財務アップデート – 2024年12月

議事録

2024年12月14日土曜日
午前8時00分 HDT |

午前10時00分 PDT |

午後1時00分 EDT

出席者：

Jennifer – OIAA財務担当

Susan – OIAA議長

Kevin – OIAA財務委員会メンバー

Mark – OIAA技術担当議長

Felix – OIAA財務担当代理

Beth – OIAA国際評議員

Barry – 評議員、2025年バンクーバー国際大会議長

Nicky – 財務委員会書記

Jenniferが平安の祈りを唱え、全員に自己紹介を求めます。彼女はOIAA財務担当として自己紹介します。SusanはOIAA議長を務めています。KevinはOIAA財務委員会のメンバーとして自己紹介します。MarkはOIAAのメンバーで技術担当議長です。FelixはOIAA財務担当代理です。BethはOIAA国際評議員として自己紹介します。退職した紳士のBarryは、評議員であり、バンクーバー国際大会委員会の議長でもあります。Jenniferは議題に追加したいことがあるか尋ねます。JenniferはNickyを歓迎し、議事録を完成させたか尋ねます。Nickyは最終的な編集が必要だが、更新情報をメールで送ったと答えます。Jenniferは議事録の確認を後回しにするか、次回の会議まで延期することにします。

議題の確認

Jennifer議題を確認します。11月の財務諸表を取り上げ、画面を共有します。寄付金は12,500ドルを少し超えました。これはOIAA史上最高の寄付月だと彼女は言います。彼女はこの増加を大会によるものだと説明しました。

Jenniferは2024年の新規寄付者を分析したいと思いました。そこで、新規寄付者を分析するために、過去4年間に寄付した人を確認することにしました。4年間の財務レビューを行い、（93,000人中）47%が新規寄付者であることを特定し、着実な成長を反映していることがわかりました。これは、OIAAがまだ新しいグループを引き付けていることを意味します。彼女は次の総会でこれらの調査結果を発表する予定です。

Markはこの分析をどのように行ったのか知りたがっています。また、2020年に寄付をしていたが、その後リストから外れたグループを特定したいと思っています。この分析を逆に行う方法を彼は疑問に思います。Jenniferは、古典的な分析方法で、すべてのグループを比較し、そして並べ替えたと説明します。Markは2020年までさかのぼってグループ別の寄付リストを持っているかどうか尋ねます。Jenniferはそれを持っていると答えます。Markはこのデータを理解する方法があり、非常に有用な情報だと言います。彼は彼女の努力に感謝します。Jenniferは、Markがデータマイニングに長けていることを認め、データを使用して多くのグループ寄付が個人寄付として誤分類されていたことにも気づいたと述べます。

財務諸表の確認

財務諸表に移ります。彼女は「郵送費」が「移動する郵便」であると説明します。彼女は、サブスクリプションから割り当てられた数を超えたが、$250/プランにアップグレードするよりも$150/プランにとどまる方がまだ安いと言います。組織費用は、OIAAが受け取った弁護士の請求書のためです。彼女は、まだ受け取っていないにもかかわらず、組織に必要な書類を注文したと言います。彼女は、弁護士が行うべきではない作業を行ったので、2025年にはさらに多くの弁護士費用が予想されると説明します。PayPalとStripeの手数料は収益に関連しています。専門家費用は会計システムのためです。技術特別作業者はウェブサイトの維持を支援しています。翻訳技術は、安全ワークショップとユニティミーティングのために提供された翻訳サービスのためでした。彼女は、その他の技術は通常の技術運用の範囲外のさまざまなものである可能性があると説明します。例えば、月次メンテナンスなどです。Markは、特別技術プロジェクトのために予算化された$10,000がその他の技術に含まれているかどうか尋ねます。Jenniferはそうであることを確認し、$7,500が残っており、さらに$2,500が割り当てられる予定であり、つまり技術は予算を大幅に下回っていると言います。彼女は冗談めかして、Markに次の2週間以内に自由に使ってもらって構わないと言います。

Jenniferはビデオ会議に続き、Zoomアカウントについて言及します。ウェブサイトホスティングは、GoogleとSite Groundのアカウントです。インサイトプランナーやそのような技術的な費用です。これらはすべて$5400.00の黒字になります。彼女は予算差異について質問があるか尋ねます。Markは、寄付金が大幅に増加したため、収益と収入に対するコストの割合がどのくらいか気になります。Markはまた、運営費用が月ごとに一定なのか、それとも大会が異常な収益の急増を引き起こしたのかを質問します。Jenniferは、中核的な費用は安定しており、法的費用などの臨時の費用が時々あることを確認しました。彼女は、大会が収益の増加に寄与した可能性があることを認めました。

Kevinは、4月の寄付金が$10,700だったのに対し、7月にはピークの$11,700に達したことを指摘しました。Susanは冗談めかして、感謝月間のせいに違いないと言います。JenniferはMarkのより深い費用の一貫性分析を歓迎します。

