Participantes:
Jeff b., Secretário
jennifer b., Tesoureira
nona c., vice-coordenadora
felix e., tesoureiro alt.Amelia l., secretária alt.
mark m., coordenador de tecnologia
susan r., coordenadora

Susan R., a Coordenadora, abriu a reunião às 17h02 EST com a Oração da Serenidade.

Revisão do orçamento – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer relatou que quando todas as solicitações orçamentárias foram totalizadas para 2024, o valor foi de 162.000 $, o qual não podemos sustentar.
• Jennifer e o comitê de Finanças tinham várias questões sobre o orçamento de Tecnologia.
  • Houve uma questão sobre a despesa de participação na Conferência, que Mark esclareceu que deveria ser 3.000 $.
  • Jennifer questionou a despesa de 30.000 $ para manutenção do site usando trabalhadores especializados. Mark explicou que esse custo era necessário à medida que o uso do site se expande e se torna mais complexo.
  • Houve outra questão sobre a necessidade de 10 contas Zoom. O pensamento inicial era que poderíamos utilizar o Google Meet para agendar reuniões a qualquer momento, por qualquer comitê. No entanto, ninguém gostou de usar o Google Meet. Mark afirmou que não podemos voltar a usar uma única conta Zoom para 14 comitês. Vamos adquirir uma licença Zoom Professional que tem um requisito mínimo de 10 licenças.
  • Mark afirmou que havia um valor grande no orçamento para desenvolvimento do site porque o comitê de Tecnologia está incerto sobre quais projetos serão necessários. Mark concordou em reduzir esse valor pela metade.
• Jennifer relatou que com o ajuste do orçamento de Tecnologia e várias outras mudanças, o orçamento ficará entre 108.000 $ e 109.000 $. Ela informará aos Comitês quais mudanças estão sendo feitas em seus orçamentos.
• Ela afirmou que no final do ano teremos cerca de 100.000 $, o que indica que não teremos dinheiro suficiente para fazer quaisquer repasses a outras entidades de AA este ano.
• O Conselho discutiu a ideia de fazer repasses e concordou que não fazer repasses não é um problema. Nosso foco tem que ser a capacidade de conduzir os negócios da OIAA.

Aprovações da Reunião do Conselho e relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Susan relatou que temos 3 conjuntos de reuniões do Conselho para aprovar.
• Jeff revisou as atas da reunião do Conselho de 9^º de maio de 2023, que foram preparadas por Susan R., nossa Coordenadora. Como Jeff estava no hospital naquela data, Nona ainda não havia se tornado membro do Conselho e Jennifer estava temporariamente indisponível, Susan forneceu aprovação para estas atas.
• Jeff em seguida revisou as atas da reunião do Conselho de 18^º de julho. Não houve comentários ou correções. Nona C. fez uma moção para aceitar as atas de 18^º de julho conforme apresentadas, que foi secundada por Susan R. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• Jeff revisou o conjunto final de atas da reunião do Conselho de 8^º de agosto. Susan pediu a Jeff para remover a designação “Coordenadora interina” e apenas se referir a ela como Coordenadora. Susan R. fez uma moção para aceitar as atas de 8^º de agosto conforme modificadas, que foi secundada por Nona C. As atas foram aprovadas por unanimidade.
• Jeff afirmou que preparou uma planilha com todas as atas pendentes das reuniões do Conselho que ele e Amelia usarão para acompanhar a conclusão de todas as atas pendentes do Conselho. Amelia preparará algumas das atas e Jeff preparará o restante das atas.
• Jeff relatou que houve problemas com as gravações das reuniões do Conselho de 11^º de julho e 23^º de julho, então não há gravações disponíveis para estas duas reuniões. Susan afirmou que tem anotações dessas reuniões do Conselho que enviará quando tiver tempo.
• Jeff relatou que adicionou a obtenção de uma apólice de seguro de responsabilidade civil para a organização ao orçamento da Secretaria para o próximo ano. Isso provavelmente custará cerca de 500 $ e é adicional ao seguro D&O que também será renovado.
• Jeff apresentou Amelia L. ao Conselho e relatou que havia pedido a Amelia para servir como Secretária Alternativa. Amelia descreveu seu serviço anterior na OIAA e à Irmandade ao Conselho anteriormente.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer revisou a Variação Orçamentária para setembro e afirmou que tivemos 8.700 $ em receita. Ela mencionou várias das despesas que incorremos.
• Jennifer revisou o relatório de Contribuições e afirmou que houve 75 indivíduos e grupos que contribuíram para os 8.700 $. Um grupo que Jennifer mencionou foi um grupo chamado Sober in China que contribuiu com 786 $ e que não havia contribuído anteriormente. Susan perguntou se poderíamos preparar um relatório das contribuições de cada grupo para o ano e Jennifer disse que poderia.
• O Balanço mostra que temos 99.000 $ no banco com 5.000 $ reservados para a Convenção Internacional, deixando-nos com fundos disponíveis de 94.000 $.
• Jennifer relatou que houve alguns problemas com a viagem do NAATW. Jennifer perguntou ao Conselho se deveria fazer Matt e Melinda pagarem a diferença de 50 $ entre os hotéis que eles pediram a Jennifer para reservar e o hotel que eles reservaram. O consenso do Conselho foi que eles deveriam pagar a diferença. O Conselho também concordou que a OIAA reembolsará a participação em conferências apenas pela duração da conferência, a menos que os voos exijam que o indivíduo chegue na noite anterior.
• Jennifer revisou os orçamentos apresentados pelos Oficiais e Coordenadores de Comitê conforme segue e solicitou aprovações:
  • Orçamento da Coordenação. O orçamento original de Susan para reuniões do Conselho e Assembleias era de 19.000 $ para tradução. Trabalhando com o comitê de Finanças, Susan reduziu as traduções das reuniões do Conselho para 1 idioma e Assembleias para 3 idiomas, resultando em uma redução de quase 11.000 $ para 8.320 $. O Conselho aprovou unanimemente o orçamento da Coordenação.
  • Orçamento do CPC. O Comitê solicitou 5.000 $ para um vídeo e adicionou mais 5.000 $ ao seu orçamento. O comitê de Finanças não foi favorável aos 5.000 $ para o vídeo ou ao acréscimo de 5.000 $ sem propósito declarado. O Conselho votou unanimemente para não aprovar o orçamento do CPC conforme apresentado.
  • Comitê de Convenção. Terry modificou seu orçamento para comprar apenas 2.000 pins de lapela em vez de 6.000. Jennifer relatou que o comitê de Finanças não é favorável à compra de pins de lapela e pediu opiniões de outros membros do Conselho. Jeff afirmou que sentia que os pins de lapela não eram “tralha de bêbado” e que são uma maneira de informar os participantes sobre a OIAA. Ele também discutiu como sua Área nas convenções proporcionou um momento. Nona e Susan comentaram que eram favoráveis aos pins de lapela. O Conselho aprovou o orçamento da Convenção.
  • Comitê de Finanças. Havia 15.000 $ no orçamento para uma auditoria externa. O comitê de Finanças sentiu que este era um valor grande para gastar em uma auditoria e cortou o valor para 2.500 $ para quaisquer atividades relacionadas à contabilidade. Jennifer mencionou que gostaria de contratar uma empresa para discutir a possibilidade de fazer contribuições usando fundos excedentes internacionalmente. Jeff mencionou que isso foi levantado antes e o Conselho decidiu não fazer contribuições internacionais. Ele também mencionou que tínhamos um compromisso com Pro Bono agendado para examinar fazer contribuições internacionais que foi cancelado. Jennifer afirmou que gostaria de reabrir a possibilidade de fazer contribuições internacionais com fundos excedentes. O Conselho aprovou unanimemente o orçamento do comitê de Finanças.
  • Comitê de Unidade. O Comitê tem duas despesas principais para o próximo ano de 10.200 $ para a Convenção e 8.000 $ para traduções. Seu orçamento também incluía traduções para 2 idiomas nas reuniões do comitê de Unidade. O Conselho aprovou o orçamento do comitê de Unidade.
  • Não houve questões ou preocupações. O Conselho aprovou unanimemente o orçamento da Secretaria.
  • Fórum IGR. O orçamento do Fórum IGR incluía traduções para 4 idiomas para 4 reuniões por ano. O Conselho aprovou unanimemente o orçamento do Fórum IGR.

