Atualização financeira – Fev 2024

Comitê de finanças da OIAA

Registro de atas

Sábado, 10 de fevereiro de 2024

9:00 – HDT

11:00 – PDT

14:00 – EDT

Participantes:

Jennifer – Tesoureira da OIAA

Felix – Tesoureiro alternativo da OIAA

Barry – Membro antigo do Comitê de Finanças / Ex-secretário

Erica K. – Membro do subcomitê de finanças

Nicky – Secretária do comitê financeiro

Jennifer lidera a Oração da Serenidade. Todos os presentes participam.

Revisão da pauta

Jennifer inicia o compartilhamento de tela e exibe a Pauta. Ela observa que o item mais importante da Pauta para ela é a Atualização da Revisão Financeira. Ela pergunta se há algo adicional para acrescentar à Pauta. Ela aceita uma moção de Barry para aceitar a Pauta “conforme apresentada”. Felix apoia. Jennifer pergunta se há alguma oposição. Sem oposição.

APROVAÇÃO DA AGENDA

Revisão da ata dos meses anteriores

Jennifer diz que havia alguns erros gramaticais e numéricos para corrigir que foram discutidos com Nicky antes da reunião. Ela então pergunta se todos puderam revisar a Ata. Como não há resposta, Jennifer pede a todos que levem alguns minutos para ler a Ata. Jennifer rola a tela. O erro que foi discutido anteriormente estava escrito $450 (cada) para a equipe que foi ao Workshop Nacional de Tecnologia, mas na correção era para (todos) os 10 indivíduos. Jennifer pergunta se o grupo vê outras alterações. Ninguém responde, então ela pede uma Moção para Aceitar. Felix faz a moção e Erica apoia. Jennifer pede se Nicky poderia fazer as alterações e enviar de volta para ela atualizar o site.

APROVAÇÃO DA ATA DO MÊS ANTERIOR

Revisão das demonstrações financeiras

Jennifer começa com a Variação Orçamentária de janeiro. Ela afirma que também estão publicadas no site. As receitas estão um pouco abaixo de $8.500, o que é pouco mais de mil dólares acima do orçamento. Ela acredita que o orçamento será um pouco conservador, o que é bom, porque o orçamento tem um déficit. Ela afirma que PayPal e Stripe estão associados às Receitas e que isso tem se mostrado bem-sucedido. Há Taxas Profissionais de $70,00. Nosso Trabalhador Técnico Especial custou um pouco menos de $1.500. A categoria de Trabalhadores Especiais havia sido acumulada em 2023 para incluí-la no período correto do final do ano. Jennifer afirma que durante o ano, podemos trabalhar em regime de caixa, mas que no final do ano, devemos provisionar tudo. Além disso, que todas as faturas do Fórum IGR ainda não foram enviadas, então veremos mais despesas em fevereiro. Para nossa conta Zoom, sob Videoconferências, agora haverá duas contas Zoom. Anteriormente, havia sido discutido ter uma conta Profissional, que teria custado $2.500,00. Pareceu melhor optar por apenas 2 contas Zoom, pois o preço é significativamente menor. O Gerenciamento de Hospedagem do Site tem a ver com as Despesas do Google e também incluiu um pagamento ao Deep L, o programa de tradução discutido anteriormente. Muitas pessoas discutiram este programa e a OIAA está até explorando obter várias contas para a OIAA. O Conselho discutirá esta despesa e se o preço for superior a $500 anuais, levarão à Assembleia. Jennifer pergunta se há dúvidas sobre a Variação Orçamentária. Felix pergunta por que as Taxas Organizacionais são menores que o esperado. Jennifer responde que há $500 designados para taxas e fins legais, Barry acrescenta que eles têm que pagar Taxas Organizacionais em Nova Jersey, Felix afirma que é contingente se ocorreria ou não. Jennifer responde que não há nada no horizonte e que o Presidente pediu para orçar isso. Barry diz que depois de um ano ou dois devemos remover isso e que não deveria simplesmente ficar lá para sempre. Felix pergunta se eles deveriam estar provisionando isso e/ou reservando dinheiro para essa possibilidade. Jennifer discorda porque não vê probabilidade de ameaça no horizonte. Barry concorda e pergunta de onde veio o níquel na declaração. Jennifer responde que são Juros! Eles brincam sobre como estamos ganhando dinheiro! Felix gostaria de perguntar sobre o provisionamento para a Tradução para a Assembleia/Conselho. Ele acredita que deveríamos estar reservando dinheiro para isso. Jennifer responde que não precisa ser provisionado já que já está no Orçamento como uma despesa definitiva. Felix gostaria de esclarecer o próximo item da linha e afirma que talvez não esteja lendo claramente. Jennifer afirma que a Assembleia do Conselho havia orçado $1.040,00 e originalmente haveria Workshops disponíveis para as Diretrizes. Ela diz que há dois programados para fevereiro e um em março. Ela também acredita que o Orçamento para Tradução é alto, mas que provavelmente orçarão mais. Barry concorda que é sempre melhor orçar de forma muito conservadora na Receita e muito agressiva nas Despesas.