貸借対照表に続いて、Jenniferは銀行に$136,000があり、バンクーバー大会基金の金額が$4,500.00であると述べます。したがって、指定されていない資金の総額はちょうど$132,000.00未満です。彼女は貸借対照表について質問があるか尋ねます。Kevinは、PayPalまたはStripeが入金の通知を提供しているかどうか尋ねます。Jenniferは、寄付金が最初に会計システムに表示されてから入金されるため、わずかなタイミングの遅れが生じると説明します。他に質問はありません

寄付の確認

寄付に移ります。 Jenniferは、11月に76人の寄付者が$12,500を寄付し、個人が$350を寄付したことを指摘し、ほとんどの寄付がグループからのものであることを示しています。これはOIAAの月間史上最高です！Barryはリストを遡って確認するよう要求します。そして、Jenniferにリストを並べ替えることができるか尋ねます。Jenniferは並べ替えることに同意します。BarryはロシアのAA（$859）からのかなり注目すべき寄付を強調したいと思います。他の主要な寄付者には、Serenity Circle WorldwideとThe Zoo Crew（各$700）、What’s Good About Today（同じく$700）が含まれていました。JenniferはロシアのAAが新しい寄付者であることを確認します。

総会の議論

Jenniferは、予算と余剰資金の寄付オプションを含む、今後の総会のトピックを確認します。彼女は財務情報を提示する際の透明性へのアプローチを説明します。Jenniferは、世界中のGSOを特定する手伝いをしてくれたBarbaraを紹介します。BarbaraとRebeccaはGeneral Service Officesの名前を含むスプレッドシートを作成しました。青色で表示されているのは、すでに送信されたものです。彼女は約15〜20の返信を受け取りました。「後で連絡します」という返事もあれば、機能しないメールもありましたが、多くの未知のGSOを取得し、リストにいくつか追加しました。彼女はPayPalやSWIFT支払いオプションについてウェブサイトをチェックしました。モンゴルに送信することを自分に思い出させます。彼女は、Rebeccaとともにもう一度確認作業を行うと言い、Rebeccaが大きな助けになったと付け加えます。彼女はBethに、Rebeccaを紹介してくれたかどうか尋ねます。Bethは紹介したと答え、Rebeccaが大会中に大きな助けになったと付け加えます。 Barbaraはグループに、世界にいくつのGSOがあるか知っているか尋ねます。Jenniferは66あると答えます。Barbaraは、受け取ったリストには約120の名前があるため、正確ではないことを知っていると答えます。彼女はまた、メキシコが寄付を望まず、理由を述べなかったことを付け加えます。Jenniferは、スイスが彼女に連絡して要求を確認し、正当なものかどうか確認したいと言ったと答えます。BarbaraはGSO事務所のより良いリストがあればいいのにと願っています。彼女は、彼らが今や世界的な組織であるため、人々が地元のオフィスに連絡できる場所があるべきだと言います。

Bethは、Unity CommitteeからのGSOのリストが機密リストであるはずだったことを明確にしたいと思います。Susanは、Leslieがリストを作成し、GSOの連絡先情報が含まれているが、機密のインターグループ情報も含まれていると言います。

Jenniferは、すべて情報提供目的であるため、越権行為はないと信じています。Barbaraも同意します。FelixはBarbaraに自己紹介します。彼は多くのGSOに連絡を取り、リストを作成し、現在も多くのGSOと連絡を取り合っていると彼女に伝えます。Barbaraは、このリストを取得するために彼に連絡しようとしたと答えますが、Felixはこれに関するメールを見た覚えがないと言います。Barbaraは現在、リストを思い出させるためのメールを送っていると言います。BarbaraはFelixに自分の電話番号を教えます。BethはグループにリストがAAのウェブサイトにあるかどうか尋ねます。Susanは、一般的に情報は世界サービスマニュアルにあると答えます。彼女は、リストは最初に彼女が個人的に尋ねたときに来たと付け加えます。彼女は、GSOがウェブサイトから直接来たものをBarbaraに送ったと述べ、それが更新されていると言います。

余剰資金と総会の議論

Jenniferは、一部のメンバーがOIAAが余剰資金を外部に分配するのではなく、内部に再投資しない理由を疑問視していると述べます。彼女は30のインターグループの公開財務を確認し、彼らが予算に対して同様の銀行準備金を維持し、めったに組織外に寄付しないことを発見しました。

マークは、議論を2段階の投票にすることを提案します。まず、余剰資金を分配するかどうかを投票します。そして、投票が「はい」の場合、次に分配方法について投票します。ジェニファーは、このアプローチが意思決定を効率化することに同意します。彼女はまた、バーバラの広範な努力にもかかわらず、総会が最終的に資金を分配しないと決定する可能性もあることを認めます。バーバラは、レベッカに会うことができ、特に世界規模でのこのプログラムの能力に圧倒されたと答えます。彼女は、未だ苦しんでいる人々に多くの助けが提供されているのを見て感動しました。奉仕の機会に感謝しています。

マークは、もし総会が資金分配に賛成するならば、ジェニファーは財務委員会が世界中に分配したいと提案できるだろうと示唆します。ジェニファーは同意します。マークは続けて、60または70のリストがあるが、確認済みの10から20程度しか話せないと述べることもできると述べます。

