Participantes:
Jeff B., Secretário
Jennifer B., Tesoureira
Nona C., Vice-Presidente
Mark M., Presidente de Tecnologia
Terry N., Presidente da Convenção
Susan R., Presidente

Susan R., a Presidente, chamou a reunião à ordem e abriu a reunião com a Oração da Serenidade às 14:02 EST.

Revisão das atas da Diretoria de Oficiais – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou que as atas da reunião da Diretoria de Oficiais de 16/11 não estavam prontas para revisão. Ele declarou que estavam quase prontas e que as enviaria nos próximos dias.

Revisão das Diretrizes – Jeff B., Secretário

• Jeff declarou que enviou as Diretrizes revisadas à Diretoria, que incluíam as mudanças baseadas nas perguntas respondidas pela Diretoria, as questões de capitalização identificadas por Susan e as mudanças nos procedimentos da Assembleia de unanimidade substancial (maioria de 2/3) para maioria simples conforme declarado nos nossos Estatutos.
• Jennifer apontou que há certas situações nos nossos Estatutos que exigem unanimidade substancial que não estão identificadas nos procedimentos atualizados da Assembleia e no gráfico. Jennifer havia fornecido a lista dessas situações nos seus comentários sobre essa seção. Jeff declarou que adicionará uma nota de rodapé com essas situações conforme identificadas por Jennifer dos Estatutos.
• Jeff declarou que hoje estaríamos revisando as Seções 5 a 7. Ele declarou que Susan lhe havia enviado um email sobre questões com a formatação dessas seções, especialmente a seção financeira (Seção 6). Jeff passou a revisão para Susan para que ela explicasse os seus comentários à Diretoria.
• Susan declarou a sua preocupação de que o documento não é consistente estilisticamente. Ela mencionou que as diferentes seções foram trabalhadas por diferentes subcomitês e o resultado foram estilos e vozes diferentes. Ela mencionou que, em contraste, as Diretrizes atuais estão numa única voz. Um exemplo que ela mencionou foi a seção Financeira que foi escrita numa voz passiva que é diferente das outras seções.
• Mark declarou que precisamos ter uma pessoa, como Susan, para atualizar todo o documento ou contratar um revisor. Nona perguntou se Susan estava disposta a fazer as mudanças necessárias.
• Mark estava preocupado que colocar todo o documento numa única voz seria uma reescrita significativa. A Diretoria concordou que independentemente o conteúdo não deveria mudar. Mark sugeriu que adicionássemos um parágrafo ao início do documento descrevendo como o documento foi criado por diferentes subcomitês e que o documento terá vozes diferentes em seções diferentes.
• Susan declarou que poderia revisar o documento e corrigir os erros de capitalização e pontuação, mas perguntou se a seção Financeira, escrita numa voz passiva, deveria ser mudada. Jennifer declarou que a seção Financeira tem mais linguagem jurídica que as outras e o juridiquês é frequentemente feito numa voz passiva.
• Nona fez uma moção para que Susan mudasse a pontuação e capitalização do documento das Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção passou unanimemente.
• Susan levantou uma questão com a seção do Comitê, 5.5.1, que atualmente pede a inclusão do propósito e estatuto para cada Comitê. Nona sugeriu que removêssemos isso de cada Comitê e que o documento se referisse ao website para cada Comitê na lista. Susan fez uma moção para que a seção do Comitê do documento das Diretrizes apenas liste os nomes dos Comitês e se refira ao website para o estatuto e propósito. A moção foi secundada por Jeff e a moção passou unanimemente.
• Susan mencionou que na reunião do comitê de Finanças houve uma discussão sobre mudar o termo “auditoria interna” para “revisão financeira interna”. Jennifer concordou e essa mudança será feita.
• Susan também tinha uma pergunta sobre o significado de “essa quantia” na Seção 6.3. Jennifer declarou que esse texto pode ser mudado para “a quantia total da reserva prudente mais retenção de dinheiro” para esclarecer o que se quer dizer.
• Mark tinha várias mudanças na Seção 7, a Seção de Tecnologia, que ele enviará para Jeff num email.

Proposta para colocar um número de telefone no website – Susan R., presidente

• Sam, um membro do comitê de Tecnologia, pesquisou os custos de colocar um número de telefone no website. Ele propôs que fizéssemos essa adição ao website porque pessoas acima de 40 anos estão mais confortáveis usando o telefone em oposição a enviar um email.
• Nona declarou que estava oposta a essa proposta por várias razões incluindo: seria uma reestruturação da OIAA já que somos uma organização online; pessoas poderiam usar o número de telefone para solicitação; que precisaríamos ter voluntários para apoiar a linha telefónica e alguém para coordenar esses voluntários; e que as chamadas poderiam ser em idiomas diferentes do inglês que seria difícil de apoiar. Jeff também expressou a sua oposição e concordou com tudo que Nona declarou. Ele também declarou que o custo e tempo gasto não valeria os benefícios. Jeff mencionou que esteve envolvido com o seu Intergrupo local e obter voluntários é muito trabalho. Mark e Jennifer também expressaram a sua oposição.
• Susan declarou que enviou um email para Sam dizendo-lhe que se ele gostaria de prosseguir com essa ideia, deveria escrever uma proposta e enviá-la à Diretoria para inclusão na agenda para uma assembleia futura.

