財務に関する更新 – 2024年2月

OIAA財務委員会

議事録

2024年2月10日（土）

午前9時 – HDT

午前11時00分 – 午後PDT

午後2時00分 – 午後EDT

出席者：

ジェニファー – OIAA会計

フェリックス – OIAA 代理会計

バリー – 長年の財務委員会委員 / 元書記

エリカ K. – 財務小委員会のメンバー

Nicky – 財務委員会書記

ジェニファーが「平安の祈り」を先導します。出席者全員がそれに加わります。

議題の確認

ジェニファーは画面共有を開始し、議題を表示します。彼女は、議題の中で最も重要なのは財務レビューの更新であると述べます。議題に追加すべき事項があるか尋ねます。バリーからの「提示された通り」の議題承認の動議を受け入れます。フェリックスが賛成します。ジェニファーは異議の有無を尋ねます。異議なし。

議題の承認

前月の議事録の確認

ジェニファーは、会議前にニッキーと話し合った、いくつかの文法上および数値上の誤りを修正する必要があったと述べます。次に、全員が議事録を確認できたか尋ねます。返答がないため、ジェニファーは全員に数分間議事録を読み直すよう求めます。ジェニファーは画面をスクロールします。以前議論された誤りは、全国技術ワークショップに参加したクルーに対して450ドル（各）と記載されていましたが、訂正では10名全員に対してでした。ジェニファーは、グループが他に何か変更点を見つけるか尋ねます。誰も返答しないため、彼女は承認の動議を求めます。フェリックスが動議を提出し、エリカが賛成します。ジェニファーはニッキーに変更を加え、ウェブサイトを更新できるよう彼女に送り返すよう依頼します。

前月議事録の承認

財務諸表の確認

ジェニファーは1月の予算差異から始めます。これらもウェブサイトに掲載されていると述べます。収益は8500ドル弱で、予算を1000ドル強上回っています。彼女は、予算には赤字があるため、予算がやや保守的であることは良いことだと考えています。彼女は、PayPalとStripeが収益と関連しており、それが成功していると述べています。専門家報酬は70.00ドルです。技術専門作業員は1500ドル弱でした。特別作業員のカテゴリーは、年末の正しい期間に計上するため、2023年に未払い計上されていました。ジェニファーは、年間を通じて現金主義で処理できるが、年末には全てを発生主義で計上すべきだと述べています。また、IGRフォーラムの請求書はまだ全て提出されていないため、2月にはさらに多くの費用が発生するでしょう。ビデオ会議の下にあるZoomアカウントについては、現在2つのZoomアカウントがあります。以前は、2,500.00ドルのプロフェッショナルアカウントを持つことが議論されていましたが、価格が大幅に安いため、代わりに2つのZoomアカウントを使用するのが最善だと考えられました。ウェブサイトホスティング管理はGoogle関連費用に関係しており、以前議論された翻訳プログラムであるDeep Lへの支払いも含まれていました。多くの人がこのプログラムについて議論しており、OIAAはOIAAのためにいくつかのアカウントを取得することも検討しています。理事会はこの費用について議論し、年間500ドルを超える場合は総会に提出する予定です。ジェニファーは予算差異について質問があるか尋ねます。フェリックスは、組織運営費が予想よりも低い理由を知りたいと尋ねます。ジェニファーは、法務費用および目的のために500ドルが指定されていると答えます。バリーは、ニュージャージー州で組織運営費を支払う必要があると付け加えます。フェリックスは、それが発生するかどうかに左右されると述べています。ジェニファーは、目立った兆候はなく、議長が予算計上を求めたと答えます。バリーは、1、2年後には削除すべきであり、永遠にそこにあるべきではないと述べます。フェリックスは、この可能性のために未払い計上すべきか、または資金を確保すべきか尋ねます。ジェニファーは、差し迫った脅威の可能性はないと考えているため、同意しません。バリーは同意し、明細書の5セント硬貨はどこから来たのか尋ねます。ジェニファーは、それは利息だと答えます！彼らは、いかにしてお金を稼いでいるかについて冗談を言います！フェリックスは、総会/理事会の翻訳費用を未払い計上することについて尋ねたいと考えています。彼は、このために資金を確保すべきだと考えています。ジェニファーは、それは確定した費用として既に予算に含まれているため、未払い計上する必要はないと答えます。フェリックスは次の項目を明確にしたいと考えており、もしかしたら自分が正しく読んでいないかもしれないと述べます。ジェニファーは、総会理事会が1040.00ドルを予算計上しており、元々はガイドラインに関するワークショップが利用可能になる予定だったと述べています。彼女は、2月に2回、3月に1回予定されていると述べます。彼女はまた、翻訳予算が高いと考えていますが、おそらくさらに予算を計上するだろうと述べています。バリーは、収益については非常に保守的に、費用については非常に積極的に予算を立てるのが常に良いことに同意します。

