Participantes:

Jeff B., Secretário
Amy B., Coordenadora de Unidade
Jan BB., Coordenadora do PAC
Paula D., Coordenadora do CPC
Melinda F., Coordenadora Alt. de Tecnologia
Jane G., Coordenadora
Jon H., Coordenador do PIC
Mark M., Coordenador de Tecnologia
Susan R., Vice-Coordenadora
Brian R., Tesoureiro

Jane G., Coordenadora, iniciou a reunião às 17h03 EDT (14h03 PT). A reunião começou com a oração da Serenidade. Jane apresentou Melinda F. como a nova Coordenadora Alternativa de Tecnologia. Jane pediu que quem estiver procurando um Alternativo para seu comitê ou cargo a avise.

Relatórios dos comitês

Comitê de Unidade – Amy B., coordenadora

• Amy relatou que o comitê teve algumas novas atividades recentemente de pessoas que participaram do Fórum IGR e que o comitê manterá seu formato semanal.
• Amy relatou que tem uma lista dos 66 ESGs ao redor do mundo e uma lista de Intergrupos com os quais seu comitê entrará em contato.
• Forneceu um relatório por escrito à Coordenadora
• Amy está procurando manuais de Serviço de outros países, então por favor envie para ela se tiver algum
• O Comitê fará uso do Google Workspace e migrará nossos documentos atuais no Google Drive para este espaço de trabalho

Comitê de cooperação com a comunidade profissional – Paula D., coordenadora

• Paula relatou que se conectou ao grupo de trabalho IP/CPC da América do Norte, que será um bom recurso para o trabalho do 12^º passo
• Paula tem trabalhado com Tim C. da área de São Francisco, que enfatizou que devemos incluir
• Ela atendeu alguns pedidos de folhetos e livros que exigiram que ela encontrasse os recursos necessários para esses pedidos, incluindo contato com o ESG
• Paula começou a trabalhar com uma mulher que possui uma clínica de reabilitação em Sun City, Arizona, e quer trazer uma reunião de AA. No entanto, sua equipe jurídica não está permitindo reuniões online porque alegam que viola os requisitos HIPPA.
• Trabalhando com Tim C., há um novo pacote de software que fornece conteúdo em vídeo e Paula gostaria que Tim demonstrasse o software para nós.
• Da sua apresentação no Fórum IGR, 5 pessoas se voluntariaram para trabalhar no comitê, com 2 pessoas no Reino Unido.
• Paula criou um vídeo que ela gostaria de nos mostrar que explica a diferença entre reuniões abertas e fechadas. Houve algumas dificuldades técnicas para mostrar o vídeo.
• Jeff perguntou se Paula e Jon entraram em contato com os Distritos online nos EUA/Canadá. Ele mencionou que A72 em Washington Ocidental e A48 NE NY têm Distritos online e estão fazendo trabalho de comitê em seus comitês de IP/CPC

Comitê de informação pública – Jon H., coordenador

• Jon agradeceu a Mary por fazer a apresentação do IP no recente Fórum IGR. Ele relatou que houve 3 novos voluntários para o Comitê entre os participantes do Fórum, elevando o número total de membros do Comitê para 12
• Infelizmente, o único membro bilíngue do México saiu do comitê.
• 95% dos pedidos recebidos são em inglês, sendo a maioria dos não ingleses em espanhol e alguns em francês. Pela primeira vez, foram recebidas algumas consultas em árabe.
• São cerca de 6 consultas por dia, mas janeiro teve média de 7 por dia.
• Jon relatou que Mark e o comitê de Tecnologia estão ajudando com a migração para o Google Groups

Comitê de finanças – Spencer H., coordenador

Nenhum relatório.

Comitê de tecnologia – Mark M., coordenador/ Melinda F., alt.

• O Comitê de Tecnologia tem crescido “a passos largos”. De 3 ou 4 membros no ano passado, atualmente há 23 membros no Comitê.
• Como resultado, o comitê de Tecnologia será dividido em várias categorias:
  1. Serviços aos Membros – para dar suporte ao Diretório de Reuniões
  2. Serviços de Segurança – para fornecer suporte para manter as reuniões seguras
  3. Equipe de Suporte a Eventos – para fornecer suporte para Fóruns IGR, Assembleias e Workshops
  4. Equipe de Comunicação de Design para fornecer serviços de design e suporte a folhetos
  5. Suporte ao Arquivista
• Também haverá suporte para serviços em nuvem para a migração do Google Workspace e suporte para Google Workspace, e-mails e contatos do Google
• Também há suporte para o site da OIAA, que é nosso principal portal para o mundo. Há um novo site chegando que será lançado em março.
• A tendência de grupos pedindo para serem removidos do nosso Diretório está se revertendo e reuniões adicionais continuam sendo listadas.
• Mark afirmou que o comitê está considerando trazer um especialista para ajudar com alguns dos aspectos mais técnicos do uso do Google Workspace
• Jeff perguntou sobre as 6.500 reuniões, quão certos estamos de que esses grupos ainda estão ativos. Mark sentiu que a maioria dos grupos ainda está ativa, mas que com o Google Contacts poderemos identificar um contato primário e secundário para cada grupo. Também terá que haver um processo para lidar com grupos que não respondem.
• Jeff também perguntou se os Comitês poderão definir o layout e as informações em suas páginas de Comitê. Mark respondeu que seu Comitê trabalhará com os outros Comitês para definir suas páginas e que provavelmente um modelo comum estará disponível.
• Jane mencionou que alcançar os grupos será importante enquanto tentamos descobrir quanto de participação temos de nossos grupos internacionais.
• Jon mencionou que continua nervoso geograficamente. Sua preocupação é que seu grupo, que está postado em vários países e tem participantes de todo o mundo, é verdadeiramente internacional e ele não quer que o grupo seja vinculado nem mesmo à América do Norte. Ele está preocupado que nossa perspectiva seja largamente baseada na América do Norte e não seja suficientemente global.

