財務報告 – 2023年12月

OIAA財務委員会

議事録

2023年12月9日（土曜日）

午前9時00分～午前10時24分 HDT

午前11時00分～午後12時24分 PDT

午後2時00分～午後5時24分 EDT

出席者：

ジェニファー – 財務担当代理

フェリックス – 財務担当補佐

バリー – 財務委員会の長年のメンバー

スーザン – OIAA議長

エリカ K. – 財務小委員会のメンバー

ノナ – 副議長

ニッキー – 財務書記代理

テリー – 大会委員長

ジェニファーが「平安の祈り」を先導します。出席者全員がそれに加わります。

議題の確認

ジェニファーは自身の画面に議題を表示し、追加事項があるか尋ねました。スーザンは、メアリーがDeep Lのサブスクリプションを自費で支払ったと述べました。それは将来的に私たちにとっても役立つため、考慮すべきだと述べました。エリカはそれに賛同し、毎日使用していると述べました。ノナもまた使用していると付け加えました。バリーも使用しており、今や標準的な言語ツールであると考えています。ジェニファーは、それを議題に追加したと述べました。

議題の承認 / Deep Lに関する議論が追加されました

先月の議事録の確認

ジェニファーは、送付したばかりの議事録を全員が確認したか尋ねました。スーザンは確認済みであると述べました。

テリーが会議に参加し、大会委員長として自己紹介しました。

ジェニファーはニッキーに、進行に合わせて文書を編集するよう依頼しました。ジェニファーは議事録を読み上げ、追加事項があれば発言するよう求めました。

彼らは前回の議事録を読み上げました。以下は、議事録および前回の会議でさらに議論された項目です。

前回の会議で再検討された項目追加事項と再確認

250.00ドルを超える寄付と書簡作成

ジェニファーは、250.00ドルを超える寄付をした人が複数いたという情報を再確認することにしたと付け加えました。彼女は、それらの取引がそれぞれのグループに適切に割り当てられていなかったと述べました。誤って分類されていたため、実際には250.00ドルを超える寄付をした個人はいませんでした。彼女は何かおかしいと感じ、追加の努力をして確認したところ、以前は40パーセントと考えていた個人の寄付が、実際には10パーセント未満であることが判明しました。

Slackサブスクリプションのキャンセル

スーザンは、表現が不明確だったため、誰がサブスクリプションのキャンセルを決定したのか説明を求めました。ジェニファーは、技術部門に問い合わせたところ、技術委員会によってキャンセルが決定されたと答えました。スーザンは、その情報を適用するための文言の調整を手伝いました。

OIAAグループの未着小切手

以前、AAグループから支払いに関する問い合わせがあり、ジェニファーは2023年11月11日の会議時点では小切手を受け取っていないと述べていました。しかし、2023年12月9日の本日の会議時点では、それらを受け取りました。スーザンは、この問題を覚えており、ジャニーンがIGR代表の職を辞する前にこの問題を明確にする必要があったと付け加えました。ジェニファーは、他のグループに対し、寄付を確認し、OIAAによって受領されていることを確認するよう求める書簡を送付したと答えました。ジェニファーは、これが役立つ寄付シートを作成した理由だと述べました。

旧住所に送付された小切手

バリーは前回の会議で、旧住所に送付され転送が必要な小切手があったと述べていました。ジェニファーはバリーに、それらが実際に送付されたか尋ねました。バリーは送付されたと答えました。

内部監査小委員会

ジェニファーは、レスリーから1月に報告事項があるため、2024年1月の議題に含めると知らされたと述べました。エルディンに関しては、ジェニファーは会議の全員に、彼が監査小委員会から辞退したこと、そしてレスリーとエリカが委員会を支援するために他の誰かを追加する自由があることを伝えました。

PayPal寄付基金/非営利団体ステータス

ジェニファーはPayPalと話し合い、24～48時間以内に非営利団体としての割引料金が適用され、寄付基金と関連付けられる必要がなくなるとのことです。困難な道のりでしたが、今や実を結びました。

