Participantes:

Beth a., curadora internacional

Lesliee A., coordenadora de comunicações

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-coordenadora

Mark m., presidente de tecnologia

Papa Don, IGR, Center City em Edmonton

Naterena P-C, IGR, AA Serenidade, candidata a Secretária Suplente

Susan r., presidente

Renee R., IGR Suplente, AAHomeGroup.org

Susan R., a Coordenadora, deu início à reunião e a abriu com a Oração da Serenidade às 14h02 EST. Susan deu as boas-vindas aos nossos convidados e lembrou-os de apenas ouvir.

Revisão das atas da Diretoria de Oficiais – Jeff B., Secretário

• Jeff revisou as atas da reunião da Diretoria de 14/1. Ele informou que recebeu correções de Susan e Jennifer que foram feitas. Jennifer apontou um erro de ortografia. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas conforme emendadas, que foi apoiada por Nona C. As atas de 14/1 foram aprovadas por unanimidade.

Candidata a Secretária suplente – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que sua anterior Secretária suplente, Amelia L., teve que se afastar por motivos pessoais. Ele então enviou um pedido para uma nova Secretária suplente e Naterena P-C. manifestou interesse.
• Jeff a apresentou à Diretoria e Naterena informou a Diretoria sobre suas qualificações. Naterena declarou que tem servido em seu grupo base desde 2013 como coordenadora e recepcionista. Ela fez a transição para um grupo online onde atualmente serve como IGR. Ela mencionou seu trabalho profissional em educação e sua formação educacional. Ela também nos contou que é esposa e mãe de 4 filhas adultas e tem 3 netos. Ela está atualmente trabalhando os Passos novamente com sua madrinha.

Questão com o recebimento de cheques de uma empresa – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer informou que recebemos cheques de uma conta empresarial em nome de um grupo. Ela estava preocupada que o cheque estava vindo de uma entidade externa e não do grupo. Ela também mencionou que este indivíduo havia configurado uma contribuição recorrente desta mesma conta empresarial e que por enquanto ela suspendeu a contribuição desta conta empresarial até que a Diretoria decida o que fazer.
• Nona levantou esta questão na reunião de trabalhadores especiais do ICOAA. Houve uma resposta mista dos participantes desta reunião, com a maioria dos participantes declarando que aceitariam estes cheques.
• Jennifer declarou que poderíamos manter a conta suspensa e devolver o dinheiro ou poderíamos manter a contribuição mas não aceitar contribuições adicionais ou manter a contribuição e continuar a aceitar contribuições futuras.
• Mark declarou que ele faz parte deste grupo, conhece o indivíduo e acredita que devemos continuar a aceitar estas contribuições.
• Mark M. fez uma moção para aceitar as contribuições desta conta empresarial em nome de um grupo e continuar a aceitar contribuições futuras. Jeff B. apoiou a moção. Houve alguma discussão e a Diretoria votou 3 a 2 para aprovar a moção. A opinião minoritária foi dada mas, como não houve moção para reconsiderar o voto, a moção foi aprovada.

Questões tecnológicas para a convenção internacional – Beth A., curadora internacional

• Beth levantou a questão sobre o que era possível da perspectiva tecnológica para o registro na Convenção Internacional de outubro. Ela mencionou que um processo de registro nos permitiria saber quem estava participando e obter informações úteis como seus endereços de e-mail. Ela declarou que exigir registro prévio aliviaria algumas das preocupações que estão sendo expressas sobre segurança.
• Mark perguntou se a Tech 12, que está cuidando do componente técnico do evento, tem registro como parte de seu serviço. Beth informou que não e que dependeriam de nós. Mark declarou que ele e Beth podem conversar offline sobre isso e depois falar com a Tech 12.
• Beth também mencionou que seria bom ter um aplicativo para o evento. Mark respondeu que não temos os recursos técnicos para construir um aplicativo. Ele declarou que a organização TIAA usa um aplicativo para suas conferências e ele verificará com eles se poderíamos utilizar seu aplicativo.
• Jennifer declarou que ela pensava que o registro estava incluído como parte dos serviços oferecidos pela Tech 12.
• Beth levantou questões de dois grupos de mulheres que se inscreveram para a Conferência Internacional sobre se estas reuniões poderiam permanecer reuniões de mulheres onde homens não poderiam participar. Uma das reuniões é uma reunião indiana onde elas não querem que homens participem.
  • Jennifer mencionou que ela não é a favor de ter reuniões onde há restrições como parte das Convenções Internacionais
  • Jeff declarou que realizar uma Convenção Internacional terá complexidades que precisaremos abordar e aprender com elas. Ele também declarou que ele sentiu que como permitimos reuniões de Homens e Mulheres na OIAA, devemos permitir isso para nossa Convenção também.
  • Nona expressou preocupações de que estas reuniões especializadas terão questões de segurança adicionais.
  • Beth respondeu que haverá dois níveis de segurança no nível da Convenção e para cada grupo individual.

