ata da reunião do conselho da OIAA 08 de novembro de 2022

Participantes:
Jeff b., secretário(a) suplente
jane g., vice-presidente
gwen m., presidente
mark m., presidente de tecnologia
barry m., secretário(a)
brian r., tesoureiro(a)
Spencer w., presidente de finanças

Gwen M., Presidente, abriu a reunião às 17h04 EDT (14h04 PT). A reunião foi aberta com a oração da Serenidade.

A ata da reunião do conselho de 11/10/2022 foi revisada por Jeff B., Secretário(a) Suplente. Uma moção foi feita por Brian R. para aprovar a ata da reunião do conselho de 11/10/2022 conforme apresentada e foi apoiada por Mark M. A ata foi aprovada por unanimidade.

Relatório da Presidente: Gwen
Gwen comentou sobre como nos comunicamos na OIAA e sentiu que a mensagem em nosso site de “Em qualquer lugar, qualquer pessoa, a qualquer hora” é muito importante.

Assuntos antigos

• Uma moção foi feita por Jeff para confirmar Paula D. como presidente do comitê CPC. Jane apoiou a moção. O Conselho votou por unanimidade para aceitar Paula D. como Presidente do CPC.
• Comunicação para os Membros.
  • É preciso comunicar os próximos passos da nossa reintegração junto ao IRS aos membros e Gwen gostaria que isso estivesse na pauta da Assembleia de 3 de dezembro. Gwen sugeriu que Spencer apresentasse isso na Assembleia.
  • Spencer comunicará que o advogado Pro Bono da OIAA registrará os Estatutos junto ao Estado de NJ para validar que a OIAA está em conformidade com as leis de organizações sem fins lucrativos de NJ e que os Estatutos serão submetidos ao IRS para que nosso status de isenção fiscal 501c3 seja reintegrado. No entanto, no espírito de transparência, comunicaremos que não enviaremos nosso pedido retroativamente, já que não temos os registros.
• Acesso à ata do Conselho. Uma pasta pública será criada e um link será colocado no site para que os membros possam acessar a ata. Mark criará a pasta e Gwen fará o upload das atas, retroativas a junho, para essa pasta.

Novos assuntos:

• Ideia para Convenção Online Ibero-Americana em 2023: Jeff mencionou que Carlos D. de Portugal ficou muito impressionado com um evento espanhol recente e foi inspirado a sugerir que poderíamos realizar um evento Ibero-Americano no outono de 2023 para envolver vários países. Jeff, Jane e Carlos tiveram uma discussão sobre tal evento, que exigiria muito planejamento após a formação de um comitê ad hoc.
  • Mark sugeriu que houve várias sugestões para eventos patrocinados pela OIAA e que talvez um comitê de “Conferências” pudesse ser formado para avaliar esta e outras oportunidades de conferências.
  • Foi mencionado que já existe um comitê de Convenção que atualmente não está ativo e poderia ser usado para este fim. As diretrizes atuais afirmam que o comitê de Convenção ajuda a planejar eventos da OIAA, como a Convenção Internacional, que ocorre a cada 5 anos.
  • Gwen mencionou que seria útil planejar um evento como este não apenas para a região Ibero-Americana, mas também para outras regiões globais.
  • Jeff mencionou que entrará em contato com Carlos para desenvolver melhor esta ideia.

Relatório financeiro – Brian r./Spencer w.

• O orçamento proposto foi concluído e enviado aos Membros. Um resumo foi preparado por Brian para explicar o orçamento. o O orçamento deste ano representa um aumento significativo em relação ao orçamento do ano passado. O orçamento tenta controlar os custos de tradução e algumas suposições foram feitas. O comitê de Unidade é o único comitê que teve uma solicitação orçamentária específica para tradução.
• Foi feita uma moção para que o Conselho aprovasse o orçamento de 2023 e o liberasse aos Membros por Mark M. e apoiada por Jane G. O Conselho aprovou esta moção por unanimidade.
• Houve uma discussão sobre a necessidade de contatar nossos grupos para determinar suas opiniões sobre como melhor utilizar nossos recursos financeiros para apoiar suas necessidades. Mark mencionou que o novo site pretende ser mais dinâmico e colaborativo, em vez do site atual, que é principalmente um repositório. Protocolo Sugerido para a reunião do Conselho com os Presidentes de Comitê no próximo mês
• Brian sugeriu que cada presidente de comitê deveria apresentar um breve relatório com um limite de tempo de 5 minutos. Nesse momento, eles também poderiam levantar quaisquer questões que gostariam que o Conselho considerasse.
• Gwen mencionou que comunicará nossos pensamentos aos presidentes dos Comitês quando ela enviar o lembrete.