Jennifer traz à tona a Declaração de Contribuições. Felix quer dizer que ao examinar as demonstrações financeiras, às vezes ele vê Grupos 1, 2 e 3 e eles não têm nomes. Jennifer aconselha que ela entraria em contato com eles e apenas perguntaria o nome do grupo. Ela dá um exemplo de um cheque que foi recebido onde ela entrou em contato com eles e foi na verdade um erro. Ela acabou reembolsando. Ela diz que se houver oportunidade de entrar em contato com os grupos, para fazê-lo. Jennifer gostaria de observar que ela mudou este relatório para refletir as alterações que haviam discutido na reunião anterior. Ela mudou os nomes individuais para apenas um item de linha mostrando contribuições pessoais. Felix pergunta se podemos classificá-los por valor numérico. Jennifer diz que poderia, mas ela tem em ordem alfabética. Felix diz que está curioso para saber de onde são alguns dos grupos e que às vezes não há indicação disso nas contribuições reais. Jennifer diz que o PayPal tem um relatório para isso. Ela também gostaria de acrescentar que não gosta de ver declarações listadas do maior para o menor. Barry concorda que não se trata do valor da contribuição. Ele diz que era degradante quando via alguns comitês (fora da OIAA) listarem os grandes volumes primeiro e diminuírem os que eram menores. Jennifer concorda que não listaria dessa forma. Felix entende que esta é uma boa maneira dos grupos encontrarem seus nomes facilmente ao olhar este relatório. Jennifer concorda.

Jennifer traz à tona a Reserva Prudente e mostra que ela reflete os 6 meses. Ela afirma que moveu os $60.000 anteriores, transferiu o valor acordado para a Conta Corrente. Ela explica como a Tech 12 não descontou seu cheque por semanas. Quando finalmente o fizeram, Jennifer teve que tirar das Contas a Pagar em fevereiro. Ela continua que os $5.500 são para o provisionamento da Convenção Internacional de 2025. Felix gostaria de perguntar se seria fácil adicionar análise de tendência a estes relatórios. Por exemplo, poderia mostrar como eles têm se saído nos últimos 6 meses etc. Jennifer acredita que isso está refletido na Variação Orçamentária já que mostra o acumulado do ano. Jennifer diz que não vai colocar outra tarefa em seu prato, mas diz a Felix que fique à vontade para fazer o gráfico da progressão se ele quiser. Felix responde que vai investigar fazer isso. Barry pergunta a Felix se ele sabe como encontrar isso no Excel e que você pode ver os gráficos disponíveis. Jennifer explica que a área de Relatórios do Excel poderia ajudar. Felix diz que vai aprender.

