Reunião conjunta do conselho

Participantes:
Beth A., Vice-coordenadora de Unidade
Lesliee A., Coordenadora de Comunicação
Jeff B., Secretário
Jennifer B., Tesoureira
Jan BB., Coordenadora do PAC
Nona C., Vice-coordenadora
Laurie C., Vice-coordenadora de ComunicaçãoMelinda F., Vice-coordenadora de Tecnologia
Stormy H., Coordenadora de CPC
Amelia L., Vice-secretária/Vice- Coordenadora de Diretrizes
Mary M., Coordenadora dos Passos/Registradora
Mark M., Coordenador de Tecnologia
Tom M., Coordenador de Entrar em Ação
Gwen Mc., Coordenadora de Diretrizes
Terry N., Coordenador da Convenção
Susan R., Coordenadora
Gary W., Vice-coordenador dos Passos

Susan R., a Presidente, declarou a reunião aberta às 14h07, horário do leste dos EUA. Susan pediu aos participantes que se apresentassem. A reunião foi aberta com a Oração da Serenidade.

Relatório da Tesoureira – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer revisou o relatório de variação do orçamento e mencionou várias das despesas. Ela informou que o lucro líquido de julho foi de pouco mais de 6.000 $.
• Jennifer mencionou o relatório de contribuições e que houve 81 grupos e pessoas contribuindo para o OIAA em julho.
• Jennifer em seguida revisou o Balanço Patrimonial. Ela informou que acumulamos um saldo em caixa de 92.700 $
• Jennifer foi solicitada pelo Comitê de Diretrizes a preparar um relatório sobre nossos procedimentos de segurança relacionados aos nossos fundos. Ela revisou esses procedimentos com o Conselho.
• Jennifer afirmou que viu medidas de segurança para o tesouro de outras entidades de AA e que as medidas de segurança do OIAA são as mais fortes que ela já viu.

Relatório da Coordenadora – Susan R.

• Susan mencionou que não queria que nos reuníssemos para ler relatórios. Em vez disso, ela está procurando maneiras de nos unir para cooperar, comunicar e colaborar.
• Ela enfatizou a importância de trabalhar com o Calendário Principal para suas reuniões e eventos para evitar sobrecarregar a equipe de tecnologia.
• Susan pediu que os presidentes dos comitês forneçam um relatório ao Conselho uma vez por mês e à Irmandade uma vez por trimestre.
• Susan gostaria de agendar estas reuniões combinadas do Conselho uma vez por mês até o final do ano e, em seguida, 8 vezes no próximo ano, sem reunião em um mês de Assembleia. Ela sugeriu que as reuniões do Conselho de Oficiais ocorram na 2^a terça-feira às 17h, horário do leste dos EUA, com as reuniões abertas a qualquer pessoa, e que estas reuniões combinadas do Conselho sejam realizadas no 3^o sábado do mês às 14h, horário do leste dos EUA (8h no Havaí, 11h OT, 19h no Reino Unido/Portugal e 20h na França) para acomodar todos em um período de fuso horário de 12 horas.

Perguntas do comitê de Unidade – Beth a., alt. Presidente da Unidade

• Susan R. perguntou a Beth A. se suas perguntas sobre a estrutura de negócios do OIAA haviam sido respondidas.
• Ela respondeu que nem todas haviam sido respondidas e que ela queria saber especificamente:
  • Qual é a vantagem de ter um Agente Registrado em NJ em vez de NC?
  • Por que o OIAA não tem um número de telefone?
• Gwen M. comentou que o OIAA está incorporado em NJ e ter um Agente Registrado em NJ é um requisito legal