Falando em uma reunião de Distrito Online – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que foi convidado para falar sobre a OIAA na reunião do Distrito 33, que é o Distrito online na Área 58 Oregon. Jeff perguntou à Diretoria se havia algum problema com ele fazer esta apresentação.
• A Diretoria não levantou nenhuma objeção a Jeff fazer esta apresentação.

Revisão do estatuto do PIC – Nona C., Vice-coordenadora

• Nona revisou o estatuto do PIC com a Diretoria incluindo a missão e propósito e os papéis dos membros do comitê junto com várias mudanças que foram feitas.
• Mark M. fez uma moção para aceitar o estatuto do PIC conforme apresentado, que foi apoiada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Revisão do estatuto de Comunicações – Lesliee A., Coordenadora de Comunicação

• Lesliee revisou o estatuto de Comunicação com a Diretoria incluindo a missão e propósito e os papéis dos membros do comitê incluindo os coordenadores suplentes, junto com várias mudanças que foram feitas a pedido da Diretoria.
• Nona C. fez uma moção para aceitar o estatuto de Comunicação com uma emenda para um suplente que foi apoiada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Relatório de tecnologia – Mark M., presidente de tecnologia

• Mark informou que temos um profissional de serviços web com quem ele está acertando os termos e que deve começar na próxima semana e meia. Uma nova membra, Trish, também se voluntariou para fazer parte da equipe de serviços web.
• Mark declarou que Melinda ainda está prestando serviços para nós até o novo web.
• Mark informou que o próximo projeto de tecnologia será examinar a função de Registrador e determinar como desenvolver um diretório de grupos.

Relatório da Presidente – Susan R., presidente

• Susan informou que participou da reunião do ICOAA e soube que há um subcomitê de Comunicação que se reúne com o GSO trimestralmente. Na reunião deste trimestre, houve uma discussão sobre a distribuição de um e-mail com perguntas sobre a escrita dos Fundadores que foi distribuído pelos membros e alguns Intergrupos, mas era destinado apenas para delegados de Área.
• Susan transmitiu um pedido de Lesliee para postar eventos no calendário com informações do Zoom e solicitar intérpretes o mais rápido possível.

Relatório da vice-presidente – Nona c., vice-presidente

• Nona declarou que ela tem explorado o uso do DeepL mas é muito caro. Ela explicou que DeepL é um software que traduz documentos para outros idiomas. Não está orçado para este ano e não se encaixaria em um pedido não abreviado. Ela declarou que o custo seria de 280 dólares por mês.
• Jeff perguntou se olhamos o ChatGPT que é um software gratuito e a resposta foi não. Ele declarou que Felix E., nosso Tesoureiro suplente, usou este software para traduzir documentos para o espanhol.
• Nona mencionou que tem participado das reuniões do ICOAA, o que tem sido benéfico.
• Nona mencionou que a Diretoria precisa trabalhar em uma declaração de missão e que ela enviará as informações relacionadas ao trabalho feito até agora.
• Nona declarou que está trabalhando na coordenação da declaração de Denunciante com a política de Porta Aberta e a declaração de decoro e está procurando completar este trabalho antes de nossa Convenção Internacional.
• Nona informou que todos os estatutos exceto dois (Correções e CPC) estão completos e que o CPC está chegando em breve.
• Há uma mudança em nossos Estatutos que será apresentada em breve para mudar a declaração de que as renúncias são desejadas por escrito mas não são obrigatórias.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff declarou que trabalhar em uma declaração de missão é importante mas que também precisamos fazer algum planejamento estratégico que poderia começar em abril depois de aprovar os Estatutos.
• Jeff mencionou que ele também tem mantido registro de várias mudanças que deveríamos considerar fazer nos Estatutos que deveríamos considerar examinar começando em abril. Jeff declarou que ele estaria disposto a presidir um comitê ad hoc de revisão dos Estatutos.
• Jeff mencionou que ele ainda não nomeou Naterena como Secretária suplente mas ele está encorajado por sua discussão com ela e que ela foi convidada e compareceu.
• Jeff forneceu uma atualização sobre as atas das reuniões da Diretoria que não foram completadas devido à sua doença no ano passado. Ele mencionou que está quase em dia e que discutiremos outro conjunto de atas anteriores, as atas da reunião da Diretoria de 20/6 em sessão Executiva. Ele mencionou que Amelia estava trabalhando nas reuniões de 11/7 e 23/7 que ele precisará completar agora.
• Ele declarou que nenhum trabalho adicional foi feito no Livro da Diretoria.
• Jeff informou que estamos prontos para comprar a apólice de responsabilidade adicional bem como renovar nossa apólice D&O que verá um aumento de 549 para 576 dólares. Ele declarou que precisaria de um cartão de crédito para fazer estas compras e Jennifer disse que enviaria a ele as informações sobre o cartão de crédito a ser usado.

