財務更新 – 2023年10月
OIAA財務委員会
議事録
2023年10月14日（土曜日）
午前8時00分 – 午前9時24分 HDT
午前11時00分～午後12時24分 PDT
午後2時00分～午後5時24分 EDT
出席者：
ジェニファー – 会計担当
テリー n. OIAA大会委員長
ジェフ – OIAAの秘書
フェリックス – 会計補佐
ベス – 代替ユニティ委員長
マーク – 技術委員長
バリー – 財務顧問メンバー
エルディン – PAC代替委員長
ジェニファーが「平安の祈り」を先導します。出席者全員がそれに加わります。
議題の概要のレビュー：
ジェニファーが議題を共有し、追加を求めます。ジェニファーは議題に対する質問や懸念があるかどうかを尋ねます。
フェリックスが手を挙げて議題の承認を宣言します。
テリーが賛成します。
反対意見の呼びかけ
なし
議題の承認
前月の議事録のレビュー：
ジェニファーが、皆が議事録を承認またはレビューしたいかどうかを尋ねます。
マークが長すぎると不満を言います。ジェニファーは、3時間の会議で予算に関する多くの情報があったと説明します。
テリーが承認を提案します。
フェリックスが承認に賛成します。
ジェニファーが反対意見を求めます。
なし
前回の議事録の承認
財務報告のレビュー。
ジェニファーは、9月の収入が$4,600.00未満であり、PayPal手数料が総額に関連していると述べます。
会計手数料は会計ソフトウェアのために$37.00です。
会議費用用にICOAAの2人の出席者のためのものです。ジェニファーは、2025年の国際大会のための発生額であると説明します。ジェニファーはテリーに、彼女の費用が来年の予算に組み込まれていないことを説明し、利用可能なものを見るために貸借対照表を見せると説明します。
翻訳サービス。 通常のASLの人々を利用できなかったため、ASL通訳者に$495の費用がかかります。
その他の技術は、Google Suites、Google CloudなどのすべてのGoogleサービスです。
ウェブサイトのホスティングと管理は特別な技術者のためです。ジェニファーは、技術委員会が$5,000.00の最終支払いを受け取り、9月に2週間のサービスのための最初の支払いも受け取ったと説明します。
ジェニファーは、彼らが$5,600.00未満の純損失を持っていると最終的に述べます。
フェリックスは、コストをもう少し明確に特定したいと考えています。例えば、翻訳費用は最も高いものであり、これらの取引をもう少し明確に項目化し、どのグループのためのものかを分類したいと考えています。ジェニファーもそれに同意し、来年の予算がその情報を提供すると述べます。
予算の差異に関するフィードバック/質問の呼びかけ：
質問やフィードバックはありません。
寄付シートのレビュー
ジェニファーは、中国のソーバーが別の寄付をしたと述べます。ジェニファーは、彼女がJan BBに情報を送り、中国のソーバーをディレクトリに入れることを試みていると述べます。
マークは、合計が$4568であり、これが「ドロップ」月であるかどうかを尋ねます。ジェニファーは、この金額は9月であり、これは遅い月であると答えます。マークは、彼のホームグループが支払っていないことを持ち出し、ジェニファーは、彼女が彼のホームグループからではなく、彼のホームグループのために個人からの支払いを受け取っていると同意します。
ベスは、国際的なグループが大きな寄付をするのか、国際的なお金がどのように入ってくるのかを知りたいと尋ねます。ジェニファーは、国際的なグループは他のグループと同じであり、状況によると答えます。ジェニファーは、時には月次、時には四半期ごと、時には年次であると答えます。
ベスは、国際的に送金する際にアラームを引き起こす金額があるかどうかを尋ねます。彼女は、PayPalを通じて入ってくる限度があるかどうかを尋ねます。
ジェニファーは、いいえ、ないと答えます。
ジェニファーは、以前の会計係のスティーブが$1066.00を送ったと述べます。
