Assembleia da OIAA – 15 de junho de 2024 – atas

Mark M., o presidente de Tecnologia da OIAA, fez vários anúncios de abertura e apresentou a equipe de Tecnologia do Zoom. Ele pediu a todos os membros votantes que preenchessem o formulário de quórum.

A Assembleia foi aberta pela Presidente da OIAA, Susan R., às 14h02 EST (11h02 PST, 12h02 MST, 13h02 CST, 19h02 Reino Unido/Portugal). Ela deu as boas-vindas aos participantes e conduziu a assembleia na versão Nós da oração da Serenidade. Susan revisou a pauta da Assembleia.

Susan apresentou nosso novo Curador Geral, Barry M., que anteriormente atuou como Secretário da OIAA. Barry dedicou alguns minutos para se apresentar.

Revisão das atas da assembleia de 16/3 – Jeff B., Secretário

• Jeff descreveu o processo para estabelecer um quórum. Ele explicou que na pesquisa anual do ano passado houve 182 respostas e que o quórum é 25 % desse número, arredondado para 46. Assim que tivermos 46 membros registrados, poderemos conduzir os negócios.
• Mark M., Presidente de Tecnologia, anunciou que havia agora um quórum para que os negócios pudessem ser conduzidos.
• Jeff anunciou quem estava apto a votar na Assembleia.
• Jeff revisou as atas da reunião da Assembleia de 15 de março ^{e solicitou quaisquer correções.}
• Amelia L., IGR do grupo Jornada do Coração, ofereceu várias correções que foram feitas.
• Jeff pediu uma moção para aprovar as atas de 16 de março^{. Uma moção para aprovar as atas, conforme alteradas, foi apresentada por Robert B., IGR do grupo 1728 de Columbus, Ohio, e secundada por Mary M., a presidente do PIC. A moção foi aprovada por unanimidade.}

Vagas em aberto – Susan R., presidente

• Susan afirmou que a primeira vaga em aberto que temos é para Vice-presidente. Ela mencionou que esta posição atua como membro da Diretoria. Ela afirmou que você deve ter 18 anos de idade, não precisa ser cidadão dos EUA e ter prestado serviço na OIAA anteriormente. Se você estiver interessado nesta posição, envie um currículo para a Diretoria (oiaa.board@aa-intergroup.org) até 1º de julho.
• Susan em seguida afirmou que temos uma vaga em aberto para presidente do comitê da convenção internacional de Vancouver. Esta convenção internacional ocorre a cada 5 anos nos EUA ou Canadá. Ela afirmou que teremos uma suíte cibernética e uma sala de hospitalidade nesta Convenção. Se você tiver interesse em servir, entre em contato com Susan em chair@aa-intergroup.org
• Susan mencionou que precisamos de um registrador alternativo. Se você quiser mais informações sobre esta posição, entre em contato com Mary M., em registrar@aintergroup.org.

Atualização sobre a Convenção Internacional da OIAA – Beth A., curadora internacional

• Beth afirmou que ficou impressionada com a resposta que tivemos nas inscrições. Ela relatou que, até o momento, temos 380 pessoas registradas.
• Beth forneceu uma lista de alguns dos muitos países onde os inscritos residem.
• Ela afirmou que está apenas começando a criar a programação e discutiu alguns dos detalhes propostos para as sessões.
• Ela solicitou feedback da Assembleia para ajudar a tornar esta uma experiência incrível para todos.