ジェニファーは寄付明細書を提示します。フェリックスは、財務諸表を確認する際、グループ1、2、3と表示され、名前がない場合があると言いたいと述べます。ジェニファーは、彼らに連絡を取り、グループ名を尋ねると助言します。彼女は、連絡を取った結果、実際には間違いだったという小切手の例を挙げます。彼女は最終的に返金しました。彼女は、グループに連絡を取る機会があれば、そうすべきだと述べます。ジェニファーは、前回の会議で議論された変更を反映させるために、このレポートを変更したことを指摘したいと考えています。彼女は個々の名前を、個人寄付を示す1つの項目に変更しました。フェリックスは、数値でソートできるか尋ねます。ジェニファーはできるが、アルファベット順にしていると答えます。フェリックスは、いくつかのグループがどこから来たのか知りたいと思っており、実際の寄付にはその表示がない場合があると言います。ジェニファーは、PayPalにそのためのレポートがあると述べます。彼女はまた、明細書が高い順から低い順にリストされているのを見るのは好きではないと付け加えたいと考えています。バリーは、寄付の金額が全てではないことに同意します。彼は、一部の委員会（OIAA以外）が多額のものを最初に挙げ、少額のものを軽視するのを見たとき、それは評価しているようだったと述べます。ジェニファーは、そのようなリストアップはしないことに同意します。フェリックスは、このレポートを見る際にグループが自分の名前を簡単に見つけられる良い方法だと理解しています。ジェニファーは同意します。

ジェニファーは健全な準備金について言及し、それが6ヶ月分を反映していることを示します。彼女は、以前の60万ドルを移動し、合意された金額を当座預金に振り替えたと述べます。彼女は、Tech 12が数週間小切手を換金しなかった経緯を説明します。最終的に換金された際、ジェニファーは2月にそれを買掛金から削除しなければなりませんでした。彼女は、5500ドルは2025年の国際大会の未払い計上であると続けます。フェリックスは、これらのレポートに傾向分析を追加するのは簡単かどうか尋ねたいと考えています。例えば、過去6ヶ月間の実績などを表示できるかもしれません。ジェニファーは、年度累計が表示されているため、これは予算差異に反映されていると考えています。ジェニファーは、これ以上自分の仕事量を増やすつもりはないが、もしフェリックスが望むなら、自由にその進捗をグラフ化してよいと伝えます。フェリックスは、これに取り組むと返答します。バリーはフェリックスに、Excelでこれを見つける方法を知っているか、グラフ作成機能が利用可能であることを尋ねます。ジェニファーは、Excelのレポート領域が役立つ可能性があると説明します。フェリックスは、学ぶと述べます。

エリカは財務委員会の財務レビューに関する更新を開始します。彼女はジェニファーに、共有する文書があるか尋ねます。ジェニファーは画面を共有します。エリカは、財務レビューは2つの項目を除いてほぼ完了していると全員に伝えます。彼女は、カレンが難しい文書を1つ持っており、自宅で作業していると述べます。この文書が完成したら、カレンはそれを彼女に提出し、その後彼女は議長に提出する最終報告書を完成させることができます。ジェニファーは、いかなる形でも影響を与えたくないため、直接理事会に提出すべきだと述べます。エリカは、これまでに何か質問があるか尋ねます。誰も返答しないため、彼女は続けます。彼女は文書に言及し、黄色のマークが未処理の部分であり、カレンがレビューして評価を出すのを待っていると述べます。ジェニファーは、必要なものは全て揃っているか尋ねます。エリカは、揃っており、Mercuryアカウントから削除できると答えます。エリカは、送信された添付ファイルであるため、全員が文書を確認できると述べます。バリーは、理事会が財務委員会の監督役を務めているため、最終レビューは理事会に提出されるべきだと述べます。エリカは、スーザンがレビューを持っていると答えます。バリーはエリカの仕事に感謝します。エリカは、それは本当に楽しく、学習プロセスだったと述べます。彼女は、レビューに関する質問のために理事会に対応できるようにすべきか尋ねます。バリーは、絶対にそうすべきであり、準備ができていることを彼らに知らせるべきだと答えます。彼はまた、それを議題に加えることを提案します。ジェニファーは、理事会全体に送るべきだと付け加えます。バリーは同意し、両方を行うべきだと述べます。理事会全体に送り、議論のために議題に加えるべきだと。ジェニファーは、明日が月例理事会であり、質問に答える準備ができているか尋ねます。エリカは、来月が良い時期だと考えていると答えます。彼女はそれを理事会に提出し、彼らはそれを見て質問することができるでしょう。彼女は、「完全に整頓され、組織されている」ため、急ぐ必要はないと考えています。ジェニファーは、エリカがその情報を少し漏らしてくれたことを喜んでいます。なぜなら、彼女は調査結果について興味があったからです。エリカは、彼らが何週間も、そして一日中「5つの目」で確認し、全く問題がないことを発見したと答えます。ジェニファーは、帳簿に関する独立した意見があることを喜んでいます。彼女は、会員が結果に満足するだろうと感謝し、信じています。彼女は、この任務を引き受けてくれたエリカに感謝します。エリカは、やり方を知っており、他の誰かに教えることができるようになったので、来年ははるかに簡単になるだろうと述べます。ジェニファーは、内部財務レビューの一般化のためのプロセスを確立してくれたことを嬉しく思います。バリーは、一部の人々からの不機嫌なコメントの可能性についてエリカに警告したいと考えています。エリカは、準備ができていると述べます。ジェニファーは、このレポートはどのくらいの頻度で行われるべきか尋ねます。エリカは、3年に一度推奨されているが、彼女とレスリーは最低でも年に一度は必要だと考えていると述べます。彼女は、最低でも年に二度が最善だと感じています。ジェニファーは、同じくらいの頻度を考えていたと答え、彼らの素晴らしい仕事ぶりを称賛します。彼女は、2月までに財務レビューを完了させ、年間を通じて継続できること以上に良いことはないと言います。ジェニファーは、財務レビューチームへの質問やコメントが他にないか尋ねます。ありません。