前回の議事録を完全に確認した後、ジェニファーは議事録の承認に対する異議の有無を求めました。異議なし。

前回の議事録の承認

財務報告のレビュー

ジェニファーは予算差異を提示しました。ジェニファーは、11月の収益が8,500.00ドル弱であったことから始めました。PayPal手数料は、収益に関連して199.32ドルです。彼女は、まもなく手数料がこれまでの3分の2になることを期待していると述べました。専門家費用は会計システムで42.00ドルです。2025年国際大会の定期的な発生額は145.83ドルです。翻訳/ASLサービス187.40ドルは10月からの残額と、UnityのUpwork分です。その他のテクノロジーは、発生するGoogle関連費用すべてで484.71ドルです。ビデオ会議は、より大きな部屋のために月額50.00ドル、ウェブサイトホスティング/管理は、技術サポートのためにメリンダに支払う料金です。最後に、利息として0.05セントがあります。純利益は3,946.86ドルです。ジェニファーは、予算差異について質問があるか尋ねました。

バリーは、会議のために何を予算化したのか知りたいと尋ねました。ジェニファーは、7,500.00ドルは国際大会のためではなく、会議費用のためであると明確にしました。バリーは、会議費用として何か計上されているか尋ねました。ジェニファーは、会議費用は完了した会議のためのものであると説明しました。彼らは7,500ドルを予算化していましたが、実際の費用は6,460ドルでした。バリーはこれらの数字の出所を理解しました。フェリックスは、ウェブホスティングに750ドルの差がある理由を知りたいと述べ、それが高額であると考えています。ジェニファーは、2週間ごとに1,140ドルの請求書を受け取っていると説明しました。11月には3件の請求書がありました。予算を10,000ドル超過、または2023年に約10,800ドルが技術部門のために計上されていました。彼女は、それは予算には計上されていなかったが、技術部門が使用するために確保されていた資金であり、貸借対照表の項目に近いと説明しました。フェリックスは、それはキャッシュフローに影響を与えるというよりも、タイミングの問題であると明確にしました。ジェニファーは同意しました。ジェニファーは、他に回答できる質問があるか尋ねました。

質問やフィードバックなし

貸借対照表の確認

ジェニファーは、貸借対照表によると銀行に100,000ドル強あると読み上げました。5,300ドルは2025年国際会議のために確保されており、そのため95,000.00ドル弱が確保されていません。

スーザンは予算差異に戻りたいと述べ、明日の議題に載るかもしれない特定のメールのやり取りがあったと述べました。スーザンは、予算と実績の比較を見たいという人からメールを受け取ったため、その人にレポートへのリンクを送ったと述べました。スーザンは、メールの相手に直接会ったことを説明したいと述べ、その人に、昨年の費用は今年の費用とは全く異なり、今年は大幅に多く支出することになると伝えました。ジェニファーは貸借対照表に対する異議を求めました。エリカは異議はないが、予算内のいくつかの項目を比較したいという要望があると述べました。

質問やフィードバックなし

寄付シートの確認

ジェニファーは画面に寄付リストを表示しました。ジェニファーは、記録されている数字と一致していることを確認するために、各グループにこのリストを確認するよう促したと述べました。ジェニファーはリストを読み進め、「Virtual Sober Start」というグループを指摘したいと述べました。彼女は、これが今月OIAAに8枚の小切手を送るのに問題があったグループだと述べました。ジェニファーは、84の寄付グループと個人がいると述べました。

ジェニファーは財務委員会にPayPalレポートを提示することにしました。ジェニファーは画面を共有しました。彼女はPayPalがどのようにこれらのレポートを作成するかを説明しました。彼女は11月の売上インサイトを表示し、レポートがドル建てで108%の増加、取引数で49%の増加、寄付額で前年比39%の増加を示していることを示しました。グラフは11月を示しており、黄色の線は前年、青色の線は今年です。ジェニファーは、提供された情報がOIAAが成長し続けていることを示していると述べました。寄付の95%は米国から、5%は他の国々からです。レポートは寄付した国々を示しています。ジェニファーは、これが誰が寄付しているかの情報を明確に示し、見やすいレポートにまとめていると考えています。ジェニファーは、新規顧客が昨年から55%増加したことを示しました。したがって、これまで寄付したことのない76人のうち、以前は24人でした。彼女は、これが彼らが成長を続け、OIAAに新しいグループを引きつけ続けていることを示していると述べました。ジェニファーは、これについて質問やフィードバックがあるか尋ねました。彼女は、このレポートがOIAAが肯定的な成長状態にあることを示していると肯定的に述べました。