Relatório da Tesoureira – Jennifer B., Tesoureira

Variação orçamentária: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-apr-2024-4/

Balanço patrimonial: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-feb-2024-2/

Relatório de contribuições: https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-dec-2023/

• Jennifer revisou as finanças de maio, incluindo as informações acumuladas no ano. Ela afirmou que, em maio, recebemos contribuições de pouco menos de 9.200 $ e que, acumulado no ano, recebemos 40.700 $ em contribuições.
• Ela revisou várias das despesas incorridas.
• Ela relatou que, em nosso balanço patrimonial, temos um total de 127.000 $ em dinheiro no banco, com despesas acumuladas para a Convenção de Vancouver de 2025 de 5.500 $.
• Ela mencionou que em outubro incorreremos em despesas muito grandes para nossa convenção online que estamos organizando. Ela afirmou que também temos um mecanismo no final do ano que, se tivermos excesso de caixa sobre nossa reserva prudencial, distribuiremos esses fundos excedentes para outras entidades da AA, o que será votado pela Assembleia em dezembro.
• Jennifer afirmou que o relatório final que ela faz é o relatório de contribuições, que contém todos os diferentes grupos que contribuíram em maio.

Relatórios dos comitês

Relatório do comitê da Convenção Internacional de Vancouver – Susan R., presidente

• A cada 5 anos, na Convenção Internacional da GSO, a OIAA tem sediado uma suíte cibernética e o Comitê está atualmente procurando por um presidente. Compreensão e experiência em trabalhar com diversidade cultural, bem como experiência anterior em hospitalidade de conferências, são um diferencial.
• A OIAA é representada ao sediar uma suíte de hospitalidade para os participantes.
• Este comitê se reúne via Zoom no 3º domingo do mês, às 14h15, horário do Leste.

Comitê de Relatórios Financeiros Internos – Leslee A., presidente do comitê de Comunicações

• A presidente deste comitê não pôde comparecer, então ela criou um vídeo que foi exibido para os participantes.
• No vídeo, Erica apresentou o relatório do comitê cobrindo o ano de 2023.
• O Comitê realizou uma revisão dos relatórios e controles financeiros da OIAA e submeteu seu relatório à Diretoria em 1º de março.
• Ela mencionou que a revisão que conduzimos seguiu um guia para a realização de revisões financeiras internas, o que é diferente de uma auditoria financeira realizada por um contador.
• Ela então revisou o relatório de 9 páginas submetido à Diretoria.

Relatório do Comitê de Finanças – Jennifer B., Tesoureira

• Jennifer primeiro agradeceu à equipe de revisão financeira. Ela afirmou que acredita que isso deve dar aos membros um nível de conforto com nossos procedimentos financeiros.
• Ela então apresentou o relatório anual do comitê de Finanças.
• Ela forneceu uma lista de algumas das realizações do comitê para o ano:
• O Comitê auxiliou na seção de finanças das diretrizes.
• Eles iniciaram e registraram a Inscrição de Caridade Anual de Nova Jersey exigida.
• O Comitê criou e documentou o processo de fornecedores.
• Eles criaram, distribuíram e compilaram o processo orçamentário.

Relatório do Comitê de Tecnologia – Mark M., presidente de Tecnologia

• Mark relatou que uma das principais responsabilidades do Comitê é o site e que nosso site completou um ano. Mark demonstrou algumas funcionalidades do site.
• Ele relatou que mais de 229.000 pessoas visitam o site em um mês.
• Ele afirmou que o comitê de Tecnologia se reúne duas vezes por mês às segundas-feiras, às 20h EST.
• Ele relatou que no último ano, mais de 1.700 reuniões foram adicionadas ao diretório.
• Mark afirmou que o comitê de Tecnologia está dividido em vários subcomitês e cada subcomitê forneceu um relatório.
• Mark relatou que temos uma profissional remunerada, Kerry K., e que ela está fazendo um trabalho incrível. Ela sucedeu Melinda F., que fez um trabalho incrível com Matt para construir nosso site.

