Atualização financeira – maio de 2024
Comitê de finanças da OIAA
Registro de atas
Sábado, 11 de maio de 2024
8:00 – HDT
11:00 – PDT
14:00 – EDT
Participantes:
Jennifer B – Tesoureira da OIAA
Felix e. – Tesoureiro suplente
Jeff B. – Secretário da OIAA
Barry m. – membro de longa data do comitê de finanças
Susan r. – presidente da OIAA
JoAnn B – IGR do Grupo Serenidade em Tampa
Nicky w. – secretária do comitê de finanças
Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.
Jennifer se apresenta como Tesoureira. Felix se apresenta como Tesoureiro Suplente. Jeff B. está honrado em ser o Secretário da OIAA. Barry é alemão e membro antigo do Comitê de Finanças, Susan se apresenta como Coordenadora da OIAA. JoAnn B se apresenta como IGR do Grupo Serenidade em Tampa. Nicky é a Secretária do Comitê de Finanças. .
Jennifer começa com a Pauta e elas são aceitas. Jennifer diz que as Atas ainda estão sendo processadas, conforme indicado por Nicky durante as apresentações. As Atas serão encaminhadas para a próxima reunião para revisão. Jennifer pergunta se alguém gostaria de acrescentar algo à Pauta.
Revisão dos relatórios financeiros
Jennifer começa com o Orçamento e o mostra na tela. Ela informa ao grupo que, em relação às Contribuições, abril foi o mês mais alto até agora. O total de contribuições é de 9.700 $. Quanto às despesas, os gastos com seguros são para diretores e executivos. Em correspondências, houve algumas centenas de dólares em contribuições em dinheiro. Uma foi enviada diretamente para a casa de Jennifer e ela depositou via Paypal e indicou que havia outra que não pôde ser depositada, então Felix teve essa enviada para sua casa onde ele depositou. As taxas do Paypal e Stripe fazem parte das Receitas. As taxas profissionais são nosso software contábil. A despesa com trabalhador técnico especial foi de 675,00 $. A interpretação para o Fórum IGR e Unidade está significativamente abaixo do orçamento devido ao uso do programa up work. Vídeo e Conferências referem-se às 2 Contas Zoom que eles agora têm e também bem abaixo do orçamento anual. Hospedagem e Gerenciamento do site são principalmente as despesas relacionadas ao Google mais pequenos aplicativos adicionais necessários para o Zoom. Jennifer diz que as finanças estão indo muito bem. Ela pergunta se há alguma dúvida sobre a Variação Orçamentária. Nenhum
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Jennifer continua dizendo que espera encorajar Mark a financiar quaisquer projetos especiais que ele tenha. Ela passa para o Balanço Patrimonial.
Revisão do balanço patrimonial
Ela lê que há 122.000 $ em dinheiro no banco, dos quais 5.500 $ estão reservados para a Convenção Internacional de AA de 2025. Haverá uma suíte de hospitalidade disponível, o que deixa a OIAA com pouco menos de 117.000 $. Haverá mais despesas no final do ano, mas eles estão financeiramente robustos neste momento. Jennifer gostaria de encorajar qualquer membro do Comitê de Finanças a pensar sobre outros lugares para doar e distribuir os fundos excedentes no final do ano. Ela tem duas ideias para fundos. O primeiro lugar para onde ela doaria os fundos excedentes é com o ESG em Nova York e o Fundo Internacional de Literatura. Ela afirma que no passado eles doaram fundos para TIAA. Ela entrou em contato com eles, mas ainda não recebeu resposta. Ela pede a Barry, que tem uma conexão com eles, para entrar em contato e incentivá-los a enviar informações para que possam tomar uma decisão informada sobre para onde enviar os fundos. Barry gostaria de recomendar NAATW, mas Jennifer responde que ela investigou e eles são uma fundação privada. Ela diz que eles são relacionados a eventos e durante seus eventos, cobram taxas. Então os eventos devem ser capazes de sustentá-los. É sua opinião que eles são uma fundação privada e são completamente diferentes de uma instituição de caridade pública. Barry diz que há uma longa discussão sobre se a OIAA está legitimamente autorizada a doar dinheiro ao ESG porque eles só aceitam contribuições de alcoólicos individualmente. Jennifer pede a Jeff, o Secretário da OIAA, por qualquer informação. Jeff responde dizendo que a afirmação não é verdadeira. Ele continua que qualquer área, distrito, evento ou qualquer Intergrupo pode contribuir para o ESG. Não se limita apenas a indivíduos. Barry responde que eles não fazem parte da estrutura de serviço, então a OIAA não está formalmente conectada ao ESG. Ele também afirma que a maioria dos intergrupos luta para ter dinheiro suficiente, mas contribuirá para o ESG. Bear pergunta ao grupo se eles são de fato parte do Intergrupo no que diz respeito ao ESG. Jennifer responde que sim, eles são, já que têm a OIAA em seu site. Jeff acrescenta que, como a OIAA também participa do ICOAA, eles são reconhecidos pelo ESG. Além disso, ele e Susan vão participar de uma conferência em agosto onde o ESG participa com todos os outros Intergrupos. Jeff afirma que eles são absolutamente um Intergrupo legítimo.
