Susan R. deu início à reunião, abriu a reunião com uma oração pessoal e depois a Oração da Serenidade às 14h00 EST.

Participantes:

Susan r., presidente

Jennifer b., tesoureira

Jeff b. Secretário

Mark m., presidente de tecnologia

Beth a., curadora internacional

Barry M., função de Administrador Geral

Anita m., secretária suplente

Susan forneceu uma visão geral da agenda: Removido o copyright da agenda.

• Itens permanentes: aprovação da ata, relatórios do Secretário e do Tesoureiro,
  • Assuntos antigos: diretrizes de viagem com relatório do Tesoureiro, relatório do inventário ad hoc.
  • Novos assuntos: Solicitação do presidente do CPC: as reuniões combinadas do Comitê do Conselho do CPC são realizadas trimestralmente conforme os estatutos, quando os presidentes dos comitês fornecem relatórios. Será discutido durante o relatório do Tesoureiro. Discussão sobre vídeo na Assembleia, Discussão sobre Revisão Financeira Próxima: Sessão Executiva, Lembretes de eventos, Relatórios de Comitês dos Dirigentes, Aprovação da Ata Executiva (se o tempo permitir)

Ata da reunião do conselho de 12 de maio de 2024:

• A ata do BOT de maio foi apresentada por Jeff, pois foi enviada até 8 de junho de 2024. Primeiro conjunto por Anita. O Conselho de Administração (BOT) revisou a ata. Foi feito um ajuste em parte do diálogo sobre a viagem ao ICOAA, que não estava conectado à discussão.
  • Moção para aprovar a ata do BOT de 12 de maio de 2024 por Jeff e secundada por Barry M. Ninguém se opôs. Moção aprovada.
  • Comentários: Mark M. perguntou se a ata pode ser carregada no site e Jeff disse que poderia fazer isso até o final desta semana.

Relatório do Secretário– Jeff b. Secretário:

Progresso no atraso das atas das reuniões. Uma planilha acompanhando o atraso foi carregada na pasta com o status de cada item. O objetivo é ter todo o atraso das atas atualizado e na pasta de reuniões do BOT, dentro do próximo mês ou algo assim. Todas as atas aprovadas desde o final de 2022, quando Jeff se tornou Secretário, foram carregadas no drive do BOT. As reuniões do BOT estão organizadas por ano e em cada uma há uma pasta de atas aprovadas para carregar no site.

• Status da Pesquisa de Membros: A pesquisa de membros de junho foi lançada. A pesquisa foi enviada em 2 de junho para os membros, Dirigentes e membros do Comitê e ficará aberta até 1º de julho de 2024. Lembretes serão enviados antes do encerramento. Noventa entradas foram feitas. Em 2023: 172 de 210 entradas eram válidas, resultando em um quórum de quarenta e três para junho.
• Atualizações do Livro do BOT no Drive do BOT:3% completo e Anita está sendo orientada sobre ele e o que está em andamento. Uma vez que os itens Em Andamento forem concluídos, estará cerca de 95-96% completo.
  • Itens concluídos: revisão financeira interna, lista de contatos do BOT, declaração de missão
  • Itens pendentes: Descrição do Programa, Conflito de Interesses, Lista de todos os Comitês e Carta, Denunciante, política de Retenção de Documentos, Plano Estratégico. Manual do Secretário.
  • Comentários: Susan acrescenta à tarefa do Secretário documentar o progresso do status do Pro-Bono (advogados). Jeff disse que acompanharia isso em seu relatório e entraria em contato com Peter do Pro-Bono para obter um cronograma atualizado.
  • Discussão do BOT sobre Pro-Bono:
    • Barry esclareceu ainda mais que essa também foi sua experiência com o Pro-Bono. Ele perguntou se atualizamos nosso status financeiro com o Pro-Bono para identificar se ainda somos elegíveis para o serviço com base no status financeiro. Jeff disse que investigaria isso.
    • Beth recomenda agilizar, pagar um advogado e usar o dinheiro alocado para isso no orçamento ($5.000). Está levando um ano inteiro, e isso não é normal. Mark concordou que há necessidade de revisão de políticas e observou a discussão sobre a necessidade de um advogado por muito tempo. Especialmente nestes anos de formação.
  • Moção: Mark fez uma moção para contratar um advogado para a OIAA. Beth apoiou a moção. Ninguém se opôs e a moção foi aprovada.
    • Discussão Antes da Aprovação da Moção: Barry observou que o advogado deve ser licenciado em Nova Jersey e capaz de discutir conformidades internacionais como uma organização sem fins lucrativos.
    • Após a Aprovação da Moção: O BOT discutiu ainda mais como será feita a busca por um advogado. Barry deixou claro que está confortável com o trabalho de encontrar um advogado e aceitou a tarefa. Barry esclareceu que sua primeira ordem de negócios será entrar em contato com o Pro Bono primeiro. Obrigado, Barry!