Qualificações e descrições do administrador – Susan r., presidente

• Susan R. afirmou que em dezembro estaremos expandindo o Conselho para incluir 2 novos Administradores. O Conselho precisa aprovar as descrições e qualificações e, em seguida, informar os membros na Assembleia de setembro. As descrições e qualificações serão publicadas em nosso site para que as pessoas possam enviar seus currículos.
• Nona C. discutiu o processo que os comitês de Diretrizes seguiram para desenvolver descrições para os dois novos cargos de Administrador, um administrador internacional e um administrador geral. O comitê de Diretrizes teve alguns problemas com a definição para o cargo de Administrador Geral. O comitê de Diretrizes também recomendou que houvesse dois administradores internacionais em vez de um administrador internacional e um administrador geral.
• Nona C. leu a descrição e as qualificações para o administrador internacional. Nona pediu comentários dos membros do Conselho sobre a descrição e as qualificações para este administrador.
  • Jennifer B. comentou que, para todo o ano de 2023, apenas 7% das contribuições para o OIAA vêm de fora dos EUA e que devemos ter apenas 1 administrador internacional neste momento. Jennifer concordou com a redação da descrição.
  • Beth A. comentou que a baixa participação internacional pode ser devido a questões de fuso horário e moeda. Além disso, em alguns países, o PayPal é complicado ou não pode ser usado.
• Susan R. esclareceu que os membros não precisam votar nestes novos cargos de Administrador porque os Estatutos permitem que o Conselho se expanda. Os membros precisarão ser notificados, no entanto.
• Jennifer B. fez uma moção para aceitar a descrição do administrador internacional, conforme apresentado, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
• Nona C. então leu as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, incluindo a sugestão de que um Administrador tenha de 7 a 10 anos de sobriedade. Jennifer B. fez uma moção para aceitar as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, conforme apresentado, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
• Jeff B. pediu esclarecimentos sobre se o Conselho não iria aceitar a recomendação do comitê de Diretrizes de ter dois administradores internacionais. Susan R. esclareceu que o Conselho solicitou descrições para um administrador internacional e um administrador geral. A questão era que a descrição do Administrador Geral não estava “totalmente pronta”. Os membros do comitê de Diretrizes trabalharam para atualizar a descrição do Administrador Geral.
• Mark M. afirmou que era a favor de um Administrador Internacional e um Administrador Geral, mas que era contra a descrição do Administrador Geral. A decisão foi tomada para continuar a trabalhar na descrição do Administrador Geral e que este seja um item da agenda na próxima reunião do Conselho de Oficiais em setembro.

O processo eleitoral – Mary m., registradora

• Mary M. leu o processo eleitoral conforme apresentado ao comitê de Diretrizes.
• Jennifer B. perguntou sobre a exigência de que um indivíduo só possa ocupar 1 cargo. Houve uma pergunta sobre se os presidentes dos comitês são Oficiais. Após examinar os Estatutos, foi determinado que os presidentes dos comitês não são membros do Conselho.
• Com base em vários comentários, Mark M. fez uma moção para que enviemos esta seção de volta ao comitê de Diretrizes e adiem a aprovação do processo eleitoral. Nona C. secundou a moção e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Perguntas do inventário – Nona c., vice-presidente

• Nona C. apresentou uma série de perguntas ao Conselho e aos presidentes dos Comitês para consideração, incluindo:
  1. Qual é a nossa declaração de missão?
  2. O Conselho tem um Dever de Cuidado. Como é isso em nossa organização?
  3. Quais são alguns de nossos desafios organizacionais? Como melhoramos nossa comunicação? Nossos voluntários estão sobrecarregados?
  4. Qual é a nossa eficácia internacional?
  5. Como você vê nossa estrutura organizacional? Como nossos Comitês promovem a Unidade com a Irmandade e uns com os outros? Estamos respondendo às necessidades da Comunidade online de acordo com nossa 9^a Tradição?
• Nona C. afirmou que enviará estas perguntas e pedirá ao Conselho e aos presidentes dos Comitês que forneçam suas respostas, que ela resumirá.
• Jennifer B. sugeriu que nosso formulário de imposto do IRS tem uma pergunta sobre o propósito primário externo da organização que poderia ser usado como uma declaração de missão e que afirma que o OIAA é uma: “Plataforma online para se conectar com reuniões online de AA e linha de ajuda 24 365”.

Apresentação do secretário alternativo – Jeff b., Secretário

• Jeff B. anunciou que Amelia L. tem ajudado com as atas da Assembleia e que ele nomeou Amelia L. como a nova Secretária Alternativa.
• Amelia mencionou que sua data de sobriedade foi 15/03/1985 e então apresentou um breve currículo de serviço.

A reunião foi encerrada às 15h52, horário do leste dos EUA, com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram feitas e votadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Jennifer B. fez uma moção para aceitar a descrição dos administradores internacionais, conforme apresentado, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
2. Jennifer B. fez uma moção para aceitar as sugestões gerais de liderança para todos os Administradores, conforme apresentado, que foi secundada por Jeff B. Não houve discussão adicional e o Conselho votou unanimemente a favor da moção.
3. Mark M. fez uma moção para que enviemos a seção de Eleição de volta ao comitê de Diretrizes e adiem a aprovação do processo eleitoral. Nona C. secundou a moção e o Conselho votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA