Participantes:

Susan r., presidente

Vago., vice-presidente

Jennifer b., tesoureira

Jeff b. Secretário

Mark m., presidente de tecnologia

Beth a., curadora internacional

Barry M., Candidato para função Geral

Anita m., candidata a Secretária suplente

Susan R., a Coordenadora, deu início à reunião, pediu apresentações para a ata e então abriu a reunião com um momento de silêncio e a Oração da Serenidade às 14h05 EST.

Visão geral da pauta: atas, relatórios do Secretário e Tesoureiro, Sem assuntos antigos, novos assuntos

Aprovação da ata da reunião:

• Ata de 14 de abril de 2024: Jeff observou que não estava na reunião e as revisou.
  • Comentários: Jennifer perguntou se as atas foram carregadas no site. Jeff garantirá que sejam atualizadas conforme as atas anteriores são carregadas no site.
  • Moção: Susan pediu uma moção para aprovar a ata. Beth fez uma moção para aprovar a ata; Mark apoiou. Sem discussão adicional.
• Ata de 10 de março de 2024: Jeff observou que estas foram previamente revisadas e havia preocupações sobre a organização das atas. Jeff fez atualizações organizacionais nas atas e descreveu esses ajustes.
  • Comentários: Susan pediu que a ata reflita que o relatório de Jan sobre Diagnóstico Duplo foi lido na ata e o relatório está no Google Drive.
  • Moção: Susan pediu uma moção para aceitar. Mark fez uma moção para aceitar a ata e Beth fez um segundo para aceitar a moção. Sem oposição à aceitação.

Relatório do Secretário– Jeff b. Secretário:

• O secretário não envia um relatório todos os meses.
• Uma candidata a secretária suplente foi encontrada e está presente. Anita está em orientação e participando desta reunião hoje.
• Progresso no atraso das atas das reuniões. A planilha de acompanhamento do acúmulo foi carregada na pasta. Algumas pré-aprovadas e outras serão tratadas depois. Espera-se ter organizado antes da próxima reunião conjunta do Conselho de Administração (BOD) em julho. A reunião Executiva de março não foi concluída antes desta reunião. Ele terá elas prontas para a reunião Executiva de junho. Susan pediu a Jeff para ter todas as suas atas durante seu mandato disponíveis no Google Drive do BOD (BOD drive) na pasta do Secretário, bem como publicadas no site após aprovação.
  • Comentários: Jennifer perguntou sobre o status das atas de julho e agosto de 2023, Jeff identificou que as de julho estão sendo preparadas a partir das atas de Susan e as de agosto foram aprovadas e estão no BOD drive. Susan afirma que ela e o BOD precisam de acesso às atas aprovadas. O secretário é responsável por colocar as atas aprovadas anualmente na pasta do Conselho denominada: Atas Aprovadas. Tanto as atas do BOD quanto da Assembleia serão colocadas nas pastas apropriadas. Ambos os conjuntos de atas são os documentos mais solicitados.

• Status da Pesquisa de Membros: Começou no final de dezembro e foi até janeiro. A pesquisa de membros de 2023 teve 172 respostas, gerando um quórum atual de 43 para a Assembleia de junho. Em janeiro, o BOD aprovou uma pesquisa anual no mês de junho daqui para frente. Planejamento em andamento.
  • Comentários: Mark pediu a Jeff para marcar um horário para se reunir sobre a distribuição da pesquisa.

• Livro do Conselho: O voluntário anterior não poderá ajudar. Necessário atualizar documentos e depois mantê-lo atualizado. O progresso neste projeto será realizado por Jeff e secretário suplente. Possivelmente será mantido daqui para frente pelo secretário suplente.
• Renovações de Seguros: Renovados Seguros de Diretores e Oficiais da US LI de 1º de abril a 1º de abril de 2025, pago um pouco mais alto que no ano passado a 576 $ (540 $ no ano passado) e ambas as apólices serão adicionadas ao Livro do Conselho. Efetivo em 8 de maio de 2024, o novo seguro de Responsabilidade Geral através da Hiscox, não seguro profissional, prêmio de 346 $. Criando uma pasta de seguros separada especificamente para esses documentos.
  • Comentários: Jennifer estaria interessada em revisar a apólice de ambos. Assim que Jeff carregar esses seguros na pasta do Conselho, ele enviará e-mail ao conselho.