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Variação do Orçamento de Maio: Contribuições abaixo de $9.200. Revisão de despesas: Pago o Seguro de Responsabilidade Geral para o ano. Tivemos alguns casos em que cheques tiveram que ser enviados para nós para depositar, às vezes as digitalizações não funcionam. Registro anual de NJ e taxas do PayPal. Conferências: despesas da conferência ICOAA. Trabalhador especial de tecnologia $1.725 para o mês continua com um superávit de $4.600. Tradução para o Fórum IGR e Unidade. Taxa mensal do Zoom para sala grande $50,00. Hospedagem e gerenciamento do site. Superávit de quase $5.000 para o mês. Para o ano, um superávit de quase $23.000 de gastos reais.
• Balanço de Maio: $127.000 com $5.500 reservados para a Conferência Internacional. $122.000 não reservados.
  • Comentários: Mark observou que precisamos estar preparados para discutir recomendações sobre o que fazer com os $122.000 na Assembleia. Jennifer observou que as Diretrizes identificam que os fundos excedentes serão discutidos em setembro para o final do ano. Jennifer perguntou a Susan se poderíamos adicionar à agenda recomendações de fundos excedentes dos membros. Tendo em mente que o orçamento para o ano seguinte precisará ser preparado usando alguns desses fundos. Jennifer também esclareceu que estará preparada para discutir isso na Assembleia. Barry observou que foi capaz de comparar os orçamentos de intergrupos que recebeu de Susan. Isso colocou em perspectiva para ele como é o balanço típico de um grande intergrupo.

A OIAA é um intergrupo de tamanho médio e nossa posição financeira está alinhada com nosso tamanho. A Assembleia precisa ser educada como tal para que estejam informados. Mark mencionou que não apenas educamos os membros, mas também nos comparamos com outros intergrupos internacionais para a Assembleia. Jennifer lembrou ao grupo que exercemos distribuições de excesso anualmente, diferentemente de outros intergrupos que crescem além da reserva prudente. Susan apontou que é por isso que ser membro da ICOAA é útil para a OIAA. Podemos pedir a experiência de outras organizações.

• Relatório de Contribuições: Continuamos a receber novos grupos a cada mês. Há um aumento nas contribuições internacionais da França e Nova Zelândia. Há contribuições significativas de cinquenta e nove grupos no mês de maio. As contribuições individuais estão um pouco abaixo de $400. Jennifer compartilhou sua tela mostrando a lista de contribuições e isso gerou uma discussão.
  • Discussão: Susan observou que o Conselho de Serviços Gerais da Grã-Bretanha contribuiu. Beth perguntou por que aceitamos fundos de um Conselho de Serviços Gerais na Grã-Bretanha quando somos autossuficientes? Ninguém na reunião ou no BOT pôde responder com confiança e satisfazer a pergunta de Beth. O BOT discutiu ainda mais e concordou que a questão precisa ser respondida de maneira satisfatória. O BOT atribuiu ao Tesoureiro a tarefa de examinar a resposta a esta pergunta usando as Tradições e outros meios para acompanhar com o BOT na próxima reunião.

Procedimentos de Viagem: Jennifer B., Reuniu-se com o Comitê de Finanças e apresentou o rascunho dos Procedimentos de Viagem da OIAA na reunião do BOT. A Assembleia aprova todas as viagens através do orçamento e viagens não orçamentadas, independentemente do valor. Comunicar os planos de viagem ao Tesoureiro, que pesquisará opções para arranjos de viagem e então decidirá usando o cartão de crédito da OIAA. O viajante pagará arranjos especiais de viagem. Diária por diem após a conclusão da viagem. Processo notavelmente simples e simplificado.