Relatório do comitê de Comunicações da OIAA – Lesliee A., presidente de Comunicações da OIAA

• Lesliee afirmou que seu comitê foi abençoado com voluntários incrivelmente talentosos e generosos com seu tempo> Ela agradeceu a todos que trabalharam com a equipe de comunicações neste último ano.
• Mark M. exibiu um vídeo que apresentou o relatório do Comitê.
• Em janeiro de 2023, o comitê de comunicações da OIAA começou a trabalhar como um comitê ad hoc e em fevereiro de 2024, o comitê se tornou um comitê permanente.
• Ela relatou que uma de suas tarefas era aumentar a participação dos grupos através da criação de pesquisas programadas.
• Ela afirmou que o Comitê busca aumentar o número de membros votantes da OIAA através da produção de vídeos educativos. O Comitê também busca manter a consistência nas comunicações escritas em toda a OIAA.
• Ela mencionou que pode-se encontrar uma versão impressa do vídeo na página do comitê de Comunicações, em relatórios.

Relatório do Comitê CPC – Gwen Mc., Presidente do Comitê CPC

• Gwen afirmou que ingressou no comitê CPC no início deste ano.
• Gwen relatou que agora foi acompanhada no Comitê por Sharon G., a presidente alternativa do CPC.
• Ela afirmou que o Comitê se reúne na 4ª segunda-feira do mês, com os detalhes disponíveis na página do comitê CPC no site.
• Ela afirmou que o próximo passo para nosso comitê é determinar o que o Comitê fará.
• Ela relatou que o Comitê estará revisando o manual CPC que está disponível na GSO em aa.org

Relatório do PAC (Política & Admissões) – Susan R., Presidente

• Susan afirmou que Jan BB., a presidente do PAC, pediu a ela para compartilhar o relatório do PAC, que também será carregado no site.
• Jan afirmou que o PAC é responsável por grupos que desejam se juntar à OIAA ou listar suas reuniões conosco.
• Ela relatou alguns dos números:
  • Até o final de maio deste ano, 1.159 novas reuniões foram processadas.
  • 538 novas reuniões ou grupos foram adicionados.
  • 124 novos IGRs foram adicionados.

Comitê de Informação Pública – Mary M., presidente do PIC

• Mary afirmou que ela é a presidente do comitê de informação pública e também a registradora.
• Mary apresentou uma apresentação de slides para seu relatório.
• Ela afirmou que o principal propósito do comitê de informação pública é levar a mensagem aos alcoólicos e àqueles que sofrem por causa do álcool em todo o mundo.
• Ela relatou que seu comitê responde a perguntas gerais sobre uma ampla variedade de tópicos.
• Ela afirmou que nos últimos 12 meses, 952 consultas foram recebidas e ela descreveu várias das perguntas comuns recebidas.
• Mary também descreveu o processo usado por seu comitê para responder a essas consultas.

Relatório do Comitê Stepper – DC Dave, presidente dos Steppers

• Dave afirmou que o comitê Steppers realiza chamadas do 12º passo, o que o Comitê faz tão bem.
• Ele relatou que houve 1.069 respostas de steppers no mês passado.
• Dave relatou que a maioria das solicitações que chegam ao Comitê são respondidas em 20 minutos, mas às vezes pode levar até uma hora.

Relatório do Comitê de Unidade – Carlos D., presidente do comitê de Unidade

• Carlos apresentou o relatório do comitê e exibiu um vídeo.
• Ele relatou que o Comitê de Unidade tem se reunido duas vezes por mês para organizar uma convenção internacional em outubro.
• Carlos afirmou que o Comitê conta com a presença e participação regulares de membros das comunidades online da AA no Brasil, Espanha, Portugal, França, EUA e, às vezes, Austrália.

Os membros tiveram a oportunidade de fazer perguntas. Uma variedade de perguntas foi feita e os vários Oficiais e presidentes de Comitês forneceram respostas.

A Assembleia terminou às 16h19 EST.

Resumo das Moções

1. Uma moção para aceitar as atas de 16 de março^{, conforme alteradas, foi feita e secundada. A moção foi aprovada por unanimidade.}

Submetido humildemente,
Jeff B., Secretário da OIAA.