Jennifer conversa com Jeff sobre as informações de voo e hotel para essa próxima conferência. Ela pergunta a Jeff se ele precisa de ajuda com o planejamento da viagem, já que ela tem feito isso para Susan. Jeff responde que poderia usar alguma ajuda com seu voo. Ele já comprou seu quarto de hotel, mas poderia usar ajuda com o voo.
Como as tarifas aéreas de Newark parecem muito caras em sua pesquisa.
Jeff tem outras duas questões que gostaria de discutir. Primeiro, se ainda estamos acumulando fundos para a convenção internacional de 2025. Jennifer responde que eles não estão mais acumulando fundos e ela acha que os 5.500,00 $ são uma ótima reserva para ter para as despesas da Convenção Internacional. Jennifer concorda que eles orçaram um pouco mais do que tinham antes em 2023. Jeff acrescenta que as entidades para as quais eles haviam doado foram o ESG e uma contribuição para o Grapevine. Jeff gostaria de incentivá-los a fazer isso novamente. Ele acredita que eles precisam muito desses fundos. Jennifer diz que eles haviam comprado anteriormente assinaturas que eles mantêm e distribuem para prisioneiros e para aqueles que não podem pagar por elas. Ela pede que Jeff entre em contato com eles através de suas conexões e veja quantas assinaturas eles podem comprar. Jennifer pergunta se há algum outro feedback ou questões. Nenhum.
SEM PERGUNTAS OU FEEDBACK
Revisão da planilha de contribuições
Jennifer passa para as Contribuições. Ela diz que conforme a OIAA cresceu, o valor por grupo está crescendo, assim como as contribuições. Houve algumas grandes contribuições. Houve 62 grupos que contribuíram em abril. Jennifer pergunta se há alguma dúvida? Jeff questiona os indivíduos no relatório de contribuições. Como agora está resumido em uma única linha, ele ficou surpreso ao ver que era tão alto. Ele gostaria de saber se isso é similar aos meses anteriores. Jennifer responde que está AUMENTANDO. Ela afirma que houve um indivíduo que contribuiu com 100,00 $. Ela fez um acompanhamento com o doador para ter certeza de que não foi um erro e eles responderam que era válido. Então, ocasionalmente isso acontece. Ela explica que às vezes indivíduos contribuirão uma vez por mês enquanto outros farão uma quantia anualmente. Susan gostaria de saber quantos grupos ou percentuais contribuem do exterior. Jennifer responde que embora o Paypal mostre essas informações, o Stripe não e eles não fornecem as informações para você. Nem temos um relatório por enquanto. Ela diz que será mais difícil obter dados sobre países externos.
Jennifer pergunta se há algum novo assunto a ser discutido. Ela lembra Jeff que ela enviou para ele um registro para Nova Jersey há uma semana e precisa que ele assine e devolva para ela. Ela diz que é a última coisa que ela precisa para o registro, mesmo que não seja devido até 30 de junho.
Perguntas e comentários da reunião do comitê de finanças
Jeff tem outra pergunta sobre o Orçamento. Ele sempre monta uma planilha quando vai viajar e parece que ele ultrapassa os 1.500,00 $ alocados para este cálculo para sua próxima viagem. Ele tem duas apólices de seguro que vão ficar abaixo do orçamento. Ele quer saber se ela olha para o agregado desse orçamento em vez dos itens individuais. Jennifer responde que não. Jeff continua que se ele vai gastar mais em um item, o que ele deve fazer? Jennifer responde que ele deve levar isso ao Conselho, já que ela acredita que orçou dentro desse escopo. O Conselho, no entanto, pode aprovar qualquer coisa abaixo de 500 $ e isso provavelmente estaria dentro desse escopo. Ela o tranquiliza dizendo que pode fazer um pouco de mágica procurando seus voos e que ela também faz uma taxa de diária. Ela diz que não é sobre o que eles gastam, mas sobre a taxa de diária que eles recebem. Jeff pede que ela explique um pouco mais. Jennifer responde que para alimentação, entretenimento e transporte, cada cidade tem uma diária diferente. Este é o valor que eles recebem independentemente do que gastam. Jeff quer ter certeza que entende o que isso inclui. Ele diz em voz alta que esta diária cobre alimentação, qualquer transporte para ir e voltar do evento, e que também incluiria ir do aeroporto para o hotel e para casa. Jennifer responde que isso inclui esses transportes. Jennifer explica que a diária dá à organização um valor fixo quanto ao quanto o indivíduo vai receber. Jeff gostaria de discutir mais quando tiver mais informações sobre seu orçamento.