• Discussão: Conversa sobre diárias e a preocupação sobre o futuro Tesoureiro não ter as mesmas habilidades que o Tesoureiro atual para fazer arranjos de viagem para os viajantes. Jennifer observou que o Comitê de Finanças inseriu a opção de delegar a tarefa. É um privilégio viajar e representar. Os limites orçamentários são estabelecidos como um limite para gastos e não destinados a serem gastos até o limite. As diárias são padronizadas e não exigem que o viajante apresente recibos. O BOT é fiduciariamente responsável por ser prudente.
• Moção: Aceitar os procedimentos de viagem para o BOT feita por Beth e secundada por Mark. Moção aprovada. Opinião minoritária solicitada e recusada.

O Presidente do CPC solicitou fundos de interpretação para o restante do ano para o serviço no valor de $200 para um membro que gostaria de participar do Comitê CPC.

• Moção para aceitar a solicitação do CPC feita por Jennifer e secundada por Jeff. Ninguém se opôs e a moção foi aprovada. Jennifer afirmou que faria um ajuste no orçamento.

Subcomitê Ad Hoc de Inventário, Beth– Quando Beth começou a dar seu relatório, ela observou que apenas 3 de 6 enviaram o questionário. O plano é usar o conjunto de perguntas, dividido em duas sessões separadas a serem conduzidas por facilitadores. Seguiu-se uma discussão sobre se um plano precisava ser aprovado pelo BOT ou não. Planos futuros discutidos em um e-mail precisam ser votados pelo BOT para serem implementados.

Jeff queria fazer uma moção para aprovar um plano e cronograma. Jennifer recomendou fazer uma modificação na moção para se tornar duas moções separadas: uma para as perguntas e outra para o cronograma.

1. Moção para aprovar as perguntas do inventário feita por Jeff e Jennifer a secundou. Mark, Beth, Jeff e Jennifer aprovaram. Susan e Barry se abstiveram. Moção aprovada.

Discussão: o primeiro conjunto de perguntas está pedindo ao membro para falar pelos outros. As perguntas são direcionadas a um aborrecimento que ocorreu e estão em conflito com um verdadeiro inventário. Os membros discutiram as questões organizacionais e foram respondidas da parte do respondente. Outro membro sentiu que é sua responsabilidade avaliar o desempenho dos membros devido à sua responsabilidade como membro do BOT. Foi então levantado que um facilitador imparcial deveria levantar as questões. É desconfortável apontar o dedo para um membro sozinho. Perguntas abertas ajudarão o BOT geral a identificar áreas de força e áreas de oportunidade para melhorar. É um processo e a expressão dos esforços de seguir em frente é aceitável.

2. Moção para aprovar o cronograma enviado ao Conselho de Administração feita por Mark. Beth então apresentou o cronograma via compartilhamento de tela para o BOT.

Cronograma:

• Sessão 1: Finalizar perguntas até 17 de maio de 2024, enviar perguntas para serem completadas até 7 de junho de 2024, Enviar perguntas ao facilitador um para uma sessão em 22 de junho de 2024, às 14h EST.
• Sessão 2: Fornecer respostas para as perguntas a serem enviadas até 7 de julho de 2024, ao segundo facilitador para compilação para discussão durante a segunda sessão em 21 de julho de 2024.
  • Discussão sobre mudar a data para 28 de julho de 2024, às 14h EST por 2 horas.

Jennifer fez uma moção para aceitar o cronograma modificado do Inventário do Conselho, que foi apoiada pela Beth. A favor: Mark, Jeff, Jennifer, Beth, Susan. Barry absteve-se. Moção aprovada.

• Sessão 1: Finalizar perguntas até 17 de maio de 2024, enviar perguntas para serem completadas até 7 de junho de 2024, Enviar perguntas ao facilitador um para uma sessão em 22 de junho de 2024, às 14h EST.
• Sessão 2: Fornecer respostas para as perguntas a serem submetidas até 7 de julho de 2024, ao segundo facilitador para compilação para discutir durante a segunda sessão em 28 de julho de 2024, às 14h EST por 2 horas.
  • As perguntas devem ser enviadas ao Jeff e à Beth. Facilitadores qualificados foram identificados e estão sendo procurados. O BOT discutiu as credenciais e competências dos facilitadores.