Comitê de Steppers – Mary M., coordenadora

Sem relatório.

Comitê de Política e Admissões – Jan BB., Coordenadora

• Jan relatou que tem um novo membro do comitê que começará a treinar.
• Em janeiro, houve 45 listagens de reuniões
• Jan relatou que o workshop de Segurança foi muito bem recebido e deu aos membros mais informações sobre como manter suas reuniões seguras.
• Ainda procurando novos membros, mas não há habilidades especiais necessárias

Aprovação das atas da diretoria – Jeff b., Secretário

Em janeiro, a aprovação da ata do Conselho de dezembro de 13/12/2022 foi adiada para a reunião do Conselho de hoje para dar aos membros do Conselho a oportunidade de revisá-la adequadamente. Nenhum comentário ou correção foi oferecido. Uma moção foi feita por Susan R., e apoiada por Brian R. para aceitar a ata de dezembro do Conselho. A ata foi aprovada por unanimidade.

A ata do Conselho da reunião de janeiro (10/01/23) foi enviada, mas a maioria dos membros do Conselho não teve oportunidade de revisá-la. A moção foi feita por Susan R. para adiar a aprovação da ata da reunião de janeiro (10/01/23) do Conselho até o próximo mês. A moção foi apoiada por Jane G. e aprovada por unanimidade.

Relatório do tesoureiro – Brian R., Tesoureiro

• Brian discutiu várias questões que estão afetando os aspectos administrativos de nossas Finanças, incluindo:
  • A organização precisa de um endereço postal físico que não mude quando um novo Secretário assume o cargo
  • A conta bancária, que atualmente é baseada em Chicago, tem sido difícil de trabalhar
  • Com a preocupação de que nosso próximo Tesoureiro possa não ter um profundo conhecimento contábil, o orçamento deste ano foi aprovado com a antecipação de contratar um contador profissional.
• Foi implementada uma caixa postal móvel onde um serviço de correio recebe a correspondência, digitaliza e nos envia eletronicamente. A correspondência física real pode ser enviada para nós mediante solicitação. Este endereço também é usado para nos enviar cheques e as imagens digitalizadas estão sendo usadas para depositar os fundos diretamente em nossa conta bancária.
• Brian afirmou que usaremos um novo banco, Mercury, que na verdade não é um banco, mas uma empresa FinTech apoiada por um banco dos EUA. Isso torna muito fácil a mudança de assinantes quando os Oficiais mudam. Um processo de aprovação de pagamentos também foi implementado e os logins no Mercury exigem 2FA (Autenticação de 2 Fatores) através de um aplicativo. O Mercury também permite cartões de crédito virtuais para uso único vinculados a um fornecedor específico como Zoom ou Google Workspace. Isso tem sido um divisor de águas para a organização.
• Uma contadora, Lori, foi contratada. Lori administra uma pequena empresa individual, Run Your Wealth, e está familiarizada com organizações sem fins lucrativos. Ela cuidará de nossa contabilidade, criará os relatórios financeiros necessários e cuidará de nossos impostos.
• Jon mencionou que no PIC, quando perguntado sobre contribuições para a OIAA, o comitê encaminha a pessoa para nosso site, mas eles têm informado às pessoas que não precisamos do dinheiro agora. Brian afirmou que isso será discutido na próxima reunião de Finanças e alguma forma de comunicação aos membros precisará ser feita.

Relatório da coordenadora – Jane G.

• Jane relatou que o comitê ad hoc de Diretrizes está avançando e fez uma primeira passagem pelas Diretrizes. O comitê revisará os Estatutos para garantir que as Diretrizes estejam em sincronia com os Estatutos.
• O comitê de Diretrizes está desenvolvendo um modelo para os Comitês para que cada comitê possa desenvolver sua própria carta (diretrizes do comitê).
• Jane fez uma lista de chamada para voluntários que está publicada no site
• Jane afirmou que um rascunho da agenda e roteiro para a Assembleia de março foi fornecido e que ela está trabalhando com um comitê para finalizar o roteiro. A Assembleia de março será uma Assembleia Informativa onde destacaremos as mudanças no site e outras mudanças tecnológicas.
• Existem várias políticas do Conselho que precisam ser implementadas, incluindo:
  • Uma política de Denunciantes
  • Uma política de Conflito de Interesses
  • Uma política de Retenção/Destruição de Registros

Os modelos para estes documentos, que podem exigir personalização, serão disponibilizados
em breve.

