• ジェーンは、アメリアから財務委員長を理事会の役員から解任する動議があると述べました。ブライアンとスペンサーも、財務委員長に関する動議を提出しており、財務委員長を理事会の役員から解任することを求めるとともに、会計が財務委員会の委員長も務めるべきだと求めています。
• ジェフは、アメリアがジェーンに提出した動議にはいくつかの問題があると述べました。ジェフは、アメリアの動議をレビューし、問題を文書化することに同意しました。マークは、これらの問題は、弁護士と協力して会則を改訂するために招集された委員会によって対処されるべきだと提案しました。ジェフは、この提案をアメリアへの返答に含めると述べました。

動議の要約

この会議で理事会によって投票され、承認された動議は以下の通りです：

1. マーク・Mは2023年1月10日の理事会議事録の承認を動議し、スーザン・Rがその動議に賛成しました。議事録は満場一致で承認されました。
2. スーザン・Rは2023年2月14日の理事会議事録の承認を動議し、ジェーン・Gがその動議に賛成しました。議事録は満場一致で承認されました。
3. スーザン・Rは、ミッションステートメントが改訂されるまで、ゲット・イントゥ・アクション委員会がOIAAの一部となることに関する投票を延期する動議を提出しました。ジェニファーがその動議に賛成しました。理事会は、1名の棄権者を除き、満場一致でその動議を承認しました。

謹んで提出いたします。
ジェフ・ベルンクノプフ
OIAA書記