フィードバックや質問なし

ジェニファーは、前回の議事録を確認する際に以前提起したことについて話したいと述べました。彼女は、PayPalの手数料が非営利団体向け手数料に変更され、24～48時間以内に適用されることについて言及しました。彼女は、取引が行われた時点で手数料が差し引かれているかどうかを確認できるでしょう。差し引きに関して問題があれば、PayPalに連絡するとのことです。現在の手数料は2.89%ですが、変更後は1.99%に下がります。1取引あたり0.49セントは、両方の手数料体系で標準です。ジェニファーは、この件について質問があるか尋ねました。返答なし。

質問やフィードバックなし

Deep Lの確認

ジェニファーは、Deep Lが何であるか全く知らないため、スーザンにそれについて話すよう求めました。スーザンは、それが翻訳プログラムであると述べ始めました。彼女が知っているのは、他に利用できる代替手段はGoogle翻訳だけだということです。Unityのベスとカルロスが両方ともこのプログラムを使用しており、彼女にそのことを伝えました。彼女はまた、メアリーが登録官室で使用するためにプロフェッショナルサブスクリプションを支払っていることを知っています。彼女はそれが月額約10ドルだと考えています。スーザンは、翻訳する必要がある22ページの文書を持っているが、OIAAのためにDeep Lのサブスクリプションを真剣に検討すべきだと述べました。ノナは、Deep Lには特定のライセンスがあり、それはプロフェッショナルビジネスライセンスであり、そうでなければ個人ユーザーごとに課金されると述べました。彼女はジェニファーとスーザンの両方にリンクを送りました。ノナは個人的にDeep Lを使用しています。彼女は、無料版では500文字しか許可されていないと述べました。ノナは、IGRフォーラムを中心に、様々な言語で多くの返答を受け取るため、これを使用するだろうと続けました。彼女は複数ユーザーでの利用を推奨しました。彼女は、彼らがこのプログラムを使用し、複数ユーザーを持つためにビジネスとして登録すべきだと考えています。彼女は、ユーザー数に関する情報を尋ねるフォームがあると言いました。彼女は、Google翻訳よりもはるかに優れており、翻訳の質がそれほど損なわれないと考えています。彼女は、個人ユーザーの最高レベルが月額56ドルであるため、ビジネスライセンスを選択する必要があるだろうと述べて締めくくりました。バリーは、これがプロフェッショナルな使用のためであると付け加えたいと述べました。彼は、これが商業的なコミュニケーションに使用されるため、デュアルトランスレーターとは異なると述べました。彼は、これを検討し、2年または3年のサブスクリプションを契約することを強く推奨しました。バリーは、資金があるならば、コミュニケーションのために利用できる最高のツールを使用すべきだと考えています。ノナ、スーザン、ジェニファーはアカウントの詳細について話し合いました。彼らはまた、内容を知らずに文書を広報部門に送る必要がなくなることについても話し合いました。複数ユーザーの場合、返答/必要な文書を受け取った人が、それが自分宛てであっても、その内容を知らないという事態はなくなります。ノナは、ビジネスアカウントを購読すべきであり、ユーザー数を設定できるだろうと考えています。それは、翻訳者がページごとに課金するため、翻訳作業の追加費用を削減できる可能性があります。彼らは、このプログラムを使用することで、余分な時間の層が排除されることに同意しました。それはまた、AAのシステムにおける一部の機密性を保護する可能性もあります。

エリカは自身の懸念事項を提起したいと述べました。監査の名称に関して、エリカは「内部財務監査」から「内部財務レビュー」に文言を変更するよう要請しました。彼女は、それが彼らがプロの監査人であるかのように示唆するが、実際はそうではないと考えています。しかし、財務レビューにおいても規則は監査と同じであり、彼女はまた、レビューされるすべての項目のチェックリストを作成し、開始前に理事会に承認のために提出したいと述べました。ジェニファーは同意し、内部監査について言及する際は、今後は「内部財務レビュー」と呼ぶことになると述べ始めました。エリカは、彼女とレスリーが1月の会議の前に集まり、何らかの計画を立てる予定だと述べました。ジェニファーは、財務レビュー小委員会を1月の会議の議題に含めると答えました。ただし、もし彼らがより多くの時間が必要だと感じる場合は、約1週間前に彼女に知らせてくれれば、彼女は彼らを議題から外し、別の時間を設定するとのことです。

ジェニファーは、他に処理すべき事項があるか尋ねました。返答なし。

ジェニファーは会議を閉会する動議を提出しました。テリーが動議を提出しました。スーザンがそれに賛成しました。ジェニファーは異議の有無を求めました。回答なし。

質問やフィードバックなし

ジェニファーは責任声明で締めくくりました。