Erica começa sua Atualização sobre a Revisão Financeira do Comitê de Finanças. Ela pergunta a Jennifer se ela tem o documento para compartilhar. Jennifer compartilha na tela. Erica começa dizendo a todos que a Revisão Financeira está praticamente concluída, exceto por 2 itens. Ela diz que Karen tem um documento que tem sido difícil e que ela tem trabalhado nele em casa. Uma vez que este documento estiver concluído, Karen o enviará para ela e então ela poderá completar o relatório final para entregar ao Presidente. Jennifer afirma que ela deve enviar diretamente ao Conselho, pois ela não quer influenciar de forma alguma. Erica pergunta se alguém tem alguma pergunta até agora. Ninguém responde, então ela continua. Ela se refere ao documento e diz que as marcações amarelas são o que está pendente e ela está esperando Karen revisar e dar sua avaliação. Jennifer pergunta se ela tem tudo o que precisa. Erica responde que sim e que eles agora podem ser removidos da conta Mercury. Erica diz que todos podem revisar o documento pois é um anexo que foi enviado. Barry diz que a revisão final deve ir para o Conselho porque o Conselho está atuando como supervisor do Comitê Financeiro. Erica responde que Susan tem a Revisão. Barry agradece a Erica pelo trabalho. Erica diz que foi muito divertido fazer e um processo de aprendizado. Ela pergunta se deve se disponibilizar para o Conselho para perguntas sobre a Revisão. Barry responde que ela absolutamente deveria e para deixá-los saber que ela está pronta. Ele também sugere colocar na Pauta. Jennifer acrescenta que ela deveria enviar para todo o Conselho. Barry concorda e diz que ela deveria fazer ambos: enviar para todo o Conselho e colocar na Pauta para discussão. Jennifer afirma que amanhã é a reunião mensal do conselho e pergunta se ela estaria pronta para responder perguntas. Erica responde que acha que o próximo mês seria um bom momento. Ela poderia enviar ao Conselho, eles podem examinar e fazer perguntas. Ela acredita que não há pressa, pois tudo está “totalmente em ordem e organizado.” Jennifer está feliz que Erica deixou escapar essa pequena informação, pois ela estava curiosa sobre as descobertas. Erica responde que eles procuraram por semanas e durante todo o dia com “5 pares de olhos nisso” e não encontraram absolutamente nada fora do lugar. Jennifer diz que está feliz que há uma opinião independente sobre os livros. Ela aprecia e acredita que os membros ficarão confortáveis com os resultados. Ela agradece a Erica por assumir a tarefa. Erica diz que será muito mais fácil no próximo ano já que agora eles sabem como fazer e podem ensinar outra pessoa a fazer. Jennifer diz que está feliz que eles criaram um processo para a generalização de uma Revisão Financeira Interna. Barry gostaria de alertar Erica sobre a possibilidade de alguns comentários mal-humorados de algumas pessoas. Erica diz que está pronta. Jennifer pergunta com que frequência este relatório deve ocorrer? Erica diz que é recomendado uma vez a cada 3 anos, mas ela e Leslie acreditam que uma vez por ano no mínimo. Ela sente que duas vezes por ano no mínimo seria melhor. Jennifer responde que estava pensando na mesma quantidade e os parabeniza pelo ótimo trabalho. Ela diz que não pode ficar muito melhor do que ter uma Revisão Financeira concluída até fevereiro para que possam continuar com o ano. Jennifer pergunta se há mais perguntas ou comentários para a Equipe de Revisão Financeira. Não há nenhum.

Sem perguntas ou comentários

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS CONCLUÍDAS

Jennifer puxa a Pauta novamente e quer dar uma atualização do Stripe. Ela reitera que temos a plataforma e está ativa. Ela diz que em termos de valor monetário, recebemos contribuições maiores que o PayPal. Ela notou que não estávamos recebendo a taxa de organização sem fins lucrativos, então ela entrou em contato com eles e eles disseram que atualizarão em uma semana, então a mudança deve estar chegando. Felix gostaria de perguntar qual plataforma nos cobra mais: Stripe ou PayPal? Jennifer responde que PayPal é 0,49 centavos por transação mais 1,98%. Stripe é 0,30 centavos por transação mais 2,2%. Jennifer pergunta se há outras preocupações sobre o Stripe. Jennifer pergunta a Felix como foi a reconciliação para ele. Felix responde que foi fácil e não houve diferença alguma. Felix afirma que houve um movimento estranho no início. Jennifer responde que aquela era a taxa associada a isso e que ela teve que sincronizar. Ela também teve que fazer algumas entradas manuais no sistema para fazê-lo funcionar da maneira correta e no período que ela queria. Ela também acrescenta que receberam um pagamento recorrente e que ela o suspendeu. Ela explicou que era de um membro que especificou que era para um determinado grupo, no entanto, é um nome de uma corporação. Ela tentou entrar em contato com a pessoa e não houve resposta. Ela não sabe se é uma corporação de propriedade de um membro de AA, ou uma corporação. Recebemos 4 pagamentos de $25,00 da Strategy Matters com notas de que é de um determinado grupo. Ela explica que poderíamos reembolsar os $100 e suspender os pagamentos futuros, ou manter os $100 que recebemos e dizer que corporações de propriedade de membros de AA podem dar contribuições. Barry quer acrescentar que há uma política sobre o que podemos e não podemos aceitar. Como esta é uma questão de governança, pode ser levada ao Conselho e permitir que o comitê faça uma determinação. Jennifer gostaria de saber quais são as opiniões dos membros do comitê de finanças. Erica diz que não pode contribuir com uma resposta pois está muito cansada. Felix responde que acredita que não deveríamos aceitar fundos nesta situação. Ele acredita que devemos discutir primeiro com o Conselho. Jennifer responde que acredita da mesma forma e suspendeu os pagamentos já que não consegue contato com ninguém para responder pelos pagamentos e/ou grupo. Ela também diz que Susan foi ao local de onde deveria estar vindo e que eles não conheciam o nome da pessoa. Ela diz que isso é muito estranho. Jennifer diz que isso está na Pauta do Conselho para amanhã. Ela pergunta se há algum outro assunto que alguém gostaria de discutir. Jennifer pede uma moção para encerrar. Felix faz uma moção para encerrar a reunião.

Jennifer fecha com a declaração de responsabilidade