Itens adicionais da agenda – Susan R., presidente

• Susan mencionou que Lesliee, a presidente de Comunicações, está a realizar um concurso de slogan e que Carlos D., o presidente da Unidade, tem várias preocupações sobre a capacidade de traduzir o slogan para outros idiomas.
• Susan perguntou se os outros membros da Diretoria tinham visto o novo vídeo do comitê de Comunicação, o Papel do IGR, e se estávamos prontos para aprovar esse vídeo. Jennifer expressou uma preocupação sobre o slide de abertura que discute a diferença entre um IGR e um GSR. A Diretoria concordou que esse slide deveria enfatizar o papel do GSR mas poderia ter uma linha declarando que o IGR não é o GSR.
• Nona expressou uma preocupação de que o vídeo pede aos membros para enviarem as suas perguntas para o Fórum IGR mas o email é enviado para todo o Comitê. Ela pediu ao Mark para mudar o email na Lista IGR para usar o email do Fórum IGR.
• A Diretoria tomou tempo para ver o vídeo. A Diretoria concordou em enviar quaisquer comentários para Susan, e ela os encaminhará para o comitê de Comunicações.
• Susan mencionou em seguida um pedido que recebeu para participar na 2^ª Convenção Online Internacional que foi enviado à Diretoria por Carlos P. e Adrian Q. Carlos D., o presidente do comitê da Unidade, mencionou que receberíamos esse pedido e sentiu que deveríamos focar na Convenção que a OIAA e o comitê da Unidade realizarão no próximo ano. A Diretoria sentiu que não temos os recursos para assistir com essa Convenção devido aos nossos eventos próximos mas que podemos oferecer-lhes a oportunidade de listar o seu evento na nossa página de Eventos. A Diretoria também sentiu que não havia necessidade de se encontrar com esses indivíduos.
• Susan mencionou que Dave W. agendou um workshop de Segurança no primeiro sábado do 2^º mês do trimestre para todo o próximo ano (Nota do Sec.: As datas para esses workshops serão 3/2, 4/5, 3/8 e 9/11).
• Susan mencionou o pedido de Barry M. para distribuir um pedido de pesquisa do comitê de Literatura dos Curadores da Junta de Serviço Geral sobre como a Irmandade vê mudar os escritos de Bill W. Mark declarou que falou com Susan mas entendeu o ponto de vista de Jeff, então estava ambivalente. Nona expressou preocupação sobre rotular a pesquisa como uma pesquisa de “Serviço Geral” por causa dos outros Escritórios de Serviço Geral ao redor do mundo. Susan expressou preocupação de que a pesquisa não foi enviada para a OIAA mas foi enviada para os Delegados de Área. Ela sentiu que isso estava a tirar-nos “da nossa faixa”. Jennifer comentou que concordava com Susan e que não deveríamos confundir a linha entre o nosso Intergrupo e o GSO.

Relatório do Secretário – Jeff B., Secretário

• Jeff mencionou as datas que ele, Susan e Nona tinham falado sobre as 3 sessões das Diretrizes para revisar as Diretrizes ainda por aprovar com os membros. As datas serão os 2º e 4º sábados em fevereiro (10/2 e 24/2) e o 2º sábado em março (9/3). As reuniões nos 2^º sábados em fevereiro e março (10/2 e 9/3) são consideradas horário amigável para EUA/Canadá e serão realizadas às 12h EST (9h PT, 10h MT e 11h CT). A reunião de horário amigável Internacional começará às 10h horário do Reino Unido/Portugal que é 11h na Europa Central, 15:30 na Índia, 18h na China/Filipinas, 19h no Japão e 21h na Austrália (AEST). Nona mencionou que tradutores serão necessários para essas sessões. A sugestão foi feita de que Jeff enviasse um email perguntando que tradutores de idiomas os membros precisarão para a sessão Internacional. Os EUA
• Susan perguntou se Jeff pretendia pesquisar os membros antes do fim do ano. Os Estatutos declaram que os Membros precisam ser consultados numa base anual. Jeff declarou que fará uma pesquisa dos Membros antes do fim do ano. Mark se voluntariou para contactar Barry para determinar como ele conduziu a pesquisa em junho de 2022.
• Jeff declarou que começou o trabalho de reunir os documentos para o Livro da Diretoria. Ele mencionou que como primeiro passo, ele revisou a lista de documentos enviada por Nona e criou uma planilha, que ele enviou por email para a Diretoria, com essa lista de documentos. Ele declarou que categorizou os documentos em 3 categorias: Geral, Financeiro e documentos Corporativos Chave.
• Jeff declarou que criou uma pasta do Livro da Diretoria no drive da Diretoria com duas subpastas, uma para documentos Financeiros e outra para os documentos Corporativos Chave. Os documentos Gerais serão mantidos na pasta principal. Um dos documentos Gerais é uma lista de Contactos da Diretoria e Jeff mencionou que enviou uma planilha para os membros da Diretoria preencherem com as suas informações de contacto.

Relatório de tecnologia – Mark M., presidente de tecnologia

• Jennifer perguntou sobre o status da RFP para um trabalhador especial de website. Mark declarou que está à procura de 5 propostas mas um mínimo de pelo menos 3. Ele disse que espera receber 2 propostas esta semana.
• Mark anunciou que realizaremos uma festa de Natal da OIAA no dia 20 de dezembro.

A reunião encerrou com a Declaração de Responsabilidade às 15:29 EST.

Resumo das moções

As seguintes moções foram votadas e aprovadas pelo Conselho nesta reunião:

1. Nona fez uma moção para que Susan mudasse a pontuação e capitalização do documento das Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção passou unanimemente.
2. Susan fez uma moção para que a seção do Comitê do documento das Diretrizes apenas liste os nomes dos Comitês e se refira ao website para o estatuto e propósito. A moção foi secundada por Jeff e a moção passou unanimemente.
3. Nona fez uma moção para que Susan mudasse a pontuação e capitalização do documento das Diretrizes. A moção foi secundada por Jeff e a moção passou unanimemente.

Humildemente submetido,
Jeff Bernknopf
Secretário da OIAA