• Um membro do comitê de Unidade solicitou fundos para viajar para Congressos na Colômbia, onde ela mora. Jane encaminhou esse pedido ao comitê de Finanças para aprovação.
• Jeff mencionou que preparou o orçamento para a participação no ICOAA, que será um pedido de $3.500, ou $1.750 por pessoa.

Criação de um comitê de comunicação – Jane G.

• Jane propôs a criação de um comitê de Comunicação como um comitê ad hoc que serviria a vários propósitos. Este comitê seria responsável pelo roteiro da Assembleia, comunicando que a Assembleia está sendo realizada, criando uma pesquisa para a Assembleia e contratando serviços de tradução. Este comitê também criaria um novo vídeo de orientação para Grupos
• Brian perguntou se havia alguém interessado em coordenar este comitê. Jane mencionou que se reuniu com alguém que estava interessado.
• Jeff perguntou por que este comitê seria criado como um comitê ad hoc em vez de um comitê permanente. Jane respondeu que há muita informação ainda a ser descoberta que precisará ser investigada antes que a função e o escopo do comitê possam ser definidos.
• Jeff B. fez uma moção para criar um comitê ad hoc de Comunicação, que foi apoiada por Susan R. Não houve discussão adicional sobre a moção e os membros do Conselho presentes votaram unanimemente para aprovar esta moção.
• Jane afirmou que assumirá o comando do comitê de Comunicação e entregará a coordenação do comitê ad hoc de Diretrizes à nossa Vice-coordenadora, Susan R., que concordou em coordenar o comitê daqui para frente.

Proposta para tornar o grupo de trabalho da Grapevine, La Viña e Revista um comitê ad hoc da OIAA – Jeff B., Secretário

• Jeff descreveu a missão do propósito do grupo de trabalho da Grapevine, La Viña e Revista que foi iniciado para ajudar grupos online a obter representantes de revista e fornecer recursos para esses representantes, incluindo vídeos curtos interpretados em ASL. Ele apontou que a missão deste grupo de trabalho é similar aos comitês PIC e CPC e que a missão se alinha bem com a missão da OIAA. Os recursos da OIAA seriam muito benéficos para o grupo de trabalho.
• Uma moção foi feita por Susan R. e apoiada por Brian R. para criar um comitê ad hoc da Grapevine, La Viña e Revista. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.
• Mark solicitou que a criação de quaisquer novos comitês ad hoc seja feita antes da reunião do Conselho para que tempo suficiente possa ser dado para considerar um novo comitê.

Aprovação do coordenador do comitê da Convenção

• Com a aproximação do comitê da Convenção Internacional em 2025, o Conselho sentiu que era hora de reativar o comitê da Convenção que coordenaria as atividades de uma sala de hospitalidade para a OIAA na Convenção Internacional em Vancouver em 2025.
• Jeff conversou com Terry N., um canadense de Toronto e membro do grupo Global Eyeopener, sobre coordenar esse comitê. Terry tem experiência com Convenções Internacionais e tem experiência com salas de hospitalidade nessas Convenções.
• Jan mencionou que participou das Convenções Internacionais no passado e afirmou que leva dois anos para planejar o evento. Jan ofereceu sua experiência de ter participado das Convenções Internacionais anteriores para fazer parte do comitê.
• Mark fez uma moção para aprovar Terry N. como coordenador do comitê da Convenção. A moção foi apoiada por Brian R. e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Currículo de Serviço – Susan R., Vice-coordenadora

• Como Susan foi nomeada como Vice-coordenadora, ela não teve a oportunidade de fornecer seu currículo de serviço, o que ela fará agora
• A data de sobriedade de Susan é 07/12/1987 e seu Grupo Base é em New Ark, Delaware. Ela afirmou que tem uma madrinha de recuperação e de serviço e apadrinha outras pessoas. Susan serviu em vários cargos diferentes de Serviços Gerais, incluindo Delegada de Área, Painel 66, da A12 Delaware, servindo no comitê de Correções.

A reunião do Conselho foi encerrada às 18h45 EST (15h45 PT) e foi fechada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Uma moção foi feita por Susan R., e apoiada por Brian R. para aceitar a ata do Conselho de dezembro. A ata foi aprovada por unanimidade.
2. A moção foi feita por Susan R. para adiar a aprovação da ata da reunião de janeiro (10/01/23) do Conselho até o próximo mês. A moção foi apoiada por Jane G. e aprovada por unanimidade.
3. Jeff B. fez uma moção para criar um comitê ad hoc de Comunicação, que foi apoiada por Susan R. Não houve discussão adicional sobre a moção e os membros do Conselho presentes votaram unanimemente para aprovar esta moção.
4. Uma moção foi feita por Susan R. e apoiada por Brian R. para criar um comitê ad hoc da Grapevine, La Viña e Revista. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.
5. Mark fez uma moção para aprovar Terry N. como coordenador do comitê da Convenção. A moção foi apoiada por Brian R. e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA