Participantes:

Lesliee A., coordenadora de Comunicações

Beth A., coordenadora alternativa de Unidade

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Jan BB, Presidente do PAC

Nona C., vice-coordenadora

Carlos D., coordenador de Unidade

Felix E., suplente Tesoureiro

Eldin, coordenador alternativo do PAC

Melinda F., coordenadora alternativa de Tecnologia

Amelia l., alternativa Secretário

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Coordenadora, abriu a reunião às 17h02 EST com a Oração da Serenidade.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff revisou a reunião do Conselho Combinado da última reunião do Conselho Combinado em 18 de agosto^th, 2023.
• Como não houve correções, Mark M. fez uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.
• Jeff informou que dois advogados foram designados para a OIAA para nos ajudar a revisar e aprovar os 3 documentos organizacionais: a política de Denúncia, o documento de Conflito de Interesses e o documento de política de Retenção de Documentos. Esses advogados também nos ajudarão a revisar e finalizar o processo de Porta Aberta.
• Jeff também afirmou que preparou uma planilha com o acúmulo de atas do Conselho que ainda precisam ser criadas desde quando ele estava indisponível devido a doença. Jeff mencionou que agora temos atas retroativas até julho, com várias atas anteriores que ele e Amelia ainda precisam criar.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer afirmou que não revisará os relatórios financeiros, pois isso foi feito na semana passada na Assembleia da OIAA.
• Jennifer fez vários comentários sobre o processo orçamentário
  • Jennifer afirmou que ela e Felix se reuniram para revisar o orçamento. Ela pediu a Felix para verificar as projeções de receita.
  • Neste momento, parece haver um déficit de cerca de $40.000 com base nas solicitações orçamentárias atuais.
  • Jennifer afirmou que as reuniões do comitê de Finanças foram movidas para o 2^º sábado do mês às 14h EST para melhor acomodar os participantes internacionais.
  • Jennifer mencionou que não há dinheiro incluído no orçamento de 2024 para uma auditoria externa. No entanto, ela enviou um e-mail para quem estivesse interessado em realizar uma auditoria interna. Jennifer informou que houve 3 respostas e que Eldin havia elaborado procedimentos que poderiam ser usados para uma auditoria interna.

Relatório do presidente – Susan R., presidente

• Susan forneceu seu relatório de coordenação ao Conselho.
• Susan afirmou que revisou os Estatutos sobre seu papel e descreveu suas atividades durante o último trimestre.
• Susan enfatizou a necessidade de os Comitês trabalharem juntos em questões comuns.
• Susan mencionou que as reuniões do Conselho de Oficiais também serão movidas para o 2^º domingo às 14h EST e as reuniões do Conselho Combinado serão nos 3^ºs sábados às 14h EST. Embora o problema de alcançar a outra metade do mundo ainda exista, esses horários serão mais amigáveis para nossos participantes europeus.

Vice-coordenadora – Nona c., vice-coordenadora

• Nona relatou que seu primeiro trimestre como Vice-coordenadora tem sido principalmente seguir a liderança da Coordenadora
• Nona relatou suas atividades para este último trimestre, incluindo as reuniões do Comitê que ela participou.

Relatório do Coordenador de Tecnologia – Mark M., Coordenador de Tecnologia

• Mark relatou que este trimestre tem sido o culminar dos últimos 6 a 9 meses. Ele agradeceu seus predecessores por reservarem o dinheiro para atualizar nossa tecnologia.
• Ele mencionou que os últimos 3 meses foram envolvidos com ajustes no site recém-lançado.
• O comitê de Tecnologia esteve envolvido no processo orçamentário e o orçamento atual do comitê de Tecnologia é de $55.000, o que é aproximadamente metade do orçamento do próximo ano.
• Se você precisar de ajuda com a tecnologia da OIAA, por favor, envie um e-mail para asktech@aa-intergroup.org.
• Mark relatou que dois membros do comitê de Tecnologia participaram presencialmente da conferência NAATW em nome do comitê de Tecnologia.
• Melinda relatou que preparou um relatório que foi publicado no site com notas da NAATW. Melinda também tem acesso aos relatórios e vídeos da conferência NAATW que ela pode compartilhar com quem solicitar. Ela agradeceu ao Conselho por permitir que ela participasse da NAATW e servisse como coordenadora alternativa de Tecnologia. Ela descreveu várias das apresentações úteis da NAATW que estavam em seu relatório.
• Melinda também relatou que ela fez a transição do papel de coordenadora alternativa de Tecnologia para ser uma trabalhadora especial remunerada. Seu novo e-mail é services@aa-intergroup.org. Ela está no processo de documentar seu papel como Servidora Web remunerada para facilitar a transição para a próxima pessoa que assumir esse papel.

Relatórios dos comitês

• Carlos D., o coordenador do comitê de Unidade, relatou que o Comitê tomou a decisão de se retirar da 2^ª Convenção Internacional Anual devido a desacordos sobre como proceder. Ele também relatou que o Comitê preparou seu orçamento para o próximo ano, que inclui fundos para uma convenção internacional a ser organizada pela OIAA, e que o Comitê submeteu sua carta atualizada ao Conselho para aprovação.
• Jennifer sugeriu que a convenção sendo planejada pelo comitê de Unidade para outubro do próximo ano seja movida para novembro, quando há menos atividades.
• Jan BB. forneceu seu relatório do PAC ao Conselho. Ela afirmou que houve 105 solicitações de novas listagens em setembro e que 49 foram processadas até a conclusão. Ela forneceu estatísticas adicionais de seu relatório também.
• Jan falou brevemente sobre as 4 reuniões que tiveram listagens recusadas e os motivos para isso. As reuniões foram amplamente recusadas por não serem reuniões exclusivamente associadas a A.A.
• Amelia L., a coordenadora alternativa do comitê de Diretrizes, relatou que o comitê ad hoc de Diretrizes concluirá seu trabalho até o final de setembro. Ela espera que o trabalho seja concluído até este prazo e que o documento seja apresentado ao Conselho para revisão. Ela mencionou que haverá várias questões em aberto que o Conselho precisará discutir e resolver.
• Lesliee, a coordenadora do comitê de Comunicação, relatou que o comitê de Comunicação se reúne no 3^º domingo do mês. Ela relatou que trabalhou com nossa Coordenadora, Susan, e Jennifer para desenvolver um processo para contratar intérpretes e tradutores. Ela está pensando em desenvolver um formulário de feedback para avaliar tradutores e intérpretes. Lesliee afirmou que seu comitê desenvolveu um processo para criar vídeos e que o Comitê está no processo de trabalhar em seu primeiro vídeo, O que é a OIAA e qual o papel do IGR? O Comitê também está no processo de desenvolver um formulário para submeter relatórios do Comitê.
• Susan perguntou aos coordenadores dos Comitês com que frequência eles gostariam de se reunir como um Conselho combinado. O consenso foi que os Comitês e o Conselho deveriam se reunir trimestralmente.

A reunião foi encerrada com a Declaração de Responsabilidade às 18h48 EST

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Mark M. fez uma moção para aceitar a ata conforme apresentada. A moção foi apoiada por Nona C. e a ata foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário da OIAA