ATAS DA ASSEMBLEIA DA OIAA SETEMBRO DE 2024

Mark M., o presidente de Tecnologia da OIAA, fez vários anúncios de abertura e apresentou a equipe de Tecnologia do Zoom. Ele pediu a todos os membros votantes que preenchessem o formulário de quórum.

A Assembleia foi aberta pela Presidente da OIAA, Susan R., às 14:00 EST (11:00 PST, 12:00 MST, 13:00 CST, 19:00 Reino Unido/Portugal). Ela deu as boas-vindas aos participantes e conduziu a assembleia na versão ‘Nós’ da oração da Serenidade. Susan revisou a pauta da Assembleia.

Susan apresentou nosso novo Curador Geral, Barry M., que anteriormente atuou como Secretário da OIAA. Barry dedicou alguns minutos para se apresentar.

Revisão das atas da assembleia de 15/06 – Jeff B., Secretário

• Mark M., Presidente de Tecnologia, anunciou que havia agora um quórum para que os negócios pudessem ser conduzidos.
• Jeff revisou as atas da reunião da Assembleia de 15 de junho e solicitou quaisquer correções.
• Jeff pediu uma moção para aprovar as atas de 15 de junho. Uma moção para aprovar as atas conforme apresentadas foi feita por Trisha, IGR para o AA Solutions, e foi apoiada por Daryl Ann, IGR para o grupo This is Just for Today. A moção foi aprovada por unanimidade com 51 respostas.

Relatório do Tesoureiro – Jennifer b., Tesoureira

• Jennifer mencionou que não revisaremos os relatórios financeiros como normalmente fazemos, mas responderá a quaisquer perguntas que alguém tenha sobre os relatórios financeiros.
• Jennifer informou que no comitê de Finanças houve uma discussão sobre como distribuir os fundos excedentes da OIAA e ela mencionou o que o comitê está sugerindo para gerenciar esses fundos excedentes.
• O comitê de Finanças está sugerindo que enviemos o mesmo valor para os GSOs em todo o mundo.
• Ela mencionou que examinou a lista de GSOs em todo o mundo e alguns deles dificultam a identificação de onde fazer contribuições. Ela perguntou se alguém está familiarizado com seu GSO e como as contribuições são feitas para informá-la.
• Como ressalva, ela mencionou que só podemos doar para GSOs que tenham uma conta PayPal ou Stripe ou que possam fornecer um número SWIFT.

Comentários/Perguntas sobre a proposta de distribuir fundos excedentes igualmente para GSOs em todo o mundo