質問やコメントなし

財務諸表完了

ジェニファーは再び議題を提示し、Stripeに関する更新を行いたいと述べます。彼女は、プラットフォームは確かに存在し、有効であると繰り返し述べます。彼女は、金額に関して言えば、PayPalよりも多くの寄付を受け取っていると述べます。彼女は、非営利団体料金が適用されていないことに気づき、彼らに連絡したところ、1週間以内に更新すると言われたため、変更は近日中に行われるはずです。フェリックスは、どちらのプラットフォームからより多く請求されるのか尋ねたいと考えていますか？Stripeですか、それともPayPalですか？ジェニファーは、PayPalは1取引あたり49セントと1.98%であり、Stripeは1取引あたり30セントと2.2%であると答えます。ジェニファーは、Stripeに関して他に懸念事項があるか尋ねます。ジェニファーはフェリックスに、調整はどうだったか尋ねます。フェリックスは、簡単で全く違いはなかったと答えます。フェリックスは、最初にごくわずかな不審な動きがあったと述べます。ジェニファーは、それはそれに関連する手数料であり、同期させる必要があったと答えます。彼女はまた、システムを正しい方法で、彼女が望む期間に機能させるために、いくつかの手動入力をシステムに行う必要がありました。彼女はまた、定期支払いを受け取ったが、それを停止したと付け加えます。彼女は、それは特定のグループ向けであると明記した会員からのものであったが、その名前は法人からのものであったと説明しました。彼女はその人物に連絡を取ろうとしましたが、返答はありませんでした。彼女は、それがAA会員が所有する法人なのか、それとも単なる法人なのか分かりません。Strategy Mattersから、特定のグループからのものであるというメモ付きで、25.00ドルの支払いを4回受け取りました。彼女は、100ドルを返金し、今後の支払いを停止するか、または受け取った100ドルを保持し、AA会員が所有する法人は寄付を行うことができると述べるか、どちらかを選択できると説明します。バリーは、受け入れられるものと受け入れられないものに関する方針があることを付け加えたいと考えています。これはガバナンスの問題であるため、理事会に提起し、委員会が決定を下すことを許可することができます。ジェニファーは、財務委員会委員の意見を知りたいと考えています。エリカは、疲れすぎているため、返答できないと述べます。フェリックスは、この状況でいかなる資金も受け入れるべきではないと考えていると答えます。彼は、まず理事会と議論すべきだと考えています。ジェニファーは、自分も同じように考えており、支払いおよび/またはグループについて回答してくれる誰とも連絡が取れないため、支払いを停止したと答えます。彼女はまた、スーザンがそれが来るはずだった場所に行ったが、彼らはその人物の名前を知らなかったと述べます。彼女は、これはかなり奇妙だと述べます。ジェニファーは、これは明日の理事会議題に載っていると述べます。彼女は、他に議論したい議題があるか尋ねます。ジェニファーは閉会の動議を求めます。フェリックスが閉会の動議を提出します。

ジェニファーは責任声明で締めくくりました。