Participantes:

Jeff b., Secretário

Jennifer b., tesoureira

Nona C., vice-coordenadora

Mark m., presidente de tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., a Presidente, abriu a reunião às 14:02 EST. A reunião começou com a Oração da Serenidade.

Relatório do Secretário – Jeff b., Secretário

• Jeff relatou que as alterações às atas de 12/9 desapareceram após aceitar as mudanças que Jennifer tinha feito. Ele disse que se lembrava de algumas das alterações e pediu a Jennifer para comentar sobre quaisquer mudanças adicionais que ela fez. Mark fez uma moção para aceitar as atas de 12/9 com alterações a serem feitas com base na mudança anterior. Jennifer B. apoiou a moção, e as atas foram aprovadas unanimemente.
• Jeff reviu as atas da reunião da Direção de 8/10. Não houve comentários sobre este conjunto de atas. Mark M. fez uma moção para aceitar as atas de 8/10 como apresentadas, que foi apoiada por Nona C. As atas foram aprovadas unanimemente.

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Jennifer disse que não havia necessidade de rever os relatórios financeiros, pois foram publicados online e revistos ontem.

Presidente de Tecnologia – Mark M., presidente do comité de tecnologia

• O grupo Cloud Admin teve uma rotação, e levou alguns meses para se preparar para começar a trabalhar com os presidentes dos Comités.
• O Comité está a procurar trazer algumas pessoas novas nos próximos meses.
• Susan perguntou sobre Dave W. do grupo Cloud Admin contactá-la para formação no Google. Susan perguntou se algum dos membros da Direção gostaria de ser incluído. Mark sugeriu que a Direção se atualizasse no uso do drive da Direção do Google. Susan disse que voltará a contactar Dave e agendará uma sessão no novo ano sobre como usar o drive da Direção.

Relatório da Vice-presidente – Nona C., Vice-presidente

• Nona relatou que o comité da Convenção começará a reunir-se em janeiro.
• Nona falou com Susan sobre os comités PIC e CPC e sugeriu que esperássemos até os novos administradores entrarem. Este poderia ser um bom projeto para esses administradores.
• Nona mencionou que a próxima reunião do Fórum IGR terá lugar em janeiro. Houve uma discussão sobre cobrir as novas Diretrizes neste fórum, mas foi apontado que haverá workshops separados para rever as Diretrizes com os membros.

Relatório da Presidente – Susan R., presidente

• Susan perguntou à Direção se queríamos ter uma reunião da Direção Combinada em dezembro. A Direção estava a favor de não esperar até janeiro e que devíamos ter uma reunião da Direção Combinada no dia 2^nd de dezembro.
• Susan discutiu a seguir os seus planos para a Assembleia. A sua agenda para a Assembleia era:
  • Aprovar as atas da Assembleia anterior.
  • Ter Jennifer a rever o Orçamento linha por linha e ter o orçamento aprovado pelos Membros.
  • Conduzir as Eleições. Cada posição será votada separadamente com os candidatos tendo 3 minutos para apresentar os seus currículos de serviço.
• Susan terá a agenda publicada no website.

Revisão das diretrizes – Jeff b., Secretário

• Jeff disse que recebeu comentários sobre as primeiras 4 secções de Jennifer, Susan e Nona. Os comentários de Susan eram principalmente de formatação, e Jennifer também tinha algumas mudanças de formatação. Jeff disse que fará essas mudanças de formatação.
• Jeff mencionou que tanto Nona como Jennifer tinham várias perguntas. Essas perguntas foram colocadas num documento separado que foi enviado à Direção. Jeff passou por essas perguntas, uma por uma, tendo uma discussão sobre cada pergunta e fazendo mudanças ao documento das Diretrizes com a aprovação da Direção para cada mudança.
• Uma mudança que foi discutida foi se qualquer membro AA tinha o direito de apresentar um recurso do Conceito V, como atualmente declarado nas Diretrizes. A Direção sentiu que se tinha de ser membro da OIAA, com ou sem direito a voto, para apresentar um recurso do Conceito V. Nona C. fez uma moção para que as Diretrizes fossem alteradas de membro AA para membro OIAA. A moção foi apoiada por Mark M. A votação recebeu unanimidade substancial (4 a 1) mas não foi unânime; não houve opinião minoritária.
• As perguntas de Jennifer relacionavam-se com o uso de uma maioria de 2/3 nos nossos procedimentos de assembleia. Ela apontou que os nossos Estatutos têm situações específicas onde uma maioria de 2/3 é necessária, mas que em todas as outras situações apenas uma maioria simples é necessária. Jeff respondeu que ficou surpreendido com isto, pois Bill W. nos seus escritos e nos Conceitos defende a unanimidade substancial. A Direção concordou, no entanto, que os Estatutos devem ser respeitados, e que a secção dos procedimentos de assembleia será atualizada em conformidade.
• Jennifer solicitou uma moção que declara que, a menos que especificamente declarado nos nossos Estatutos, as votações sobre itens de negócio requerem apenas uma maioria simples. Nona C. apoiou a moção e a Direção votou unanimemente para aprovar a moção.