Susan tem uma pergunta sobre o próximo orçamento. Jennifer diz que haverá uma nova fórmula sobre como lidar com os intérpretes. Um orçamento deve permanecer estático e ajustável. Os serviços de interpretação foram superorçados. Ela diz que eles também poderiam votar no orçamento para aumentar ou diminuir. Indo adiante após reunião com o Conselho, haverá uma fórmula de orçamento mais confirmada para 2025. Susan concorda e aprecia a atualização sobre o Orçamento. Jennifer pergunta se há outras questões ou preocupações? Susan também gostaria de mencionar que em junho eles entregarão a Revisão Financeira Interna e pergunta se Erica estará lá, já que ela não tem sido confiável no passado. Jennifer responde que ela achou Erica mais que confiável. Susan discorda e diz que ela não apareceu. Jennifer responde que Leslie poderia fazer isso, mas ela viu mais atividade de Erica durante o processo. Susan responde que ela não apresentou ainda, mas Jennifer afirma que pensou que já tinha sido apresentado, mas Susan não consegue se lembrar de nenhuma apresentação e diz que perdeu a Reunião do Conselho. Jeff apoia a observação de Susan e sugere revisar os registros de reuniões anteriores. Jennifer concorda em ter um Plano B caso Erica não apareça, e sugere que Susan entre em contato com o comitê para organizar a apresentação. Ela não pode apresentar ou ela o faria.
Bear quer comentar mais uma coisa sobre orçamento. Ele quer dizer que eles erraram a marca sobre quais seriam as despesas de tradução, mas que eles têm sido bastante conservadores no Orçamento e Receita. Ele acha que devemos dar uma olhada no que Jennifer está pensando em usar. Jennifer volta ao Orçamento para olhar a “tendência”. Ela continua que a tendência é de alta e eles orçaram um pouco mais do que fizeram. O orçamento é um pouco mais do que ele fez em 2023.
Jennifer afirma que eles estão 4.000 $ acima do que haviam orçado no ano até agora. Jennifer acha que o orçamento está realmente muito bom. Bear concorda e diz que são 4 meses. São 4 meses e mil dólares de diferença por mês. Bear continua que eles estão procurando onde vai estar no final deste ano, o que criará um superávit entre reservas e precisa ter isso bem entendido. Jennifer diz que em algum momento vamos atingir a maturidade. A maneira como eles costumavam orçar era simplesmente plugar as receitas no valor das despesas, o que Jennifer achou problemático. Ela diz que eles têm novos métodos em vigor para distribuir fundos excedentes. Ela acredita em distribuir fundos excedentes para outras organizações aplicáveis porque então, é impossível orçar.
Ela reitera que, usando o último mês como exemplo, comparado ao mês anterior, estamos 29,75 acima do nosso orçamento. Então, este mês tem 2.200,00 $ para este aumento de receita de 4000 $. Nossa maior área é nosso trabalhador técnico e tradução. Orçamos 2.500,00 $ por mês. O novo trabalhador técnico não está custando tanto quanto o antigo. Então, quando você cria um orçamento, tudo que você pode se basear são as possibilidades. Outro item do orçamento são nossas taxas organizacionais. Temos 500 $/mês para possíveis despesas legais. Provavelmente não vamos usar isso, mas existe a possibilidade de que possamos.
Uma coisa que Jennifer realmente gostaria de ver é Mark gastar algum dinheiro em melhorias técnicas mais cedo do que tarde porque no próximo mês vamos receber outros 2.500,00 $. Ele tem um total de 10.000,00 $ orçado. Jennifer pergunta se há mais alguma coisa em que ela possa ajudar. Jeff pergunta o que Jennifer precisava para obter as informações de voo que ele precisa. Eles discutem as estipulações das taxas de diárias com viagem. Jeff pergunta a Felix se ele tem um momento para conversar após a reunião. Felix concorda.
Jennifer pergunta se há alguma questão ou feedback.
Sem perguntas ou feedback
Jennifer encerra com a Declaração de Responsabilidade