バーバラは、いくつかのグループからインフラ整備の支援が必要であるとの返答があり、余剰資金の一部を支援に充てられないかと尋ねていると述べます。彼女は、一度限りの措置として、彼らに何らかの支援を送ることを提案します。

ベスは、現在の状況を考慮すると、もし世界中に分配する場合、ジェニファーは送金についてより綿密に確認する必要があると提案します。彼女は、米国からの送金は送金額によっては拒否されることがあると説明します。外国の銀行に1000ドルが預け入れられる場合、追加の複雑な問題が発生する可能性があります。時には、銀行が送金者の名前を以前に見たことがないという理由で送金をブロックすることがあります。個人的には、すべてが滞りなく進むように銀行員に電話する必要があるため、余分な時間がかかる可能性があります。彼女は、誰かが送金のフォローアップをするべきだと考えています。

ジェニファーはこれを認めますが、銀行取引明細書を通じてこの情報を追跡でき、資金が口座からいつ出たか、そして成功したかどうかを確認できるはずだと述べます。ベスは、問題は彼らの側ではなく、受取人の側にあると明確にします。なぜなら、資金がブロックされることがあるからです。そのような場合、問題を解決するには銀行に電話するのが最善です。

バーバラは、最初のステップは資金受領書によって確認されるべきだと付け加えます。ベスは同意します。

マークは会話を分配プロセスに戻します。彼はジェニファーに、分配前に、おそらく特定の日付を設定して、より正確な数字を得るためにもう少し待つべきかと尋ねます。この方法で、例えば、10のグループがあり、1,000ドルを10で割っていると総会に伝えることができます。ジェニファーは、均等分配はリストに基づいて行われると述べます。彼女は、新しいプロセスは複雑になる可能性があることを認め、質問や意見に感謝します。彼女は総会に予算を提示するため、まず余剰資金について説明し、その後予算に移る予定です。彼女は、予算によって制限されてきたものの、要求に対して責任を持って対応してきたテクノロジーなどの特定の分野に追加資金を割り当てることを提案します。追加資金が割り当てられれば、それらは効果的に活用されると確信しています。

マークは、いくつかの主要な問題に対処するために外部の会社を雇いたいと述べます。ジェニファーは同意します。彼女は総会の議題を一つずつ確認し続け、質問、意見、懸念、または修正点があるか尋ねます。彼女は総会が長引くことを予想しています。スーザンはジェニファーに、通訳者が長期間利用可能であることを確認するよう助言します。ジェニファーは、彼女が雇う通訳者は会議が終了するまで滞在するとスーザンに保証します。

マークは、議題と選挙のどちらが先に行われるかを尋ねます。スーザンは、選挙が最初に行われると答えます。ジェニファーはこれを肯定し、選挙の後に余剰資金、そして予算が続くことを述べます。彼女は、他に注意が必要な業務事項があるか尋ねます。

バリーは財務委員会に、バンクーバーのサイバーサイトのサービスおよび機器プロバイダーとの契約について提起します。彼らは3つの見積もりを取得しました。最初、8月には3,213.00ドルの見積もりを受け取りました。11月14日には、ハイアットの館内機器プロバイダーが6,040.10ドルの見積もりを提示しましたが、これは予算外でした。アンコールとの交渉の結果、多くのサービスと機器を無料で提供してもらい、最終的な見積もりは2,852.51ドルとなりました。アンコールが外部ベンダーの使用に追加料金を請求することを認めるまでに時間がかかり、これにより500〜600カナダドルが追加されるはずでした。バリーはまた、為替レートが変動するため、7月の費用がいくらになるか不確かであることをジェニファーに思い出させます。しかし、約190.20ドルの一般サービス税の還付があり、これは予算から差し引かれます。

彼は、OIAAがその還付金を受け取ることを強調し、確認が必要だと述べます。スーザンは、取引を確保するために今すぐ契約に署名する必要があると指摘します。バリーは、実際には年末までに署名する必要があったため、彼が署名したことを伝えます。スーザンは、彼女も署名したことを確認します。バリーは、統治規則により2回目の承認が必要であるため、スーザンにも署名してもらったと説明します。ジェニファーは、OIAAが2025年に請求されることを明確にするよう尋ねます。スーザンとバリーはこれを肯定します。ジェニファーは承認し、彼らが素晴らしい取引を確保したことを認めます。彼女は、機器費用が2,800ドルであり、書類処理後に190ドルが返還されることを繰り返します。バリーは、還付金が同じ銀行口座に送られるため、ジェニファーが払い戻しを処理することを確認します。ジェニファーは、フェリックスがデータ入力を行っており、すでに割引を考慮に入れているため、問題はないと述べます。

ジェニファーは、他に何か追加する点があるか尋ね、会議が45分間続いたことを述べます。

ジェニファーは全員に感謝の意を表し、彼らの仕事に感銘を受けたと述べます。

ジェニファーは責任声明をもって会議を締めくくります。