Atualização financeira – Out 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 12 de outubro de 2024
8:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Felix – Tesoureiro suplente
Barry – Veterano, membro antigo do Comitê de Finanças e Curador Geral
Leslie a – coordenadora do comitê de comunicações
Randy c. – suplente do Comitê de Comunicações – cinegrafista
Jeff – Secretário da OIAA
Kd – Kevin
Paul – suplente do comitê de comunicações – arquivista
Nicky w. – Secretária
Susan – Coordenadora da OIAA
Felix se apresenta como Tesoureiro Suplente da OIAA. Como devem começar com as apresentações, ele pede a KD para conduzir a Oração da Serenidade.
Felix agradece a todos e faz a volta da sala para apresentações, começando com KD. KD se apresenta como Kevin. Jeff se apresenta como Secretário da OIAA. Randy se apresenta como Vice-Coordenador do Comitê de Comunicações, especificamente ajudando com vídeos. Leslie se apresenta como Coordenadora do Comitê de Comunicações. Barry se apresenta como Veterano, membro antigo do Comitê de Finanças e Curador Geral. Paul se apresenta como Vice-Coordenador da Comunidade e Arquivista. Nicky se apresenta e menciona que está apenas ouvindo.
Revisão das atas de agosto e setembro
Felix olha a agenda e observa que a aprovação das atas é o próximo item. Ele menciona que enviará as atas após a reunião, então não tem certeza de como proceder com a aprovação neste momento.
Atas adiadas para a próxima reunião
O próximo item é uma revisão dos relatórios financeiros, que incluem a Variação Orçamentária, Balanço Patrimonial e Contribuições. Ele acrescenta que também verão os Orçamentos dos Comitês propostos para 2025. Ele esclarece que só sabia sobre o Orçamento de Comunicações, mas Jeff também enviou o seu. Jeff confirma que havia enviado há algum tempo.
Felix pergunta se alguém tem algum assunto para discutir antes de concluírem com a Declaração de Responsabilidade. Felix termina de revisar a Agenda
Revisão da variação orçamentária
Ele então passa para uma rápida apresentação da Variação Orçamentária. Ele diz que não há muito a discutir, pois foi outro bom mês em termos de contribuições, mas sem muita variação. Ele destaca que ainda estão indo muito bem, resultando em uma diminuição significativa nos custos organizacionais em comparação com o orçamento, especialmente nas despesas totais de administração. Também houve uma redução significativa no que se esperava gastar com o Trabalhador Técnico Especial. Felix não tem notas adicionais e pergunta se alguém tem perguntas ou algo a acrescentar à Variação Orçamentária. Barry pede que Felix volte ao topo e role lentamente para revisão. Felix atende e pergunta a Barry se ele tem alguma pergunta. Barry observa que parecem estar gastando menos que o orçamento. Felix concorda, observando que estão significativamente acima de sua âncora, com despesas consistentemente abaixo das projeções. Isso conclui a discussão sobre a Variação Orçamentária.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão do balanço patrimonial
Para o Balanço Patrimonial, Felix não tem muito a acrescentar. Ele observa que têm 84.000 $ em Conta Corrente, 55.000 $ em Mercado, que constitui sua reserva prudente, totalizando 140.000 $ em caixa. Susan pede a Felix para rolar para cima, destacando que sua reserva prudente foi estabelecida como metade do orçamento. Felix confirma isso, acrescentando que têm um fundo de sonhos de 84.000 $. O orçamento deste ano é aproximadamente 100.000 $. Susan destaca que estão essencialmente 30.000 $ acima e 30.000 $ à frente de sua reserva. Felix concorda, atribuindo algumas economias à mudança para um novo serviço de tradução e interpretação.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão da planilha de contribuições
Ele passa para a planilha de Contribuições, observando que não houve desvios significativos da norma nas contribuições dos grupos no último mês.
Felix pergunta se Susan, Barry ou alguém mais tem algo a acrescentar. Susan levanta uma questão sobre a qual tem pensado há algum tempo: se há uma maneira de identificar de quais países vêm as contribuições. Felix responde que o PayPal pode fornecer alguma análise, mas ele não tem os detalhes no momento. Ele se oferece para verificar, e Susan agradece. Barry pergunta sobre contribuições individuais em comparação com o mês anterior, tentando avaliar se estão sendo cada vez mais consolidadas em contribuições de grupo. Felix observa que tiveram 488 $ no mês passado para indivíduos e acrescenta que tiveram contribuições totalizando 455 $ este mês.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Felix então pergunta a Susan se ela tem algo mais a acrescentar. Susan compartilha que esteve recentemente em um podcast para o Grapevine e achou empolgante. Felix brinca dizendo que eles definitivamente usarão isso contra ela.
A reunião então passa para os Orçamentos dos Comitês propostos para 2025. Felix pede a Jeff para compartilhar sua tela, já que Felix parece não ter os documentos. No entanto, Jeff teve que sair para outra reunião, então Barry compartilha novamente a tela quando Jeff retorna.
Orçamento do comitê de comunicações
Randy menciona que Jeff está ocupado com outra coisa, então Felix se volta para Leslie. Leslie afirma que todos os seus vice-coordenadores estão presentes para ajudar a explicar qualquer parte além de seu conhecimento. Ela explica que a revisão do orçamento inclui 70 $ adicionais para dois membros participarem da versão online da Convenção Internacional de 2025. Isso permitirá que eles vejam como está organizada, o que pode ser útil para a próxima Convenção Internacional da OIAA.