バリーは、これらの取引がOIAAが始まったときに個人アカウントに保持されていた古いPayPalアカウントからのものであると述べます。PayPalからの支払いを受け取るのが難しく、スティーブがそれを成功裏に処理しました。
寄付に関するフィードバック/質問の呼びかけ。
質問やフィードバックはありません。
貸借対照表のレビュー
ジェニファーは、現金が$93.5kであると述べます。ジェニファーはテリーに、2025年の国際翻訳費用のために$5,000が発生していると伝えます。彼女はまた、2024年までに$5,500があり、開始するのに十分であるはずだと言います。他に費用がある場合は、2025年に対処できます。
テリーはこれがすべてかどうかを尋ね、ジェニファーはピンがこの発生に含まれていないと答えます。
ジェニファーは、総資本が利用可能な現金の金額であると述べて終了します。
貸借対照表に関する質問/フィードバックの呼びかけ。
質問やフィードバックはありません。
議題の確認
テリーは、より簡単に識別できるように「負債」から再分類できるかどうかを尋ねたいと考えています。
ジェニファーは、システムがそれを発生費用と呼んでおり、現在このカテゴリにはこれしかないので、識別するのは簡単であるはずだと説明します。
ジェニファーは、会議の前に送信された議題を皆がレビューしたかどうかを尋ねます。
彼女は、前回の会議で予算について広範に議論したので、議論のまとめを行っているだけだと言って始めます。
ジェニファーは、多くの変更が行われたと述べます。技術委員会の予算を$20,000から$10,000に削減することから始めます。翻訳のための大会委員長の予算は、ガイドラインと委員会委員長/理事会の会議のためのワークショップのために保留されています。予算は$8000から$4000に削減されました。変更は、前回の財務に提示されたものから約$1000です。
結論としては、ほぼ-$29,000です。実際の数字はこれらの2つのカテゴリに入ります。
ジェニファーは、フェリックスにどこで数字がエンティティを示しているかを指摘します。フェリックスは同意し、続けます。ジェニファーは、質問や懸念があるかどうかを尋ねます。
バリーは、収益を再度レビューするよう求めます。彼は予測を示します。
ジェンは、歴史的にすべての四半期が収益が低いことを説明します。したがって、3、6、9、12は歴史的に収益が低く、9月のようです。
バリーは、これらの数字が最良の推測に基づいているかどうかを尋ね、ジェニファーは歴史に基づいていると答えます。
フェリックスも、月ごとの成長に基づいて季節調整を適用しているだけだと繰り返します。バリーは、予算の合計が約$83,000であるかどうかを尋ねます。ジェニファーは同意し、皆が予測について理解しているようです。ジェニファーは、予算について質問があるかどうかを尋ねます。
ジェニファーは、予算についてのさらなる議論や質問を求めます。
会員に送ることへの反対意見の呼びかけ。
反対意見なし
予算の編成の承認
マークが突然去り、彼が議事録のホストでした。エルディンがマークが去ったことに気づいたときに録音を引き継ぎます。エルディンが救います！
財務憲章のレビュー
次の議題項目は財務憲章です。ジェニファーは、会計係が財務委員長になれるようにしようとしたが、多くの人がその考えを好まなかったと述べます。彼女は、理事会とともに財務委員会のための現役の委員長がいないことを続けます。したがって、財務委員会での役割を確立したいと考えています。現在、会計係がすべての財務委員長の職務を行っています。
テリーは、それが多すぎるかどうかを尋ねます。ジェニファーはそうではないと言いますが、監査が依然として有益であり、財務委員会のメンバーの役割を確立したいと考えています。彼女はゼロから始めることを提案します。
ジェニファーは、会計係を変更するか、財務委員長を追加するか、それとも会計係に責任を残すべきかを尋ねます。
テリーの懸念は、委員長がジェニファーほど多くのことをしないであろうということであり、誰かがジェニファーと一緒に働くことを望むことです。ジェニファーは、誰かが来て手伝ってくれることを喜んでいると述べます。