• Jennifer solicitou feedback sobre a proposta do comitê de Finanças.
• Mark M., presidente de Tecnologia, afirmou que achava que esta era uma ótima proposta.
• Gwen M., presidente do CPC e ex-presidente da OIAA, perguntou se havia algum problema em distribuir dinheiro internacionalmente, já que havia preocupações sobre isso anteriormente. Jennifer respondeu que tem 2.400 $ em seu orçamento e planeja contratar um contador que ela conhece e que é especialista em indivíduos de alto patrimônio líquido, fundos fiduciários e espólios para determinar como realizar isso e ver se há algum problema.
• Eldin, membro do grupo de jovens 5th Dimensions, perguntou se GSOs internacionais é o único lugar para onde os fundos excedentes serão enviados. Jennifer perguntou se alguém tem alguma sugestão alternativa para contatá-la ou para apresentá-las agora.
• Barry M., Curador Geral, mencionou que isso já foi tentado anteriormente, às vezes com sucesso e às vezes não, e mencionou que existe uma agência governamental, OFAC (Office of Foreign Assets Control), que monitora contribuições para entidades fora dos EUA. Jennifer afirmou que está ciente disso e sabe que não podemos contribuir para países OFAC.
• Barbara, IGR suplente para o grupo Just for Today, mencionou que talvez enviar Grandes Livros para um GSO que não tenha conta PayPal, Stripe ou número Swift possa ser apropriado. Ela afirmou que só porque um GSO pode não ser tão avançado não significa que eles não precisam de apoio. Ela mencionou que enviar 20 Grandes Livros para a Mongólia, por exemplo, em seu idioma, pode ser o caminho a seguir. Barbara se ofereceu para ajudar a pesquisar isso. Jennifer sugeriu que ela participasse da reunião do comitê de Finanças para discutir isso mais a fundo.
• Dave W., membro do comitê de Tecnologia, mencionou o fundo de Literatura Internacional, que é responsável por ajudar na tradução de literatura aprovada pela Conferência EUA/Canadá para outros idiomas e que já contribuímos para esta entidade anteriormente. Jennifer afirmou que está ciente desta entidade e que já contribuímos para seus esforços no passado, mas que o comitê de Finanças surgiu com uma ideia diferente.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que não teve a oportunidade no passado de informar os membros sobre as funções do Secretário.
• Ele mencionou que o Secretário é um dos 5 oficiais da OIAA e é membro do Conselho. Ele mencionou que a Seção 4.01C de nossas Diretrizes descreve as funções do Secretário.
• Jeff afirmou que suas funções incluem supervisionar as Eleições da OIAA e nomear e treinar um suplente. Ele mencionou que havia nomeado recentemente Anita M. como Secretária suplente e que um Manual do Secretário está sendo preparado para guiá-la e futuros Secretários da OIAA.
• Ele descreveu outras funções do Secretário, incluindo:
  • Apresentar o relatório anual ao Estado de NJ onde estamos incorporados
  • Realizar a pesquisa anual de membros para determinar nosso quórum
  • Manter documentos chave para a organização no que é chamado de “livro do Conselho”
• Jeff revisou as atividades que ele e seu suplente concluíram este ano.
• Jeff afirmou que foi uma honra e um privilégio ter servido a organização nesta função e ser membro do Conselho da OIAA nos últimos 2 anos.

Comentários/perguntas para o Secretário

• Natarena, IGR para o AA Solutions, perguntou se Jeff poderia disponibilizar seus slides para que ela pudesse compartilhá-los com seu grupo. Jeff afirmou que colocará os slides no chat.

Comitê de Unidade / Atualização da Convenção Internacional – Carlos D., presidente do comitê de Unidade

• Carlos informou que é possível se registrar para a Convenção até o início da Convenção e até mesmo durante a Convenção.
• Carlos afirmou que agora temos 3.180 inscrições para a Convenção de 78 países diferentes.
• Beth D., a coordenadora de Tecnologia para a equipe de Tecnologia, está trabalhando para preparar os anfitriões de Tecnologia para a Convenção.
• Ele mencionou que vários vídeos foram recebidos e serão revisados.
• O comitê de Unidade está solicitando voluntários para ajudar com a Convenção. Beth D. afirmou que o comitê de Tecnologia ainda está procurando por falantes de espanhol e português para atuar como coanfitriões de Tecnologia.

Relatório da Presidente – Susan R., presidente

• Susan afirmou que haverá eleições em 21 de dezembro onde elegeremos um Vice-presidente, Curador Geral, presidente de Tecnologia e Secretário. Ela mencionou que em seu relatório de presidente de outubro haverá links para as descrições dessas posições.
• Susan afirmou que a Convenção Internacional será realizada de 25 a 27 de outubro e haverá um Workshop de Segurança em 2 de novembro.
• Susan disse que Katie, membro dos Tech Steppers, se reúne para uma reunião semanal de Coffee Talk para informar os membros como se tornar um Tech Stepper.
• Susan revisou suas atividades como presidente do Conselho ao longo do ano.