Atualização sobre RFP de Tecnologia – Mark M., presidente de tecnologia

• Mark disse que tinha publicado o RFP para um trabalhador especial de tecnologia em vários sites de RFP. Ele recebeu várias respostas e está no processo de as rever.

Fundo de doações PayPal – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer mencionou que o comité de Finanças discutiu se deveria aderir ao Fundo de Doações PayPal, que poderia ajudar a reduzir o custo das taxas PayPal. O Comité sentiu que havia várias desvantagens em estar neste programa e que a OIAA não deveria aderir.

Livro da Direção – Nona C., Vice-presidente

• Nona pediu ao nosso Secretário, Jeff, uma data até à qual os documentos para o Livro da Direção poderiam ser reunidos.
• Jeff disse que o seu próximo passo será criar uma folha de cálculo com a lista de documentos necessários para o Livro da Direção e criar pastas no drive da Direção para esses documentos. Nona disse que ele deveria informar a Direção se precisasse de ajuda.

Questão de Comunicação com Utilização de Recursos OIAA – Susan R., presidente

• Susan mencionou que foi contactada por Lesliee, a presidente do comité de Comunicação, sobre preocupações de que Jeff, o nosso Secretário, estava a usar os recursos de vídeo do seu comité.
• Jeff esclareceu que tinha contactado Randy C. com o único propósito de aprender o seu processo para criar vídeos e que não solicitou o uso de quaisquer recursos OIAA. Jeff também informou Randy que o comité Grapevine, La Vina e Magazine já não era parte da OIAA e que Randy ainda tinha este comité na sua lista.
• Nona sugeriu que, embora não tenha sido feito nada de errado nesta situação, seria uma boa ideia informar a Direção sobre situações onde um potencial conflito de interesses poderia estar envolvido.

Questões de direitos de autor e propriedade intelectual – Susan r., presidente

• Susan leu um email enviado para ela por Lesliee, a presidente de Comunicação, sobre registar a marca do nosso logótipo e proteger a nossa propriedade intelectual. Como havia muito a considerar, a Direção decidiu adiar esta discussão até à reunião da Direção de dezembro.
• Jennifer apontou que a Direção já tinha discutido registar a marca do logótipo OIAA e tinha decidido contra isso. Jeff mencionou que a questão chave com criar uma marca registada é que precisas de a defender se alguém mais usar a marca, o que é algo que causou ao Conselho de Serviço Geral questões legais e uma grande despesa.

A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade às 15:42 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

• Mark fez uma moção para aceitar as atas de 12/9 com alterações a serem feitas com base nas mudanças anteriores. Jennifer B. apoiou a moção, e as atas foram aprovadas unanimemente.
• Mark M. fez uma moção para aceitar as atas de 8/10 como apresentadas, que foi apoiada por Nona C. As atas foram aprovadas unanimemente.
• Nona C. fez uma moção para que as Diretrizes fossem alteradas de membro AA para membro OIAA. A moção foi apoiada por Mark M. A votação recebeu unanimidade substancial (4 a 1) mas não foi unânime; não houve opinião minoritária.
• Jennifer solicitou uma moção que declara que, a menos que especificamente declarado nos nossos Estatutos, as votações sobre itens de negócio requerem apenas uma maioria simples. Nona C. apoiou a moção e a Direção votou unanimemente para aprovar a moção.

Humildemente submetido,

Jeff Bernknopf

Secretário da OIAA