フェリックスは、もし彼が会計係になったら、ジェニファーが自分で行っているほとんどのタスクを委任しなければならないと述べます。彼はまた、内部監査が彼らの財務の実施方法についての洞察を提供するだろうと信じています。これにより、財務委員会内で委任された実際の職務と責任を定義できます。
ジェニファーは自身で行います。また、内部監査を実施することで、財務運営の方法についてより深い洞察が得られると考えています。これにより、財務委員会内で委任された実際の職務と責任を明確に定義することができます。
バリーは、財務委員長と会計係が2つの別個のエンティティである場合、他の複雑さが生じるだろうと信じています。彼は、以前のスペンサーが議題を準備したが、銀行口座へのアクセスがなかったと言います。それから、会計係のブライアンは、委員会の一般管理を行うために誰かを雇わなければなりませんでした。彼は、会計係が委員長でもあることが最善の方法であると付け加えます。
バリーは、誰がXeroとお金にアクセスできるかを尋ねます。ジェニファーは、彼女、フェリックス、スーザン、ジェフであると答えます。また、理事会全体がPayPalアカウントを見ることができます。バリーは、以前よりもはるかに多くのアクセスがあると思うと言います。
テリーは、OIAAアセンブリが委員長が必要であると信じている場合、提案されたものに従うべきであると述べたいと考えています。
ジェニファーとバリーは、投票がなかったと答えます。
ジェニファーはまた、憲章では、ポジションのための応募者がいる場合に持ち上げられる機会を開いていると言いたいと考えています。
ベスA.は、監査のオプションを持ち上げたことを称賛したいと考えています。
エルディンは、この動議が何を明確にしているのかを特定したいと考えています。ジェニファーは、初期の憲章に固執するか、憲章に財務委員長の必要性を追加するかどうかであると答えます。しかし、彼らは現行のもので良いようです。
ジェニファーは、憲章に対する反対意見があるかどうかを尋ねます。
なし。
憲章の受け入れの承認
最後の議題は、エルディンがまとめた内部監査手順のアウトラインです。会計係は手順を説明し始めます。「目的は、OIAAメンバーによる寄付の責任ある利用を確保し、アルコール依存症者の継続的な回復を支援し、財務の透明性を維持することです。
ジェニファーは読み続けます：「範囲。監査は、財務取引、記録、非営利財務規制の遵守を網羅します。そしてサイバーセキュリティ対策、監査手順、取引の検証。
説明：この手順は、財務取引の正確性と正当性を検証することを含みます。例：過去四半期にPayPalを介して行われた50の寄付のサンプルを選択します。これらの取引をサポートする文書と照合して、目的と金額に一致することを確認します。
コンプライアンス監査。説明：前述のコンプライアンス監査に加えて、OIAAは税制上の免除ステータスを維持し、非営利規制を遵守するために定期的なレビューを実施する必要があります。具体的な例：OIAAは、IRSとの非営利ステータスを定期的にレビューおよび更新し、510c3税制上の免除ステータスの要件を引き続き満たしていることを確認する必要があります。さらに、組織は、定款、理事会構造、または使命声明の変更を記録し、これらの変更を適切な規制機関に報告する必要があります。
財務諸表分析。説明：財務諸表を正確性と完全性のために分析します。例：損益計算書と貸借対照表を調べます。実際の数字を予算額と比較します。特定の寄付源の増加や資産と負債の変化など、重要な差異とその原因を調査します。
サイバーセキュリティ評価。説明：財務データを保護するためのサイバーセキュリティ対策を評価します。
例：OIAAのオンラインシステムの脆弱性スキャンと侵入テストを実施して、弱点を特定します。サイバーセキュリティを強化するための推奨事項を作成します。
運用プロセスのレビュー。説明：効率のために財務プロセスを調べます。
バリーはPayPalを持ち出し、PayPalとの非営利契約を取得できなかったため、PayPalのステータスを調べるべきだと述べます。