Relatório do presidente – Susan R., presidente

• Susan forneceu seu relatório de coordenação ao Conselho.
• Daqui para frente, as reuniões Combinadas do Conselho focarão em relatórios dos comitês. Os Coordenadores dos Comitês serão solicitados a fornecer relatórios trimestrais conforme especificado no Estatuto.
• Susan afirmou que tem entrado em contato com Jon, o coordenador do PIC, para determinar onde eles estão com o desenvolvimento de seu estatuto. Susan não teve nenhuma resposta de Jon.
• Susan afirmou que teve uma discussão com o comitê de Unidade sobre a listagem de grupos do WhatsApp que atualmente não listamos.
• Susan relatou que tem lidado com uma questão de comportamento predatório em um grupo de 24 horas. Jennifer expressou preocupação que o envolvimento de Susan com uma questão de grupo poderia expor a organização a ação legal.
• Comunicações pediu um slogan de 7 palavras para a organização. Nona afirmou que tem alguns exemplos disso.
• Susan relatou que em 5 de setembro, as Diretrizes foram entregues ao comitê de Comunicação para que eles padronizassem o documento, o que eles fizeram.
• Susan relatou que ela e Jeff entraram em contato com Pro Bono para revisar nossos documentos legais e nosso processo de Porta Aberta.
• Houve uma discussão sobre o status dos Comitês ad hoc atuais. Houve uma questão sobre o que fazer com o comitê de Comunicações e o tratamento de atualizações do Estatuto e Diretrizes. Susan afirmou que gostaria de ver o comitê de Comunicações continuar e Jeff sugeriu que o comitê de Comunicação provavelmente deveria ser transformado em um comitê Permanente. Jennifer sugeriu que as mudanças no Estatuto e Diretrizes são pequenas e poderiam ser tratadas sem um comitê. Jeff apontou que há pelo menos 10 mudanças pendentes no Estatuto que exigirão um comitê que poderia ser um comitê ad hoc. Susan sugeriu que um comitê de Revisão do Estatuto poderia ser um subcomitê do Conselho.
• Susan afirmou que a discussão dos comitês ad hoc e outras questões como grupos do WhatsApp e uma troca de palestrantes serão discutidas na reunião do Conselho de outubro.

Vice-coordenadora – Nona c., vice-coordenadora

• Nona relatou que a agenda para o Fórum IGR de 28/10 foi concluída e publicada no site. O Fórum incluirá uma orientação IGR de 10 minutos e dois comitês serão destacados, Steppers e PAC. Também haverá uma Cesta de Perguntas.
• Nona mencionou que as descrições de cargo para o curador Internacional e o Curador Geral foram aprovadas pelo comitê de Diretrizes e as revisou com o Conselho.
• Nona afirmou que enviará por e-mail a Orientação IGR ao Conselho.
• Nona mencionou que apenas 25% do Conselho combinado (Oficiais e Coordenadores de Comitê) forneceram suas respostas às questões do Inventário. O Conselho discutiu como proceder. Jeff sugeriu que tenhamos alguém externo à organização para supervisionar uma reunião de consciência de grupo e que ações específicas e um plano de ação sejam desenvolvidos. Nona afirmou que ela sente que devemos passar pelas Eleições e o Orçamento e então determinar como avançar com estas questões. O Conselho decidiu revisitar estas questões em 2024.
• Nona relatou que está trabalhando com os Comitês para criar ou revisar seus estatutos. Nona tem trabalhado com o comitê de Unidade em seu estatuto e entrou em contato com o comitê CPC mas ainda não teve resposta.

Relatório do Coordenador de Tecnologia – Mark M., Coordenador de Tecnologia

• Mark relatou que Matt e Josh fizeram um ótimo trabalho apresentando nosso Diretório na Conferência NAATW.
• Mark afirmou que Tech Steppers rotacionou seu coordenador e Dave W. é o coordenador recém-eleito. Mark expressou preocupações que Dave W. tem muitas responsabilidades nos comitês de Tecnologia e outros.
• Jennifer levantou a questão de que o comitê de Unidade gostaria de contratar a Tech 12 por 10.200 $ para ajudar com sua Convenção planejada para 2024. Jennifer perguntou a Mark se ele achava que isso era razoável, e Mark respondeu que ele entende que eles são bons em executar eventos zoom em larga escala, mas são caros. Jeff afirmou que ele tem muita experiência com a Tech 12 e que é preciso ter cuidado com a alteração do contrato que faz o custo aumentar. Jennifer revisou a proposta da Tech 12 com o Conselho e tanto Mark quanto Jeff sentiram que a proposta era razoável.
• Jennifer levantou a questão de que o comitê de Unidade está planejando cobrar pelo evento. Ela acredita que isso seria arrecadação de fundos, algo que não fazemos. Os outros membros do Conselho também não eram favoráveis a cobrar pelo evento. No entanto, pedir contribuições da 7^ª Tradição será feito. Nona sentiu que cobrar pelo evento prejudicaria a participação internacional.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 20h02 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Nona C. fez uma moção para aceitar as atas de 18^º de julho conforme apresentadas, que foi secundada por Susan R. As atas foram aprovadas por unanimidade.
2. Susan R. fez uma moção para aceitar as atas de 8^º de agosto conforme modificadas, que foi secundada por Nona C. As atas foram aprovadas por unanimidade.
3. O Conselho aprovou unanimemente os orçamentos da Coordenação, Secretaria e Fórum IGR, bem como os orçamentos dos comitês de Unidade, Convenção e Finanças.
4. O Conselho unanimemente não aprovou o orçamento do CPC.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA