Participantes:
Jeff B., Secretário
Jennifer B., Tesoureira
Edith, voluntária arquivista
Nona C., Vice-Presidente
Felix E., Tesoureiro Suplente
Mark M., Coordenador de Tecnologia
Susan R., Presidente

Susan R., a Presidente, deu início à reunião. A reunião foi aberta com a Oração da Serenidade. Susan apresentou a recém-nomeada Vice-Presidente, Nona C., que foi recebida pelo Conselho.

Relatório do presidente – Susan R., presidente

• Susan informou que tem participado de várias reuniões de Comitê, incluindo Unidade, Diretrizes, Finanças, Comunicações, Tecnologia e Grapevine.
• Houve uma discussão sobre as perguntas feitas pelos Membros. O Conselho é responsável por responder a esses e-mails e copiar os outros membros do Conselho.
• Susan perguntou sobre a reunião de Trabalhadores Especiais que estava no calendário da Jane. Jeff comentou que esta era uma reunião de Intergrupo da ICOAA às sextas-feiras, às 13h EST, da qual ele e Lesliee participaram.

Edith, uma pessoa que se voluntariou para substituir Roy como nossa Arquivista, participou da reunião e foi recebida pelo Conselho. Edith declarou que tem interesse em ser nossa Arquivista. Ela informou ao Conselho que tem formação em Jornalismo, participa de uma reunião de História da AA às sextas-feiras e trabalhou em um museu. Edith está interessada em se envolver, especialmente na AA online, já que ficou sóbria durante a Pandemia. Ela foi eleita GSR há seis meses. Susan sugeriu que Edith entrasse em contato com nosso Arquivista anterior, Roy, e explicou suas funções, que incluiriam participar de reuniões conjuntas do Conselho com o Conselho e os presidentes dos Comitês.

Revisão do processo Porta Aberta – Nona C., Vice-Presidente

• Nona descreveu algumas das pesquisas que revisou no desenvolvimento do processo.
• Ela revisou a lei de Obrigações e Responsabilidades do Conselho de Diretores de Organizações Sem Fins Lucrativos de NJ, que afirma que um Diretor deve cumprir 3 responsabilidades legais, sendo as 3 mais comuns o Dever de Cuidado, o Dever de Lealdade e o Dever de Obediência. O processo foi apresentado ao comitê de Diretrizes e incorporou as mudanças sugeridas pelo Comitê.
• Nona discutiu o documento da política de Denúncia e o documento de Conflito de Interesses, que já foram assinados pelos Oficiais.
• Jennifer comentou que pesquisou a Lei de Proteção ao Voluntário de 1997, que se aplica aos membros do Conselho, já que somos voluntários não remunerados.
• Nona então revisou o processo com o Conselho, seção por seção. Ela afirmou que ninguém gostou da ideia de um comitê de Ética.
• Nona mencionou algumas das preocupações expressas:
  • O processo original tinha um painel de 7 membros decidindo se havia mérito em uma queixa e havia inúmeras perguntas, inclusive sobre se eles seriam treinados para tomar essas decisões.
  • Havia preocupações sobre responsabilidade se este painel decidir que uma queixa não justifica prosseguimento
• O comitê de Diretrizes questionou ou recomendou o seguinte:
  • O seguro D&O cobre todos os envolvidos no processo?
  • Os presidentes de Comitê são vinculados por acordos de Confidencialidade?
  • Foi sugerido que o processo fosse revisado por um advogado antes da implementação
  • Os IGRs não deveriam estar envolvidos e este processo deveria ser mantido no nível do Conselho
• Os seguintes comentários foram feitos:
  • Mark perguntou se o comitê de Diretrizes não gostou de 7 membros, eles têm uma recomendação sobre o número de pessoas que deveriam estar envolvidas?
  • Jennifer comentou que a razão pela qual ampliamos os indivíduos envolvidos para incluir IGRs foi a reação negativa na Assembleia de que nenhum IGR estava envolvido na remoção de nossa Presidente, Jane. Ela também mencionou que a preocupação é que a responsabilidade equivale a dinheiro.
  • Susan concordou com Jennifer que um painel de 7 membros era um tribunal que foi sugerido devido à reação negativa dos membros e dos presidentes dos Comitês. Ela sentiu que este não era o caminho a seguir e que deveríamos manter o processo mais geral e que esta era a responsabilidade do Conselho.
  • Foi sugerido que o processo seria atualizado e colocado em algum lugar, mas não seria votado ou disponibilizado apenas quando necessário, se meios informais de resolver um problema não pudessem ser resolvidos.
• Mark fez uma moção para aprovar o processo da política Porta Aberta com as mudanças a serem feitas por Nona conforme discutido. Jennifer apoiou a moção. A moção foi aprovada por unanimidade.
• Susan mencionou que foi feita uma ligação para Alexandra Kilduff, da Pro Bono Associates, que será solicitada a revisar nossa política final.

Atualização dos Serviços de Tradução – Mark M., Presidente de Tecnologia

• Mark tinha uma atualização, pois tem tentado entrar em contato com uma empresa, Kudo, para obter uma demonstração ao vivo de sua ferramenta de IA. Ele não teve sucesso até agora, apesar de ser qualificado para falar com um representante de vendas.
• De qualquer forma, havia indicações de que o preço seria muito alto para a ferramenta deles. Jennifer afirmou que também estava vendo preços altos para este tipo de software.
• Susan enviará uma solicitação não orçamentária ao Tesoureiro de 5.070 $ para tradução no 2^º evento Internacional Espanhol para aprovação em 29 de julho^{. Jennifer fez uma moção para aceitar a solicitação não orçamentária de 5.070 $ para tradução, que foi apoiada por Mark. A moção foi aprovada por unanimidade.}

Suporte técnico para a 2^ª conferência internacional espanhola – Mark M., presidente de tecnologia

• Susan perguntou sobre a capacidade do Comitê de Tecnologia de apoiar a 2^ª Conferência Internacional Espanhola
• Mark declarou que seu Comitê não tem os recursos técnicos para apoiar um evento de 3 dias e que o comitê de planejamento do evento terá que fornecer esses recursos.
• Jennifer declarou que o comitê de Unidade realmente é o responsável por este evento e precisa ser responsável pelos esforços de planejamento em colaboração com a Convenção.
• Susan mencionou que o que foi solicitado da OIAA é o uso de nossa conta Zoom e dinheiro para tradutores.

Revisão do Estatuto – Susan R., presidente

• Como a reunião estava quase terminando, Susan perguntou ao Conselho o que eles gostariam de fazer sobre a revisão dos Estatutos dos comitês que haviam sido recebidos.
• Há 7 Estatutos para revisar até agora.
• Jennifer mencionou que sentiu que o estatuto de Comunicação precisa ser refeito, o que será mencionado ao Comitê quando Susan e Nona se encontrarem com eles na sexta-feira.
• Nona fez uma moção para aprovar os Estatutos de Finanças, Steppers, PAC e Tecnologia. A moção foi apoiada por Jennifer. A moção foi aprovada por unanimidade.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark fez uma moção para aprovar o processo da política Porta Aberta com as mudanças a serem feitas por Nona conforme discutido. Jennifer apoiou a moção. A moção foi aprovada por unanimidade.
2. Jennifer fez uma moção para aceitar a solicitação não orçamentária de 5.070 $ para tradução, que foi apoiada por Mark. A moção foi aprovada por unanimidade.
3. Nona fez uma moção para aprovar os Estatutos de Finanças, Steppers, PAC e Tecnologia. A moção foi apoiada por Jennifer. A moção foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA