財務更新 – 2024年10月

OIAA財務委員会

議事録

2024年10月12日（土）

午前8時00分 – 午前HDT

午前11時00分 – 午後PDT

午後2時00分 – 午後EDT

出席者：

フェリックス – 会計補佐

バリー – 熟練者、財務委員会の長年のメンバー、全体理事

レスリー – 広報委員会の委員長

ランディ – 広報委員会の代理委員、ビデオグラファー

ジェフ – OIAA事務局長

KD – ケビン

ポール – 広報委員会の代理委員、アーキビスト

ニッキー – 事務局長

スーザン – OIAA議長

フェリックスはOIAAの会計担当代理として自己紹介しました。自己紹介から始めることになっているため、彼はKDに「平安の祈り」を先導するよう依頼しました。

フェリックスは全員に感謝し、KDから自己紹介を始めました。KDはケビンとして自己紹介しました。ジェフはOIAAの事務局長として自己紹介しました。ランディは広報委員会の代理委員長として、特にビデオ制作を支援していることを自己紹介しました。レスリーは広報委員会の委員長として自己紹介しました。バリーは熟練者、財務委員会の長年のメンバー、そして全体理事として自己紹介しました。ポールはコミュニティ代理委員長兼アーキビストとして自己紹介しました。ニッキーは自己紹介し、ただ聞いているだけだと述べました。

8月と9月の議事録確認

フェリックスは議題を確認し、次に議事録の承認があることに気づきました。彼は会議後に議事録を送付するため、現時点での承認手続きをどう進めるべきか不明だと述べました。

議事録は次回会議まで保留

次の議題は、予算差異、貸借対照表、寄付金を含む財務報告書の確認です。彼は、提案されている2025年度委員会予算についても検討すると付け加えました。彼は広報予算についてのみ知っていたが、ジェフも自身の予算を提出したと説明しました。ジェフは、以前に提出済みであることを確認しました。

フェリックスは、責任声明で締めくくる前に、何か議論すべき事項があるか尋ねました。フェリックスは議題の確認を終えました。

予算差異の確認

彼は次に、予算差異について簡単に説明しました。寄付金に関してはまた良い月であり、大きな差異はなかったため、議論することはあまりないと述べました。彼は、組織費用が予算と比較して大幅に削減されており、特に総管理費において顕著であることを強調しました。また、技術専門職員に費やされると予想されていた費用も大幅に削減されました。フェリックスは追加のコメントはなく、予算差異について質問や追加事項があるか尋ねました。バリーはフェリックスに、確認のために上に戻ってゆっくりスクロールするよう依頼しました。フェリックスはそれに従い、バリーに質問があるか尋ねました。バリーは、予算に対して支出が少ないようだと指摘しました。フェリックスは同意し、彼らが基準を大幅に上回っており、支出が常に予測を下回っていると述べました。これで予算差異に関する議論は終了です。

質問やフィードバックなし

貸借対照表の確認

貸借対照表については、フェリックスは特に付け加えることはありません。彼は、当座預金に84,000ドル、市場に55,000ドルがあり、これが彼らの慎重な準備金となり、現金総額は140,000ドルになると述べました。スーザンはフェリックスに、慎重な準備金は予算の半分として設定されていると指摘し、上にスクロールするよう求めました。フェリックスはそれを確認し、84,000ドルのドリームファンドがあると付け加えました。今年の予算は約100,000ドルです。スーザンは、彼らが実質的に30,000ドル超過しており、準備金よりも30,000ドル多いことを強調しました。フェリックスは同意し、翻訳および通訳の新しいサービスに切り替えたことで一部の節約ができたと述べました。

質問やフィードバックなし

寄付シートの確認

彼は寄付金シートに移り、先月のグループ寄付金には通常からの大きな逸脱はなかったと述べました。

フェリックスは、スーザン、バリー、または他の誰かに何か追加事項があるか尋ねました。スーザンは、以前から疑問に思っていたこと、つまり寄付金がどの国から来ているかを特定する方法があるかどうかを提起しました。フェリックスは、PayPalがいくらかの内訳を提供できるが、現時点では詳細を持っていないと答えました。彼はそれを調査することを申し出て、スーザンは感謝しました。バリーは、個人からの寄付が先月と比較して増加し、グループ寄付に統合されつつあるかどうかを評価しようと尋ねました。フェリックスは、先月の個人からの寄付が488ドルであり、今月は合計455ドルの寄付があったと述べました。

質問やフィードバックなし

フェリックスは次に、スーザンに他に何か追加事項があるか尋ねました。スーザンは、最近グレープバインのポッドキャストに出演し、それが刺激的だったと話しました。フェリックスは、それを彼女に対して確実に利用するだろうと冗談を言いました。

会議は次に、提案された2025年度委員会予算に移りました。フェリックスは書類を持っていないようだったので、ジェフに画面を共有するよう依頼しました。しかし、ジェフは別の会議のために退席しなければならなかったため、ジェフが戻ったときにバリーが画面を再共有しました。

広報委員会予算

ランディはジェフが他のことで忙しいと述べたため、フェリックスはレスリーに話を向けました。レスリーは、彼女の知識を超える部分を説明するために、すべての代理委員長が出席していると述べました。彼女は、予算の改訂には、2名のメンバーが2025年国際大会のオンライン版に参加するための追加の70ドルが含まれていると説明しました。これにより、彼らはその設定方法を確認でき、次回のOIAA国際大会に役立つ可能性があります。

会費と購読料に移り、フェリックスはポールにメタデータスクラビングサービスについて詳しく説明するよう依頼しました。ポールは、このサービスがアーカイブにとって極めて重要であり、アーカイブ資料を共有する人々の身元を保護するのに役立つと説明しました。Word文書に添付された作成者名のようなメタデータは、意図せず身元を明らかにする可能性があります。その目的は、匿名性を保護するためにそのようなデータを削除することです。このサービスの暫定予算は300ドルですが、費用は変動する可能性があります。無料のソリューションも存在しますが、データセキュリティに関する懸念があるため、有料サービスの利用を検討しています。

フェリックスはポールとランディに感謝し、彼らがすでに3つ以上の異なるサービスプロバイダーを検討しており、これが大体の概算であるため、この数字になったのは間違いないと述べました。ポールは同意し、これはメタデータスクラビングソフトウェアの実例と費用に基づいていると述べました。レスリーはポールに感謝し、次に、グーグルが夏頃にランディが使用したがっているビデオプログラムを発表する予定だと述べました。しかし、それに関する情報はまだ多くありません。

レスリーはランディに、関連費用についてさらに背景を説明するよう依頼しました。ランディは「ありがとう」と言って話し始め、レスリーは彼を彼らのビデオの達人として紹介しました。ランディはユーモラスにその肩書きを認め、現在、グーグルには本格的なビデオ作成プログラムがないと説明しました。Googleスライドは映画制作のための非常に基本的なツールであり、彼らのニーズには適していません。グーグルは、Google Vidと呼ばれるものを含むAIプラットフォームであるGeminiを展開しています。このツールは、ユーザーのプロンプトに基づいてビデオを自動的に作成できます。

ランディは、これが彼らのOIAAワークスペースにどのように統合されるかについての具体的な詳細はないと付け加えました。グーグルのプログラムに参加するのに費用がかかるのか、既存のセットアップでアクセスできるのかは不明です。費用をまだ完全に理解していないため、予算に500ドルを暫定的に割り当てています。彼は、Google Vidを追求することを決定した場合、彼らの技術チームがワークスペース内での適合性を評価する必要があると提案しました。ランディとレスリーは、進捗状況を把握するために、交互に技術会議に出席する予定です。

レスリーは、マークともこの件について話し合い、彼も調査を行ったことを確認しました。それは依然として謎のプログラムですが、利用可能になれば迅速に導入したいと考えています。彼らは、それが継続的な費用ではなく、2024年の1回限りの費用であると仮定して、500ドルの暫定予算に落ち着きました。フェリックスは500ドルでは不十分ではないかと疑問を呈し、それが年間費用であるかどうかを尋ねました。ランディとレスリーは、それが年間費用になるとは考えていないが、より多くの情報が得られるまで500ドルを暫定予算として使用していると説明しました。

バリーはレスリーに質問を投げかけ、この技術が他の技術ではなくビデオ会議に分類されるべきではないかと疑問を呈しました。レスリーは、それは会議ソフトウェアではなく、Microsoft PowerPointのようなビデオ作成ツールに近いものであり、そのため会議の下に置かれなかったと説明しました。バリーは彼女の明確化に感謝しました。

フェリックスはレスリーに別の質問をしました。彼は当初、これがGoogle広告予算に属するのではないかと考えていたため、その点を確認したいと思いました。レスリーは、関連性はあるかもしれないが、プログラムがまだアルファテスト中であるため、まだ確信はないと答えました。彼らは、これが利用可能になったら予算から削除し、予算外の要求として再提出する可能性について議論しました。

スーザンは口を挟み、資金が利用可能であることを考慮し、今のところ暫定予算として残しておくことを提案しました。必要であれば、後で追加資金を要求できると述べました。

レスリーは専門家費用について議論に移りました。彼らは、それぞれ3分から6分の長さの主要なビデオを3本作成し、現在YouTubeチャンネルで公開しています。彼らはこれらのビデオにASL（アメリカ手話）のウィンドウを埋め込みたいと考えています。割り当てられた500ドルは、アルコホーリクス・アノニマスのメンバーでもあるASL通訳者の費用に充てられます。そのため費用は高くなりますが、それだけの価値があります。ランディは、ASL通訳者が「OIAAとは何か？」のような対外的なビデオをよりアクセスしやすくするのに役立つと付け加えました。

レスリーはランディに、彼らの「ハウツー」ビデオにASL通訳者が必要かどうか尋ねましたが、ランディは対外的なコンテンツの方がより重要だと示唆しました。ランディは、そのプロセスには通訳者がZoomセッションに参加し、それを録画し、その後ビデオを編集してASL通訳を含めることが含まれると説明しました。レスリーは、万が一のために予算をわずかに超過して計上したことを認めました。

ランディは、2025年国際大会のオンライン参加のための70ドルの予算に関する以前の項目に戻りました。彼らは、将来のイベントに役立つ可能性のあるイベントのビデオを60ドルで購入する予定です。ランディは、有料登録がどのように自給自足を支援し、追加の利益をもたらすかを理解することの価値を強調しました。レスリーは、この60ドルの費用を予算に含めるよう更新することを申し出ました。ランディは同意し、それはアーカイブを強化できる小さな追加だと述べました。

レスリーはフェリックスに、予算を今調整すべきか、後で再提出すべきかについて指示を求めました。フェリックスは、少額であるため問題ないはずなので、メールで再提出できると述べました。しかし、彼は継続中の問題のため、ASL通訳者に関する決定には躊躇しました。レスリーはこれらの懸念を認識し、必要であれば対処する準備ができていると述べました。

彼らは予算を再提出し、会計担当者が戻ったときに議論を再開することに同意しました。

広報委員会の予算要求は保留されました

フェリックスは全員に感謝して会議を締めくくりました。彼はジェフが通話を退出したようだと述べました。ニッキーに目を向け、フェリックスは彼女が送った議事録をまだ配布していないことを謝罪しました。彼は、全員が議事録を確認する時間を十分に取るまで、議事録の確認を延期することを提案しました。

フェリックスはスーザンに、責任声明で会議を閉じるよう依頼しました。