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Jennifer informou que os relatórios de janeiro foram publicados no site.
• Jennifer informou que estamos cerca de 1.000 dólares acima do orçamento em contribuições.
• Ela mencionou que o Stripe está funcionando e recebemos nosso primeiro pagamento.
• Ela informou que nosso pagamento inicial para a Tech 12 foi feito.
• Jennifer revisou o relatório de Contribuição e mencionou que as contribuições individuais não são relatadas em uma única linha. Ela informou que tivemos uma contribuição de 800 dólares através do Stripe de um grupo da Nova Zelândia que contribuiu pela primeira vez.
• Jennifer revisou o relatório de Balanço com a Diretoria. Ela mencionou que o relatório foi aprimorado para renomear a conta Mercury Savings para Reserva Prudente.
• Jennifer mencionou que Erica havia enviado uma revisão financeira que não havia encontrado anomalias financeiras mas ela ainda não teve tempo de olhar a revisão.

Relatório do administrador internacional – Beth a., administradora internacional

• Beth A. informou que a primeira fase do planejamento para a Convenção Internacional que é a inscrição de grupos deve ser concluída até 1^º de março.
• Ela informou que os formulários de inscrição foram enviados e que tanto ela quanto Carlos D., o coordenador do comitê de Unidade, têm entrado em contato com grupos.
• Beth mencionou que ela tem coordenado com a Tech 12 e a próxima reunião é em 2^º de março.
• Beth mencionou que ela precisará usar uma licença adicional do Zoom para que possam agendar reuniões ao mesmo tempo que outras reuniões da OIAA. Jennifer informou que uma segunda licença foi comprada mas que as reuniões precisarão ser coordenadas com a equipe de Tecnologia.
• Beth declarou que ela está interessada em usar o AI Companion no Zoom para notas de reunião porque eles não têm um secretário para fazer atas.
• Beth declarou que os grupos que estão se inscrevendo para a Convenção Internacional estão empolgados para participar e apreciam que estamos ouvindo eles

Intérpretes – Lesliee A., coordenadora de Comunicações

• Lesliee discutiu a questão com os intérpretes de ASL solicitando um mínimo de 2 horas que a Diretoria não estava disposta a apoiar. Ela mencionou que está trabalhando para aprender como usar o Upwork. Uma questão com o Upwork é que os intérpretes não podem se comunicar antes da reunião.
• Lesliee informou que revisar as diretrizes do GSO tem sido útil.
• Ela informou que os intérpretes de ASL na sessão de Revisão de Diretrizes tiveram problemas para se comunicar entre si. Ela também informou que o intérprete de ASL que trabalhou conosco no passado não acreditava que o intérprete de ASL do Upwork fez um bom trabalho. Ela também está preocupada que o custo da interpretação estará aumentando.
• Nona declarou que precisaremos olhar atentamente para quais idiomas precisaremos de interpretação e que deveríamos perguntar aos nossos membros quais são suas necessidades.
• Jennifer concordou com Nona e perguntou se fomos solicitados a fornecer interpretação em ASL para a Revisão de Diretrizes. Ela declarou que devemos solicitar interpretação com pelo menos duas semanas de antecedência. Jennifer mencionou que o padrão para interpretação é contratar dois intérpretes.
• Beth mencionou que precisaremos de ASL para a Convenção Internacional já que um grupo de surdos já se inscreveu.
• Susan declarou que em seu aviso aos membros sobre qualquer evento ela pede que os membros comuniquem a ela suas necessidades de interpretação. Ela declarou que qualquer pessoa que esteja planejando um evento deve solicitar interpretação pelo menos duas semanas antes do evento.

A reunião foi encerrada às 16h24 EST quando a Diretoria entrou em sessão Executiva.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas conforme emendadas que foi apoiada por Nona C. As atas de 14/1 foram aprovadas por unanimidade.
2. Mark M. fez uma moção para aceitar as contribuições desta conta empresarial em nome de um grupo e continuar a aceitar contribuições futuras. Jeff B. apoiou a moção. Houve alguma discussão e a Diretoria votou 3 a 2 para aprovar a moção. A opinião minoritária foi dada mas, como não houve moção para reconsiderar o voto, a moção foi aprovada.
3. Mark M. fez uma moção para aceitar o estatuto do PIC conforme apresentado que foi apoiada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.
4. Nona C. fez uma moção para aceitar o estatuto de Comunicação com uma emenda para um suplente que foi apoiada por Jennifer B. A moção foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário da OIAA