ジェニファーはそれを調べていないと述べ、今後調べると彼に感謝します。
テリーは、ドキュメントで「寄付」と「寄付金」という言葉が使われていることを追加したいと考えており、どちらか一方を使用すべきだと述べます。
フェリックスは、2つの異なる領域で同じ意味を持っていることを説明したいと考えています。
ジェニファーは、それが税制上の免除であり、毎年控除できると追加します。彼女はプロセス文書の読み上げを続けます。「運用プロセスのレビュー。説明：効率のために財務プロセスを調べます。例：寄付収集プロセスをマッピングします。手動ステップを特定し、プロセスを合理化するための自動化ソリューションを提案します。
予算と分析。説明、実際の財務実績を予算と比較します。例、ポータル財務報告書を分析して、予算の差異を特定します。過剰支出や資金の未使用などの予算の調整を推奨します。
リスク評価。説明：財務リスクを特定し、評価します。例、PayPalへの依存によるオンライン支払い詐欺のリスクを評価します。このリスクの可能性と影響を評価します。改善された詐欺検出などの戦略を開発してそれを軽減します。
承認のデジタルトレイル。説明：監査プロセス全体を通じて。すべての承認、拒否、経費要求に関連するコメントのデジタルトレイルを文書化し、維持することが重要です。例、自動化された経費承認システムは、各経費要求を承認または拒否した人を記録する包括的なデジタルログを生成します。承認プロセス中に提供されたコメントやメモとともに。このトレイルは、すべての財務決定の透明性と追跡可能性を提供する監査ログとして機能します。文書化、すべての監査手順はサポートされます。証拠と発見。監査結果と推奨事項は、財務委員会理事会とアセンブリによるレビューのために詳細な監査報告書にまとめられます。フォローアップ、財務委員会は推奨事項の実施を監視し、進捗を追跡します。
是正措置が講じられることを保証するために。継続的な改善、監査結果は、OIAA内での継続的なプロセス改善とリスク管理の基礎として機能します。
フェリックスは、彼が財務リスク管理のクラスを受講しており、これが彼が今勉強していることとまったく同じであるとコメントしたいと考えています。彼はエルディンをこのよく書かれた報告書を称賛します。
フェリックスは、現在受講している財務リスク管理の授業で学んでいる内容とまさに一致していると述べたいと思います。エルディンの優れた報告書を称賛いたします。
ジェフは、委員会がこの文書を利用して監査を進めるかどうかを知りたいと考えています。彼はサブ委員会を設置することを勧め、ジェニファーに監査の計画を尋ねます。
ジェニファーは、すでにサブ委員会のために3人を設定していると答えます。彼女は、財務のバックグラウンドを持つコミュニケーションのエルディン、レスリー、そして以前の秘書であり、財務のバックグラウンドを持つエリカの名前を挙げます。ジェニファーは、エルディンにレスリーとエリカと連絡を取り、2023年の監査を1月に開始するように依頼します。
ジェフは、自己監視が会員からの信頼を確保するために大いに役立つだろうと述べます。彼はその参照を称賛します。
ジェニファーは、プロセスが開始されたら、質問に答える以外には一切手伝えないし、手伝わないと述べて終了したいと考えています。彼女はアクセスを提供するだけです。彼女は、指示やガイドを提供できないことを繰り返します。
フェリックスは、監査委員会が実際の理事会によって指名されなければならないかどうかを知りたいと考えています。これにより、より独立性が保たれます。
ジェフは、明らかな利益相反がない限り、財務委員会がそれを実施することを委ねるだろうと助言します。
ジェニファー、この委員会は財務委員会から外部に座ることになります。それは実際には理事会にのみ報告します。
テリーは会議を閉じる動議を行います。
ジェニファーは反対意見を求めます。
ジェニファーは責任の祈りで締めくくります
–財務委員会会議終了–
午後9時24分 HDT // 午後12時24分 PDT // 午後3時24分 EDT–