Perguntas do comitê de Diretrizes

• Quando os Comitês devem apresentar seus relatórios anuais?
  • Gwen afirmou que isso não deveria ser feito na assembleia eleitoral de dezembro. Ela sugeriu que isso poderia ser feito ao longo de algumas Assembleias, já que 4 Assembleias estão planejadas para o futuro.
  • Jane sugeriu que gostaria que isso fosse feito no início do ano e poderia incluir um convite para auxiliar o comitê.
  • Mark afirmou que cada Comitê terá sua própria página no site para um relatório contínuo e dinâmico de cada comitê.
• Haverá leituras na Assembleia Eleitoral?
  • Sim, haverá. As leituras incluirão a oração da Serenidade, a Declaração de Propósito da OIAA e as Tradições.
  • O estabelecimento do quórum terá que ser feito rapidamente, o que será feito pelos participantes preenchendo um formulário. As leituras podem ser feitas enquanto a contagem do quórum está em andamento.
• O que acontecerá se não houver quórum?
  • Jane mencionou que os Estatutos afirmam que o Conselho pode aprovar o orçamento e nomear oficiais na ausência de quórum.
  • Se o quórum não for atingido na Assembleia, então o Conselho nomeará oficiais na reunião do Conselho de dezembro, uma semana depois, até que as Eleições possam ser realizadas na 1ª Assembleia do próximo ano.
• O que acontece se houver apenas um candidato para uma posição?
  • Se apenas uma pessoa se candidatar a uma posição de oficial, então essa pessoa ainda passará pelo processo eleitoral.
• O que aconteceria com o orçamento se não houver quórum?
  • Brian sugeriu que o Conselho aprovasse um orçamento de curto prazo para permitir que a organização funcione, em vez de o Conselho aprovar o orçamento para o ano inteiro.
  • Gwen sugeriu que não rateássemos um orçamento e que podemos simplesmente continuar a operar até que um novo orçamento possa ser aprovado.
• Devemos manter os requisitos de elegibilidade simples dos Estatutos? Os Estatutos afirmam que “Qualquer pessoa que tenha servido em uma posição de serviço da OIAA é elegível para servir como oficial do Intergrupo.” Este será o único requisito de elegibilidade.
• Gostaríamos de ter uma apresentação dos indivíduos que apresentaram no workshop da NAATW sobre tradução?
  • Isso poderia ajudar a OIAA a criar um comitê de Tradução.
  • Gwen sugeriu que esta apresentação não fosse apenas para o Conselho ou para o comitê ad hoc de Diretrizes, mas que abríssemos esta apresentação a todos os Membros.
• Devemos contratar trabalhadores especiais para ajudar a fazer a ata em uma reunião de comitê? Este pedido vem do comitê de Unidade.
  • O Conselho sentiu que esta não é uma opção viável e que isso deveria ser uma função do comitê.

Não houve outros assuntos novos.

A reunião do Conselho foi encerrada às 18h51 EDT e foi finalizada com a Declaração de Unidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Uma moção foi feita por Brian R. para aprovar a ata da reunião do conselho de 11/10/2022 conforme apresentada e foi apoiada por Mark M. A ata foi aprovada por unanimidade.
2. Uma moção foi feita por Jeff B. para confirmar Paula D. como presidente do CPC e apoiada por Jane G. Não houve discussão e o Conselho votou por unanimidade para aprovar. 3. Foi feita uma moção para que o Conselho aprovasse o orçamento de 2023 e o liberasse aos Membros por Mark M. e apoiada por Jane G. O Conselho aprovou esta moção por unanimidade.

Atenciosamente,
Jeff Bernknopf
Secretário(a) Suplente da OIAA