Passando para taxas e assinaturas, Felix pede a Paul para explicar sobre o serviço de limpeza de metadados. Paul explica que este serviço é crucial para os arquivos, ajudando a proteger as identidades das pessoas que compartilham materiais de arquivo. Metadados, como o nome do criador anexado a documentos Word, podem revelar identidades inadvertidamente. O objetivo é remover esses dados para proteger o anonimato. O orçamento provisório para este serviço é de 300 $, embora os custos possam variar. Existem soluções gratuitas, mas elas trazem preocupações com a segurança dos dados, por isso estão considerando um serviço pago.
Felix agradece a Paul e Randy e diz que tem certeza que chegaram a esse número porque já olharam três ou mais provedores de serviços diferentes, e esse é basicamente o valor aproximado. Paul concorda, dizendo que é baseado em um exemplo real e custo para software de limpeza de metadados. Leslie agradece a Paul e menciona que em seguida, o Google deve lançar durante o verão um programa de vídeo que Randy está ansioso para começar a usar. No entanto, eles ainda não têm muitas informações sobre isso.
Leslie pede a Randy para dar mais informações sobre o custo associado. Randy começa dizendo “Obrigado”, e Leslie o apresenta como seu guru de vídeo. Randy reconhece o título com humor e explica que atualmente, o Google não tem um programa completo de criação de vídeo. O Google Slides é uma ferramenta muito básica para fazer filmes, não adequada para suas necessidades. O Google está lançando o Gemini, uma plataforma de IA, que inclui algo chamado Google Vid. Esta ferramenta pode criar vídeos automaticamente com base em comandos do usuário.
Randy acrescenta que não têm detalhes específicos sobre como isso se integraria ao seu espaço de trabalho da OIAA. Não sabem se custa algo para fazer parte do programa do Google ou se terão acesso com sua configuração existente. Alocaram 500 $ como reserva no orçamento, já que ainda não entendem completamente os custos. Ele sugere que se decidirem usar o Google Vid, sua equipe técnica precisará avaliar sua adequação ao espaço de trabalho. Randy e Leslie planejam alternar a participação em reuniões técnicas para se manterem informados sobre os desenvolvimentos.
Leslie confirma que discutiram isso com Mark, que também fez algumas pesquisas. Continua sendo um programa misterioso, mas se ficar disponível, querem adotá-lo rapidamente. Estabeleceram a reserva de 500 $, assumindo que pode não ser um custo recorrente, mas sim uma despesa única para 2024. Felix questiona se 500 $ não seria pouco e pergunta se é um custo anual. Randy e Leslie esclarecem que não acreditam que será uma despesa anual, mas estão usando 500 $ como reserva até que mais informações estejam disponíveis.
Barry levanta uma questão para Leslie, perguntando se esta tecnologia deveria ser categorizada como videoconferência em vez de outra tecnologia. Leslie esclarece que não é um software de conferência; é mais parecido com uma ferramenta de criação de vídeo como o Microsoft PowerPoint, por isso não foi colocado em conferência. Barry agradece o esclarecimento.
Felix faz outra pergunta a Leslie, querendo entender se isso pertence ao orçamento do Google Ads, já que inicialmente pensou que poderia ser. Leslie responde que pode estar relacionado, mas não tem certeza ainda, especialmente porque o programa ainda está em teste alfa. Eles discutem a possibilidade de remover isso do orçamento e reenviar como uma solicitação não orçamentada quando estiver disponível.
Susan intervém, sugerindo que deixem como reserva por enquanto, considerando que têm fundos disponíveis. Se necessário, podem solicitar fundos adicionais mais tarde.
Leslie passa a discutir honorários profissionais. Eles criaram três vídeos principais, cada um entre três e seis minutos de duração, que estão atualmente em seu canal do YouTube. Eles querem incorporar janelas de ASL nesses vídeos. Os 500 $ alocados pagarão intérpretes de ASL que também são membros de Alcoólicos Anônimos, portanto mais caros, mas vale a pena. Randy acrescenta que os intérpretes de ASL ajudarão a tornar os vídeos voltados para o público, como “O que é OIAA?” mais acessíveis.
Leslie pergunta a Randy se os intérpretes de ASL são necessários para seus vídeos “como fazer”, mas Randy sugere que é mais crítico para conteúdo voltado para o exterior. Randy explica que o processo envolve ter um intérprete participando de uma sessão Zoom, gravando-os e depois editando o vídeo para incluir interpretação em ASL. Leslie reconhece que orçaram um pouco a mais só por precaução.
Randy volta a um item anterior sobre um orçamento de 70 $ para participar da Convenção Internacional de 2025 online. Eles planejam comprar um vídeo do evento por 60 $, que pode ser útil para eventos futuros. Randy enfatiza o valor de entender como os registros pagos podem apoiar a autossuficiência e trazer benefícios adicionais. Leslie se oferece para atualizar o orçamento para incluir esta despesa de 60 $. Randy concorda, dizendo que é uma adição pequena que pode melhorar seus arquivos.
Leslie pede orientação a Felix sobre se deve ajustar o orçamento agora ou reenviá-lo depois. Felix diz que ela pode reenviá-lo por e-mail, pois não deve ser um problema para um valor tão pequeno. No entanto, ele hesita em decisões sobre intérpretes de ASL devido a questões em andamento. Leslie reconhece essas preocupações e está preparada para abordá-las se necessário.
Eles concordam em reenviar seu orçamento e retomar as discussões quando os tesoureiros retornarem.
SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO DO COMITÊ DE COMUNICAÇÕES ADIADA
Felix encerra a reunião agradecendo a todos. Ele observa que Jeff parece ter saído da chamada. Voltando-se para Nicky, Felix pede desculpas por ainda não ter distribuído as atas que ela lhe enviou. Ele sugere que adiem a revisão das atas até que todos tenham tido mais tempo para examiná-las.
Felix pede a Susan para encerrar a reunião com a Declaração de Responsabilidade.