Relatório da Curadora Internacional – Beth A., Curadora Internacional

• Beth informou que parte de sua missão como Curadora Internacional é alcançar membros internacionalmente e nos EUA.
• Beth forneceu um relatório que descreve suas atividades com destaques de como ela serviu ao Conselho e aos membros.
• Beth informou que tem auxiliado Carlos D. na organização da Convenção Internacional, que ela vê como a culminação de seu papel como Curadora Internacional.
• Ela forneceu algumas estatísticas das inscrições até agora. O maior número de inscrições veio dos EUA, Reino Unido, Brasil, Canadá, África do Sul, Austrália, França, Irã, Nova Zelândia, Espanha, Colômbia, Quênia, Trinidad, Tobago e Índia. Ela mencionou que os idiomas mais prevalentes são inglês, português, francês, espanhol, farsi, punjabi, irlandês, suaíli, alemão e 3 pedidos de ASL.
• Beth agradeceu a Jennifer e ao comitê de Finanças pela assistência na obtenção de tradutores, ao comitê de Tecnologia por fornecer o suporte técnico necessário para a Convenção e ao comitê de Comunicação, especialmente Randy C., por ajudar com documentos e vídeos.

Relatório do Curador Geral – Barry M., curador geral

• Barry descreveu seu serviço à OIAA no passado, que incluiu servir no comitê de Finanças e atuar como Secretário da OIAA.
• Ele mencionou que foi convidado a servir nesta função após a renúncia do Curador Geral anterior.
• Barry afirmou que assumirá a presidência do comitê da Convenção de 2025 para coordenar nossas atividades na Convenção Internacional da AA de 2025 em Vancouver.
• Barry afirmou que tem estado envolvido em questões de governança e assuntos legais para a OIAA.

Solicitação de Fundo Não Orçado do Comitê de Unidade – Carlos D., presidente do comitê de Unidade

• Carlos afirmou que esta solicitação não orçada é resultado da esmagadora resposta de inscrições. Ele disse que o Comitê está estimando que pode haver mais de 1.000 participantes em várias salas.
• Ele mencionou que as salas do Zoom normalmente comportam 1.000 participantes e que o Zoom se recusou a expandir isso para 2.000 participantes. Como alternativa, ele afirmou que poderíamos transmitir a apresentação de uma sala para outra, o que acomodaria mais de 1.000 participantes e evitaria recusar a entrada de qualquer pessoa.
• Carlos fez uma moção para 1.465,43 $ em fundos não orçados para permitir esta opção de transbordamento e Mark M. apoiou a moção. A moção foi aprovada por unanimidade.

Discussão sobre a solicitação de Fundo Não Orçado

• Daud, IGR para o grupo 164 and Beyond, perguntou se a Tesoureira sente que isso é financeiramente sólido para ser feito. Jennifer afirmou que apoia isso e trabalhou com o comitê para preparar esta solicitação. Ela afirmou que temos fundos suficientes para esta solicitação.
• Jeff, Presidente suplente do comitê Steppers, pediu esclarecimentos e perguntou se todas as 3.100 pessoas registradas poderiam estar na mesma sala. Carlos reiterou que haverá 4 salas, cada uma com capacidade para 1.000 participantes, e esta solicitação permitiria ter mais de 1.000 participantes se houver um transbordamento.
• Jennifer perguntou se, caso ocorresse um transbordamento, a sala de transbordamento também permitiria 1.000 participantes e se poderia haver múltiplos transbordamentos. Beth A. respondeu sim a ambas as perguntas.
• Uma pergunta no chat perguntou se, caso não usássemos a opção de transbordamento, ainda teríamos que pagar por ela e a resposta foi sim.

A Assembleia encerrou com a declaração de Responsabilidade às 15:24 EST.

Resumo das moções

1. Uma moção para aceitar as atas de 15 de junho foi feita e apoiada. A moção foi aprovada por unanimidade.
2. Uma moção para aceitar a solicitação de fundo não orçado do comitê de Unidade de 1.465,43 $ foi feita e apoiada. A moção foi aprovada por unanimidade.

Humildemente submetido,
Jeff B., Secretário da OIAA.