Novos Assuntos: Vídeo português na Assembleia, Susan, Presidente: Um vídeo de Informação Pública criado por Portugal, usando atores foi discutido. A questão surgiu em torno da música de fundo que era de um artista americano. Foi relatado que o YouTube remove todas as questões e se houver uma questão de direitos autorais, não irá reproduzir. BOT concordou em reproduzir o vídeo mesmo que seja em português na Assembleia. Vale a pena apresentar aos membros.

Relatório do administrador internacional, Beth, administradora internacional:

Presidente da Conferência: 275 inscrições de vinte países diferentes. Voluntários estão espalhando a palavra no Quebec, Brasil, Portugal, Espanha. Beth espalhou a palavra no Irã. Confirmaram artistas: grupo espanhol irá apresentar tango, e um jovem músico do Quebec irá apresentar música folk. Beth D Presidente de Tecnologia da Convenção Online está coordenando os grupos. Estão trabalhando com Mary para confirmar IGR’s. Susan está encarregada de dois espaços na sexta-feira para falar sobre OIAA. Jennifer assumiu o preenchimento dos espaços de intérpretes: Em cada sala haverá intérpretes de inglês, espanhol, ASL, francês ou português. A partir de 9 de junho de 2024, de manhã 44 desses espaços estão preenchidos por dez intérpretes. Cada sala terá um intérprete. Farsi está apenas num determinado local no cronograma. O progresso é relatado como excelente.

Administrador Geral, Barry: As atribuições atuais para ele da Susan serão confirmadas. Se o grupo tiver alguma, por favor mova essas para Susan para Barry.

Relatório do Presidente de Tecnologia, Mark: A aplicação de adesão tem sido um foco com comprar versus construir. O valor orçamentado era para construir, e poderia ser uma subscrição que pode ser menos. Mark identificou que uma sessão de visão seria o próximo passo e se alguém gostaria de se juntar nessa reunião, por favor junte-se. Ele fez alguns comentários sobre opções. Adesão do comité: muitos novos 6-8 voluntários em Tecnologia. O comité tem uma pergunta de inventário na sua agenda: fornecemos informação quando necessária ou solicitada de forma oportuna? Estamos fazendo um trabalho maravilhoso e sempre podemos fazer melhor. Esclarecer, teremos uma Feira de Serviços em julho em vez de um Fórum IGR, a comunicação sairá em breve. Jennifer ofereceu o seu apoio se o Fórum IGR de julho precisar de intérpretes. O Fórum IGR de julho é o único Fórum IGR que Mark se comprometeu a hospedar.

O Comité de Tecnologia está trabalhando num vídeo. Uma página de FAQ será criada para a Convenção onde recursos tecnológicos como levantar a mão etc. criados especificamente para a convenção podem ser hospedados.

Discussão da Revisão Financeira, Susan: Publicar a Revisão Financeira no site. Se for publicada publicamente sem um contexto sobre o orçamento, pode ser confuso para os membros. Susan fez muito trabalho de pesquisa e partilha de experiência desta informação.

Barry fez uma moção para manter as finanças apenas para os membros a menos que seja apropriado publicá-las. Susan apoiou a moção. Discussão: Mark pediu esclarecimento e depois pediu para adiar a moção. Não publicaremos a Revisão Financeira no site até que uma decisão seja tomada. Reproduziremos o vídeo de 8 minutos da Revisão Financeira durante a Assembleia em junho de 2024.

Relatório da Presidente, Susan: Passou tempo no PAC e algumas das questões que surgem estão relacionadas com finanças. Ela passou tempo na Unity. Fez seguimento com Pro-Bono, participou em reuniões especiais. Pronta para a Assembleia de junho e ICOAA.

A reunião terminou com a Declaração de Responsabilidade.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas pelo Conselho nesta reunião:

• Moção: Atas da Reunião de maio de 2024 aprovadas.
• Moção: Busca de Advogado da OIAA aprovada.
• Moção: Procedimentos de Viagem da OIAA aprovados.
• Moção: Pedido do Presidente CPC de 200 $ para ser gasto em serviços de intérprete para membro do Comité.
• Moção: Aprovação das perguntas do Inventário do Conselho.
• Moção: Aprovação do processo do Inventário do Conselho.

Respeitosamente submetido,

Anita M

Secretária suplente da OIAA