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Demonstração de Resultados de Abril: Abril foi o mês com maior geração de receita desde o início. A receita é um pouco mais de 9.700 $ AP. Despesas: 570 $ e descritas. Lucro líquido um pouco mais de 7.000 $.
• Variação Orçamentária: Comparado ao orçamento estamos no azul em 19.000 $ no ano até agora. Mencionou projetos especiais que ainda não foram gastos.
  • Comentários: Mark tem reuniões marcadas para começar a trabalhar em projetos especiais. Em relação à receita, ele acha que está ótima. Até onde ele sabe, nunca praticamos a 7^ª tradição em workshops ou eventos. Susan perguntou quais eram os projetos especiais. O projeto especial está relacionado ao diretório de membros.
• Balanço Patrimonial: Caixa pouco mais de 122.000 $ com 5.500 $ reservados para a Convenção Internacional da OIAA.
• Contribuições: Continuam a receber contribuições mais altas dos grupos conforme os grupos crescem. 62 grupos contribuíram no mês de abril.
  • Comentários: Susan perguntou se o mês trimestral é o motivo de abril ser tão grande? Jennifer observou que 3, 6, 9 e 12 são os piores e os outros meses tendem a ser mais altos. É assim que ela orça para o ano.

Discussão sobre viagem e participação no ICOAA: Jeff b., Secretário/Susan, coordenadora:

Histórico: Susan pediu que este item fosse colocado na pauta com o relatório Financeiro do Tesoureiro. Jeff estava se preparando para organizar sua viagem orçada aprovada de 1.500 $ para a conferência ICOAA em Las Vegas, NV. Ele buscou orientação sobre como funcionava a viagem orçada. Ele acredita que custará mais devido apenas à localização. Ele afirmou que Susan tinha 1.700 $ alocados no orçamento para sua participação. Ele está solicitando que sua viagem para a conferência seja aumentada em 200 $ adicionais (não orçados).

Discussão: Jennifer observou que o orçamento de Susan para 2024 não é 1.700 $ em 2024, é 1.500 $. Jennifer perguntou sobre detalhes da viagem de Jeff, e então observou sua experiência com viagens. As questões de Jennifer levaram a mais discussão sobre se a viagem selecionada era mais uma preferência em vez de prudente devido aos fundos serem aprovados em 1500 $. Jennifer observou que as Diretrizes afirmam que o Conselho pode votar em itens abaixo de 500 $. Neste caso, Jennifer solicitou que a questão fosse levada à Assembleia. Jeff afirmou que as Diretrizes lhe dão direções para pedir um voto aqui.

• Uma moção foi feita por Jeff para que o Conselho aprovasse um aumento de 200 $ em sua linha de viagem para a conferência ICOAA. Mark fez a moção. Sem segundo para a moção. Em vez disso, houve intensa discussão. A linguagem do tópico mudou de Discussão sobre Viagem e Participação na Conferência ICOAA para Solicitação de Aumento de Viagem Não Orçado de 200 $.

Discussão sobre Solicitação de Aumento de Viagem Não Orçado de 200 $: Jennifer pediu a planilha que Jeff havia preparado que o levou a pedir o aumento para melhor entendimento. Beth perguntou adicionalmente como a participação beneficia a OIAA e especialmente os grupos internacionais. Mark levantou uma questão de ordem sobre a OIAA participar da conferência, esclarecendo que a Assembleia aprovou tanto o orçamento quanto a participação. Beth esclareceu que o orçamento aprovado aprovou a participação não muda para a OIAA, são dois itens separados.

• Jeff fez uma moção para aprovar o aumento não orçado de 200 $ para viagem do secretário e foi apoiado por
  • O voto da maioria aprova a moção (3-2). Visitantes não podem votar.
    • Opinião minoritária observada: Beth procurando mais informações antes das discussões do Conselho no futuro.
  • Moção de Jennifer para levar isso à Assembleia já que não é um voto unânime. Beth apoia a moção.
    • Discussão: Susan afirmou que não haverá tempo na Assembleia. Mark observou que se ele fosse um membro da Assembleia e visse um pedido de 200 $ ir para a Assembleia quando o BOD tem o poder de aprovação, ele se perguntaria sobre o próprio BOD. Jennifer afirmou que tem uma responsabilidade fiduciária e Mark afirmou que todos têm.
    • Votação da Moção: Susan pediu aos favoráveis a levar o pedido não orçado de 200 $ à Assembleia, 3 se opuseram à votação de 5. Susan afirmou que isso levou mais tempo que o esperado e refletiu uma desunião do Conselho. Beth afirmou que este é o motivo do Inventário. Jennifer afirmou que deve levar este item à Assembleia em seu relatório.
    • Moção recusada: pela maioria do BOD.

Novos assuntos:

1. Posições de serviço/candidatos:

• Secretária Suplente Anita M. 15/01/1991 Upstate New York: atualmente secretária do grupo Eye-Openers Online em Nova Orleans. Ela também atuou como recepcionista, responsável pelo café, secretária do distrito por um momento, tesoureira do grupo, intérprete de Área para alguns workshops, RSG suplente, secretária agora. Profissionalmente trabalhou em cargos de CEO, atualmente é COO de uma Empresa Nacional. Serviu em vários BODs e especificamente em uma agência de recuperação sem fins lucrativos onde ela tinha sido recém-chegada cerca de 10 anos 15 anos antes. Desenvolveu estatutos para várias organizações sem fins lucrativos, serviu como presidente de Governança, Vice-Presidente, Secretária e Tesoureira. Tomou uma decisão consciente com sua madrinha de se envolver em reuniões online como principal forma de sua recuperação e, por sua vez, fará seu serviço nesse ambiente.
• Candidato a Conselheiro Geral do Conselho: Barry apresentou seu currículo de serviço ao grupo, e foi compartilhado na tela por Susan. Destaques de seu extenso currículo incluem coordenador de serviço sóbrio do grupo de reunião, secretário, tesoureiro e RSG do Distrito 28. Arquivista, MCR até que pudessem encontrar um novo, participou de reuniões de Área onde trabalhou no Comitê de Finanças, Comitê Operacional da Conferência Estadual, Manual de Serviço Estadual para Illinois do Norte. Em 2016, começou a participar de reuniões via Zoom na OIAA. Ele tinha sido um membro online através dos grupos Yahoo no final dos anos 90. Registrou seu grupo Zoom com a OIAA e se familiarizou com as questões da OIAA na época. Pediu para ser de serviço usando sua experiência com organizações sem fins lucrativos, para ajudar a resolver questões. Foi secretário da OIAA e observou o progresso das questões que atormentavam a OIAA maior.
  • Susan afirmou que o Conselho não discutiria os dois candidatos agora. Barry agradeceu ao grupo e deixou a reunião.
  • Jeff perguntou se estava tudo bem oferecer a Anita o papel de secretária suplente. Jennifer esclareceu que a suplente não precisa ser aprovada. Jeff só queria ser aberto e dar a oportunidade ao conselho. Mark deu as boas-vindas a Anita e Jennifer afirmou que todos se amam.
• O Anúncio de Vice-Coordenador será feito para julho e marcará uma nomeação para a reunião de negócios de setembro.

2. Pauta da Assembleia de Junho, Susan: Deu visão geral e pediu contribuições. Há um item para votar e o resto é um relatório. Jennifer pediu para adicionar a despesa não orçada à pauta. Mark observou que seria parte do relatório de Jennifer. Susan afirmou que pode ser atualizado nas atas de Jennifer para a Assembleia e seu relatório.

Jennifer também perguntou sobre a Política de Viagem, e se precisaria de aprovação do Conselho ou aprovação de Finanças. Susan gostaria que Jennifer elaborasse a Política de Viagem primeiro dentro do Comitê de Finanças e o grupo gostaria de discuti-la na próxima reunião do Conselho.

3. Subcomitê Ad Hoc de Inventário, Susan– O comitê determinaria o cronograma, questões, se um facilitador que é neutro sem uma agenda, e um relatório dos resultados do inventário. Mark nomeou Beth para ser a coordenadora. Beth aceitou. Jeff apoiou a moção. Voto unânime para Beth ser coordenadora do comitê.
4. Relatório da Coordenadora da OIAA, Susan: Relatório da Coordenadora está no drive do Conselho; ela passou muito tempo no PAC. Jan está trabalhando sozinha e tem feito um ótimo trabalho respondendo a reclamações. Susan observou o Comitê do Dia da Unidade. Alegação e Convenção.
5. Relatório do Coordenador de Tecnologia, Mark: começando os projetos especiais do Diretório de Membros. Adicionado botão de contribuição no topo da página da OIAA para o Tesoureiro. Recomendando um Dia de Serviço da OIAA para recrutamento do Comitê da OIAA. Susan recomendou uma Feira de Serviço para julho de 2024. Workshop de Segurança dos Tech Steppers programado para agosto.
6. Relatório da Coordenadora da Conferência, Beth: Registro em 1^º de junho. Intérpretes serão necessários, e o tipo decidido. Músicos sendo procurados, MC para o evento, comediantes. Temos três salas diferentes. Essas poderiam ter música de três países diferentes. Marketing e comunicações sobre o evento. Mídias sociais é onde as informações viajam como WhatsApp e reuniões fechadas do Facebook. Folhetos serão desenvolvidos e enviados. Só podemos esperar que as pessoas tratem as informações confidencialmente.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• Ata da Reunião de abril de 2024 aprovada, e março de 2024 aceita.
• Moção aprovada para aumentar a linha de viagem do secretário de 1500 $ em 200 $.
• Moção para levar a moção de aumento não orçado à Assembleia foi negada por voto majoritário de 3-2. Está dentro do escopo do Conselho aprová-la conforme as Diretrizes aprovadas pela Assembleia.
• Coordenadora do Subcomitê de Inventário Beth nomeada.

Itens da pauta de junho de 2024

• Política de viagem
• 7^ª tradição em workshops da OIAA

Respeitosamente submetido,

Anita M

Secretária alternada da OIAA