Ata da reunião conjunta do conselho da OIAA de 23^º de setembro de 2023

Participantes:
Lesliee A., Coordenadora de Comunicações
Beth A., Coordenadora Alt. de UnidadeJeff B., SecretárioJennifer B., TesoureiraJan BB, Coordenadora do PACNona C., Vice-CoordenadoraCarlos D., Coordenador de UnidadeFelix E., Tesoureiro Alt.Eldin, Coordenador Alt. do PACMelinda F., Coordenadora Alt. de TecnologiaAmelia L., Secretária Alt.
Mark M., Coordenador de Tecnologia
Susan R., Coordenadora

Susan R., a Coordenadora, abriu a reunião às 17h02 EST com a Oração da Serenidade.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff revisou a reunião do Conselho Combinado da última reunião do Conselho Combinado em 18 de agosto^th, 2023.
• Como não houve correções, Mark M. fez uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.
• Jeff informou que dois advogados foram designados para a OIAA para nos ajudar a revisar e aprovar os 3 documentos organizacionais: a política de Denúncia, o documento de Conflito de Interesses e o documento de política de Retenção de Documentos. Esses advogados também nos ajudarão a revisar e finalizar o processo de Porta Aberta.
• Jeff também afirmou que preparou uma planilha com o acúmulo de atas do Conselho que ainda precisam ser criadas desde quando ele estava indisponível devido a doença. Jeff mencionou que agora temos atas retroativas até julho, com várias atas anteriores que ele e Amelia ainda precisam criar.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer afirmou que não revisará os relatórios financeiros, pois isso foi feito na semana passada na Assembleia da OIAA.
• Jennifer fez vários comentários sobre o processo orçamentário
  • Jennifer afirmou que ela e Felix se reuniram para revisar o orçamento. Ela pediu a Felix para verificar as projeções de receita.
  • Neste momento, parece haver um déficit de cerca de $40.000 com base nas solicitações orçamentárias atuais.
  • Jennifer afirmou que as reuniões do comitê de Finanças foram movidas para o 2^º sábado do mês às 14h EST para melhor acomodar os participantes internacionais.
  • Jennifer mencionou que não há dinheiro incluído no orçamento de 2024 para uma auditoria externa. No entanto, ela enviou um e-mail para quem estivesse interessado em realizar uma auditoria interna. Jennifer informou que houve 3 respostas e que Eldin havia elaborado procedimentos que poderiam ser usados para uma auditoria interna.

Relatório do presidente – Susan R., presidente

• Susan forneceu seu relatório de coordenação ao Conselho.
• Susan afirmou que revisou os Estatutos sobre seu papel e descreveu suas atividades durante o último trimestre.
• Susan enfatizou a necessidade de os Comitês trabalharem juntos em questões comuns.
• Susan mencionou que as reuniões do Conselho de Oficiais também serão movidas para o 2^º domingo às 14h EST e as reuniões do Conselho Combinado serão nos 3^ºs sábados às 14h EST. Embora o problema de alcançar a outra metade do mundo ainda exista, esses horários serão mais amigáveis para nossos participantes europeus.

Vice-coordenadora – Nona c., vice-coordenadora

• Nona relatou que seu primeiro trimestre como Vice-coordenadora tem sido principalmente seguir a liderança da Coordenadora
• Nona relatou suas atividades para este último trimestre, incluindo as reuniões do Comitê que ela participou.

Relatório do Coordenador de Tecnologia – Mark M., Coordenador de Tecnologia

• Mark relatou que este trimestre tem sido o culminar dos últimos 6 a 9 meses. Ele agradeceu seus predecessores por reservarem o dinheiro para atualizar nossa tecnologia.
• Ele mencionou que os últimos 3 meses foram envolvidos com ajustes no site recém-lançado.
• O comitê de Tecnologia esteve envolvido no processo orçamentário e o orçamento atual do comitê de Tecnologia é de $55.000, o que é aproximadamente metade do orçamento do próximo ano.
• Se você precisar de ajuda com a tecnologia da OIAA, envie um e-mail para asktech@aa-intergroup.org.
• Mark relatou que dois membros do comitê de Tecnologia participaram presencialmente da conferência NAATW em nome do comitê de Tecnologia.
• Melinda relatou que preparou um relatório que foi publicado no site com notas da NAATW. Melinda também tem acesso aos relatórios e vídeos da conferência NAATW que ela pode compartilhar com quem solicitar. Ela agradeceu ao Conselho por permitir que ela participasse da NAATW e servisse como coordenadora alternativa de Tecnologia. Ela descreveu várias das apresentações úteis da NAATW que estavam em seu relatório.
• Melinda também informou que fez a transição do cargo de Coordenadora Alt. de Tecnologia para se tornar uma trabalhadora especial remunerada. Seu novo e-mail é web.services@aa-intergroup.org. Ela está documentando seu papel como Servidora Web remunerada para facilitar a transição para a próxima pessoa que assumir esta função.

Relatórios dos comitês

• Carlos D., o coordenador do comitê de Unidade, relatou que o Comitê tomou a decisão de se retirar da 2^ª Convenção Internacional Anual devido a desacordos sobre como proceder. Ele também relatou que o Comitê preparou seu orçamento para o próximo ano, que inclui fundos para uma convenção internacional a ser organizada pela OIAA, e que o Comitê submeteu sua carta atualizada ao Conselho para aprovação.
• Jennifer sugeriu que a convenção sendo planejada pelo comitê de Unidade para outubro do próximo ano seja movida para novembro, quando há menos atividades.
• Jan BB. forneceu seu relatório do PAC ao Conselho. Ela afirmou que houve 105 solicitações de novas listagens em setembro e que 49 foram processadas até a conclusão. Ela forneceu estatísticas adicionais de seu relatório também.
• Jan falou brevemente sobre as 4 reuniões que tiveram listagens recusadas e os motivos para isso. As reuniões foram amplamente recusadas por não serem reuniões exclusivamente associadas a A.A.
• Amelia L., a coordenadora alternativa do comitê de Diretrizes, relatou que o comitê ad hoc de Diretrizes concluirá seu trabalho até o final de setembro. Ela espera que o trabalho seja concluído até este prazo e que o documento seja apresentado ao Conselho para revisão. Ela mencionou que haverá várias questões em aberto que o Conselho precisará discutir e resolver.
• Lesliee, a coordenadora do comitê de Comunicação, relatou que o comitê de Comunicação se reúne no 3^º domingo do mês. Ela relatou que trabalhou com nossa Coordenadora, Susan, e Jennifer para desenvolver um processo para contratar intérpretes e tradutores. Ela está pensando em desenvolver um formulário de feedback para avaliar tradutores e intérpretes. Lesliee afirmou que seu comitê desenvolveu um processo para criar vídeos e que o Comitê está no processo de trabalhar em seu primeiro vídeo, O que é a OIAA e qual o papel do IGR? O Comitê também está no processo de desenvolver um formulário para submeter relatórios do Comitê.
• Susan perguntou aos coordenadores dos Comitês com que frequência eles gostariam de se reunir como um Conselho combinado. O consenso foi que os Comitês e o Conselho deveriam se reunir trimestralmente.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 18h48 EST

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA